A3财务软件操作流程.pdf

一、账套管理步骤：开始一程序一浙江爰信诺航天信息一系统服务一点击账套管理”，用户名：init,init,密码：system,system,注意都是大小写有区别，这里都是小写。账套管理主要有两个功能：1.1. 就是新建账套，每个公司一个账套。怎么创建呢，点击左上角的创建按钮，弹出一个框，把账套号和账套名称给填进去，账套号数字去表示，5 5 位数以内并且不重复就行，比如 1,2,3,1,2,3,或者 001,002,003001,002,003等等，账套名称就是公司的名字，下面那个数据库名称，我们就不 要填了，软件会白动填好。2.2. 就是用来备份数据，我们软件有白动备份的功能，不过要白己设置一 下，怎么设置呢，大家看一下，上面有一个设置的按钮，点一下那个按钮，会 弹出一个框，在倒数第二个空格有一个备份目录，就是把备份的数据保存在哪 里。你可以在 D D 盘，或者 E E 盘里面新建一个文件夹，名字就叫 “A6“A6 才务软件白 动备份”，然后备份目录就选那个文件夹。每天中午 1212 点，只要你电脑是开机状态，那么软件就会白动备份。创建好了账套，设置好了备份的目录，我们就可以退出这个账套管理了，其他的所有操作，都不是在这里，所以平时除非我们有新的单位，否则就不需 要去账套管理里面操作了。二、初始化步骤登录桌面上 “A3“A3 瞟通”。用户名：adminadmin 密码：adminladminl，这里也都是小写，密码后面是数字 1,1,这个用户名和密码和上面 建账套的用户名和密码不一样，上面那个是建账人用的，而这个呢则是做账人 用的，所以大家不要混淆， 新的单位第一次进去做账， 必须要用我们这个用户 名和密码， 进去之后，才能修改。注意登录日期！进去之后，还不能马上开始做账、填凭证，还要进行初始化的基础设置：1.1. 用户新增：左侧栏最下面， 我的系统”统管理一用户新增，账户可以是你白己名字的第一个字母，也可以是数字，只要你方便记忆就可以了。因为这个账户，就是以后你白己登录时要填的数据了，用户名称就是你白己的名字。这里要注意两点，账号生效日期和分配角色。2.2. 企业信息：在 我的系统” 击 基础设置”，把公司名称给填进去，前面打了一个红色 小星号的一定要填，其他的可以填，也可以不填。3.3. 系统启用：就是你打算用软件开始做几月份的账，双击启用期”下面的那个数字，1 1 就可以修改成你想做账的月份了，月份改好了之后，在后面打个勾，然后点击左 上角的 保存”就可以了，我们这里只要在 总账后面”打个勾就好了，出纳没什么 用，就不用打了，报表模块已经默认给你启用了。这里注意一下，如果你是 2-122-12 月份启用的话，比如说现在是 6 6 月份，我 就打算在 6 6 月份用软件做账，那么你在录期初余额的时候，除了要把 5 5 月底的 科目余额填到软件里面去，还要把 1 1 到 5 5 月份，每个科目的累计发生额也都要 填进去，如果你只录 5 5 月底的余额，不录累计发生额的话，那么在资产负债表 里面，有一列年初数它就显示不出来，而且明细账里面，期初余额，也就是上 年结转，它也显示不出来；如果你是 1 1 月份启用的话，你就只需要把去年 1212 月 的余额给录进去就好了，但是你还要把今年的凭证给补填进去。如果你每个月凭证不多的话，我们建议你还是 1 1 月份启用软件，然后补填 一下凭证，这样下来，我们一年的数据，就比较完整了。4.4.科目管理：在 我的系统”卷础设置一财务栏一科目管理， 导入一级科目， 选择 企业 制度”，点击右下角的 导入”，现在一级科目已经有了，但是一些二级科、明细 科目是没有的，因为二级科目要根据每个公司的情况白己去增加的。