门店行政物料及维修等日常工作流程.doc

门店行政物资领用规范一、目的：为了使门店合理使用办公物资，门店物资使用量得到有效控制，门店物资配送发放、维修过程简单快捷，特制定本规范。二、物资使用的适用范围：凡由行政课管理、在系统“基本资料-品类管理”模块中，维护在“50-资产”类别下的所有单品，均为门店可申请使用的物资。 三、相关联部门：营运部、电脑部、行政课、工程拓展部、配送中心、商品部。四、门店可使用物资的申请订货、购买、配送、领用流程：（一）、申请订货及审核1、门店每月25号将次月本店物资需求量以商品要货单的方式于11：00之前上传总部。2、营运部根据门店前三个月的领用数量及当前库存情况，审核门店要货数据，并于每月25号17：00将门店要货明细审核后传至配送中心（如果25日为星期五香烟订货日时，审核日期顺延至26日11：00）（二）、购买、入库、配送及门店收货1、营运部每月26日将已审核的门店申请领用数量明细由总经办审批，交于行政课2、行政课根据营运部申请量以及当前配送中心行政物资单品库存情况做物资请购单，26日交至工程拓展部。3、工程拓展部根据请采购明细购买物资并于次月1日运至配送中心。4、配送中心根据请购单明细收货、入库。5、配送中心根据营运部审核的门店要货单拣货、出库、配送至门店。6、门店凭单收货，其收货流程和到货差异签单方式与正常商品的收货规范相同。如果到货有差异且门店签单正确，配送中心确认后做负冲单到店。物资申请的到货及冲单必须在每月20日之前完成。7、门店收货后，第一时间审核预报凭证和进货凭证。（三）、领用及单据审核1、门店每月25日30日之间必须将当月物资按实际收货数量做电脑领用单，并由督导审核领用凭证。2、门店在当月有盘点的，物资领用凭证及审核必须在建立盘点凭证之前完成。五、新开门店物资领用1、由商品部根据行政课提供的新店物资清单，随新店分货一并分到门店并传至配送中心。2、配送中心打单、照单拣货并与新店商品一同于开业当天配送门店。3、在做新店商品验收时，一并将新店物资验收。其验收方式及标准等同于新店商品验收。4、领用及单据审核方法及时效与第四款第三条要求相同。六、以旧换新物资的配送1、门店在需以旧换新的行政物资（商品资料维护时已在商品名称后注明）配送门店后，门店必须将与配发的新物资相同数量的报废旧物资交于送货人员，并在单据上和汇总单上同时注明带回旧物资的名称和数量。2、配送中心的配送人员将门店退回的报废物资统一交于退货组，由退货组集中整理后，定期做申请报废处理。3、领用及单据审核方法及时效与第四款第三条要求相同。七、维修设备的报修、修理、替换流程凡25日未申请更换但需维修的设备，门店可根据设备报修流程报修，规范如下：1、门店每周一向营运部公告板报修，由营运部汇总须带回配送中心集中修理的门店设备报修清单，经分管副总签批后，由营运部在每星期二前交于配送中心。2、配送中心根据报修清单打印一式三联（第一联配送中心留存，第二联行政课留存，第三联营运部留存）的行政物资维修单到门店收取需维修设备，在收取需维修设备时，配送人员同时将替换设备发给门店，门店收到替换设备后必须在行政物资维修单上签字确认。如配送中心无替换设备发给门店，门店须在行政物资维修单“替换物质投放数量”一栏填“无”。待配送中心有替换设备后，第一时间补发到门店。3、配送中心在每周星期六以前收回本周所有报修设备，并于星期六将本周行政物资维修单的其它两联交于行政课及营运部。4、行政课根据配送中心交回的行政物资维修单中需维修的项目，联系供应商或维保单位到配送中心进行维修。经修理后，可再次使用的，按流程发放到有需求门店；不可再用的，由配送中心统一申请报废。5、对无法修理或无替换物资发放门店的，配送中心以联络函形式将门店及设备数量明细上报营运部，待分管副总批准后，向门店发放新物资。6、配送中心根据配发门店和数量，将报废物资以资产调拨的形式转资产到配送中心统一报损。7、门店收货、领用及单据审核方法及时效与第四款第二、三条要求相同。行政物资维修单样表如下：行政物资维修单 门店名称货号+维修物资名称退配送中心维修数量故障说明报修日期配送中心到店交换物资时间替换物资投放数量门店确认配送中心确认流程图示：新开门店由行政课向商品部提供首次配备清单。门店25-30日根据实际到货量做领用单，如有盘点，先审核“领用凭证”，再进行正常的系统盘点操作。督导当月30日之前审核“领用凭证”。门店验收物资，并审核单据。配送中心凭请采购单收货、入库，根据系统订单拣货、出库并于20日之前送货及单据处理完毕门店每月25日11：00之前系统中订货单传至总部营运部25号审核订货合理性后审核电脑订单凭证商品部凭单分货，并审核电脑部通讯，使订单传至配送营运部26日将申请明细打印稿交于总经办审批；营运部当时将总经办审批后的明细交于行政课行政课当日做请采购单，交于工程拓展部 工程拓展部次月1日之前将所购物质送至配送中心 根据商品部系统分货订单进行拣货、出库并与新店商品于开业当天配送门店如果是以旧换新的物资，门店需将旧物资退于配送中心送货人员，门店签明带回数量。配送中心定期报损。维修设备的报修、修理、替换流程图：门店每周星期一上报需维修物资项目及故障说明营运部星期二12：00之前汇总完毕，且交于分管副总签批营运部星期二转交于配送中心无法修理或无替换物资发放门店的，配送中心上报营运部分管副总签批允许后，发新物质到店配送中心无法修理或无替换物资做资产调拨至配送中心配送中心凭单到门店收、换物资双方签字确认配送中心每周星期六之前将行政物资维修单回单交于营运部、行政课行政课联系人员维修可再次使用的，按流程发放到有需求门店门店验收物资，并审核单据。督导当月30日之前审核领用凭证。门店25-30日根据实际到货量做领用单，如有盘点，先审核“领用凭证”，再进行正常的系统盘点操作。不可再用的，由配送中心统一申请报废此操作规范报总经办批准后执行，修改时亦相同。