货代操作各岗位职责与操作流程(5页).doc

-货代操作各岗位职责与操作流程-第 5 页货代操作各岗位职责与操作流程 为规范货代部日常工作，明确各岗位职责，加强内部协调配合，特制定本规范。 第一部分，风范自律第一、遵规守纪，严格遵守各项制度规范要求做个合格的百瑞特人第二、细致耐心，认真对待每件事情尽职尽责做好本职工作第三、热心诚挚，持续为客户提供专业优质的服务第四、诚恳好学，不断提升自身服务能力和综合素质第五、快捷高效，及时准确有效地服从执行上级指令第六、忠诚奉献，积极努力为团队进步发展献计献策第七、团结互助，胸怀宽容博爱的团队共建精神第二部分，岗位职责依据工作需要和工作环节在货代部内设立有经理、部门主管、操作、调度、文件、客服和销售等岗位，各岗位相辅相成构成货代部完整的运作机制。第一、职位与职权部门经理：1、管理团队的组建、管理和提升2、配合公司战略发展，筹划、推进和评估本部的长短期目标 3、各部门总体运作的计划、协调、推进和评估部门主管：1、部门团队的组建、管理和提升 2、各部门日常运作的协调、推进和评估3、报价对内与对外的更新、发布和核批 4、业务的受理、指派和跟踪 5、市场目标的制定、推进和评估操作：1、业务的审核、运作和跟踪 2、费收的核实、确认和输入 3、业务的完结、统计和分析调度：1、门点服务/仓储服务的受理、协调和安排 2、门点服务/仓储服务的跟踪、反馈和完结 3、月度统计、分析与评估文件：1、提单的确认、核对和签发 2、操作的日常事务助理 3、月度统计和分析客服: 1、业务的受理、指派和跟踪 2、报价的对外发布、跟踪和核实 3、客户日常操作维护销售：1、业务的报价、揽取和跟踪 2、报价的对外发布、跟踪和核实 3、客户日常销售维护第二、职权与职责1、经理管理 部门经理和主管对部门内日常事务和人员具有指派工作、协调次序、管理决策的权力和义务。2、权责对应部门内所有人员应依据各自所在职位的职权配置，积极主动尽职尽责地完成日常本职工作。3、能动互助部门内所有人员应重视自我促进业务素质和工作能力，积极主动协助关联职位成员完成日常本职工作。第三、个人与团队 1、对任何事件，各成员应首先积极努力地尽己之所能处理。2、对超越自身处理能力或不能清晰判断处理结果的要求或者事件，需立即请示上一级职权直至部门经理要求协助，并依据上一级和或者部门经理的指令或者指导及时处理并反馈、总结。3、各职员日常应积极主动学习积累有利于促进改善本职工作的知识和资源，提升团队实力和个人素质4、各职员应积极协助和指导有需要的部门成员。5、待物客观公正，就事宽容耐心。第三部分，操作流程根据货代部的工作特征，日常工作中划分为以下“接单、订舱、拖车/内装、报关、文件、费收和其他”各环节，各环节相辅相成。 本流程即是各岗位的工作指导，也作为主管评判各岗位工作达标与否的标准。一、接单部分 接单工作原则上应该成为日常中“最优先”的工作环节，一般要求接单必须快捷、高效，在第一时间内用最短时间确认业务的可操作性并予以安排。接单人员一般要求自接到委托书后15分钟内完成以下三部分基本信息的确认。（注）对于部分无法短时间内确认的信息，依然必须及时安排并予以跟踪，如根据客户和操作需要流转到下一环节，先安排流转后跟进处理，以保证下一环节的有序操作。 1、审核客户委托内容和确认客户服务要求（客服或者接单员） （1）接单人员必须预先审核客户的委托内容。客户发来的订舱单需显示以下信息，但不限于此：托运人/发货人、船公司/船期、起运港、目的港/中转港、货名、柜型柜量、运价条款与运价、托运人的签字或盖章等。 （2）接单人员必须预先确认客户服务要求。（客服或者接单员）普通服务要求一般包括是否需要：到/预付订舱、拖车/内装、商检和报关等。到/预付订舱确认即对（1）内容的确认；对于拖车/内装、商检和报关的服务要求，必须同时确认货物和单证备齐时间、服务要求时间等，注明在客户订舱单上。特殊服务要求一般包括是否需要：普通服务外其他的附加服务。 对于特殊服务要求，必须得到部门主管和/或者其他相关职能的核批后才可以接受和安排2、运价核对、确认（客服或者接单员）客服人员收到订舱单后，必须对运价和其他服务费用进行确认。(1) 对来自销售部的业务，须与销售员核对运价和其他服务费用是否正确，并由销售员在订舱单上签字确认，然后再向相应船公司订舱。(注) 特殊情况可先口头与销售员确认, 待销售员返回公司再补签字确认(2) 对于公司业务，须与市场相关人员或航线主管人员及时确认后再安排订舱。3、舱位确认（客服或者接单员）根据客户委托，确认反馈符合要求的舱位。