采购询价比价议价和采购交期管理学习心得(5页).doc

-采购询价比价议价和采购交期管理学习心得-第 5 页巧妙询价比价议价及采购交期管理学习心得询价、比价和议价体现了一个采购员的基础素质，有效的交期管理是采购工作的重点之一。中小公司的物资采购种类众多，牵涉范围较大，所有物品都以招标与投标的形式进行购置是不现实的。而这时，采购时的询价、比价与议价就显得尤为关键了。如何巧妙的利用好这些技能，怎样提升询价、比价和议价的质量和效率，为企业获取合理的价格，力图用最小的成本换取最大的效益，如何有效的跟踪采购交期以保障生产并达成合理生产成本之目标，通过本次培训学习和对工作中的实践经验分析思考，我有了一定的收获和心得体会。一、 询价比价与议价的重要性询价议价是采购专员在作业流程上的一个必要阶段。在接到请购单、了解目前库存状况及采购预算后，采购专员对至少三家合格供应商进行询价、比价、议价，最终获得有竞争性的价格，最大程度的降低采购成本。伴随着供应链的发展和竞争的日趋激烈，需要采购环节以更低的成本、更敏锐的速度响应内外部客户的要求，以提升企业在市场中的核心竞争力。中小型制造企业的物资材料成本很高，除主要的生产原料外还有辅助性的大宗物资原料和制造设备用的各类零备配件，有机械的、电器的种类繁多，采购数量多价值高，如某公司要生产产值2个亿的产品，除主要的生产原料外，其辅助性化工原料，包装材料等大宗物资和零配件年采购量要达4000万的采购量。若能降低2%的物资材料成本，就可获利80多万元，所以，物资材料成本的变化直接影响经济效益，成本的下降与增加销售收入一样有效于提高企业的经济效益。在这市场竞争激烈，市场供需价格频变的形势下，掌握好企业物资材料的采购价格至关重要，而充分利用询价比价议价的技能，做好询价比价与议价工作则是一个采购员的基础工作，也是企业控制好物资材料价格的核心。二、询价比价与议价在企业中的实践与应用 为使询价比价以及议价在中小公司的物资采购中发挥应有的功效，控制物资采购价格，降低生产成本，取得更好的效益，获得核心竞争力，下文将从制作完善的询价单、有针对性地发放询价单、对回收的报价单进行甄选、掌握与供应商的谈判技巧等4个方面探讨如何进行询价比价以及议价及其实践应用。（一） 制作完善的询价单采购专员在进行询价前应制作完善的询价单，在询价时应向供应商提供足够的资料，来方便其报价作业，从而可以缩小询价范围、帮助供应商在最短的时间提出正确、有效的报价。询价单的内容需要包括采购说明、采购数量、交货要求及供应商要求等。（二）有针对性地发放询价单（询价）如何把关询价单的发放：首先我们需要做好产品定位，在接到物资需求请购单时，要对所采购的物资市场供应情况进行了解，从电视广告、网络信息以及平时收集的信息上获取所采购物资的市场供应情况。了解产品的市场价格，往往是通过生产厂家及代理商对产品自身的介绍，可以分析出产品本身的品质要求，可选择个别供应商进行试探性的咨询，从而进一步地认识该产品在市场上的价格及其衡量质量的主要指标或方法。做好产品的定位是明确所需采购产品的类型标准等等使得询价单有针对性的发放的前提。其次明确公司询价目的，做市场调查、有采购需求还是为迷惑竞争对手。进而广泛开展供应商的调查。新供应商调查内容主要是其服务价格产品质量信誉度和真实性。选择供应商时不宜过多，但是在调查了解是越广泛越好，选择的余地越大。最后对选定供应商以后要明确告知保密性以确保公司商业机密不被泄露。基于此，像我们公司对新供应商导入前都会做相应的供应商调查表，并签署合作协议、质量协议等等以确保公司的权益。发放询价单可以采用新老供应商结合的方法：将询价单限定为一两家与产品类型对口的老供应商，和两三家产品对口的新供应商，老供应商常合作其服务和信誉都有所保障，新供应商价格便宜更具竞争力，做市场调查就是将询价后合格的供应商当资源储备方便以后利用，并且得来的信息更接近于实际市场。（三）对回收的报价单进行甄选（比价）比价采购是指企业根据供应商的报价，进行对比，从而选择采购供应商，有助于提高企业的市场竞争力，保证采购物资的质量，有助于防止采购工作中可能出现的腐败。