合同管理系统详细设计说明书.pdf
.合同管理系统详细设计合同管理系统详细设计2013.11.27系统欢迎界面系统欢迎界面待办信息要求：根据角色不同，能不能提供个性化的页面， 比如今日商务待处理事宜等，任务根据实际情况指派，由当前角色进行任务或下一流程指派。.v.1 1、客户基本资料管理、客户基本资料管理客户为创建合同时的必选对象， 基本资料共有两个部分： 客户资料和关联信息。 基本信息包含客户基本信息、开票信息、联系人、客户备忘、客户附件等。关联信息有多项内容，含合同信息、合同标的、审批信息等。对于客户的基本资料和关联信息此处设置必要的打印和查询关联。1.11.1 客户资料客户资料1.1.11.1.1、客户基本信息客户基本信息对客户基本信息进行增、删、改、查功能。查询条件：客户名称、客户编号、开票名称、行业等。相关字段：客户 id，客户名称、客户类型、客户编号 (自动生成)、行业 （选择） 、省 （选择） 、市 （选择） 、联系地址、邮编、公司网址、首要联系人、办公电话、职位、移动电话、传真、E-mail、QQ、法定代表、注册资本、币种、实收资本、公司类型、成立日期、经营范围、营业截至日期、负责人，备用 1，备用 2。 （*红色为必填项）tip：客户类型：行业客户、普通客户、渠道合作伙伴【用户添加时，以下拉列表选择】.v.客户编号：规则 LJKJ+4 位年份+2 位月份+2 位日期+001999【系统根据改天客户排序自动排好，此项可手工修改】营业截至日期：客户管理自动判断营业日期是否过期，如过期，则在页面进行提醒，及时更换营业附件或进行相关更新。1.1.21.1.2、开票信息开票信息每个客户设置一条开票信息，并设置修改权限。在打印发票时，自动调取开票信息。相关字段：名称、纳税人识别号、地址、 、开户银行及账号（必填项）功能：修改，添加（附：可与客户基本资料设置同一张表）1.1.31.1.3、客户附件客户附件客户附件是对有经营单位的客户上传三证（营业执照、税务登记证,机构代码证）和直接负责人员。并设置增、改、删功能。如图所示管理：相关字段：附件名称、附件类别、附件说明、上传日期、附件文件名、上传人。1.1.41.1.4、联系人联系人管理客户的相关联系人，并设置增、改、删功能。相关字段： 、职务、办公电话、移动电话、传真、E-Mail、备注。1.1.51.1.5、客户备忘客户备忘对客户设置备忘录，并设置增、删功能。.v.相关字段：说明事项、内容、提交人、提交日期。1.21.2 关联信息关联信息根据客户合同内容关联客户其他信息，并可打印客户信息单和导出客户信息表1.2.11.2.1 打印打印可对该客户的各项资料进行打印客户信息单。打印内容：客户基本资料、开票信息、相关项目、资金统计等.v.1.2.21.2.2 导出信息导出信息对所选择的客户导出.xls 表2 2、合同管理、合同管理合同基本资料共有两个部分： 合同资料和关联信息。 基本信息包含合同基本信息、 合同文本、合同标的、合同附件、计划资金、资金条款、合同备忘等。关联信息有多项内容，含实际资金、发票、资金统计、进度、合同变更、审批记录等。对于合同的基本资料和关联信息此处设置必要的打印和查询关联。2.12.1 基本属性基本属性对合同基本信息进行增、删、改、查及合同复制功能。查询条件：合同名称、合同编号、合同对方、签约日期等。.v.相关字段：合同名称、合同编号、对方合同编号、合同类别，签订日期、生效日期、计划完成日期、合同金额、币种、印花税额(可改为选填发票类型：增值税普通、增值税专用)、合同对方、所属项目、负责人、审批状态、合同状态、盖章状态、借阅状态tip：合同类别：采购合同、直销合同、分销合同合同编号规则（默认，可修改） ：LJCG（采购）/LJZX（直销）/LJFX（分销）+年（2013）+月（11）+日（04）合同排序（001） ，例：LJCG20131104031共 15 位审批状态：未提交0，审批中1，审批通过2，审批拒绝-1，已作废-2，已盖章3，已归档4，合同执行 5，已开票 6，完结 10.