公司资料室管理规定.doc

公司资料室管理规定 公司资料室管理规定 第一条 制定目的 为加强对资料室资料的有效管理，提高研究效率、促进技术进步、改善业务工作，以及增进对业务工作的了解，特制订此规定。 第二条 适用范围 本规定适用于本公司全体员工。 第三条 管理机构及其职责 1资料室的资料一律由_部统管。 2_部设资料室，并由_主任具体负责对资料的管理工作。 3_主任委员在移交工作时，必须提供资料目录，并以文书形式移交。 第四条 资料的分类 本规定所称资料，一般分为以下几类： 1图书资料（即单行本、辞书等）； 2定期刊物（报刊、杂志等）； 3文书资料（手册、目录、专利资料、报告等）； 4视听声像资料（照片、录像、地图、画册、录音带、胶片等）。 5公司内部资料原则上按文书档案管理条例进行管理，文书档案管理条例规定外的事项，按本规定执行。 第五条 具体管理流程 一、购买资料 1购买资料原则上应按下列程序进行： 在希望购买资料时，首先填写_申请书，经_审批后，提交_主任；再由_主任委员决定、发出订购单； _主任委员在受理“_申请书”之后，把受理要点填写在“_簿”中。 2在资料购买的申请期中，希望终止购买时，应立即通知_主任。 二、购进资料后的处理 1编号_资料室在购进资料后，对新进的资料贴上标签，进行编号。 2通知_资料购进并编号后，由_发出通知，告知申请购买者。 3保管_编号后的新进资料，原则上必须在资料室中保管_个月。 三、购买注意事项 1把握购买开支 资料室的资料员应经常就资料购买的情况，尤其是开动金额状况，做出统计；并且对计划内购买的资料、金额与数量做出调查，在月末及年末，向_主任做出报告，以便于_主任委员把握资料购买的开支状况。 2购买费的分配 _主任在前条规定基础上，在年度购买金额或开支范围内，按照经营业务的要求，分配购买各类资料的金额比例；如果超支，立即经_向_提出报告，按_指示办理。 四、资料的借阅 1资料的阅读 （1）资料在原则上不得外借，只允许在阅览室中阅览； （2）在阅览室进行阅读者，必须在“_表”上填写阅读者姓名、所在部门，以及怕阅览资料名称； （3）上班时间阅读资料，必须经_同意。 2资料的借出 （1）手续 A、员工如果业务工作上需要，可以申请借出资料，但必须填写“_卡”，在借出卡的有关栏目要求填写完毕后，交给资料保管员。 B、资料保管员必须在“_簿”上做好登记，并且经常检查借还状况。 C、员工借阅完毕后，应及时把所借出资料归还给资料室，资料室同时把“_卡”退还借阅者本人。 （2）期限 A、一般资料借出期限为_周。期限一满，应立即归还给资料室。 B、业务上的常备资料，借出期限为_个月。如有必要，还可以按借出规定，办理手续，予以续借。 （3）注意事项 A、需要补缀的资料原则上不外借，由资料室妥善保管。 B、资料室借入的资料，不得转借。 3借阅时间 资料借阅时间为每日上午_点至下午_点（节假日不休息日）。 第六条 资料室环境管理 资料室要做好防潮、防火、防盗、防虫等工作，必须经常打扫，保持清洁卫生。 第七条 附则 本规定经_核准后实施，增设修订亦同。 本规定最终解释权归_。 第 5 页 共 5 页