报价单评议应遵循以下原则：1、对供应商的选择不能存有私心，应本着公平、公正和公开的原则选择最合适的供应商。2、不要以单价作为唯一标准，服务态度、产品质量、积极响应程度及其的成本控制等，都是左右供应商选择的因素。3要对报价单进行正规评审分为商务评审包括价格时间交货期数量包装方式运输方式交货次序付款方式等技术评审是质量部包括原理配料质量规格等评审。4可以选择多家供应商，主要供应商与次要供应商。从调查获取的信息中，根据价格、质量、信誉综合评估出首选的供应商和替补供应商，对企业的主要生产物资及部件必须要有二至三家的供应商，决不能单靠一家，一定要有替补的，采购员永远要做到手中有牌，不受供应商牵制。供应商数量太少会导致产品一损俱损，至少保持一主一辅两家供应商来保证正常的生产运行。5.直接生产厂家与总代理、经销商。供应商的首选是直接生产厂家，其次是总代理，再次是经销商。对请购的物资首先要找到生产厂家，对于厂家设立代理商经销的他会告诉你片区经销商的联系方式。有的企业是以先入为主的，经销商有档案报过价的，生产厂家就不报价，因此，最好是先找生产厂家，更要注意那些自称的总代理，一定要经过生产厂家证实的才能确认其是否是真正的总代理，光靠一个证书说明不了真假。尽可能地与厂家直接采购，除非有时因时间或运输问题。经销商开始会用低价套你，一旦做上手了，有的厂方就不会直接给你报价，你也碍于面子，不好意思向厂家直接询价，到这种时候，供应商就会抬价。确实不方便向厂家直接进货的可以向地区总代理，只有那些零星低值易耗品材料向经销商采购。我们从市级地区总代理购得的轴承比当地县城的要低20%，因为县城进货的与我们是同一代理商，经他转手又要重新开票产生费用和加上适当的利润，还要投入人力精力联系发货提货等等，因此，价格自然会上升。正如我们采购油泥、钢材等转为从源产地采购后，采购单价下降显著，很大程度上降低了采购成本。所以说，供应商的选择是询价比价的前提工作。6要有议价的能力和意愿，收集报价后可对服务质量好却价格稍高的供应商进行议价谈判。（四）议价谈判技巧 询价、比价是议价的基础工作，议价是询价比价工作升华与结晶。采购员通过询价，比价对产品的质量价格基本掌握市场信息，根据公司的产品采购要求基本上掌握高价与低价的范围，再与供应商进一步洽商，讨价还价确定最后的成交价格。要取得议价的成功，我们的经验是应掌握三个要点，一是议价前的准备工作，二是议价过程中的技巧运用，三是议价结果的合同签约。 1.工欲善其事，必先利其器。做好议价前的充分准备，对询价比价中收集的信息做好认真的分析，确定谈判目标，明确公司的立场和坚持的原则，设定变量的目标，确定谈判的范围，并议定好谈判的策略与方案。“知己知彼，百战不殆”，知己：即对自己的优势及势时必须作好充分的分析，有人认为了解自己很容易，其实不然，并不比了解对方轻松。俗话说：“当局者迷”，人们常常会犯过高或过低地估计自己的错误，因此，在评估自己时一定要慎重仔细。比方说你的优势是进货数量较大，资金充足，但你的劣势则是急需交货，一定要分析清楚。知彼：不光要弄清供应方的情况还要对整个市场有所了解。你不了解市场，你的说话底气肯定不足，对方一旦知道你对市场并不是很了解，他就会蒙你，他也会显得有底气，而占据谈判的上峰。假如你在询价时已经获取该厂家的产品卖给同行的出售价格，那么你议价自然就成功了一半，你有了底数，当然，还要注意人家告诉你的价格一般还是有水份的，所以，还要进行还价、议价。 2.掌握好议价过程中的技巧运用。第一，迂回入题，泰然自若，开场自如。在面对议价谈判对手时要显示自己的气节，谈吐自然，胆大心细，在战略上要貌视别人，在战术上要重视敌人，言谈举此要稳重有礼，心情要轻松稳健，和对方套近乎，先别直接议价，而是迂回询问式的自然入题，从了解他们的公司入手，了解他们公司的现状，从对方的回答中揣摩他对今天这单生意的迫切度。也可从了解他的工作入手或了解他现在的生产及销售情况入手，比如可以问问对方在公司工作的年限，原来在哪做过，假如，他以前做过很多公司，到这家公司也是刚来，这说明此人的做事信誉度也是值得考虑的，假如，该同志在这家公司搞销售已经数十年了，那一般来说应该属于办事稳重型的。