2022年科技档案管理复习资料 .pdf

1、科技档案的定义及含义。定义：是保存备查的直接记述和反映科技生产活动的科技文件材料。含义： （一）定义揭示了科技档案的产生领域和内容性质，规定了科技档案同一般政务档案和其他档案在性质上的区别。（二）定义明确了科技档案是科技生产活动的直接记录，规定了科技档案同科技资料和科技情报在性质上的区别。（三）定义明确了科技档案是保存起来以备查考的科技文件资料，规定了科技档案同科技文件材料的区别。2、科技档案与政务档案的区分。他们各自产生与不同的活动领域， 反映不同的内容，具有不同的形成规律和特点，发挥不同的功能效用。(1)内容原则：科技文件材料是科技生产活动和某些科技管理活动的记录和产物，政务文件则是记录、反映政治斗争、政治生活行政事务等方面的活动；(2)整体原则：是政务文件形成规律的特点之一，即来文与复文紧密联系，构成不可分割的整体， 科技文件形成规律则表现成套性的特点，围绕一个科技项目形成的一套科技文件材料是一个不可分割的有机整体。(3)职能原则：不同类型的单位，其工作职能不同，产生的文件材料也不同，只有围绕科技生产活动才形成一科技内容为主的文件材料，科技档案与其他档案的根本区别在于生产活动和科技活动当中，它记述、反映自然界各种物质现象和运动规律，记述和反映人们认识自然的各种活动，是一种科技信息及其载体。3、科技档案与科技资料的区分。科技档案是 “在科技生产活动中直接形成”的信息记录， 它直接记录自然现象或具体项目的运动过程和实体，是人们认识自然和改造利用自然活动的原始记录。科技档案是第一手材料， 而不是事后另行编写和搜集的。科技资料则不同， 他们是为了科技生产活动参考的需要而交流、购买来的间接性材料。主要表现在两个方面：(1)他们同本单位的科技生产活动的关系不同；（2）他们具有的作用不同。4、科技档案与科技文件的区分。科技档案是具有保存价值的信息记录。科技文件是在科技生产活动中直接形成的、处于使用和运行过程中的信息记录。并非所有在科技生产活动中形成的文件材料都有保存价值， 没有保存价值的文件不需要归档，因此就不会转化成科技档案，所以，有没有保存价值是科技文件能否转化成科技档案的基本条件，有保存价值是“保存备查”的前提。5、常见科技档案的种类与各自的基本特点。（1）工业生产技术科技档案特点：以型号成套。一个型号产品的档案是具有相关联系的整体。（2）农业科技档案特点：种类繁多，综合性较强的科技档案。（3）基本建设档案特点：以工程项目成套。一个工程项目的档案是有机联系的整体。（4）设备档案特点：同产品档案的特点是一样的，以型号成套。（5）自然科学研究档案特点：以课题成套，一个科技研究课题的档案材料是有机联系的整体。（6）气象档案、天文档案和水文档案（7）地质档案和测绘档案（8）地震档案、环境保护档案、医学科技档案精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 1 页，共 10 页6、科技档案的基本特点及对实际工作的指导意义。（1）形成和作用广域性特点。意义是加强科技档案管理工作，深入开发科技档案资源；（2）专业性特点。意义是实现科技档案科学管理的重要依据之一。（3）种类和类型的多样性特点。意义是为科技档案的科学管理提出了许多特殊要求，具体管理环节要采取有效措施一保证它的正常运行。（4）成套性特点。意义是对于科技档案的科学管理起着重要的规定和制约作用，成为收集、分类、整理、保管、统计、鉴定、开发利用等的重要依据。（5）现实性特点。意义是客观地对科技档案的科学管理提出了某些特殊要求，使科技档案工作同科技生产活动紧密联系，不可分离。7、科技档案事业的管理体制。在国家档案局统一掌管下， 按专业实行统一管理， 中央和地方各级专业主管机关对所属系统的科技档案工作实行领导和指导，国家各级档案行政管理部门实行监督、指导和检查。8、基层档案机构的性质、形成及选择。性质：基层科技档案机构的性质具有双重性，既是企事业单位内的科技管理部门之一，又是国家科技档案工作的基层业务机构。组织形式及其选择：组织形式（1）集中管理的形式：即企事业单位内部只设立一个档案机构，将所有档案全部集中起来，实行完全意义上的集中管理。