2022年某企业进销存管理系统操作手册 .docx

精选学习资料 - - - - - - - - - i6/Intfi进销存经管系统实施手册运作体系文件文件编号： NG i6/Inti/ 进销存起草部门：客户支持中心撰 稿 人：发版日期： 2002 年 11 月 30 日版本标识： 1.0 版杭州新中大软件有限公司名师归纳总结 保密文件内部使用第 1 页,共 14 页- - - - - - -精选学习资料 - - - - - - - - - 目 录第一部分进销存业务经管工程实施前预备其次部分进销存业务经管工程需求调研. 2. 6名师归纳总结 第三部分解决技术方案设计. 8第 2 页,共 14 页第四部分运行与保护. 10第五部分工程验收阶段. 13- - - - - - -精选学习资料 - - - - - - - - - 第一部分 进销存业务经管工程实施前预备1目的 11 确定工程的范畴、目标和方法；12 确定工程的工作方案；13 进行工程的总动员及确定工程组织 14 确定重要必备文档；2工作程序 2 1 确定工程的范畴、目标和方法：*工程的实施范畴：目标,里程碑,胜利因素 *工程的实施方法：经管,环境,其他业务需求 *特殊技术处理策略：重点的、关键的技术处理策略、*工程的实施政策,风险和假设 *验收规范和需求转变经管 22 确定工程的工作方案：统一规划,模块分步分阶段实施总体需求调研总体解决技术方案第一阶段具体技术方案第一阶段模块实施上线其次阶段具体技术方案第* 阶段具体技术方案设第一阶段模块并行运行其次阶段模块实施上线第一阶段模块实施验收其次阶段模块并行运行第* 阶段模块实施与上线其次阶段模块实施验收第 * 阶段模块并行运行第 * 阶段模块实施验收名师归纳总结 - - - - - - -第 3 页,共 14 页精选学习资料 - - - - - - - - - 23 工程实施前的动员和培训 231 经管层培训班 培训对象：决策层、重要行政经管层 培训内容： 工程的目的及意义、 争论工程的阶段方案、工程需要的经管层相关协作工作、工程成员组需要的权力、工程成员组需要调用的资源 培训目标：确定工程组织结构、工程成员组及其权力 培训流程：确定培训目的进行培训预备发放培训通知培训签到培训执行培训归纳总结与关键检查点：工程实施组通知相关领导的签收；预备的培训环境确认 培训纪要的相关与会领导确认 232 工程实施组织 工程实施组织机构确定 工程组织的目的： 建立一套完善的组织机构来领导与执行工程的实施,确定组织结构及 相应的职责,保证系统实施过程的顺当高效进行；工程组织结构框架：依据工程实施和组织关系: 新中大公司新中大经营主管经客户方总经理（厂长）领导委员会工程负责人新中大工程经理管工程核心组工程小组成员（高级顾问技术支持名师归纳总结 - - - - - - -第 4 页,共 14 页精选学习资料 - - - - - - - - - 工程职能组工程职能组工程职能组工程实施和组织关系整合的工程实施组织机构：工程实施领导委 员高级经管询问小组各经管职能实施组工程实施核心小组训练与培训职能组新中大工程实施小组外部经管实施询问软硬技术实施职能组数据处理实施职能组各实施工程小组233 工程实施动员大会 会议对象：工程实施的全部参加人员 会议内容：工程的目的及意义、争论工程的阶段方案、工程需要的相关协作工作、工程成员组的权力、工程成员组需要调用的资源 会议工作流程：确定会议目的进行会议预备发放会议通知会议签到会议执行会议纪要关键检查点：工程实施组通知相关领导的签收；预备的会议环境确认名师归纳总结 - - - - - - -第 5 页,共 14 页精选学习资料 - - - - - - - - - 会议纪要的相关与会领导确认24 确定工程实施的阶段方案241 方法： 必需完成什么？ （What ） 工程参加成员 .（Who ） 执行方式？ （ How ）期限？（ When ）所需要的成本？（How much ）所需要的资源？