二、订舱部分一般要求预定开航日7天前必须安排订舱，对可以提前接受委托的船公司应争取头批订舱，旺季时候根据市场情况适当提前；一般要求在预定开航日5工作日前完成订舱，对于该时间限制以内的业务委托一般要求在接单日内完成订舱，最迟一个工作日内完成订舱。1、新建委托 (订舱操作员)订舱操作员必须及时在操作系统内创建业务编号、新建业务档案，输入业务有关数据。输入业务数据包括但不限于此：业务各属性、发收通信息、服务要求、提单要求、船名航次（如可能）、开航日期、起运港、中转港、目的港、箱型箱量、货名与数量，以及代理（如需要）等。2、订舱过程（订舱操作员）订舱过程包括以下环节：膳制与发送订舱单、订舱号或提单号确认、预配和报关舱单发送确认、中转港代码确认和场站收据制作等，任何其中一环节未完成均视做订舱未完成。订舱完毕后，应及时将配舱信息输入操作系统，输入时应确保准确，并特别注意以下信息：船公司名称、订舱号或者海单号、船名航次、开船日期、箱型箱量以及运费/运输条款等内容的核对。3、舱位通知 （订舱操作员）无论是否需要我司代为提供当地各项服务的业务，订舱确认单或者配船通知单等都必须第一时间通知客户，确保上面的订舱号与船名航次要清晰、准确，以免造成混淆。如有问题，积极配合客户跟踪处理预配和海关舱单等方面问题。三、拖车/内装（调度）客户委托的拖车、内装和/或者报关等要求，必须根据船公司、码头、货物性质和市场环境等情况予以预先审核，对于存在隐患的不合理安排尽量同客户协商调整并告知理由和风险。1、拖车安排(1) 得到相关销售或者客服确认后方能安排 (2) 根据船公司、码头和航线等情况，前瞻判断合适的拖车时间时间；如同客户具体情况有冲突，必须同客户友好协商并告知可能的风险(3) 安排拖车前，根据前期约定的拖车服务时间要求，提前2工作日与客户再次联系确认装柜时间及地点(4) 同客户确认时间要求后，在同一工作日及时把信息通知拖车行进行服务要求预约(5) 向拖车行委托时间，一般最迟必须在提供拖车服务时间的前一工作日的中午之前，并在当日下午4点前确认安排（包括拖车行是否已经领取设备交接单、提箱点的确认已经空箱状况确认）；对于特种箱业务，必须同船公司确认空箱状况，必要情况下通知船公司提箱时间。(6) 安排拖车时，需向拖车行发出书面委托。清晰注明配船信息（包括船公司、船名航次、订舱号/提单号、箱型箱量、起运港、中转港代码、目的地等）、装柜时间、装柜地点、工厂联系人及联系电话、协议费用等(7) 必要情况下，应要求拖车行提供司机姓名，手机号码、柜号，并报给工厂(8) 跟踪装箱、装箱单、进港(9) 其他注意事项在船公司的免费用箱期内安排拖柜进场，避免发生额外费用。若有发生超堆费、超期柜租等额外费用，需立即通知客户，要求其书面确认并登记对于客户业务退关，需要确认是否发生安排拖车的前期费用。若有发生预配打单费等，需立即通知客户，要求其书面确认并登记2、内装安排(1) 得到相关销售或者客服确认后方能安排 （2）根据船公司、码头和航线等情况，前瞻判断合适的装箱时间，如同客户具体情况有冲突，必须同客户协商并告知可能的风险(3) 根据前期约定的到货时间，提前1工作日与客户再次核实送货时间和预计到达时间(4) 向仓库做内装委托，需向仓库发出书面委托。清晰显示配船信息（包括船公司、船名航次、订舱号/提单号、箱型箱量、起运港、中转港代码、目的地等）、装柜时间、货物数据（包括件数、毛重、体积）、 协议费用等(5) 向仓库委托时间，一般最迟必须在预约货物装箱时间的前一工作日的中午之前，并在当日下午4点前确认安排（包括仓库是否已经领取设备交接单、提箱点的确认、空箱状况确认）(6) 向仓库委托时，必要情况下应注明提空柜的时间要求(7) 跟踪到货物情况(8) 跟踪装箱、装箱单、进港四、报关部分（操作员）(1) 得到相关销售或者客服确认后方能安排 (2) 根据船公司、码头、航线和货物等情况，前瞻判断合适的报关时间。如同客户具体情况有冲突，必须同客户友好协商并告知可能的风险(3) 最迟在同客户约定报关日期的前一工作日，再次同客户确认报关资料的发送情况(4) 收到报关资料后的第一时间对报关资料进行预审，有问题立即处理(5) 在约定的报关日期前一工作日下班前，把完整的报关资料送报关行(6) 对于报关资料，要求复印留底；对于重要报关资料如核销单等，必须在做登记(7) 跟踪反馈报关结果五、文件部分1、提单确认 (文件员)(1) 提单确认件的膳制和发送提单确认件的膳制和发送要及时，一般预定开航日2个工作日前必须发送(2) 催促提单确认件一般预定开航日前一工作日必须从客户获取完整、正确的提单确认件