（2）集中领导分级管理的形式： 在企事业单位设置两级以上的档案机构，除设置总档案室或中心档案室外， 还下设若干档案分室。 在统一领导下按照统一的制度和统一的管理方法，对档案实行多级管理。9、基层档案机构的具体职责（任务）（1）制定本单位科技档案管理制度和参与制定有关科技档案管理制度；（2）科技档案管理的各项业务工作。接受各科技生产部门科技文件的归档，做好科技档案的收集工作；对科技档案进行分类、编目、统计和保管工作；负责向科技专业档案馆移交规定进馆的科技档案，以及其他接收和移交工作。（3）业务指导、监督和检查工作；对科技生产部门科技文件的形成、积累、整理和归档工作进行协助、检查和指导；参与产品、科研、工程的技术鉴定和工程验收，对科技文件进行评定和验收。（4）开发科技档案信息资源，做好利用工作。10、科技文件工作的内容。（1）科技文件的形成工作；定义：按照一定的原则要求和方法伴随着一定的科技生产活动的不同阶段和不同程序在一定专业范围内逐步形成科技文件的工作。内容：一方面，科技部门和科技人员要根据科技生产活动的客观需要进行科技文件的编制、更改、签署与审批、编号、晒印、收发、登记等工作。另一方面，科技档案部门协同科技关联部门根据有关规定指导和督促科技人员形成完整的符合质量标准的科技文件。（2）科技文件的积累工作：定义是科技文件的日常工作贯穿了科技文件形成到归档前的全部工作。内容：一方面科技部门和科技人员根据科技文件的形成规律和特点把已经形成的科技文件集中起来妥善管理。另一方面，科技档案部门积极协助科技人员做好科技文件的积累关，为科技文件的积累工作提供必要条件。精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 2 页，共 10 页（3）科技文件的整理工作：一方面科技部门与科技人员对积累起来的科技文件进行鉴别， 并把归属于归档范围的文件组成案卷，另一方面， 科技档案部门协助指导科技人员做好整理工作，提供档案装具等必要条件。（4）科技文件的归档工作：一个单位各科技部门，把在科技生产活动中形成的已经办理完毕或告一段落， 具有保存价值经过整理的科技文件按制度要去向科技档案部门移交，即归档工作。11、对科技文件标准执行情况监督检查的内容。（1）科技文件的幅面、格式、名称、编号、更改等，是否符合有关标准的规定，责任签署是否符合规定要求。（2）科技文件和图样的绘制是否符合有关标准的规定。（3）文件材料的原稿，是否用蓝黑墨水书写在规范化的用纸上，字迹、标点是否工整、正确和清晰。（4）图样材料的标题栏格式、内容和填写方法是否符合有关标准的规定。（5）形成和归档的科技文件是否完整、准确和系统。12、科技文件形成积累的管理措施。（1）以科技、生产程序和有关标准、规范为基本依据，监督指导科技文件的形成、积累。（2）根据产品开发的类型和基本建设的性质，监督、指导科技文件的形成、积累。（3）抓住薄弱环节和难于形成的科技文件，做好对科技文件的形成和积累的监督指导。（4）实行“三纳入”，将科技文件的形成积累纳入科技工作的生产、科研、基本建设等工作计划，纳入有关部门和有关人员的职责范围。（5）运用经济原则，加强对科技文件形成积累的监督和管理。（6）建立责任保证体系和监督管理网络，保证科技文件的形成和积累。13、科技文件鉴别工作的内容 。（1）归档材料完整性的鉴别； （2）归档材料准确性鉴别；（3）科技文件属性鉴别；（4）归档材料密级鉴别；（5）归档材料保存价值和保管期限的鉴别。14、案卷及其特征。案卷由互有联系的若干文件组合而成，并放入卷夹、 卷皮的档案保管单位， 也是全宗内档案系统排列、编目和统计的基本单位。(1)案卷内科技文件必须是一组具有有机联系的材料；(2)案卷内科技文件的数量要有一定的限定，即厚度问题，大致在100 张左右，上下浮动在 50 张以内。(3)一个案卷内科技文件的密级和保管期限大体相同。(4)对于后续文件、相关文件，可以独立形成案卷，放在本套文件其他案卷的后面，可以在备考表中说明。15、科技文件组卷方法。（1）按结构立卷。