怎么增加二级科目呢， 你找到你那个一级科目， 点一下那个科目， 注意是 点一下，不要点两下，点了之后，会弹出一个框，科目代码一级给编好了，你 不用管它，只要把二级科目的名称给填进去就好了，然后再点保存”就可以了，保存好了，如果你要继续增加，就继续把名字给录进去，如果不用增加 了，就点退出”好了，这里要注意两点，第一点，如果我们原材料或库存商品 下面，要增加明细，而且还要有数量的话，就不光填一个名称，还要把左边量核算”那个框给打个勾，然后计量单位要选好，再保存就可以了。其第二点，当你往来的单位比较多的时候，比如有上百个往来单位，那么你就不要按照上面那个方法，点新增来增加二级科目，那应该怎么增加往来的 明细单位呢？我们先在科目管理里面，找到应收账款，点一下，然后再点击左 上角的 修改”按钮，弹出一个框，我们把左边倒数第二个选项，户”，最后点 保存”就好了。同理，讲解应付账款的设置流程。这里设置好了之后，我们就可以去增加往来单位的明细了。在哪里增加呢？在 我的系统”吉础设置一公用栏里面，有客户分类、客 户，供应商分类和供应商，客户分类就是当你客户比较多的时候，为了方便管 理，我们可以按地区给客户去分下类，比如，你可以把客户分成两个类，1 1 杭州市，2 2 上海市（前面的代码表示第几个分类），当然，客户你也可以不用去分 类，直接增加客户的明细，点击 客户”，然后再点一下左上角的 新增”，把代码 和客户的名称给填进去，代码就 10011001，表示杭 2 2 州市第一个客户，然后 1002,10031002,1003 一直编下去。供应商分类和供应商也是同样的道理。往来业务核算打个勾，然后再回到左上角，点击 基本信息”旁边的那个 核算项目”然后再点击 客数应收账款的明细就增加在客户里面，应付账款的明细增加在供应商里面。5.5. 期初余额：录期初余额之前， 一定要先把明细科目增加好， 否则录的时候， 只能录总 金额吗，不能录明细金额了。这里注意讲一下:怎么录明细科目的余额，怎么录数量科目的余额，怎么录辅助项目的余 额，录好之后点击 试算”。6.6. 参数设置：凭证删除后凭证号白动整理，摘要列显示结算信息和往来信息。乙结束初始化。三、总账管理上面那些步骤都操作完成之后，接下来就可以开始做账了。1.1. 填制凭证：点击总账管理”，在下面弹出的框里面，点击 填制凭证”，就会弹出一个填 制凭证的界面，凭证号软件已经白动编好，这个日期要注意一下，可能你现在 做的是 1 1月份的账，但是凭证上面显示的却是 6 6 月份，这就是之前我向大家强 调的，登录软件的时候，有一个登录日期，要记得把那个登录日期改成你要做 账的那个月底，现在我们退出软件，重新进去一下，点上面那把钥匙状的按钮 注销”，把登录日期改一下。附件数就是你的原始单据数，摘要是必须要填的，白己手工填进去，科目可以选择的，双击空白的地方，或者点一下旁边的那个键盘装按钮，就可以弹出所有科目，我们再去选择白己想要的科目，这里注意演示数量核算和辅助核 算的科目，以及增加科目的方法。科目选好之后，就把借方金额填进去，比如999.99999.99 元，这里有金额线，但是没有圆角分的提示，如果你觉得看不清楚 的话，你可以按下 F9,F9,把金额线给去掉，这样看起来就比较清爽一点，按回车 键，我们就可以跳到贷方科目上面去了，选好贷方科目之后，我们再按回车 键，跳到录贷方金额的地方，然后按一下了，软件会白动填好。凭证填好之后，我们点击左上角的 保存”按钮，保存好了之后，我们要看 前面填制的凭证，可以点击上面的 前页”、首页”去查看，如果我们填了很多凭 证之后，想要插入一张凭证，比如我们要在第 2 2 张凭证和第 3 3 张凭证之间，插 入一张凭证，那么我就先翻到第 3 3 张凭证，然后点击 新增”旁边的那个小的倒 三角形就可以了，如果我们在填凭证的时候，想看某个科目的余额，我们可以先点一下那个科目，再点击上面的 余额”按钮，就可以查出来了，再比如说， 我们每个月，我们都要填一张相似的凭证，如计提折旧，可能我们每个月都要 填这张凭证，而 3 3 如果折旧明细比较多的话，每个月都填就比较浪费时间，这时，我们就可以点击操作”按钮下面的那个保存模板”，把这张凭证作为模板给保存起来，当下个月我们又要计提折旧的时候，就不用再去填一遍凭证，直接 把这张模板调用出来就可以了。