装饰公司行政助理工作职责110818(5页).doc

-装饰公司行政助理工作职责110818-第 5 页行政助理工作职责一、 早会1、 早会前检查店面卫生状况，督促值日生打扫卫生。2、 8点50统一组织开早会，点名，确定员工是否到齐及去向，说一下前一天新客户到访情况，传达总部的通知，及时总结并解决店里日常工作中出现的问题。二、行政前台接待1、 接待来访者(1)接待不明目的的来访者，先问清对方来访原因，根据原因来看是否是无关人 员，还是需要找公司相关人员再进行接待。(2)若是上门咨询客户，初步了解客户的情况安排客户就坐，送上水及«家装宝典»等，找店长安排合适的设计师与客户进行沟通，交谈期间帮助设计师提供谈单所需资料。(3)若是主材商，看是否是与公司合作的主材商，如不是公司合作的主材商应婉转拒绝，告知上班时间在公司推销，会影响他人工作，若是公司合作主材商，看设计师是否有时间，在不打扰设计师正常工作的前提下，可安排与设计师沟通。2、 接听咨询电话 拿起电话首先应讲“您好，城市人家”(1)若是客户咨询应问清楚客户的姓氏、装修房屋地址、面积等基本情况，并告知领导安排相关设计师及时与客户联系。(2)若是投诉应耐心了解客户投诉的情况，能解决的联系相关工作人员帮客户解决，切忌随便承诺；不能解决的，及时联系领导或总部客服为客户解决问题。3、 接收快递快递公司送来的物品，帮助员工签收，并保管好物品，及时转交给公司员工。三、行政与各部门的沟通1、与财务的沟通每天收客户交的各期款项，并去公司指定的银行，汇给总部财务，每天下班之前，把“财务报表”发给总部财务，协助财务统计交款事项。每周期统计，“周期签单情况”发至总部财务及副总邮箱。3、 与客服、工程部的沟通客户交完尾期款后，给客户开“保修单”，并找出水电改造光盘交给客户，月末之前交至总部工程部。及时与工程部申请保修单，避免店面保修单短缺。客户家如需做保洁，保证其在尾款交完的前提下，了解清楚客户房屋的地址、面积、联系电话、设计师及时上报工程部，给客户安排保洁。客户有送锦旗到公司的，及时把锦旗照片传给客服部，以便项目经理及相关人员奖金的及时发放。4、 与材料部、企划部的沟通（1）签订合同时，有时会赠送给客户家主材，当客户需要安装时，了解客户主材安装的地址、赠送主材项目、设计师等，上报至总部材料部，以便及时安排安装。（2）店面为了推广宣传，要做的广告、条幅、展板等要及时写申请，联系企划部帮忙设计与制作。（3）每周四统计员工是否需要做名片，报至企划部。（4）展会前与企划部沟通会场布置、宣传等相关事宜。5、 与行政人力资源部的沟通（1）每天统计“员工变动情况”,下午四点前发至人力资源部主管邮箱。（2）每天统计来访客户，制作“店长日志表”，下班前发至行政人力资源部及副总邮箱。（3）每周组织例会做好“会议纪要”发至行政人力资源部。（4）每周期第二个周六，统计店面通讯录，并注明新入职及离职人员名单，发至行政人力资源部。（5）签完的合同拿到行政人力资源部盖章，并把“员工业绩清单”交至行政人力资源部。（6）每周期店面申请的办公用品做考勤时，把“申领申购单”交至行政人力资源部。（7）每周期初周一去总部做上一周期考勤。考勤时候需要带的东西：1、手工考勤签到表；2、请假（未打卡）假条；3、新员工入职资料及离职员工资料（若有就带，人员无异动就不用）。（8）新员工入职在店面填写“招聘登记表”及“致新员工的一封信”安排初试复试，待面试合格，给总部行政人力资源部发“员工变动表”及时通知总部，让面试合格者带身份证复印件2张，一寸照片2张去总部办理入职手续，如有离职员工，帮其在店面办理完手续，通知总部让在店面办理完交接手续的员工，去总部办理离职手续。四、 会议制度1、 前期准备每周组织店面员工开例会，提前通知开会的时间地点，准备好“点名册”、“会议登记本”与店长沟通根据每次会议内容的不同准备相关的物品。2、 会议记录组织大家开例会，进行点名，统计参会人数情况，记录下会议主要内容。3、 会后工作整理会议记录，发至行政人力资源部。五、 库房管理（1）保管库房里的物品，数量齐全及物品的完整性，每次出库入库的物品做好出入库登记，并要求相关人员签字确定（2）管理好店面的公共物品，定期配合总部进行物资盘点六、 店面日常开销的管理定期到财务借款，缴纳店面的水费、电话费、电费、物业费等，做好统计从各方面节约开支。七、 展会制度1、前期准备（1）准备物品：优惠细则（人手一份）、拱门、展架、大喷绘、收据、合同、气球、客户登记表、礼品登记表、打印机、打印纸、碳素笔、胶棒、白板笔、透明胶带、图钉、曲别针、插排、报价表、计算器、订书器、印章、绶带、抽奖箱等（2）联系参会主材商，通知其展会地点、时间、及布展时间、主题要求等（3）打印优惠细则，保证人手一份（4）准备展会所需水果等（5）安排人员布置会场（6）申请展会所需物品、礼品2、 会场职责等记来访客户，发放礼品，统计收款礼品发放情况3、 会后整理（1）安排撤展，清点展会物品，整理来访客户，复印一份给市场部对单，待整理完整，给店长一份，整理成电子版，发给行政人力资源部一份，副总一份（2）统计展会收款情况，整理完毕，发至总部财务（3）整理核对展会发放礼品情况，发至行政人力资源部八、 行政助理帮助领导定期统计近期来访客户，便于领导了解客户质量及设计师谈单情况，统计在施工地及未开工工地等数据。九、 定期组织大扫除，并检查打扫情况，周末检查员工着装情况。