主要适用于机械产品和设备科技文件，尤其是图样部分。（2）按子项或子课题立卷。前者适用于建设工程科技文件，按照建设工程的子项将其科技文件组成案卷；后者适用于科研课题文件。（3）按工序或阶段立卷。即根据科技、生产程序或工作过程，把反映同一程序或过程的科技文件组成案卷。精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 3 页，共 10 页（4）按专业立卷。即按照科技文件内容所涉及的专业分别立卷。（5）按问题立卷。按照科技文件所反映的不同问题分别立卷。（6）按名称或文件性质立卷。前者是按照科技文件的不同名称，如设计书、计算书、说明书等分别立卷； 后者是按照科技文件的不同性质， 如原始基础性文件、中间过程性文件、成果性文件分别立卷。（7）按地区立卷。 按照科技文件所反映的地区分别立卷。适用于地质勘探文件、地形测量文件及水文、气象观测文件。（8）按时间立卷。按照科技文件所反映或形成的时间分别立卷。适用于水文、气象、天文、地震等观测文件。（9）按作者立卷。即把同一作者形成的科技文件单独组成保管单位。作者，也称责任者，包括个人作者、集体作者或机构。16、科技文件的编目。（1）编页号；（2）填写卷内文件目录； （3）填写备考表；（4）案卷封面的编目（5）案卷脊背的编制；（6）案卷装订的要求。17、归档制度的内容。归档制度的内容一般包括归档范围、归档方式、归档时间、归档要求、归档手续。归档范围： 根据部门性质确定科技文件的归档范围，一般而言，包括四个方面：（1）前期基础性科技文件； （2）中间性科技文件；（3）成果性科技文件；（4）参考性科技文件归档方式：主要有物理归档和逻辑归档。 物理归档是实体移交和管理权移交两位一体的归档方式； 逻辑移交是指归档文件的实体并未相归档部门移交，但是管理权限由其形成部门向档案部门转移。归档时间： 一是人物全部结束后归档； 二是任务告一段落时归档； 对于某些重要的科技文件还可考虑随时归档。归档要求 ：（1）科技文件归档必须按有关制度实行；（2）归档的科技文件必须做到书写材料优质，图像字迹清楚，格式统一，签署手续完备；（3）归档的科技文件必须按照分类方案以及内部的有关联系或特殊要求，组成案卷，填好目录；（4）归档的科技文件必须做到准确、系统，由项目负责人审查签字。归档手续 ：（1）编写归档文件简要说明； （2）对归档文件进行审查；（3）填写归档文件移交清单。18、科技档案收集工作及其内容（两个制度）。一、进馆制度科技档案一般不采用普遍接收进馆的方式，而实行相关单位主送制。 主送制是科技专业档案馆接收进馆的特殊方式。 科技专业档案馆接收科技档案实行相关单位主送制。主送单位报送档案中不足或缺少的部分，如果需要， 由其他有关单位补送。二、归档制度科技文件归档制度是科技业务部门进行归档制度的基本规范，又是科技档案部门协助指导档案业务部门做好归档制度和接收归档的依据，归档制度具有双重性质，它既是一项科技管理制度，又是一项档案管理制度。精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 4 页，共 10 页19、如何理解正常情况下科技档案收集的主要方法。常规收集：是指按照有关接收、归档制度，成套地接收科技档案，是科技档案部门收集工作的典型形式。 对基层科技档案部门而言， 这种形式表现为， 科技业务部门在一项科技活动结束或告一段落以后，按照科技管理和归档制度的要求，对科技文件进行筛选和系统整理， 并向基层科技档案部门移交； 基层科技档案部门对归档文件进行质量验收与清点，办理接收手续。 这是正常情况下基层科技档案部门收集科技档案的主要方式。20、科技档案收集的过程（或阶段划分） 。收集工作标志着科技档案自身运动的一个新阶段。首先，基层科技档案部门的收集工作， 标志着科技档案在自身运动过程中发生了性质的变化。 在接收归档以前， 科技文件处于形成和现行使用的过程中，接收归档后，现行的科技文件转化为科技档案。其次，科技专业档案馆的收集工作，标志着科技档案运动的另一个阶段。