外贸公司采购部管理制度与工作流程﹎.pdf

外贸公司采购管理制度与工作流程 一、目的： 为规范采购流程，提高采购工作的效率，特制定本制度。 二、适用范围： 适用于本公司采购管理。 三、内容： 1 、 总则 为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相 关人员均应以本制度为依据开展工作。 2、 采购基本流程 采购需求 - 采购计划 - 寻找供货商 -询价、比价、议价 -采购洽谈 -合同 的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）- 交货验收（仓管） - 质检（不合格 退货） - 入库- 计划对账 - 财务结算 采购流程图如下图所示： 采购申请 审批 寻找供应商 产品采购部 总监 寻价、比价、议价 采购洽谈 合同的签订 交货验收 验收合格 下单 建立供应商资料 采购需求 验收 不合格 退货 总 经 理 审批 财务部确认付 款条件及帐期 计划对账 入仓 财务结算 总经理 /财务 1） 采购计划：采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。 2） 供应商的选择和考核： 供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价 格、逾期率、是否配合等方面综合打分。 3）询价、比价、议价。 4）合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约 即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针 等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。 5）交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同 为验收数据。 6）质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。 7）财务结算：货物入库后，财务结算 3、申请商品采购流程图 1）销售部提出采购需求， 2）采购部制定采购计划，由采购部负责人报总经理、财务审批； 3）审批通过后，由采购主管下单。 4、申请付款流程图 采购部审批（有合同） 采购部审批（无合同）总 经 理 /财 务 审批 销售部 提出需求 采购订购 采购 采购部审批 根据供应商期限 总经理 /财 务部审批 采购人对账 财务部付款 5、商品到货验收流程 6、退货流程 四、采购管理制度： 1) 建立供应商资料管理（表）册，售后服务管理表。 2) 建立、建全比价制度，保证采购产品的质优价廉。 3) 每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月用款计划。 4) 签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前两日通知请购部门或请 购人。 5) 所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。 6) 验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。 五、采购部职责 采购部工作职责 1. 制定并完善采购制度和采购流程： （1）根据公司的长期计划，拟定采购部门的工作方针和目标； （2）负责制定采购方针、策略、制度及采购工作流程与方法，确保贯彻执行； 2. 制定并实施采购计划： （1）根据公司的拓展规模以及年度的经营目标，制订有效的采购目标和采购计划； （2）审核采购需求，统筹策划和确定采购内容，制订采购计划； （3）组织实施市场调研、预测和跟踪公司采购需求，熟悉各种产品的供应渠道和市场变化情况，据 此编制采购预算和采购计划； 财务审核入库单仓管打入库单 进仓 仓管验货 采购退货申请单采购部审核仓库供应商 退单 报损 （4）根据采购管理程序，负责采购项目的谈判、签约，检查合同的执行和落实情况； （6）督导检查仓库的验收、入库、出库及管理工作，确保采销质量； 3. 采购成本预算和控制： （1）编制月度和周采购预算，实施采购的预防控制和过程控制，有效降低成本； （2）采购价格审核、预算、报价，达到有效的成本控制； （4）对采购合同履行过程进行管理、监督检查，及时支付相关款项； 4. 选择并管理供应商： （1）根据公司的销售需求，选定价格合理、产品质量可靠、信誉好、服务优质的供应厂商，建立长 期战略同盟； （2）建立对供应商的资信、履约、售后服务能力及市场价格状况和走势的综合评估系统； （3）不断开发新的供应渠道和供应商，加强对新老客户的走访和调查； （4）制定供应商管理办法，加强对供应商的管理、考核，确保供应商提供产品的优良性； 采购部主管职责 1、直配供应商引进及维护 2、采购部日常管理，主要包括： （1）部门工作安排（日、周、月） （2）供应商谈判， （3）相关流程制定和调整 （4）突发事件的处理 3、订单的审核，参考安全库存 4、应付款的管控 5、库存金额的管控以及消耗 6、审核并调整周月采购需求和计划 6、与其他部门的协调 7、库配需求的统计和采购计划的制定 8、日常订单的制定和跟进 9、退货处理 10、库配供应商的谈判、引进和维护 11、库配商品促销计划的制定和落实 12、批发毛利率与毛利额周、月报表 7、货品残损率周、月报表； 8、不动销商品率月报表（30 天不动销品） 9、库存商品缺货率汇总日反馈报表（公司标准比例不可超20% ）； 采购主管职责（分管系统和直配） 1、系统信息更新 2、仓库库存的掌控 3、资料的整理（供应商合同，报价单、资质、调价归档、促销政策） 4、直配供应商的沟通和维护 5、直配供应商促销政策的制定和落实 6、库存情况周、月报表 7、供应商应付款的统计、结算与协调 8、直配商应收款和应付款的统计、结算和监控 9、相关表格的制作和归档