如何制作一个漂亮的WORD文档.pdf

-如何制作一个漂亮美观的如何制作一个漂亮美观的WORDWORD 文档文档摘摘要要：现金社会越来越多社会工作者对于计算机的运用仅限于浏览网页、微信或者现金社会越来越多社会工作者对于计算机的运用仅限于浏览网页、微信或者 QQQQ 等即等即时通讯，时通讯，要么就是观看视频，要么就是观看视频， 除了一些需要使用的公文写作的少数工作外，除了一些需要使用的公文写作的少数工作外， 如被问到是否懂如被问到是否懂得如何制作得如何制作 WordWord文档时，大多数人都会为难的说：会一点点，那么这个一点点到底是个文档时，大多数人都会为难的说：会一点点，那么这个一点点到底是个什么程度呢？估计也就是在新建个什么程度呢？估计也就是在新建个 WordWord文档，然后在空白的页面上开场敲打键盘，直到文档，然后在空白的页面上开场敲打键盘，直到打完要打完的字，打完要打完的字， 然后关闭文档，然后关闭文档， 但您是否考虑过收到这个文档的您的领导或同事看这个文但您是否考虑过收到这个文档的您的领导或同事看这个文档的时候是如何的心情，是一目了然、赏心悦目的看完，还是一头雾水、无从适应，今天我档的时候是如何的心情，是一目了然、赏心悦目的看完，还是一头雾水、无从适应，今天我们就来谈谈如何让们就来谈谈如何让 WordWord 文文档档制制作作不不再再枯枯燥燥乏乏味味！关键词关键词:页面设计、页面规划、段落样式页面设计、页面规划、段落样式如如果果用用 WordWord 写写长长文文时时，你，你是是不不是是习习惯惯直直接接翻翻开开一一份份空空白白页页面面，然，然后后开开场场敲敲打打键键盘盘，等等到到写写完完调调整整格格式式时时，发发现现调调整整的的时时间间比比写写文文章章耗耗时时还还多多？如如果果要要将将某某级级标标题题统统一一换换成成其其他他字字体体和和字字号号时时，你你是是不不是是通通过过用用手手工工操操作作的的方方式式在在 WordWord 里里去去调调整整每每一一个个标标题题的的的的格格式式？如如果果需需要要修修改改论论文文的的末末尾尾时时，你，你是是不不是是在在 WordWord 里里用用鼠鼠标标左左键键按按住住，往，往下下拉拉了了好好长长一一段段距距离离才才聚聚焦焦到到想想要要的的位位置置吗吗? ?如如果果你你没没有有在在上上面面这这些些情情境境中中不不会会感感到到郁郁闷闷和和抓抓狂狂，我我深深深深地地佩佩服服你你。但但是是，有，有没没有有想想过过，在，在 WordWord 里里处处理理长长文文时时，你，你很很可可能能用用的的是是一一种种原原始始、粗、粗放放的的做做法法，所所以以，那那些些重重复复性性的的工工作作才才特特别别恼恼人人。而而实实际际上上， 我我们们可可以以让让 WordWord 跑跑得得再再快快一一点点， 减减少少海海量量枯枯燥燥无无谓谓的的重重复复操操作作。尤尤其其是是你你需需要要经经常常写写论论文文、公公文文以以及及各各式式各各样样、杂杂七七杂杂八八的的长长文文时时。我我给给出出的的方方法法是是：给：给 WordWord 写写长长文文特特别别是是构构造造化化长长文文前“前“ 打打个个底底妆妆做做好好段段落落样样式式的的规规划划。这这种种方方法法的的理理念念是是以以长长远远的的目目光光来来对对待待 WordWord 长长文文的的未未来来。先先体体验验一一下下打打底底妆妆后后的的“惊惊艳艳度度下下面面以以幸幸福福成成龙龙的的 “拆拆书书战战队队战战果果为为例例， 说说一一下下 WordWord 的的打打底底妆妆这这回回事事儿儿。话话说说 20152015 年年 7 7 月月份份时时，我，我 倒倒腾腾了了一一个个拆拆书书战战队队的的线线上上活活动动，每，每 周周战战队队群群里里按按时时交交上上作作业业的的小小伙伙伴伴，可可以以留留在在队队里里，并并获获得得一一份份本本周周由由群群里里小小伙伙伴伴的的拆拆书书笔笔记记共共同同构构成成的的“战战果果。这这份“份“战战果果是是在在 WordWord 里里制制作作的的。因。