科技档案在形成过程中经历了两次分离和集中，科技档案的第一次分离和集中的过程是在企事业单位内部的基层科技档案部门与科技业务部门之间进行的，也就是在科技档案的管理者与形成者之间进行的。科技档案的第二次分离和集中的过程，是在基层科技档案部门和科技专业档案馆之间进行的，通过将科技档案接收进馆，科技档案与它的形成单位分离， 由科技专业档案馆实行集中统一管理，是全社会也都能利用这部分科技档案们进一步体现了他们的国家财富性质。21、科技档案基本原则在科技档案收集工作中的具体表现。（一） 、科技档案工作基本原则规定，科技档案要实行集中统一管理。（二） 、科技档案工作的基本原则要求，必须维护科技档案的完整准确系统和安全。（三） 、收集和利用分别是科技档案工作的入口和出口，只有做好收集工作，才能实现科技档案为机构服务的目标， 才能通过利用工作使科技档案的信息由潜在的知识储备转化成现实的生产力，从而真正实现科技档案的价值。22、协作项目科技档案收集的方法。对于协作项目科技档案的收集， 应该一主持单位作为收集的主渠道。 具体方法是：（1）各参加单位负责将各自承担任务形成的科技文件收集齐全，经过鉴别整理，按预定的要求移交给项目的主持单位；由主持单位负责将各参加单位汇交来的科技文件与本单位承担该项目形成的科技文件一起进行系统整理，统一向本单位科技档案部门移交归档。（2）当本单位只是该协作项目的参加单位时，科技档案部门只要求项目参与部门将有关参与部门的科技文件按规党要求整理归档，如果也需要成套收集该项目的档案材料，则可向主持单位提出要求，以复制件形式进行收集。23、科技专业档案的进馆范围。（1）科技档案的进馆范围是由科技专业档案馆的性质和任务决定的；（2）科技专业档案馆的进馆范围，应考虑科技档案分级管理的原则；（3）科技专业档案馆收集进馆的，应该是本专业需要长远保存的重要的科技档案，以及需要长久保存的政务档案和其他专门档案；（4）科技专业档案馆应该收集和接收有关的重要资料进馆。24、科技专业档案的接收制度 。（1）科技档案实行相关单位主送制。即对不同种类乃至不同项目的科技档案按照国家和专业主管部门的有关规定，分别确定其主动单位， 对科技档案采取重点精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 5 页，共 10 页接收的进馆方式。（2）科技档案实行补送制。科技档案的原移交单位，负责补充报送反映其进馆项目发展、 变化的科技档案材料， 以保证馆藏科技档案的质量。建立补送制的目的是为了适应科技档案的形成特点，保持馆藏科技档案的完整性和准确性，实现科技专业档案馆的职能。25、科技档案整理工作的内容及其意义。内容：它是通过两个过程完成的。第一个过程是在科技档案形成之后和归档之前，由科技业务部门即科技档案的形成者，在科技档案部门的协助、 指导下所进行的整理工作。 其主要内容是对科技文件进行鉴别，将科技文件组成案卷，并对案卷进行基本的编目工作。第二个过程是对科技文件归档以前，由科技档案部门独立进行的整理工作。其主要内容包括对科技档案进行科学的分类、排列和编制科技档案号， 而这部分工作主要是针对案卷进行的工作。意义：（1）通过收集工作集中到档案部门的科技档案，只有经过科学整理，才能实现条理化，并将科技档案的有关内容、成分揭示出来。同时，通过整理工作，有利于健全科技档案的收集工作。（2）整理工作是鉴定、保管、统计等工作的基础；（3）整理工作是科技档案提供利用的基础和前提条件。科技档案必须经过科学整理揭示出它的内容和成分，从而能够准确迅速地提供利用。26、科技档案分类及其要求。根据科技档案的内容性质和相互联系，把科技档案划分成一定的类别， 从而使库藏全部科技档案形成一个具有一定从属关系和平行关系的不同等级的系统。要求：（1）符合形成档案专业和单位科技活动的性质和特点；（2）一个单位内部或一个专业系统内部同一种科技档案的分类标准应该一致；（3）分类应力求按专业系统实现标准化。27、科技档案分类方案及其构成。28、科技档案分类方法。科技档案分类在分类方案指导下分两步进行：第一步是对库藏全部科技档案按种类划分成大类；第二步是对每种科技档案进行分类。