44-员工外出费用管理规定.doc

员工外出费用管理规定管 理 文 件编 号YD-MR-44-2016实施日期2016年08月 17日版 次A/0 页 数7编 写 审 核 批 准1 目的为保证员工外出（包括因公出差、外出施工、驻外工作）工作和生活的需要，规范员工外出费用管理，根据大连市有关规定，结合我公司实际情况，特制订本管理规定。2 范围适用于公司所有员工（含试用期员工）。3 职责3.1 财务部负责外出借款、费用报销的审核。3.2 外出人员负责借款、报销手续的办理。4 定义4.1 一类地区：直辖市、省会城市、经济特区（深圳、珠海、汕头、厦门、海南省）。4.2 二类地区：除一类地区外的地级市城区。4.3 三类地区：县及县级市辖区。5 工作程序5.1 外出申请5.1.1 员工外出当日往返的由部长批准，员工外出二日及以上，外出时间不超过15天，借款、报销金额不超过3,000元且在规定标准范围内的，由部长审核，主管副总经理（以下含总工程师）批准。外出时间超过15天、借款报销金额超过3,000元或部长（以下含副部长）副总等干部外出，须报总经理批准。5.1.2 外出到一、二类地区和三类地区二日以上（含二日），外出前必须办理出差审批手续，按要求详细填写出差申请单，按批准的申请出差。出差申请单附表交部门考勤员，月底连同考勤报表交行政人力资源部。5.1.3 外出费用报销以出差申请单批准内容为准，外出途中发生变更的，回来后补办审批手续，否则不符项目不予报销。5.1.4 自带车辆外出，必须在出差申请单附表中将自带车型、同行人员等信息填写完整。5.1.5 除施工或简单唯一任务的外出，必需填写具体、明确、详细的员工外出计划书一式二份，一份本部门存档，一份财务部借款审核备案。员工外出计划书格式详见附件。5.2 外出借款5.2.1 员工外出可以预借外出预算额度120%的差旅费。出差期间需要招待，应在员工外出计划书上列明招待计划，招待费借款须填写招待费申请单。5.2.2 出差申请单代借款单使用，员工外出借款均应由本人填写出差申请单，本人无法亲自办理借款手续，可以委托其他人员代为办理，批准后，到财务部领取款项。5.2.3 预借现金超过3,000元，需提前半日通知出纳员。预借现金超过5万元需提前两天申请。5.2.4 外出借款实行前款不清，后款不借的原则。再次出差必须将之前所借款项报销或偿还后，方可再借款。5.3 外出费用报销5.3.1 外出费用报销须在返回公司7日内办理完毕，逾期不报，按财务管理规定处理。5.3.2 员工外出须按规定粘贴全部有效票据,并在每张票据上签署本人姓名。费用票据须按每次发生的时间顺序粘贴，不得将多次外出费用交混粘贴报销。5.3.3 除包干使用、不凭据报销的项目以外，其它报销项目均要求据实提供有效发票报销。5.3.4 超出规定标准的费用，必须在报销前经总经理在票据上签字或单独批准，否则超出的费用不予报销，由个人承担。5.3.5 火车票或飞机票丢失，能够提供购买证明的，按证明金额的80%予以报销，不能提供证明的，按火车硬席票价报销。特殊情况不能提供票据，须书面说明原因，报总经理批准方可另行报销。5.3.6 技术服务、调研等外出报销时，同时须按要求提供服务或调研等报告，详细报告出差任务的完成情况。5.4 交通工具5.4.1 员工外出应本着安全、经济的原则，按规定选择适宜的交通工具，具体如下：能乘坐公共交通，不自带汽车；乘汽车，能乘大车不乘小车；能乘火车，不乘汽车；能乘普通列车，不乘高铁；能乘高铁，不乘飞机。5.4.2乘坐交通工具，总经理据实报销，其他员工在标准限额内据实报销。标准如下：火车（不含高铁）：全体员工均可乘坐火车硬座（晚八时至次日晨七时之间在车上过夜四小时以上，或连续乘车超过八小时的，可乘坐硬卧（软席），不乘坐硬卧（软席），按硬座票价的50%发给夜行车补助费）。高铁：全体员工均可乘坐二等坐席。轮船：全体员工均可乘坐轮船三等及以下舱位。飞机：副总出差距离500公里以上，部长出差距离700公里以上，可乘坐飞机经济舱。长途汽车：在火车无法满足的情况下，方可选择长途汽车。乘坐出租车等其他交通工具或超过上述标准乘坐交通工具，须经总经理批准，未经批准费用不予报销，由个人承担。5.4.3 其他员工因公务紧急，需乘坐飞机、高铁，须在出差申请单写明，并报总经理批准，标准按7.2执行。5.4.4 部长级以上领导外出，可自驾车辆。出差地范围之内发生的燃油费、过路费、停车费，经审核后据实报销，其他费用不予报销，不享受市内交通费补助。5.4.5 为方便开展业务，高级区域经理可将自驾车辆停放于主要业务地，并在业务区域内自驾车辆办理业务，使用公共交通工具往返于车辆停放地与大连之间。5.4.6 其他员工自驾（带）车辆外出，须报总经理批准。费用报销方式与9.2相同，费用标准按9.1执行。5.5 住宿费5.5.1 员工外出的住宿费标准，总经理据实报销，副总经理、部长（含副部长）按标准间计算，在下表规定限额内据实报销。其他员工外出发生的住宿费实行定额补助，包干使用，不凭据报销。地区类别标准职别单位出差地区外出施工一类二类三类非工地工地副总经理房间/天2802401607030部长人/天2602201406030普通员工人/天100806050305.5.2 凡本公司在外出地有住宿场所或由接待单位接待的，住宿费不予报销(不含工地住宿)。