公司办公OA系统设计方案与对策与对策.pdf

.国诚中电科技国诚中电科技 XXXX公司办公公司办公 OAOA 系统案系统案部门设计校对日期目录目录一、公司现状分析 1二、OA 系统定位标准 1三、OA 系统功能模块 1. .word.四、预计 OA 系统应用效果 5五、厂商比对 6六、结论 7. .word.一、公司现状分析一、公司现状分析目前公司尚无系统化办公软件，导致存在诸多问题，主要分析如下：1.公司各部门诸多业务处理和操作工序繁杂，报表种类繁多无统一办公平台；2.缺乏标准化、规化的科学管理手段，导致公司各部门在理解、贯彻、执行公司政策和法规面相互之间存在差异；3.办公用品、会议管理、车辆、投影仪、公用电脑等的使用申请仅靠纸质登记，无电子留档，且纸质申请过程繁琐，影响办公效率；4.各部门之间数据信息不能共享、信息交换缓慢、管理本钱高、工作效率低，重复作业多；公文下达上传速度慢、沟通困难、信息传递失真等；公告通知仅依靠微信告知员工，留底、存档工作很难进展；5.领导无法对业务过程和企业资源进展科学、有效、及时的优化配置和监管；6.大量的极其有价值的历史数据被丧失，对企业业务的长期开展造成损失；7.办公信息化程度普遍不高，公司仅仅依靠，介绍本公司的情況，而企业部的信息处理仍然处在 office +打印机的层面上；8.公司审批流程通过纸质版审批期较长。因此各部门为更好的梳理办公流程，提升办公效率，提升公司信息化办公水平，拟上线 OA 办公系统，并制定此案。二、二、OAOA 系统定位标准系统定位标准根据公司办公需求，本次上线 OA 系统用户人数为 100 人，将建立一个运行稳定、适应长远开展的网络办公系统，实现“网络办公、 “网络沟通、 “网络审批、 “知识管理、“网络决策的信息化建立思路，实现信息高效传递、无纸化协同办公、远程移动办公、科学规管理，使工作效率明显提高，使员工工作更加简化，使信息获取更加容易，使决策制定更加准确；使管理变得更加灵活、更加科学，抗风险能力、创新能力、应变能力迅速加强，历史数据长久保存，从而最终提高企业的综合竞争力。三、三、OAOA 系统功能模块系统功能模块根据所定 OA 系统标准，选择所需功能模块包含有以下面：1.个人事务：1.1. 电子：用于部、外部的收发，相互转发；1.2. 部短信：主要起通知、提醒和交流作用；1.3. 任务中心：协同处理临时事项，并对完成进度进展记载；1.4. 公告通知：具有通知公告查看和查询等功能；1.5. 新闻：新闻的评论、管理和查询功能；1.6. 投票：主要用于意见收集、XX 决策、结果测试等；. .word.1.7. 个人考勤：主要用于对公司部员工考勤的管理，包含外出登陆、出差登记等；1.8. 日程安排：主要是对未来要做的事务进展安排、提醒、查询和管理；1.9. 工作日志：主要是对已经做的工作进展记录，如报，月度总结等；1.10. 个人文件柜：用来存放个人文件。支持建立多级目录，可共享给他人阅读；2.工作流程：2.1. 新建工作：发起流程，从对应流程文件夹中选择需要的模板，开场填写表格；2.2. 待办工作：审批流程，可以审批各用户转交来的流程；2.3. 工作查询：查询自己发起和审批或被授权查询的流程，查询结果可导出 EXCEL；2.4. 工作监控：可以对有监控权限的流程进展转交、委托、完毕及删除等；2.5. 数据报表：事先设置流程报表，自动汇总形成图表，如汇总求和，计算平均值等；2.6. 超时统计：对办理中的流程超过规定时间的流程进展统计；2.7. 工作委托：因出差等原因需事先把自己审批的流程委托给相关人员办理；2.8. 工作销毁：对删除的流程进展彻底清理，相当于 windows 的回收站；2.9. 流程日志查询：查询流程每一步骤的办理日志情况；2.10. 数据归档：对数据进展统一归档，即节约效劳器空间，也便保存，查询3.行政办公：3.1. 公告通知管理：可以发布公告、查询公告，并可查看公告接收者对该公告的查阅情况；3.2. 公告通知审批：可以对公告的容进展审批，审批过的公告才可以发布出去；3.3. 新闻管理：和公告管理类似，不同的是新闻允评论，而公告不允评论；3.4. 投票管理：类似于网络调查，可以自定义投票工程供投票者去选择；3.5. 