借阅状态：默认（在库）0，空缺-1除此之外，设置合同复制功能，点击已有合同复制后，新增一条除编号，状态不同其他内容都相同的合同。2.22.2 关联信息关联信息根据合同内容需要设置其他相关信息2.2.12.2.1 合同文本合同文本设置合同文本信息的增、删功能相关字段：文本名称、文本类别、文件、文件说明、建立人、建立日期。Tip:文本类别：合同正文、补充协议、会议纪要、设计方案、合同盖章扫描件、其他合同附件.v.2.2.22.2.2 合同标的合同标的设置合同标的信息的增、删功能相关字段：名称、规格、数量、单价、添加人、添加日期2.2.32.2.3 计划资金计划资金设置合同计划资金信息的增、删功能相关字段：名称、金额、结算方式、计划完成日期、备注Tip:结算方式：现金、支票、电汇。2.2.32.2.3 资金条款资金条款资金条款管理。相关字段：资金条款，合同id3 3、合同执行、合同执行3.13.1 合同审批及调整阶段合同审批及调整阶段对于已拟定无误的合同有以下操作提交审批、合同作废、合同盖章.v.3.1.13.1.1 提交审批提交审批提交审批后，审批状态更改为审批中（1）提交审批：默认（0）审批中（1）3.1.23.1.2 审批通过及拒绝审批通过及拒绝审批拒绝后，审批状态由审批中（1）审批拒绝（-1） ，拒绝可填写拒绝理由。审批同意后，审批状态由审批中（1）审批通过（2）审批通过的合同自动进入盖章环节3.1.33.1.3 合同作废合同作废合同作废，合同状态由默认（0） ，审批中（1） ，审批通过（2）-已作废 -2注：合同作废环节可由领导操作或者销售人员操作。在归档之前，均可作废3.23.2、盖章管理、盖章管理3.2.13.2.1 合同盖章合同盖章合同审批通过后，由相关人员（商务）将合同文件盖章，将纸质合同扫描为pdf 文件，上传服务器进行归档。用章的同时，记录用章信息。此处仅记录我公司盖章状态.v.基本属性：用章人、用章日期、用章申请人、盖章份数、每份盖章数量、用章状态、盖章数量Tip:执行条件：审批通过（2） ，盖章操作后，更改合同状态为已盖章（3）合同状态：审批通过（2）已盖章（3）3.2.13.2.1 合同归档合同归档合同用章后，执行操作“合同归档”,由商务人员将纸质合同扫描成 pdf 文件，上传系统归档。归档后，可进行在线合同查询合同。合同状态：已盖章（3）已归档（4）归档人、归档日期、归档份数、归档说明，档案柜编号3.2.23.2.2 合同借阅合同借阅记录纸质合同借阅记录，合同新建借阅前，判断合同借阅状态。借阅状态：默认（在库）0，空缺-1，并可查询合同借阅记录查询条件：借阅日期，借阅人，合同名称功能：借阅增、删操作。.v.相关字段：借阅人、借阅日期、借阅说明、借阅份数、借阅经办人、归还日期、归还人、归还经办人3.2.23.2.2 其他用章管理其他用章管理记录非合同类用章情况。用章记录增、删、查查询条件：印章名称、用章日期、用章申请人相关字段：用章人、用章日期、印章名称、盖章总量、用章申请人、用章情况说明。3.33.3、合同执行进度、合同执行进度执行条件：合同归档合同归档后，由销售人员决定何时提交执行合同，合同执行后，更改合同状态。合同归档（4）合同执行（5） ，采购合同、直销合同类合同提交执行合同后，直接进入申请发货进度页面。进度提交后，由商务处理3.3.13.3.1 计划进度（供货、收货、资金）计划进度（供货、收货、资金）合同归档后，销售人员制定相关的计划执行进度，进度属性包含三类：供货、收货、资金。