如有特殊情况，须报总经理批准。5.5.3 两人以上一起外出,同性别的两人住同一房间，按高职位人员标准报销。5.5.4 住宿费补助按实际住宿天数核定。5.5.5 在同一地区停留七天以上（不含外出施工）,超过七天的住宿费按8.1标准下调10%。5.6 自驾车费用5.6.1 燃油费标准及限额项 目百公里油耗（升）燃油费限额（元/天）部长及以上10200高级区域经理8120其他7805.6.2 部长及以上自驾车外出，出发地与目的地之间，根据交通图册，确定公里数，按油耗标准核定燃油费报销限额。在出差地办事期间的燃油费在每天限额内据实报销。5.6.3 高级区域经理自驾车辆燃油费在限额内据实报销，过路费据实报销，其他费用不予报销。5.6.4 燃油费需开具增值税专用发票。5.7 伙食费、市内交通费5.7.1 员工外出当日不能往返，外出期间伙食费、市内交通费实行定额补助，包干使用，不凭据报销。标准如下：地区类别标准费用类别单位出差地区外出施工一类二类三类当日不能往返当日往返一类二类三类伙食费人/天50元40元30元40元35元30元15元市内交通费人/天30元25元15元0说明：1、外出施工，公司不能提供车辆的，根据现场实际情况，经批准后凭据报销。 2、外出施工及驻外员工，由公司提供就餐条件的，伙食费补助按15元/人天包干使用。5.7.2 员工外出当日往返，午餐补助15元/人，超过19时可享受晚餐补助10元/人（晚餐在公司食堂就餐的，不再报销晚餐补助），市内交通费据实报销。餐费补助需于外出次日由各部长核实确认，以部门为单位，于下月初三个工作日内报行政人力资源部，统一报销。过期不予受理。5.7.3 乘坐公司车辆、自驾车辆外出或由接待单位负责市内交通安排，不发给市内交通费补助。出租车费不予报销。5.7.4 员工外出参加会议、培训班、学习班等，食宿费由主办单位统一收取的，不发给伙食费及住宿费补助。食宿自行安排的，按前述相应条款执行。5.8 外出施工、驻外工作津贴及通信补助员工外出施工、驻外工作（公司在外地设置的工作场所工作）期间，给予津贴及通信补助，按实际工作天数包干使用，不凭据报销，具体标准如下：项目人员分类津 贴通信补助当日不能往返当日往返外地施工本地施工部长及以上驻外员工40无按通讯费管理规定执行项目负责人402082.5其他施工人员3020无其他驻外人员3020无说明：驾车同时承担施工任务的员工，另外给予20元/天津贴，时间由施工负责人确定。5.9 外出期间占用公休（节假）日的规定5.9.1 销售人员外出公务期间占用公休（节假）日，在不影响工作的前提下，由个人申请，经批准可以串休。休假5天以内，由主管部长审批。5天以上，15天以内，需报主管副总审批。超过15天的休假，需报总经理审批。5.9.2 除销售人员以外的其他人员外出公务期间占用公休（节假）日，可以在任务完成后，在不影响工作的前提下串休。出差15天以内的，经批准可串休一天。出差超过15天的，经批准可串休2天。5.9.3以上休假按出差假填报，出差假工资正常发放。休假期间不能正常办理业务，影响工作，按事假处理。5.10 其它规定5.10.1 外出期间各包干使用的费用均按外出实际天数核定，超过八小时（不含八小时）不足一天的按一天计，不足八小时不计。5.10.2 外出期间因公发生的邮寄费、含在车船票价内的保险费、因公携带重物寄存费及托运费、机场建设费据实报销，单独购买的商业保险不予报销。5.10.3 司机驾车发运货物当日不能往返，如确因工作需要不能住宿，在交通工具上过夜的，发放夜行车住宿补助50元/天/人。5.10.4 因公务、疾病或意外灾害延误行程，须立即报部长以上主管领导批准，否则，不得借故延误行程。非正当原因延误行程发生的费用不予报销。5.10.5 因公外出，不允许借故私人旅行，如需私人旅行，外出前须在出差申请单上申请，并报总经理批准。私人旅行期间不享受各种补助，费用自理。5.10.6 报销程序按借款报销管理规定执行。6 形成的文件和记录6.1员工外出计划书 YD-GL-CWB-44-017 附则7.1 本文件由财务部负责贯彻实施。7.2 本文件执行情况由财务部负责监督、考核。 大连益多管道有限公司员工外出计划书 编号：YD-GL-CWB-44-01 编制时间： 年 月 日姓 名部 门职 务随同人员外出期间 年 月 日 至 年 月 日出差事由及具体行程安排出差计划费用预计需要办理的具体事项月日目的地填写出差申请单请款预计差旅费小计： 元(此项费用包含预计自驾车相关费用)预计住宿费(补助） 住宿费（补助） 天 X 元/房间/天（ 元/人/天）X 人次= 元（ 类地区）住宿费（补助） 天 X 元/房间/天（ 元/人/天）X 人次= 元（ 类地区）小计： 元预计伙食费补助伙食补助 天X 元/人/天X 人次= 元（ 类地区）伙食补助 天X 元/人/天X 人次= 元（ 类地区）小计： 元预计市内交通费补助交通费补助 天X 元/人/天X 人次= 元（ 类地区）交通费补助 天X 元/人/天X 人次= 元（ 类地区）小计： 元填写招待费申请单请款预计招待费用12.34小计： 元部长主管副总经理总经理备注：以上表格可根据实际情形增减项目明细栏次，也可另附纸详细说明。