最基本的方法有以下几种：（1）工程项目分类法（2）型号分类法（3）课题分类法（4）专业分类法（5）地域分类法（6）时间分类法29、企业档案一级类目的设置和应用。企业档案一级类目的设置包括党群工作类、行政管理类、 经营管理类、 生产技术管理类、产品类、科技研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、职工档案类。应用：（1）规模特大的企业（大型联合企业、生产特殊产品企业、采掘企业）可以根据需要增设一级类目；（2）非工业企业、非生产性企业和一些规模较大的企业其生产管理相对简单形成档案少可以适当减少合并一级类目；（3）对于一些所有制不同的企业 （外资企业） 企业管理的程序和职能分工不同，可以从实际出发减少合并一级类目。精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 6 页，共 10 页30、企业档案分类类目标识。含义：是对企业档案分类类目给定代号，即编制档案分类表。作用： （1）可以表明企业档案分类层次；（2） 反映企业档案分类各级类目的内容；（3）固定类目在分类层次中的地位和排列顺序；（4）在组织分类目录时，固定类目在目录中的位置排列顺序。31、企业档案的排架管理与编目。32、案卷总目录和分类目录的区别。（1）案卷分类目录不仅能固定案卷间的排架顺序，结识不同类别档案的成分，统计各类档案的数量，更重要的作用是便于案卷查询和提供检索利用服务。（2）案卷总目录是按照归档时间顺序流水登记案卷顺序号，而分类目录是依据各大类案卷排架顺序登记案卷的分类顺序号。33、科技档案鉴定工作的内容。科技档案鉴定是根据一定原则和标准，辨别各种科技档案科学的、 历史的和现实的价值，进而确定不同的保管期限， 挑选有价值的科技档案予以妥善保存，价值不大或不需保存的科技档案经过一定的批准手续，剔除处理的工作。 内容包括一方面是对科技档案价值的鉴定分析工作；一方面是对科技档案质量的鉴别核查工作。科技档案价值鉴定 即科技档案保存价值的鉴定， 根据对科技档案历史和现实价值的鉴定和预测， 确定其保管期限， 对于超出保管期限的， 要进一步判定其保存价值，进而决定他们是继续保存还是剔除。科技档案质量鉴别 即根据科技档案动态性的特点， 对其准确性和完整性的状况进行甄别和核查，以便采取相应的措施保证库藏科技档案的质量。34、科技档案鉴定工作的过程。主要包括两个过程：一是在归档时进行的。二是在科技档案管理工作中进行的。（一）保管期限的鉴定。 保管期限的鉴定是鉴定工作的第一个过程。它是在科技文件归档前， 由有关科技业务部门在科技档案部门的协助下，对科技文件进行的鉴定工作。这次鉴定主要解决的问题包括：（1）鉴别、核查归档材料的完整性和准确性；（2）鉴定科技文件的保存价值，从而决定其取舍，并将筛选出的科技文件组成案卷；（3）判定科技文件价值的大小， 根据保管期限表分别划定每个案卷的保管期限。（二）保管期限的复查。 保管期限的复查是科技档案鉴定工作的第二个过程。它是在科技文件归档以后，由科技档案部门定期进行的。其任务是：（1）对超过保管期限的科技档案重新进行价值审查，将失去保存价值的科技档案剔除销毁；（2）对原保管期限划定不当的科技档案重新进行价值鉴定，调整其保管期限；（3）审查科技档案的机密等级，根据实际情况解密或进行密级调整；（4）核查科技档案的内容，鉴别其准确性和完整性，做好相应的补充工作。35、科技档案价值鉴定的组织。为了客观判定科技档案的价值， 需要建立一定的组织即科技档案鉴定小组，具体承担这项工作。 鉴定小组是从事科技档案鉴定工作的临时机构。根据其职责分为两种情况： 一种是科技档案鉴定领导小组，一般由有关的技术领导组成。由于其人数比较少， 一般不承担具体的鉴定任务， 只负责对科技档案鉴定工作进行领导和技术、业务的指导。另一种是承担全部具体任务的鉴定工作小组。其任务是：精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 7 页，共 10 页（1）研究、编制本单位科技档案保管期限表；（2）定期进行库藏科技档案价值和质量的鉴定工作；（3）负责处理剔除的失去保存价值的科技档案。