材料采购招标业务流程(7页).doc

-材料采购招标业务流程-第 7 页材料采购招标业务流程一、业务目标1、确保采购活动符合国家法律、法规和企业内部规章制度的要求；2、强化采购过程管理，确保采购物资的数量、质量符合企业生产需要，合理保证工程进度，促进企业实现发展战略；3、保证采购资料及数据记录的真实、准确、完整；4、加快资金周转，降低采购成本，防止资金占用，提高经营效率。 二、业务风险1、采购过程不合法或违反有关的规定，可能使企业遭受外部处罚、经济损失或信誉损失；2、采购物资数量、质量、交付服务不能满足规定需要，影响工程进度安排及企业发展目标；3、采购环节未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致经济损失；4、采购资料不完整或数据记录不准确，影响成本核算，可能影响企业的经济效益；5、采购工作效率不高可能导致资金占用、成本增加，影响企业的生产经营效率。三、业务范围 该业务主要描述了材料采购招标的相关流程，主要包括采购政策管理、采购订单及合同的审核与签订等内容，本流程所述之采购，原则上只限于公司自用的材料，若分包商以包工包料的形式供应的材料，则不在物资部门的采购工作范围之内。四、业务流程描述1、采购政策管理1.1 采购工作依据采购计划进行，采购计划由工程管理部按照项目实际情况需要进行编制，子公司物资管理部门对各工程管理部的采购计划进行汇总平衡，按本单位的财务预算确定总的采购计划， 由物资管理部门负责人签字批准。1.2 各级子公司物资管理部门负责集中进行物资采购、设备及料具租赁。1.3 在集中采购的原则下，物资管理部门根据物资的不同类型及地区经营的特点、项目个数的分布等情况，确定本单位各部门、项目部对各类材料的采购权限及具体的处理方式。1.4 大宗材料、贵重材料集中由子公司物资管理部门统一安排供应商选择、采购招标、合同签订等工作，各施工现场都严格遵从集中采购制度。1.5 零星材料采购由物资管理部门按供应商管理流程选择合格供应商。2、采购订单的审核2.1 子公司工程管理部物资计划人员组织编制采购计划，分别经项目经理、项目总工审核签字后报子公司物资管理部门。采购计划主要内容包括材料的品种、规格及有关之技术、质量、安全及健康和环保要求，所需数量和进料时间，在工程开工初期提交物资部门等。如果根据工程的实际情况需调整原采购计划，子公司工程管理部物资管理负责人通知上级物资管理部门，并提交新的经项目总工签字批准的采购计划。2.2 各级子公司物资管理部门对工程管理部的采购计划进行汇总平衡，按本单位的财务预算确定总的采购计划，由物资管理部门负责人签字批准。2.3 采购计划经子公司领导审核通过后，方能由物资管理部门负责实施材料采购的下一步流程。2.4 当工程合同规定企业需协助业主在货源地、收货地或工作现场进行检验 时，由工程管理部在采购计划中明确，各级公司在邀请供应商报价时加以规定以满足业主检验的要求。3、优先供应商采购程序3.1 向建材集团提供采购计划书，确定本次供货清单的品种、数量、供货方式等。 3.2 调整采购计划书内容（去除建材集团已供货内容），向集团建材销售公司提供采购计划书，确定本次供货清单的品种、数量、供货方式等。3.3 调整采购计划书内容（去除优先供应商已供货内容），进行招标准备。4、发放投标邀请4.1 子公司物资管理部门根据调整的采购计划，对符合条件的三家及以上材料供应商发出招标邀请书和招标文件。5、接受投标5.1 投标人按照投标邀请书和招标文件的要求递送标书，子公司物资管理部门接收投标书。6、开标和评标6.1 评标小组负责按照招标文件规定的评标办法和标准，遵循公开、透明的原则，严格执行分包招标开标程序，对投标文件进行开标和评审，并对开标过程进行记录及存档。6.1.1 根据同类型项目市场价格对各家报价进行分析比较，通过谈判确定价格。6.2 评标小组完成评标后，写出书面评标报告，推荐中标候选人。其中“评标小组评审结果”、“推荐的中标候选人”、“评标小组全体成员签字”三栏需要所有评标小组成员共同填写。7、确定中标人7.1 子公司物资管理部门将评标报告报子公司领导审批签字后，确定最终的材料供应商中标人。7.2 由子公司物资管理部门向中标人发放中标通知书。通知书必须经招标人盖章确认后生效。8、采购合同的订立与审核8.1 子公司物资管理部门负责起草材料采购合同文本。8.2 公司实行合同评审制度。子公司物资管理部门负责牵头材料采购合同的评审工作，组织法务、财务、工程管理、安全等部门参与合同的审核会签。8.3 合同审批程序8.3.1 申报。各级子公司的委托人在授权范围内签订材料采购合同，填写“材料采购合同签约申报表”（一式二份），报子公司领导审查批准。8.3.2. 签订。子公司所有分包合同均由总经理签订，或由授权的子公司分管合约的副总经理签订，在未经总经理授权情况下，任何项目部、任何人均无权签订合同。8.3.3 材料采购合同加盖公司公章或合同专用章后生效。报送至集团企管合同部进行备案、存档。 9、机械设备及周转料具的租赁 9.1 子公司工程管理部机械设备及周转料具管理岗位编制机械设备及周转 料具租赁计划，经项目经理、项目总工分别审核签字后报子公司物资管理部门，经子公司物资管理部门平衡协调后，确认对外或对内的租赁方式。 9.2 各级公司物资管理部门根据机械设备及周转料具租赁计划，对供应商的选择参见材料采购流程。 9.3 关于评标及定标过程，参见材料采购流程。 9.4 关于租赁合同的编制、审批与签订过程，参见材料采购流程。五、主要控制点1、采购计划的制订与审批。2、发出邀请申请与接受投标。3、开标和评标管理。4、中标人的确定与审核。5、采购合同的订立与审核。六、业务流程图