这个凭证填制的界面，还要很多其他的功能，大家在使用过程中，可以白己去尝试一下，我这里就不一一讲解了。2.2. 审核凭证：当我们这个月所有的凭证都填好之后，就可以退出填制凭证的界面了。我们看下面的那个做账流程，第二步就是 审核凭证”，其实这个步骤可以 省略掉的，因为审核凭证要求换另外一个人去操作，而如果我们一个人做账的话，这一步就显得多余，所有这一步我们就不要去做了。3.3. 接下来往来核销，这个功能我们也不用去管它了，这个用处不大的。4.4.账了，记账就相当于我们手工上的都白动生成了。我们点击下一步”开始记账。5.5. 结转损益：再接下来，就是记过账”，也就是登“蝴 B B 么贷方金额就不需要我们再填明细账的过程，只要记好账了，那么本月我们的总账、明细账还有报表，就全记好账之后，我们就可以结转损益了，结转损益是什么意思呢？我们知道，如果手工填凭证的话，我们到了月底，必须要把主营业务收入”，以及那些费用类的科目，全都结转到 本年利润”这个科目下面，手工结转的话，我们 还必须去核算这个月我的主营业务收入金额是多少，各种费用的发生额是多 少，比较繁琐，而软件上呢，为了解决我们这一烦恼，就特地设置了结转损益”这个功能，我们点击那个按钮之后，会弹出一个框，第一次结转的时候，我 们要把 本年利润”这个科目的代码“31“31 填到上面那个空格里面去，然后再点击最 上面的那个 全选”按钮，最后点击最上面的那个 生成凭证”按钮，软件就会白动 帮我们核算好这个月的主营业务收入金额，各种费用的金额，然后生成一张转 账凭证，把那些金额全部结转到 本年利润”科目下面去。我们把这张转账凭证保存好就行了。因为这张转账凭证是没有记账的，所以我们还是要返回上一步，记账的过程，把这张凭证也给记账。这里我们就重复了 记账”这个步骤，大家可以放心，重复点击记账的话， 那些之前已经记过帐的凭证，不会重复记账的。但是记账这个步骤每个月都操作两遍的话，确实有点多余，所以，我们可以先结转损益，然后再一次性把所有凭证记账，这样就不用重复操作记账这个 步骤了。6.6. 期末调汇：这个是用来处理外币业务的，我们在座各位，绝大部分都用不到外币业务，所以这一步也是不用去操作的。乙结账：记完账之后，就表示这个月我们的业务都已经完成了，接下来我们就可以对这个月进行结束业务的操作了，点击结账，按提示进行下一步操作结完帐之后，我们就不能对这个月再进行任何业务的操作了。如果结完帐之后，发现这个月的凭证填错了，要进行修改，应该怎么办 呢？这一点我们待会再讲。.4.4 注意：每个月的做账的操作流程：填制凭证一一结转损益一一记账一一结账，每个月我们都要按照这个流程操 作下去。四、报表管理总账结完帐之后，我们就可以去生成这个月的资产负债表和 利润表了。点击 报表”，再点击 资产负债表”，这个时候，资产负债表是没有数据的，我们还有进行两步操作。第一步：点击最上面的 工具”，再点击 公式取数参数”，会弹出一个框，我们选择好月份，开始期间和结束期间保持一致，旁边的管它，选好之后，点击 确定”；第二：点击工具下面的 重算全表”就可以了，稍后系统会提示你 报表重算成功”，说明该月的资产负债表就已经给我们算好了，我们再点击利润表和资产负债表的操作方法一模一样。保存好的报表，我们可以在 历史报表”里面查看得到。报表生成以后，我们就可以回到总账里面，然后开始下一个月的业务操作了，以后每个月都是这样去重复操作。