2 42 阶段：初步确定工程实施阶段,可以依据 等方法进行WBS ：Work Breakdown Structure阶段工作主题具体内容第一阶段其次阶段第三阶段2 43 工程实施方案甘特图：可以采纳MS Project等工具编制工程实施进度掌握表,标明工程进度的时间、进度、里程碑等内容,如：阶段标志第 1 段第 2 段第 3 段第 4 段第 5 段第 6 段第 7 段第 8 段第 9 段第10段工程预备 工程调研 工程规划工 程 上 线基 础 培 训 基础数据组织 初始数据验收 操 作 培 训 软件正式上线并 行 阶 段 报 表 出 具 工程验收3掌握表单名师归纳总结 i6_intfi_00_01001：第 6 页,共 14 页i6_intfi_00_01002：i6_intfi_00_01003：- - - - - - -精选学习资料 - - - - - - - - - i6_intfi_00_01004：i6_intfi_00_01005：i6_intfi_00_01006：i6_intfi_00_01007：i6_intfi_00_01008：i6_intfi_00_01009：其次部分 进销存业务经管工程需求调研1目的 11 确定阶段调研内容 12 克服调研障碍、获得充分调研 13 确定业务现状与期望报告 2工作程序 21 调研的内容 2 1 .1 公司（集团） 组织结构 调研 内容：描述公司（集团）的组织构成,包括分子公司、部门隶属关系 工具：画出公司（集团）树状组织结构图 方法：请对方出示、帮助分析 2 12 公司（集团） 资本结构 调研 内容：描述公司（集团）的内外资本投资结构关系 工具：画出公司（集团）树状资本结构图 方法：请对方出示、帮助分析 2 13 公司（集团） 信息化环境 调研 内容：描述公司现有的信息系统软硬件环境与方案采纳的新环境 工具：记录到相应的调研清单列表中 方法：请对方出示、帮助分析 2 14 公司（集团） 全面进销存业务经管政策与组织信息方式 调研 内容：描述公司采纳的进销存制度,以及需要综合供应与分类供应的相关信息名师归纳总结 - - - - - - -第 7 页,共 14 页精选学习资料 - - - - - - - - - 工具：记录到相应的调研清单列表中 方法：请对方出示、帮助分析 2 15 公司（集团） 进销存业务经管机构组织 调研 内容：描述公司（集团）进销存业务经管部门内部的组织结构关系 工具：画出公司（集团）进销存业务经管部门的树状组织结构图 方法：请对方出示、帮助分析 2 16 公司（集团）进销存业务经管机构 业务流程 调研 内容：描述公司（集团）进销存业务经管部门的业务处理与单据传递流程 工具：画出公司（集团）进销存业务经管工作业务流程图 方法：请对方出示、帮助分析 22 调研的技巧 2 21 采纳关键岗位问答调研表 技巧：尽可能采纳挑选与判定方式 尽可能降低客户对问题的分析难度 在确定性较差时采纳多岗位调研,再经过争论等进行统一 可以采纳个别座谈会方式进行 2 22 采纳问题争论会23 修改并确定业务现状与期望报告 依据各种调研表单汇总产生调研情形汇总报告,以确定工程的实施技术方案：包 括业务流程重组技术方案、网络与系统集成技术方案、软件实现技术方案、操作 培训技术方案、系统安全与保护经管技术方案等；3掌握表单名师归纳总结 表单： i6_intfi_02_00001、第 8 页,共 14 页i6_intfi_02_00002、i6_intfi_02_00003、i6_intfi_02_00004、i6_intfi_02_00005、i6_intfi_02_00006、i6_intfi_02_00007、i6_intfi_02_00008、i6_intfi_02_00009、i6_intfi_02_00010、i6_intfi_02_00011、i6_intfi_02_00012、- - - - - - -精选学习资料 - - - - - - - - - 1目的第三部分 解决技术方案设计11 争论客户需求的应用实现可能 12 把系统应用各方面实现的正确方法集合编制成书面的实现技术方案 13 最终使工程的应用实现完全可控 2工作程序 2.1 客户需求定义与企业建模要领2.1.1 客户需求定义 的核心内容是 流程定义、功能定义、数据定义；2.1.1 1 流程定义： 所谓流程定义就是要确定哪些业务流程、化；哪些流程环节需要运算机2.1.1 2 功能定义： 所谓功能定义就是要确定哪些部门、哪些岗位、哪些工作职责、哪 些工作步骤需要运算机化；2.1.1 3 数据定义： 所谓数据定义就是要确定哪些业务单据需要运算机输入、哪些业务 报表需要运算机输出,这其中包括了输入输出的具体内容；2.1.1 企业建模要领 企业经管模型表达为组织结构、业务流程、业务数据,相应的建模活动称之为组 织建模、流程建模、数据建模；名师归纳总结 - - - - - - -第 9 页,共 14 页精选学习资料 - - - - - - - - - 2 1 1 1 组织建模： 组织建模按部门、岗位、职责、工作步骤方式绽开,其目的是 描述员工的本职工作；2 1 1 2 流程建模： 业务流程描述了企业与客户和供应商、企业内部部门之间、员 工之间的业务往来情形以及员工本职工作进行的具体过程,包括了销售流程、库 