如何组织一场高效会议.ppt
如何组织一场高效会议,Yanshifu,目 录,如何理解会议,会议为什么低效,例会整体流程,如何高效组织会议,如何理解会议,Yanshifu,会议,讨论、商议,聚会、见面、集会,会议的意思就是人们聚集在一起，围绕特定主题进行讨论、交流的活动。,会议是一种群体沟通的方式,开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。,会议是一种群体沟通的方式,会议 作用,集思广益 头脑风暴,问题讨论 产生决策,听取汇报 分配任务,融合意见 达成共识,资讯分享 政策宣传,表彰先进 激励士气,会议的作用,开会的目的,会议为什么低效,Yanshifu,如何高效组织会议,Yanshifu,什么是高效会议？,现场- 高效开会 效率高+效果达到,会后- 高效执行 如期跟进+反馈落实,13,会议准备,开始,展开,归纳,结束,会后追踪,会议进行,会议流程,从会议流程看，如何组织高效工作会议？,高效会议 四步骤,第一步.明确的会议目的,第二步.充分的会前准备,第三步.合理的组织形式,第四步.高效的会议跟进,决策执行,解决问题,创意提案,其它,无目的的会议纯粹是浪费时间,第一步.明确的会议目的,会议准备,明确会议目的 会议安排（议题、时间、人员、会场、材料） 参会人员需要知道参会者扮演的角色。 参会者做相应的会议准备，促进会议现场高效 重要会议或关键会议提前沟通，会议本身目的是快速取得共识。,没必要，无准备，就不开会,第二步.充分的会前准备,51,Why-为什么 What-做什么 Who-谁 When-时间 Where-地点 How-方式,会前准备-工作量化表,针对不同的会议目的选择不同的会议形式,第三步.合理的组织形式,关键1：做好会议纪要,*你心里想的100% *你嘴上说的80% *别人听到60% *别人听懂40% *别人行动20%,1.速度优先，具体简洁； 2.正确记载，便于正确追踪落实； 3.将会中决定的事项进行明确分工，确定完成时间、责任人，便于更好地执行； 4.纪要及时分发与会者，以邮件方式分发，确保会议记录的准确性和透明管理，避免沟通漏洞。,第四步.高效的会议跟进,关键2：会后做好跟进,*要完成什么事？ *事情完成得怎么样？ *什么事尚未完成？ *事情没有完成怎么办？,例：*会议跟进事项表,第四步.高效的会议跟进,问题一：会议一言堂 问题二：会议跑题 问题三：会议延时 问题四：议而不决 怎样有效控制这些问题？,会议进行中常遇到的问题,与职务较高，爱讲话的人事先沟通，确保合作 坐在“不安分子”旁边，及时提醒 提醒注意会议规则 运用非语言技巧 果断打断发言过长的人 采取轮流发言的方法 给爱干扰会议的人找事做,有效控制会议进程,例会整体流程,Yanshifu,目的：上传下达：公司资讯、业务需求 、工作表现、案例分享等。总结跟进:学校资源和企业资源对接。 内容： 列队问早 出勤情况点名 前日工作小结，表扬先进落后 公司资讯（政策方案、人事变动、最新消息、市场动态变化）资源的宣导、今日工作注意事项 学习分享解析案例、解决问题 今日工作安排，班组长今日计划日工作任务下达（定目标） 自我激励 整队结束,晨会, 目的：掌握工作进度、表扬分享、发向问题、解决问题、。 作用：当天工作成果的验收、追踪目标达成情况、提醒工作不足、加强辅导沟通、业务技能训练。 内容： 列队问好 出勤情况点名 当日工作业绩统计小结，表扬先进落后 业务沟通解疑、现场解决问题、案例经验分享、给出解决方案 定制第二天的工作安排 自我激励 整队结束,夕会, 目的：掌握工作进度、表扬分享、发向问题、解决问题、。 作用：当天工作成果的验收、追踪目标达成情况、提醒工作不足、加强辅导沟通、业务技能训练。 内容： 会前主备（会议通知、时间地点、参加人员落实、会议主任人、会议记录人、会场布置、仪器设备确认、饮食、其它） 出勤情况点名(签到表) 上周工作汇报&分享&答疑（上周主要工作内容，及工作侧重点，上周业绩目标，上周实际业绩，工作中出现的主要问题、是否有解决对策和办法。持续性问题以及解决对策。对于公司目前情况主要的发展规划。分享工作和生活的技巧、趣事、知识） 领导总结 下周工作安排（本周工作重点，以及本周的业绩目标） 自我激励 整队结束,周会（每周一下午）,目的：对上月工作进行回顾、总结，检核本部门上月工作成果、根据公司计划和部门月度计划，进行本月工作计划安排。 作用：上月的工作进行回顾，对没有完成目标的事项进行分析，找出原因，制定改善行动点，并形成本部门月度总结报告 内容： 会前主备（会议通知、时间地点、参加人员落实、会议主任人、会议记录人、会场布置、仪器设备确认、饮食、其它） 出勤情况点名(签到表) 上月工作汇报&分享&答疑（上月主要工作内容，及工作侧重点，上月业绩目标，上月实际业绩，工作中出现的主要问题、是否有解决对策和办法。持续性问题以及解决对策。对于公司目前情况主要的发展规划。分享工作和生活的技巧、趣事、知识） 领导总结 下月工作安排（本月工作重点，以及本月的业绩目标） 会议记录 整队结束（会后跟踪）,月会（月例会时间定在每月第一周的周一上午）,会议类型&要求,开了几个会？ 为会议花掉多少时间？ 因为开会达成几项共识？ 因为开会完成几个结论？ 因为开会加了多久的班？ 因为开会失去多少关键时刻？ 因为开会耽误多少工作？,算算看，你一周内总共：,Thank You !,