而通过了解他的生产情况知道供方的供货能力，了解他的销售状况也可从侧面了解他对这单生意的迫切度。第二，细听洞察、慎出王牌。议价谈判的目的是双方都想达到利益的最大化，而议价谈判的实质就是双方利益的交换，如何用好自己的优势而获取更好的利益是谈判的关键，因此，要掌握好你手中的王牌，而且要适时适度地出好你的王牌。这就要求你细心地聆听对方的陈述，特别是要细心地注视对方的眼神，有研究表明在谈判当中，语言只占8%的信息，副语言占38%，最重要的是眼睛占54%，适时地把握出牌的时机。比方说你有大的采购量，你可以向对方透露一些信号，但不能一股脑倒出，要在关键的讨价还的时候再出牌，多给数量，必须要对方多给折扣。你若资金充足，肯定要对方让出现金交货的折扣。第三，实现双赢。实现双赢是确保合同顺利执行和保持双方长期合作的良好基础。实现双赢并非让你无故地让出你的利益，其实有很多微妙之处，在于你去挖掘。比如，你是新建工业园区的首批进住企业又是当地规模最大的企业，向供应商签订了厂区大门的安装协议，你可明确告诉对方，你在我公司安装大门，就是不赚钱，也得到了很好的广告效益，我们是当地大型企业，又是首批进住的，以后来公司参观的各级领导和企业是很多的，无形中给你做了广告，这种无形的效应处处都有，关键是你要学会去点拨它，从而使双方都觉得从中获得利益，达到双赢目标。 3.议价结果的合同签约。书面的合同签约是议价谈判的结晶也是确保订单顺利执行的重要依据。合同的执行一般来说还是靠信誉，但是书面的合同也不能疏忽，对每一个条款都要认真审查，哪怕是一个字有误，都会不一样。比如，原本谈好钢材数量是以实际过磅计重，结果在写的时候又变成以理论数量计重，这就完全变质了。还有合同中经常出现的违约起诉地，双方都想在自己的所在地起诉，在签订合同时就务必明确清楚以确保公司的利益。三、采购交期管理的重要性面对日益激烈的市场竞争局面，供应链管理成为企业取得竞争优势的一把利刃，而采购交期在企业供应商管理中扮演重要的角色。交期管理是采购的重点之一，确保交期的目的，是在必要的时间，提供生产所必需的物料，以保障生产并达成合理生产成本之目标。但由于中间环节众多，再加上诸多外界不确定因素的影响，采购周期往往很难控制，采购交期管理就显得至关重要了。那么如何进行供应商交期管理呢？供应商交期管理首先要明确供应商交期不准的四方面问题：原材采购、生产安排、生产制造和时间预期，然后从四个方面问题出发，合理管控交期：1、掌握供应商原材料采购情况-确认供应商原材料的采购渠道上游供应商的原材料品质，上游供应商的交期是否能满足要求，关键元器件的采购周期要特别关注等等。2、掌握供应商的产能情况-供应商的产能是否已经满负荷手否需要等待订单合作处理生产计划安排是否合理。3、掌握供应商的生产过程，包括物力方面机器运行是否稳定，人力一方面是生产技术工人操作水平，另一方面人员流失情况或生产效率等；4、生产时间管理则是要求供应商提供顺产进度安排表，了解顺产制造时间，不同工序的等候时间等等。其次要注意内部交期的管控，即：1、维持内部稳定：不随意更改产品设计，不随意更改生产计划，不经常更换采购人员等。2、严格控制物流运输时间。3、及时做好验收和检验工作。4、合理安排机动时间预留并计划出机动时间以作应急处理。同时注意不可抗拒力交期管控。只有做好了外部供应商和内部管理，还提前预计了各种不可抗力因素。这样的采购周期管理才是全面有效的，才能保证物料满足生产需求，保证生产的持续稳定进行。询价比价议价是中小企业采购人员的基本技能，也是企业控制物资采购成本的主要活动，有效的交期管理是确保生产正常运作的前提，如何做好这一工作还在于采购人员的综合素质与企业的综合管理水平。一个职业道德低下贪图私利的采购员再有本能也不会给公司创造效益的；一个管理制度不健全的企业，最忠诚厚道的员工也很难为公司出谋献策。因此，我们只有提升企业的管理水平，健全管理制度，提高采购员的基本技能和职业道德素质，才能是我们的物资采购工作做得更好，为企业创造更大的效益。