集团公司办公例会管理制度(9页).doc

-集团公司办公例会管理制度-第 9 页集团公司办公例会管理制度1.主题内容及文件适用范围1.1 本文规定了集团公司办公例会管理办法，旨在督促集团公司对其日常运营、管理工作进行定期检查跟踪，发现存在的问题并及时改进，加强集团公司内部各部门、各分公司工作的沟通，规范集团公司管理。1.2 本制度适用于各公司的办公例会管理。2.管理与组织2.1 集团运营管理部制订本制度并负责修订解释。2.2 集团运营部负责对各分公司例会的执行情况进行检查和监督。2.3 集团公司运营总监负责本集团公司办公例会的召集主持和管理工作。2.4 集团公司运营管理部（行政）负责办公例会的具体组织、会议记录、会后任务跟踪检查等工作。3.管理内容3.1 会议目的：检查、掌握集团公司日常运营、管理工作执行情况，加强集团公司内部各部门工作的沟通，规范集团公司管理。3.2 会议周期和时间：每周例会，每周五召开，会议时间应控制在2小时之内（各集团公司可结合实际情况确定会议时间）。3.3 会议地点：集团公司所在地会议室。3.4 责任部门：集团公司运营管理部。3.5 会议召集及主持人：集团公司行政经理（行政文员）3.6 参会人员：集团公司领导、集团各部门负责人、各分公司经理、行政总监认为有必要参加例会的其他员工。3.7 会议议程3.7.1 上周例会决定事项执行情况的跟进总结；3.7.2 各部门通报上周工作总结、下周工作计划；3.7.3 针对存在的问题进行沟通研讨，能在会议中解决的，应制定解决方案；对于在会议中无法解决的问题，应在会后两天之内提出解决方案，并将情况反馈至所提出问题的部门或分公司，运营管理部负责监督问题落实情况。对于未落实解决的问题，应书面说明原因，提交董事长办公室。3.7.4 传达、解释集团的最新政策、文件和要求；3.7.5 其他需要沟通、交流的事项。3.8 会议程序：3.8.1 集团公司行政负责会议通知、会议室安排、所需文字材料、仪器设备等的准备工作。上述工作应在会议召开前10分钟就绪。3.8.2 与会人员必须严格遵守会议时间，应尽量提前两分钟到达开会地点，如有特殊原因临时不能与会者，应提前通知主持人，并安排部门员工参会。3.8.3 行政文员需负责做会议内容记录，会后整理会议纪要，会议纪要要标明会议召开的时间、地点、参加及缺席人员的情况及会议议题，简明扼要反映会议内容，并准确真实地反映与会人员的意图，在会后1个工作日内整理完毕，电邮发送参会人员，抄送运营总监。3.8.4 会议内容的跟踪落实：与会人员及各有关部门要认真执行会议决定的事项，严格按照会议决定的内容开展相关工作并及时向运营总监和有关负责人汇报工作进展情况。3.9 会议纪律3.9.1 与会人员必须认真对待会议主题，积极发表自己的见解，对发表意见的真实性、可行性负责。并且要注意条理清晰，简明扼要。3.9.2 会议期间，所有与会人员应将随身携带的手机调至振动状态，中途不得随意离场。3.9.3 办公例会上讨论的问题属于集团公司机密，参会人员必须遵守集团公司的保密制度保守集团公司机密。3.10 处罚规定:3.10.1 无故缺席人员罚款100元，并给予通报批评；无故迟到人员每迟到1分钟罚站5分钟，以此类推。3.10.2 违反3.9.3规定的人员将视严重程度给予行政处分降级降薪、留职查看直至开除。必要时，对于情节严重者集团公司将诉诸法律解决。3.10.3 本条涉及的罚款将作为活动经费由集团公司财务统一保管，运营总监批准后使用。3.11 工作周报管理办公例会要求集团各部门、各分公司采用工作周报的方式，向全体与会人员通报本部门、分公司上周工作完成情况及下周工作计划。周报具体要求如下：3.11.1 提交周报的时间：每周五上午12:00前交集团公司行政文员工作邮箱。3.11.2 周报内容要求：3.11.2.1 工作周报包括本周工作总结与下周工作计划（请按附件模版要求填写）3.11.2.2 周工作总结要求3.11.2.2.1 对照周计划目标，逐条总结完成情况及主要工作，总结中应说明工作重点、达到的效果以及工作经验和教训。3.11.2.2.2 对存在的问题要作出简要说明及分析，分析对目标实现产生重要影响的问题及导致该问题的关键因素。3.11.2.2.3 对未尽工作和存在问题提出进一步解决方案。3.11.2.3 下周工作计划3.11.2.3.1 要逐条列出下周部门各项工作计划，各项工作要有量化的目标，对不可量化的目标要尽可能细化。3.11.2.3.2 要指明各项工作预计的结束时间、本周的工作目标、是否需要上级或其它部门的配合等内容。3.11.3 工作周报的考核3.11.3.1 无正常理由，未按时提交工作周报的，予以通报批评（扣除部门负责人当月绩效工资的10%）。3.11.3.2 由于特殊原因（出差、休假、重要事宜处理等）未按时提交工作周报者，应及时向运营总监（行政经理）说明原因，经批准后，可在事由结束后二日内补交工作周报。3.11.3.3 上述考核由运营总监负责。4.激励机制(激励分值为20分，激励内容不断完善，所得分值可加入月度绩效加分值，并作为年度累计奖励分值）4.1 遇到事件，能够提出合理建议者；（加2分）遇到事件，能够帮助其他团队完成。（加5分）4.2 在公司经营和内部管理创新方面取得突出成绩。（加5分）4.3 创新的项目或建议被集团公司采纳、实施。（加2分）4.4 对节省经费、提高效率做出贡献。（加3分）5.附件5.1 集团公司周工作会议记录5.2 集团公司各部门周工作汇报表集团公司周工作会议记录（模版）会议时间：会议地点：主持人：参会人员（应到、实到）：记录人：会议纪要：上周工作总结下周工作计划重点：集团最新政策、要求：需跟进事项：部（公司）周工作计划汇总表填表人： 时间：（ 年 月 日 月 日）业绩分析：（完成率、完成情况优差、存在好与不足方面的分析）上周工作：（上周工作计划完成情况汇报）1、2、3、本周工作：（未完成、市场开拓、日常运营、人力资源、财务方面主要工作，需注明工作死线、责任人）1、2、存在问题：（发现公司存在不足之处）需其他部门配合解决事宜： 周工作计划汇总表(行政)填表人： 时间：（14年 月 日 月 日）上周工作：（上周工作计划完成情况汇报）1、2、3、本周工作：（未完成、行政管理工作，需注明工作死线、责任人）1、2、3、存在问题：（发现公司存在不足之处）需其他部门配合解决事宜：