存经管流程、选购流程、报销流程、付款流程；2 1 1 3 数据建模： 数据建模主要描述业务数据（单据与报表）的内容及其间的关 系；2 2 依据客户经管需求确定 业务流程重组技术方案 2 2 .1 业务流程重组的依据：依据现代企业经管信息系统的质量要求（相关性、牢靠 性、实时性 / 集成性、安全性等） ,同时依据价值工程分析法,依据经管会计与财 务会计全面整合的要求进行设计；2 2 .2 业务流程重组的内容：包括进销存业务经管作业流程的重构,重新确定进销存 业务经管的必要岗位,依据岗位重新支配角色分工；网络与系统集成技术方案 23 依据客户经管需求确定 2 3 .1 网络与系统集成技术方案设计的依据：数据存量大小、客户端操作总数量与并 发数量、客户的网络与数据安全要求、客户的投资预期、客户应用的业务需求 2 3 .2 网络与系统集成技术方案设计的内容：数据库服务器设计、客户端操作系统配 置、网络联接技术方案设计、打印技术方案设计、网络安全设计、数据安全与备 份技术方案设计 2 3 .3 网络与系统集成技术方案设计的方法：综合考虑客户的各方面需求、供应各种 需求的备选技术方案、与客户一起座谈与争论,最终确定全面解决技术方案的几 种备选技术方案,并由客户自主选一确定 24 依据客户经管需求确定 软件实现技术方案 原仓库物料余额、库位余额表、月末结存表、2 4 .1 软件实现技术方案的内容：整理 批号余额表、销售产品价格列表、供应商报价、销售方案、选购方案；提出 软件应用基础编码技术方案、新旧产品大类对比表、新旧物料对比表、新旧仓 库对比表、新旧库位对比表、岗位操作手册、特殊业务操作手册 2 4 .2 软件实现技术方案的设计：依据对原有进销存业务经管系统和经管层对进销存 业务经管信息系统期望的调研,明确进销存业务经管的需求,分析软件的对比实 现方法与备选技术方案,再经与工程实施小组、与经管层的争论,由经管层确定 最终的实现技术方案；确定技术方案之前要求对全部技术方案全部在软件中个别 测试,并验证通过；25 依据客户经管需求确定 培训实施技术方案 2 5 .1 培训实施技术方案的内容：运算机操作基础培训、软件操作入门培训、软件操 作提高与特殊业务培训、进销存业务经管领导培训、系统经管员培训；2 5 .2 培训实施技术方案的设计：编制培训方案,包括确定培训内容、培训时间、培 训地点、培训资料、培训设备、培训对象（参加人员）；培训应当随着工程进度 与时具进,可以采纳甘特图方式进行培训工程进程掌握；名师归纳总结 - - - - - - -第 10 页,共 14 页精选学习资料 - - - - - - - - - 26 依据客户经管需求确定 系统经管与保护技术方案 2 6 .1 系统经管与保护技术方案的内容：主要是与客户一起制定各种制度、职责与规 范,按岗位分包括一般操作人员职责规范、系统经管员操作职责规范；按软件操 作级别业务操作职责规范、系统与网络安全防范制度等；2 6 .2 系统经管与保护技术方案的设计：帮助进销存业务经管与信息系统经管的主管 部门、争论会等方式,新中大供应参考资料,一般由客户方负责确定起草人,形 成争论稿,最终经会议或主要负责人争论确定；3掌握表单 表单：培训 i6_intfi_01_00001、i6_intfi_01_00002、i6_intfi_01_00003 i6_intfi_01_00004、第四部分 运行与保护1目的 11 明确工作目标与阶段可控 12 工作内容明确与责任落实 13 问题便于追索与可控 2工作程序 21 基础培训阶段 2 11 基础培训的内容：主要包括操作系统、字处理操作等的运算机基础学问培训；新中大软件的基本概念、操作风格、软件基本操作流程等的基础性培训 2 1 2 培训的方式：建议实行集中培训,找固定的电算化多媒体培训教室进行,集中 授课 22 基础数据建立阶段 2 2 1 基础数据建立内容：主要把软件的基础设置内容按经管的规划要求实现,同时 按规划的要求对基础编码数据全部输入软件系统,并进行全面校验与核对 2 2 2 基础数据建立的要求：全面严格地贯彻系统规划的内容,并在实践中对遇到的 问题进行充分的研讨与分析后找到合适的方法处理 23 初始化完成确认阶段名师归纳总结 - - - - - - -第 11 页,共 14 页精选学习资料 - - - - - - - - - 2 31 初始化完成确认的内容：包括基础数据的编制规范、内容的全面性与完整性,编码技术方案包括地区、部门、产品大类、客户类型、供应商类型；编码规章包 括部门编码、人员编码、往来单位（内部组织、供应商编码、客户编码）编码、产品大类编码、物料主文件编码、地区编码、仓库编码、库位编码、国家编码、省辖市编码、 