日程安排查询：可以查看下属自己安排的日程容，也可以对下属直接安排工作；3.6. 工作日志查询：可以查看下属写的工作日志，并可以对日志进展点评及共享；3.7. 管理简报：统计各用户各项工作的数量，查看企业目前的工作状态；3.8. 工作方案：多人参与，参与人随时可以看到任务进度，有权限人员可以点评；3.9. 办公用品管理：办公用品、低值易耗品的登记、领用、管理,可以生成各种统计报表；3.10. 固定资产：实现固定资产的录入，生成资产卡片，生成相应的查询报表；3.11. 图书管理：实现图书的管理录入、借阅、查询、管理；3.12. 资源申请管理：对相当设备的进展管理，排出使用日期等，如笔记本电脑、投仪影等；3.13. 会议申请安排：对会议室进展预约登记、会议申请、批准，会议纪要等进展全面管理；3.14. 车辆申请安排：对车辆使用申请、批准、预约情况、维护费用等进展全面管理；. .word.3.15. 公共通讯薄：按组查询人员通讯信息；3.16. 组织机构信息：可以查看单位、部门、用户相关信息；4.知识管理：4.1. 公共文件柜：帮助用户实现文件系统化管理，可针对不同角色、不同用户授权；4.2. 网络硬盘：类似 FTP，针对效劳器上相应路径授权，存放资源文件；4.3. 图片浏览：主要用于放 JPG、GIF 等图片格式文件，可以直接预览、播放；4.4. OA 知道：类似百度知道，问答式的知识积累，可以提问、答复、查询等；4.5. 维基百科：类似于百度百科，词条式多人共同编辑完善的知识管理式；4.6. 文档检索中心：针对日积月累的数据进展检索，并支持OFFICE,PDF 文档里面来的文字进展搜索。便后期对文档数据的查找。5.人力资源：5.1. 人事管理：主要实现档案资料的录入、查询、及统计分析等工作。实现单位人事档案的建立、查询、导入、导出等功能。可以实现如合同到期的定时提醒，可设置附件。包括人事档案、合同评审管理、奖惩管理、证照管理、学习经历、工作经历、劳动技能、社会关系、人事调动、离职管理、复职管理、职称评定、员工关心、人事分析等子模块；5.2. 招聘管理：实现从招聘需求到人员招聘、选才等过程细分为招聘需求、招聘方案、人才库、招聘筛选、招聘录用、人才分析等模块；5.3. 培训管理：主要包括培训方案、培训审批、培训记录等模块；5.4. 考勤管理：对在 OA 上考勤的数据进展统计，同时对考勤进展设置包括考勤审批、考勤记录、考勤统计、排班管理等模块；5.5. 薪酬管理：通过 OA 发放工资条，可以自定义工资构造细分薪酬工程设置、薪酬基数设置、工资流程管理、财务工资录入、部门工资上报、福利管理等模块；5.6. 员工自助查询：员工可以查询自己的根本信息、职位情况、教育背景等容；5.7. 人力资源设置：可以设置考勤、人力资源管理员及 HRMS 相关代码；5.8. 在线考试：通过 OA 进展考试，标准化选择题，自动评分,包括题库管理、试题管理、试卷管理、考试信息管理、参加考试等模块。6.档案管理：6.1. 卷库管理：建立相应的库；6.2. 案卷管理：建立相应的卷；6.3. 文件管理：建立相应的文件；6.4. 案卷借阅：对文件进展相应的人借阅，带相应的审批；6.5. 档案统计：最终档案的统计分析；. .word.6.6. 档案销毁：对于不需要的档案进展销毁；6.7. 系统设置：对 CRM 各模块中的代码进展设置；6.8. 我的任务：用户在各工程中需要完成的工作任务。7.工程管理7.1. 我的工程：支持一级审批和免审批立项；7.2. 我的任务：分解下来的工程任务；7.3. 工程审批：对于所立工程进展审批；7.4. 工程文档：对于工程过程中所形成的文档进展管理；7.5. 工程问题：工程中产生的问题进展咨询及处理；7.6. 根底数据设置：相应的参数设置。8.交流园地8.1. 讨论区：单位的部的 BBS，可以设置多个主题，有权限的人参与讨论；8.2. 论坛：可以集成 Discuz 超级社区论坛；8.3. 文本聊天室：可以在对应聊天室中与其他用户进展文本聊天；8.4. 语音聊天室：需要安装 MeChat 聊天效劳器后可以进展语音聊天；8.5. 网络会议管理：包括发起会议、删除、完毕、加人、会议记录等操作；8.6. 