因为为有有五五六六十十号号人人，每，每人人 600600 字字以以上上的的容容，合合在在一一起起的的容容少少说说都都有有几几十十页页的的数数量量级级。如如 果果 没没 有有 任任 何何 的的 底底 妆妆 ， 这这 些些 拆拆 书书 笔笔 记记 的的 容容 堆堆 在在 一一 起起 是是 这这 样样 的的.word.zl.-这这样样是是见见不不得得人人的的。然然后后打打完完底底妆妆，是是这这样样的的：并并且且，这这种种美美不不是是纯纯粹粹外外表表的的美美，而而是是由由而而外外散散发发出出来来的的等等下下你你可可以以慢慢慢慢感感受受。.word.zl.-这这种种在在美美表表达达在在以以下下四四大大方方面面：一一、批批量量式式操操作作可可以以瞬瞬间间改改掉掉同同级级容容 标标题题或或正正文文的的 段段落落样样式式。即。即 使使老老板板要要求求哪哪一一级级标标题题的的 颜颜 色色 、 字字 体体 、 行行 距距 必必 须须 统统 统统 换换 掉掉 ， 你你 再再 也也 不不 必必 一一 个个 一一 个个 去去 调调 整整 了了 。二二、灵灵活活式式跳跳转转配配合“合“ 文文档档构构造造图图，实，实 现现轻轻松松跳跳转转。即。即 使使构构造造化化的的文文章章再再长长，也，也 能能瞬瞬间间跳跳转转，到到达达某某一一章章节节。当当你你给给 WordWord “打打底底妆妆以以后后，可可以以点点击击 WordWord 菜菜单单中中的的“视视图图，翻翻开开“文文档档构构造造图图。在在左左方方文文档档构构造造图图的的工工程程点点击击后后，右右方方的的文文本本就就会会迅迅速速切切换换对对应应的的板板块块，类类似似超超的的作作用用。另另外外，完完工工之之后后，还还能能自自动动生生成成目目录录。三三、快快捷捷式式移移动动利利用用“大大纲纲视视图图，实实现现轻轻松松调调整整段段落落次次序序。不不需需用用鼠鼠标标长长长长按按住住选选段段文文字字才才能能移移动动，方方便便快快捷捷。.word.zl.-四四、永永久久式式克克隆隆可可以以转转为为模模板板，无无限限次次使使用用。以以同同样样的的格格式式为为根根底底撰撰写写其其它它文文章章，能能够够形形成成统统一一的的风风格格，为为将将来来把把一一系系列列长长文文集集结结成成书书做做好好准准备备。实实例例说说明明打打底底妆妆这这回回事事儿儿总总共共四四步步曲曲：第第一一步步：想想好好值值得得否否第第二二步步：规规划划做做啥啥样样第第三三步步：变变出出快快捷捷法法第第四四步步：转转成成模模板板来来第第一一步步：想想好好值值得得否否在在开开场场前前，作，作为为战战队队队队长长的的我我琢琢磨磨着着，得，得给给这这个个拆拆书书笔笔记记战战果果的的 WordWord 先先打打个个底底妆妆，也也就就是是做做好好设设置置好好段段落落样样式式的的模模板板。这这样样做做的的目目的的是是，让让不不同同战战队队“驾驾驶驶员员拿拿到到这这个个模模板板后后，在在汇汇总总整整理理每每周周大大家家的的拆拆书书笔笔记记战战果果时时，能能够够在在耗耗时时少少的的前前提提下下，实实现现风风格格统统一一。拆拆书书战战队队活活动动是是会会持持续续一一段段时时间间的的，所，所以以这这个个模模板板像像杠杠杆杆一一样样，花，花点点时时间间做做这这个个模模板板，对对于于后后期期效效率率的的提提高高有有撬撬动动的的效效果果，值值！对对于于给给 WORDWORD 打打底底妆妆这这件件事事，可可以以先先想想好好这这个个模模板板是是有有什什么么应应用用价价值值，如如果果未未来来有有长长时时间间的的使使用用可可能能，那那这这个个模模板板非非常常值值得得去去做做。第第二二步步：规规划划做做啥啥样样接接着着，对对 WordWord 的的容容层层次次和和段段落落样样式式进进展展一一个个整整体体的的设设想想。对对于于拆拆书书战战队队的的战战果果模模板板，我我主主要要是是沉沉着着的的构构造造，以以及及各各层层次次标标题题和和正正文文的的样样式式上上进进展展规规划划。