市编码等； 将确定编码技术方案及编码规章全部基础数据录入到基 础数据；仍包括其它的一些基础数据如计量单位、质量等级、结算方式等；库 存经管初始化的正确性与完整性；具体库存初始化包括仓库设置、库位设置、库 存选项设置、物料初始、仓库初始、库位初始、批号初始、跌价预备等；库存基 础数据仍包括销售经管初始化的正确性与完整性；具体销售初始化包括：销售选 项设置、产品价格初始、客户产品折率初始、地区产品扣率初始等,销售的基础 数据仍包括销售发票类型设置、销售凭证模板设置、客户类型设置、费用工程设 置、退货缘由设置等；选购经管初始化的正确性与完整性；具体选购初始化包括 选购选项设置、供应商（某物料）报价；选购的基础数据仍包括选购退货缘由、供应商类型、选购发票类型、选购凭证模板设置；2 3 2 初始化完成确认的方法：对全部完成的初始数据第一打印成纸质材料,采纳交 叉检验法,进行全面的勾对校验；对检验的内容不正确部分进行修正,对疑问部 分再行争论,寻求合理的解决途径；最终需要客户方对打印成纸质材料进行签字 确认 24 日常操作培训 2 1 1 日常操作培训的内容：按岗位编写具体业务的操作手册,然后对操作人员按岗 位进行培训组织与实施2 1 2 培训的方式： 建议实行分岗位集中培训,找固定的电算化多媒体培训教室进行,集中授课,依据公司业务实践进行练习,进行集中指导 25 运行过程中问题反馈与处理 2 5 1 运行过程中的问题：包括原先规划没有预见的经管需求与业务处理方法；客户 对原先确认的经管需求突然要求工程组对实现方法进行重大变更；软件中存在的 功能不足、不稳固或错误等等；2 5 2 运行过程中软件问题的反馈：对于软件问题,应尽快查找变通解决方法,同时 尽快与当地分支机构服务部联系,确认是否为软件问题,确认为软件问题后,按 体系的要求准时反馈给客户支持中心,对特殊重大问题, 可以提交比较 ISO9000 具体的问题报告直接传递到客户支持中心经理或产品经理,以获得最快的解决办 法；2 53 运行过程中经管需求调整的处理：包括原有设计中没有充分的考虑或者客户需求突然变化（有充分理由）；第一查找软件层的解决方法,进行处理；假如通过软件上的操作处理仍没有找处处理方法 ,考虑是否可以临时实行数据库中对数据调整进行解决；26 上线完成2 61 ：上线完成检验的规范：对于进销存业务经管主要是第一个月的运行结果主要名师归纳总结 - - - - - - -第 12 页,共 14 页精选学习资料 - - - - - - - - - 是报表能够顺当供应 2 62 ：上线完成检验的方法：能够准时供应各种进销存业务报表,并且把进销存业 务报表与手工报表进行对比,检查数据的一样性；2 63 ：上线完成归纳总结报告：对于整个告3掌握表单表单：基础数据i6_intfi_03_00001、i6_intfi_03_00002、i6_intfi_03_00003、库存经管i6_intfi_04_00001、i6_intfi_04_00002、i6_intfi_04_00003、选购经管i6_intfi_05_00001、i6_intfi_05_00002、i6_intfi_05_00003、销售经管i6_intfi_06_00001、i6_intfi_06_00002、i6_intfi_06_00003、i6_intfi_02_00013、i6_intfi_02_00014、i6 工程而言,一般也称阶段性归纳总结报第五部分 工程验收阶段1目的11 明确验收的质量指标12 准时落试验收工作名师归纳总结 - - - - - - -第 13 页,共 14 页精选学习资料 - - - - - - - - - 13 让验收工作预备充分,客户协作 2工作程序 21 验收的质量指规范备211 验收的质量指标内容：依据合同中规定的要求完成212 验收质量指标的预备方法：查阅工程合同与经管层需求备遗忘录,把要求供应 的合法要求进行逐条列表,并找出软件的功能实现方式,通过操作人员的签字确认获得最终的通过（按合同要求可以是必需全部响应或按规定的比率响应）22 验收的方式221 确定验收的时机：一般客户对软件的使用感受基本可以接受,依据工程合同的 功能要求检查点（checkpoint）已经全部完成222 验收的工具：以功能验收对比表的方式进行,要求相关的操作人员签字确认功 能对比实现223 验收的方式：可以实行召开工程阶段性或最终验收会议,由工程组以及双方最 高领导出席的方式进行,最终签署验收备忘录3掌握表单 表单： i6_intfi_00_00002 名师归纳总结 - - - - - - -第 14 页,共 14 页