文本聊天室管理：可以设置聊天室名称，并可以进展删除、关闭、删除记录等操作。9.系统管理：9.1. 组织机构设置：设置单位名称、部门、用户及角色与权限设置；9.2. 工作流设置：定义工作流表单、流程等，并对流程进展分类；9.3. 行政办公设置：设置公共网址、工作日志、公共通讯薄、公告通知、文件套红模板；9.4. 知识管理设置：可以对公共文件柜、网络硬盘、图片浏览进展权限设置；9.5. 信息交流设置：设置短信提醒、讨论区、词语过滤、信息过滤审核；9.6. 定时任务管理：有定时发起流程、工作流超时催办、数据库定时备份等；9.7. 紧急通知设置：可以设置桌面模块及桌面显示窗口两种不同容及显示式；9.8. 界面设置：可以设置 IE 标题、主界面、登陆界面等容等；9.9. 状态栏设置：可以设置底部需要显示的文字；9.10. 系统代码设置：对 OA 中各模块设置不同代码；9.11. 自定义字段设置：可以设置 IE 标题、主界面、登陆界面等容等可以对 OA 中模块自定义字段，用于增加对应表的输入容；9.12. 数据库管理：对数据库进展优化、修复及导出、导入、备份、复原等操作；9.13. 系统日志管理：可以查询日志、统计日志及管理日志；9.14. 系统资源管理：分资源监控可以监控部短信和部、数据压缩、文档备份管理、. .word.资源占有情况查询、资源回收、IM 资源管理等；9.15. 系统访问控制：可以设置 IP 段，也可以设置外网访问权限；9.16. 系统平安设置：可以对密码强度、登陆次数、是否启用 USB KEY使用 KEY 登陆需单独购置等进展设置。10. 文档在线阅读与编辑：支持 Office 文档Word、Excel、Power Point 文档在线编辑，无需下载，自动上传，支持痕迹保存，支持 pdf 文件在线阅读，客户端无需安装 pdf 阅读器。11. 客户端工具：除浏览器登录外，提供 OA 客户端工具，实现开机自动登录 OA ，支持外网地址快速切换。12. 智能门户：我的门户、门户管理、门户模板、门户部管理，一站式信息效劳中心、强大的容管理、个性化设计和定义、与 OA 业务严密集成，支持门户属性自定义，门户编号、名称、类型、logo 信息、是否开启、门户访问权限、管理权限，支持总部门户、分子公司门户、部门门户、个人门户、信息门户等。13. 移动客户端:实现无线移动办公,提供、公告、工作流、微讯等模块功能，随时查阅办公数据,14. 签章：14.1. 工作流表单网页手写签章：支持 web 网页签章，用户在表单中，通过签章组件进展签章的操作，以保证网页表单数据的平安性，防篡改和可鉴别，提高了网页签章的权威性、规性，符合电子签名法那么。14.2. 手机签章组件：手机签章组件是将特定手机签章，与客户的智能手机硬件或信息捆绑，当客户使用智能手机 OA 客户端，进展工作流等审批操作时，可以实现平安的签章功能。14.3. Office 平安签章： 支持 OA 系统中所有 Office 文档的电子签批、 骑缝章、 信息验证、生成二维码等功能。印章平安可信，防伪防盗。加强协同办公中的平安性。15. 效劳器：OA 系统效劳器可以由公司自建效劳器，也可租赁工业云平台。16. 与 ERP 系统的对接以及与企业的对接。四、预计四、预计 OAOA 系统应用效果系统应用效果1.创造数字化办公环境，突破沟通障碍，基于 INTERNET 技术实现全球化远程办公和移动办公；2.改善沟通，建立企业部信息门户，统一信息发布平台，促进文化建立以公告、新闻、论坛等多种式和手段建立立体沟通平台；增强组织成员参与的兴趣、辅助完成文化建立；3.加强组织行为管理，监控制度执行与工作绩效，工作任务实时督办，提高成员的执行力；. .word.4.过程控制，规管理，制度流程驱动、表单展现，提高管理能见度；随机协作过程、结果可视化、提高授权协作有效性；组织及体系化管理手段实施平台实现跨部门流程化协同工作，加强业务规，提升工作效率；知识管理，打破信息孤岛，实现知识、经历的随时积累共享、提升学习能力；激活企业硬件投资，提高部资源利用率，实现无纸化办公；提升单兵效率，有效抑制人力数量增长。