每每个个人人的的拆拆书书笔笔记记容容上上的的构构造造为为：根根本本信信息息：编编号号+阅阅读读书书目目+ +书书目目作作者者Step1.Step1. 精精彩彩摘摘录录Step2.Step2. 我我的的思思考考Step3.Step3. 我我的的行行动动我我将将上上面面第第一一行行根根本本信信息息作作为为第第 1 1 级级标标题题，第第二二至至四四行行拆拆书书的的三三步步骤骤名名称称作作为为第第 2 2 级级标标题题。想想要要做做出出来来的的效效果果是是：“第第 1 1 级级标标题题的的段段落落样样式式 三三号号字字 黑黑体体 蓝蓝色色“第第 2 2 级级标标题题的的段段落落样样式式 三三号号字字 华华文文中中宋宋 蓝蓝色色另另外外，还还有有“正正文文的的段段落落样样式式 五五号号字字 宋宋体体 黑黑色色想想好好了了什什么么类类别别的的段段落落用用什什么么样样式式，能能够够大大大大提提高高第第三三步步的的效效率率。当当然然，如如果果.word.zl.-你你对对字字体体、字字号号的的模模样样敏敏感感度度不不高高，需需要要一一边边操操作作一一边边选选择择效效果果，也也可可以以将将第第二二步步与与第第三三步步合合并并起起来来进进展展。第第三三步步：变变出出快快捷捷法法在在空空白白的的文文档档上上，输输入入三三行行其其实实容容可可以以随随便便，这这样样写写是是为为了了方方便便你你理理解解哪哪一一级级容容对对应应使使用用什什么么样样的的段段落落样样式式：第第 1 1 级级标标题题第第 2 2 级级标标题题正正文文这这三三行行容容按按照照第第二二步步预预想想的的字字号号、字字体体和和颜颜色色，先先设设置置好好。现现在在要要将将它它们们分分别别设设为为段段落落样样式式了了。以以第第一一级级标标题题为为例例，将将“第第一一级级标标题题选选中中，右右击击，在在菜菜单单项项选选择择择择最最下下方方的的“ 样样 式式 - - “ 将将 所所 选选 容容 保保 存存 为为 新新 快快 速速 样样 式式 ( ( 下下 列列 图图 ) ) 。.word.zl.-在在出出现现的的对对话话框框里里，将将“名名称称改改为为“第第 1 1 级级标标题题，改改名名称称是是为为了了方方便便识识别别，因因为为 WordWord 本本身身存存有有其其他他样样式式下下列列图图。再再选选中中对对话话框框下下方方的的“修修改改，进进入入“根根据据格格式式设设置置创创立立新新样样式式对对话话框框上上图图。将将 该该 界界 面面 中中 的的 “ 后后 续续 段段 落落 样样 式式 选选 为为 “ 正正 文文 缩缩 进进 。“后后续续段段落落样样式式指指这这个个样样式式之之后后的的段段落落的的格格式式，比比方方说说这这一一段段是是“标标题题的的样样式式，第，第二二段段接接着着的的是是什什么么样样式式。像“。像“标标题题类类的的样样式式，全，全面面往往往往跟跟着着的的是“是“正正文文，暂暂时时把把这这一一项项选选为为“正正文文缩缩进进缩缩进进是是指指前前面面有有空空 2 2 格格。此此外外，“后后续续段段落落样样式式上上面面还还有有“样样式式基基准准，是是指指将将要要创创立立的的样样式式与与哪哪一一个个相相近近，这这样样你你在在创创立立的的时时候候就就可可以以尽尽量量少少地地修修改改就就行行了了，一一般般系系统统默默认认为为“正正文文，就就让让它它为为“正正文文吧吧。.word.zl.-选选中中左左下下角角的的“格格式式- -“段段落落下下列列图图，修修改改“对对齐齐方方式式和和“大大纲纲级级别别，“对对齐齐方方式式可可以以按按照照你你自自己己的的设设想想修修改改，但但是是“大大纲纲级级别别一一定定要要对对应应好好喔喔，如，如果果是是文文档档中中第第 1 1 级级标标题题，要，要选选择“择“1 1 级级比比拟拟妥妥当当如如果果是是正正文文的的容容，那那么么将将“大大纲纲级级别别按按照照系系统统默默认认为为“正正文文文文本本即即可可。在在这这个个界界面面中中，还还有有一一些些行行距距什什么么的的容容可可以以设设置置，你你可可以以按按照照你你之之前前的的想想法法去去设设置置，也也可可以以按按照照默默认认的的选选项项。