关于鉴定工作小组的组成， 规定： 鉴定工作应在总工程师或科研负责人的领导下，由科技领导干部、熟悉有关专业的科技人员和科技档案人员共同组成。鉴定小组上述“三结合”的组织形式，适应了鉴定工作的实际需要，是科技档案鉴定工作经验的总结。36、科技档案保管期限表及其结构。科技档案保管期限表由说明和条款两部分组成。1、说明部分。说明部分是用来介绍和使用科技档案保管期限表的有关问题。一般包括下述内容： 保管期限表的编制依据； 确定保管期限的原则； 保管期限表的适用范围；保管期限表内条款的分类、排列方法；保管期限的计算方法；保管期限表的批准时间和开始使用的日期；使用保管期限表应注意的问题等。2、条款部分。条款部分是保管期限表的主体，它具体指明了各种不同的科技档案材料应划定的保管期限。条款一般由以下几个项目组成：（1）顺序号。是指条款排列的序号，也是条款的代号。它是在确定了条款的分类、排列次序后编定的。 其目的是为了方便鉴定工作，使用中可以顺序号代表条款名称。（2）条款名称。是指一组同类型的科技档案的名称。它不是某一具体科技档案材料的名称，而是对一类文件名称的概括，如课题研究报告。（3）保管期限。它应与每一条款或条款中的各区分依据相对应，准确反映保管期限的具体档次，或者直接注明保管年限。37、价值鉴定的程序 。（一）鉴定准备工作。1、制定鉴定工作计划。鉴定工作计划的内容包括：库藏科技档案状况的统计分析；本次鉴定工作的目的和要去；计划鉴定科技档案的内容范围；鉴定工作同其他有关工作的衔接和协调； 计划工作量及需要动用的工作人员与时间；鉴定工作的后勤保障等。2、做好鉴定的组织准备和物资准备。成立鉴定工作小组是鉴定工作的重要的组织准备。必要的物资准备如落实科技档案鉴定工作用房，鉴定工作需要的各种表格等。3、编制和研究科技档案保管期限表。（二）价值判定工作科技档案价值的判定采用直接鉴定法，一般以一套科技档案为基础， 一个一个案卷的进行。1、个人初步鉴定。即鉴定小组成员根据分工直接审阅科技档案的内容，根据实际情况提出鉴定意见，并将其填写在科技档案鉴定卡片上。2、集体审查。在个人初步鉴定的基础上，召开鉴定小组全体成员会议，听取每个鉴定人的说明，逐张审查鉴定卡片，进行综合平衡，形成集体的鉴定意见，由鉴定小组负责人将意见填入鉴定卡片。（三）销毁与后处理工作。1、销毁手续。（1）编制科技档案销毁清册； （2）撰写科技档案鉴定报告；2、科技档案的销毁方式。科技档案的销毁处理由档案部门具体实施，销毁时应同本单位保密或保卫部门取得联系，请他们派专人监销。精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 8 页，共 10 页3、善后处理工作。科技档案价值鉴定的后处理即善后工作，因各单位情况而有所不同。一般包括：注销、变更、调整案卷、调整排架、组织鉴定工作卷。38、科技档案利用工作及其内容。科技档案利用工作是通过各种有效的方式和方法，提供和开发科技资源， 充分发挥科技档案的技术效用和社会经济效益，为社会各项事业服务的一项工作，其内容主要有：（1）编制科技档案的检索工具；（2）科技档案的借阅、复制和供应工作；（3）编辑科技档案参考资料。39、科技档案检索工具及其内容结构。科技档案检索工具是用以介绍科技档案内容，提供科技档案存放线索， 以便利查找科技档案的工具。 编制科技档案检索工具主要是科技档案的主流标引工作，其内容结构主要有：（1）基本内容的概要描述； （2）基本性能、特征的著录； （3）主要技术经济参数的著录；（4）简图或示意图；（5）科技档案管理特征的标注。40、科技档案利用工作的方式。一、科技档案的借出。 （一）借阅有关制度。双卡制、催还和续借制、调离认可制度二、科技档案的阅览。 是指开辟阅览室， 为利用者提供适宜的场所， 让利用者查阅利用科技档案材料。三、科技档案的复制供应。 科技档案的互换和重复套用，进行维修改造， 技术成果的交流和转让， 售后服务， 以及其他参考工作等， 都需要及时供应科技档案的有关图纸和文字材料的复制件。四、科技档案的信息交流。 