对于供货进度，设置提交审批动作。提交审批后为商务人员待处理事宜。制定计划：销售人员制定不同的进度计划，用于完成规定期限内的合同内容。.v.相关字段：进度名称、金额、进度描述、执行人、进度属性，计划开始日期、计划完成日期、备用，提交审批后，进度状态为1，升级为商务待处理状态。提交人可见。进度属性：资金（勾选后） ，自动出现资金额度文本框，填写资金额度。同时设有进度附件。相关字段：附件名称、附件类别、上传日期、附件说明、附件文件3.3.23.3.2 供货进度供货进度销售人员根据既定的供货进度计划，对合同进度的执行详细情况做进度明细登记。商务人员对已提交的供货申请，商务批复有三种： A 库存B 需采购 C 已到货。商务可对提交的供货申请做多次批复 ，以通知货物状态。回复内容销售可见。相关字段：.v.进度执行情况、开始日期、完成日期、累计完成，审批状态、提交人。Tip:系统根据进度执行情况， 自动计算进度状态。非资金类的按进度执行天数。 资金类的按资金完成计算完成百分比。对于采购合同、直销合同，商务可直接处理发货等操作；对于分销合同，商务在处理时，系统提醒，需收款额度 0 时，才可对提交的进度申请处理。3.3.33.3.3 收货进度收货进度当库存不足时，商务自行提交定货合同，商务收货后，可直接登记明细。修改合同状态3.3.43.3.4 收（付）款进度收（付）款进度合同归档后，对每次的收（付）款记录收（付）款操作合同收（付）款，选择合同，提交资金金额、结算方式、票据号码、结算日期提交收（付）款，收（付）款后，显示已完成、可核销余额、本次核销、全部核销金额等内容。在合同资金进度中，根据合同实际的收（付） 款金额，自动计算合同款项完成情况和完成比例。合同完成 100%时，自动提醒合同已完成，提交完成合同报送，合同执行结束。相关字段：资金金额、票据号码、结算方式、结算日期、备注.v.4 4、创建采购合同、创建采购合同参照 2 合同管理5 5、发票管理、发票管理5.15.1 发票管理发票管理发票管理用于发票在系统上的记录。发票按来源分为两类，接收、开具。接收类的发票根据对象不同分为合同类发票， 非合同类发票， 此类发票接收后， 商务确认后，记录接收发票记录即可。开具类发票，根据对象不同分为合同类发票， 非合同类发票，此类发票经领导审批后，才可开具，审批的同时登记开具发票记录。相关功能：发票增、删、改、查查询条件：发票类型、开票日期、发票对方、纳税识别号相关字段：发票类型、发票来源、相关合同、发票金额、开票日期、发票号、发票对方、备注、备用 1Tip:发票类型（增值税发票14%，增值税专用发票 7%,普通发票 6%）发票来源（开具、接收）.v.相关合同：设置合同选择框，发票合同字段为空的为未关联合同，不为空的为合同类发票。（可选） 。选择合同后， 页面下方发票内容自动关联合同标的。 否则， 用户可增加、 删除相关发票内容。（发票内容：名称、规格、单价、数量、金额）发票对方：设置选择框及可输入框。选择对应客户（供应商）时自动关联纳税人识别号、地址、 ，开户银行及帐号信息。否则，可手工录入。创建完成后，确认,可提交审批。发票审批后，更新合同发票状态。合同完成。5.15.1 发票审批发票审批（确认）（确认） 开具的发票审批后，系统自动记录审批时间，审批通过后，系统自动提醒相关人， 待处理发票，可对发票进行打印操作，对于合同类的发票，自动关联合同中开票单位、标的等信息，发票打印后，可更新合同中发票状态。 接收类发票经商务确认发票后，系统自动记录确认时间及相关信息。 系统提供发票的不同查询方式。6 6、合同完成处理、合同完成处理合同完成：收（付）款完成、收（发）货完成，发票完成完结 10.合同状态-10.v.