设设好好样样式式以以后后，还还能能不不能能再再快快一一点点？当当然然，最最最最有有用用的的一一招招在在这这里里：设设定定快快捷捷键键！选选中中上上述述界界面面左左下下角角的的“格格式式- -“快快捷捷键键，在在“请请按按新新快快捷捷键键输输入入你你要要使使用用的的快快捷捷操操作作按按你你个个人人喜喜好好设设置置，我我在在这这里里是是设设为为“同同时时按按下下 AltAlt 和和 1 1，再再点点击击左左下下方方的的“指指定定，再再点点击击右右下下角角的的关关闭闭。.word.zl.-上上面面是是设设置置“第第 1 1 级级标标题题的的步步骤骤了了，余余下下的的“第第 2 2 级级标标题题和和“正正文文的的设设置置是是依依样样画画葫葫芦芦，这这里里就就不不展展示示了了。这这样样以以后后，有有什什么么神神奇奇的的效效果果呢呢？当当我我把把光光标标停停在在某某行行容容上上，按按下下设设好好的的快快捷捷时时，就就会会变变成成我我预预设设好好的的效效果果。比比方方下下面面这这行行，我我要要设设成成“第第 1 1 行行标标题题样样式式的的效效果果，根根本本信信息息：编编号号+阅阅读读书书目目+ +书书目目作作者者把把光光标标放放在在这这一一行行上上，然，然后后按按下下我我设设的的快快捷捷键键 ALT+1ALT+1 ，立，立刻刻就就变变成成了“了“三三号号字字、黑黑体体、蓝蓝色色这这种种标标题题的的段段落落样样式式。第第四四步步：转转成成模模板板来来.word.zl.-在在前前三三步步的的根根底底，我，我将将这这个个文文档档另另存存为为 WordWord 模模板板dotxdotx 格格式式。以。以 后后，这，这个个模模板板就就可可以以反反复复使使用用了了。如如果果我我看看到到文文档档 A A 的的段段落落样样式式特特别别喜喜欢欢，有有什什么么方方法法复复制制给给文文档档 B B 吗吗？当当然然有有！方方法法是是 WordWord “开开场场- -选选项项卡卡- -“样样式式组组 右右下下角角处处“对对话话框框启启动动器器，弹弹出出“样样式式窗窗格格。在在这这个个空空格格下下方方第第 3 3 个个钮钮为为“样样式式管管理理器器，点点击击后后找找到到“导导入入/ /导导出出按按钮钮，按按照照弹弹出出的的对对话话框框进进展展操操作作就就可可以以了了。为为什什么么要要这这么么麻麻烦烦去去设设置置新新样样式式呢呢？因因为为我我不不喜喜欢欢 WordWord 里里原原有有的的那那些些嘛嘛，虽虽然然软软件件里里原原来来有有一一些些默默认认的的样样式式，但但不不一一定定是是我我们们喜喜欢欢的的呀呀，另另外外也也不不一一定定是是我我们们公公司司或或其其他他单单位位文文本本规规定定的的那那种种样样式式要要求求。好好了了，那，那 么么学学到到了了给给 WordWord “打打底底妆妆这这一一招招之之后后呢呢，你，你 就就可可以以大大展展拳拳脚脚了了，想想想想平平时时经经常常需需要要写写的的长长文文里里，哪哪些些的的格格式式是是固固定定的的，可可以以通通过过设设置置好好段段落落样样式式将将它它以以模模板板的的形形式式保保存存下下来来，提提高高未未来来工工作作和和学学习习的的效效率率的的？以以前前，你，你 没没有有试试过过给给 WordWord “打打底底妆妆，可，可 能能也也没没觉觉得得有有什什么么；一；一 旦旦你你试试过过，就就会会觉觉得得“不不打打底底不不行行。实实践践小小结结：我我相相信信，“打打底底妆妆的的 WordWord 能能够够极极提提高高效效率率，为为你你的的大大脑脑腾腾出出的的时时间间，去去做做更更多多的的创创造造性性的的事事情情。最最起起码码，这，这 种种做做法法能能让让你你的的构构造造化化长长文文构构造造突突出出、重、重 点点明明显显，而，而 且且也也赏赏心心悦悦目目一一些些。另另外外，这这样样的的“打打底底妆妆的的 WordWord 文文档档占占的的空空间间会会小小一一点点。.word.zl.