客户关系，全位掌控客户资源，稳定客户关系，提升客户效劳质量；通过全面的企业信息化解决案，快速提高整体信息化水平，提升企业未来竞争力；规企业信息管理，多级权限控制，确保企业信息平安；加强多层次沟通，实现全员参与，成为塑造企业文化的良好平台。5.6.7.8.9.10.五、厂商比对五、厂商比对根据所指定需求功能，选择市场业实力较强的泛微、通达OA 以及新型办公软件金蝶云之家进展综合比照，如下表所示。表 1 OA 厂商比照公司名称公司名称泛微泛微复星集团、XX 医药、三胞集团、得力文具、万达主要案例主要案例集团、大益集团、SMG、公牛集团、中国海运、PICC、合力叉车、百丽集团等版本信息版本信息并发用户数并发用户数效劳器效劳器1、工程管理增值组件局部增值组件局部2、集成接口e-officeV9.0100标准版 100 用户100租赁云平台1、 工作流表单网页手写签章；2、手机签章组件；3、office 平安签章系统架构模式系统架构模式联系联系表 2报价比对公司名称公司名称泛微泛微 OAOA通达通达 OAOA金蝶云之家金蝶云之家经理c/s 架构浏览器/效劳器经理经理工程管理组件云之家100通达通达中国兵器工业集团、中国航空工业、中船重工、中国冶金、中国电子科技集金蝶金蝶XX 海事局、珍宝岛药业、中华全国工商业联合会、医学院、中源协和、长济团、中核工业、 中国一重、 高速、西瓷、远视科技等三环集团、蒙牛乳业等. .word.软件平台费用软件平台费用增值局部费用增值局部费用实施效劳费用实施效劳费用合计总价合计总价优惠价格优惠价格实施期实施期14900035000用户数 50070283501973505920516%专票1-3 个月1、软件升级： 小版本升级免费，大版本升级费用为合同费用的 10%；2、 自验收通过之日起乙享受一年的免费维保，以后39800 元30000 元签章35000 元104800 元79800 元3%专票3 个月本报价针对的为通达标准版 100 用户。注册用户数100，并发用户数 100，即时通讯 100，移动客户端100。除包含有通用功能外，新增组件包括工作流表单网页手写签章不限制印章个数、手机签章组件不限制印章个数、office平安签章包含 3 个 KEY，可以保存 3-6 个印章。7000 元100 人709950工程管理 50 人200003695020 天云之家系统报价收费均为按用户数收费，本次报价按照用户数 100 人为准， 70元/人；工程管理板块实际用户人数按照 50 人制定，199 元/人。云之家板块中的签章板块不加密，无防伪功能。报价说明报价说明每年的维护另签合同；3、 本报价不含第三产品和二次开发费用，如需开发按 2500 元/人天结算；合同签订后 30%，需求调付款式付款式研完毕后 30%，系统调试安装完成之后 30%，系统上线运行之后 10%。合同签订后 50%，软件安装注册成功 30，工程实施完成验收合格后 20%。厂商比较说明：根据调研，通达 OA 主要集群客户为大型国企，依附于中国兵器集团，从事OA 行业时间较长，主要宣传途径为客户宣传，其功能较多，技术实力较强，性价比好，有售后支持保障能力，但通达开发技术为 PHP 较落后，扩展能力差。围 OA 根本功能较完善，宣传力度大，技术成熟，效劳有保障，客户群围较广，大、中、小企业均有涉及，并有针对性版本，开发技术为 JAVA，整合性好，开发敏捷。金蝶云之家为新研发办公软件，其在市面上使用客户较少，且功能不够齐全，相关稳定性还不能得到确定，价格廉价。六、结论六、结论. .word.结论结论申请部门：生产部责任部门：需求时间：2021 年 7 月 30 日工程名称：企业办公 OA 系统案申请原因:1.企业集成化、无纸化办公需要；2.企业信息化建立需要；3.企业办公交流系统，资源共享，办公效率提升等需要；4.企业部门户建立需要。最终建议：根据调研比对结果，建议从围和通达OA 两家厂商中选择其一，用户数初步定为100 人，按照需要可将签章组件模块参加，也可在软件系统实施完毕后根据需要增加该模块，待ERP 上线运行后进展 OA的实施工作。申请人：财务部意见：部门主管：采购部意见：分管副总：总经办意见：总经理意见：. .word.