科技档案信息交流的功能特点包括主动性、社会性和双向性。科技档案信息交流的方式包括信息推介，信息互换，有偿信息产品。41、科技档案出借的制度。（1）科技档案“双卡制” 。双卡是科技档案利用管理的重要依据，“科技档案借阅卡”和“科技档案案卷记录卡” 科技档案借阅卡用以证明持卡人利用科技档案的资格或权限， 记录器调卷情况。 科技档案案卷记录卡也称代卷卡，用以记录每个案卷的调卷情况。（2）科技档案的催还续借制度。催还续借是指当借出的科技档案即将到归还期时，档案部门应予以提醒， 对逾期未还的科技档案， 档案部门应及时向借阅者发出催还通知。如因工作需要暂时不能归还科技档案，则应办理相关续借手续。（3）调离认可制度。是指对本单位人员离职的确认手续。调离认可是堵塞因人员流动可能造成的科技档案损失，保护企业信息安全的有效措施， 体现了科技档案工作的管理职能。41、出借科技档案应注意的问题。（1）出借档案的数量一次不宜过多，期限不宜过长。（2）出借机密级以上的档案应经过有关领导批准。（3）重要的科技档案原件一般不出借，尽量提供复制件，同时也应控制使用范围。（4）利用者对借来的科技档案应保管完好，不可涂抹或做其他各种标记，并负有保密的完全责任。（5）科技档案借出期满应及时催还和归还，归还时应检查点收清楚，并准确归精选学习资料 - - - - - - - - - 名师归纳总结 - - - - - - -第 9 页，共 10 页还到库房内原排架处。42、科技档案信息交流的特点和方式。（1）服务的主动性。科技档案资源开发形成的大量科技档案信息产品，为科技档案信息的主动交流奠定了物质基础，使科技档案部门能够主动控制科技档案信息的交流。（2）信息交流的社会性。科技档案信息形式与传播手段的不断丰富，为科技档案信息的广泛交流提供了保障， 信息交流的社会化也为科技档案工作的发展开辟了更加广阔的天地。（3）信息交流的双向性。档案部门一方面不断提高信息产品的数量和质量，为档案信息交流提供丰富的信息产品， 以激发信息接受方与档案部门信息交流的积极性，保证科技档案信息交流的可持续性，另一方面，使信息交流双方互利共赢。不仅实现本单位科技档案资源效益的最大化，而且给科技档案信息产品的提供方带来回报。这样档案部门才有开展档案信息交流的动力。43、科技档案信息推介的具体方式。一、科技档案的信息推介。（1）开发宣传报道性科技档案编研产品。如科技档案专题介绍、科技档案信息报道活页、光盘等；（2）播放科技档案视频信息；（3）举办科技档案专题讲座；定期举办专题报告或科技档案信息发布会。（4）采取电子屏幕滚动播放、自助触摸式导读系统。二、科技档案信息互换。（1）要求对方反馈相关科技档案信息；（2）要求对方提供相关技术信息或相关档案信息产品。三、有偿提供科技档案信息产品。 对于提供包含知识产权信息的科技档案信息产品的交流，不仅要坚持对等交流，而且应该要求等值交换。44、科技档案咨询服务的特点和方式。方式：1、科技档案利用咨询。即档案人员针对利用者就科技档案检索、调卷等利用工作中遇到的困难或问题，进行辅导或提供利用建议的咨询方式。2、科技档案信息咨询。科技档案咨询人员针对利用者提出的专业信息需求，运用专业技术手段查找、 分析、确定相关档案信息， 提供个性化科技档案信息服务。3、科技档案业务咨询。是针对科技档案专业管理实践的需要，提供信息支撑、方案评估或业务指导等管理信息的咨询活动。特点：1、服务的知识性。科技档案咨询的实质是提供科技档案专业知识、专业技术与经验的服务。2、内容的综合性。科技档案咨询人员依托掌握的各专业知识及其现状与发展，以综合的视角采取综合的方法， 向委托者提供具有综合性、 前瞻性或战略性的咨询建议。3、服务的增值性。一方面咨询结果是咨询人员的智力劳动，另一方面，咨询结果满足委托者的要求， 在相关科技生产经营中能明显改善现状，创造出客观的技术经济效益。4、成果的个性化。科技档案咨询服务能够充分挖掘科技档案资源的各种价值，提供个性化的科技档案信息服务。精选学习资料 - 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