五、查询往来账、总账、明细账、科目余额表、现金/银行日记账，打印凭 证和账表等（注：如果凭证没有记账的话，以下的操作，都要勾选 包括未记账凭证”）1.1. 往来账查询：总账管理 7 往来-客户往来总账/客户往来明细账（查询往来明细的时候， 记得把 按核算项目小计”和 跨期小计”勾上），查某一个客户的话，在打开的界 面当中，客户”至 客户”选择相同的客户就可以了。保存”就可以了。升始日期”和 结束日期”就不要去应付账款也是同样的道理。2.2. 总账、明细账查询：总账管理 r 账表-总账/明细账 r 选择会计期间 r 点查询。这里查询条件里面，有个科目级次，查询总账的时候，我们可以把级次选 为 1 1至 1 1 级；查询明细账的时候，可以把级次选为 2 2 至 3 3 级。在显示的界面上，通过科目的选择来查看不同科目的明细账。3.3. 科目余额表：总账管理 r 账表-科目余额表，如果要查某一个科目及其子科目的余额， 把该科目的代码选进去，再点 查询”。4.4. 科目汇总表：总账 7 凭证 7 科目汇总表 7 查询。5 55.5. 现金/银行日记账：总账 r 出纳 r 现金日记账/银行日记账 r 选择会计期间和科目 r 按对方科目 展开（这样日记账就比较详细） r 查询。6.6. 凭证和账表打印:总账 7 打印 7 凭证 7 选择要打印的月份，点击 打印”，打印账表类似。一般账表之类的，如总账和明细账，是到了年底一次性打印的。六、多栏账的设置与查询要查询多栏账，必须先在软件里面设置好哪些科目是多栏账格式的。怎么设置呢？总账 7 账表 7 科目多栏账设置 7 增行 7 选择会计科目 7 白动编 排 7保存，保存成功后，再退出。上面设置好了之后，我们就可以查询多栏账了：总账 7 账表 7 科目多栏账 7 选择会计期间 7 选择多栏账名称 7 查询。七、结账后修改凭证和期初数据本月结完账之后，发现有凭证或者期初数据填错了，需要修改。怎么办呢？因为结完账之后，我们不能对该月进行任何新增、修改或删除的操作，只能进行查询的操作，所以此时要修改凭证的话，只能是先反结账，怎么操作呢？在总账管理里面 一一点击 结账”，在左下角，有一个反结账的按 钮，点了那个按钮之后，系统要我们输入密码，这个密码就是我们登录软件时的密码，如果你登录软件的时候，没有密码，那这里也不需要填密码，直接点下一步”，再按照提示一步操作。反结账之后，我们就可以找到我们要修改的凭证了。在哪找呢？在总账管理下面，点击 凭证”，我们可以看到，倒数第二项有 一个凭证管理”的按钮，我们点击那个按钮，会弹出一个查找凭证的过滤条 件，选择好要修改的凭证月份，点击查询，我们会看到，就会有很多凭证列表 显示出来，我们找到要修改的那张凭证，点击上面的修改”，软件会提示凭证已经记账，不能进行修改”，这时我们还要将这张凭证进行反记账，在上面 记 账”按钮旁边有一个小的倒三角形，我们点击那个小三角形，软件会弹出一个下 拉的列表，里面就有 反记账”的按钮。反记账之后，我们再点击 修改”按钮，就可以进行修改了。修改好了之后，要注意再将该张凭证进行记账，然后再对本月进行结账。如果要结账之后，要修改期初数据，那么，我们必须反结账和反记账到软 件启用的那个月份，比如：软件是启用期是 1 1 月份，现在我们会计期间是 1111 月份（会计期间怎么看 呢？在软件最下面，有很多信息可以看到，登陆日期和会计期间等），现在我 要修改期初数据，6 6 那我们就必须先反结账到 1010 月份，再把 1010 月份的凭证全部 发记账（全部反记账在哪知道吗？），然后再反结账到9 9 月份，把 9 9 月份的凭1 1 月份，证全部反记账，这样一直反下去，直到软件最下面显示的会计期间是我们再点击初始化”下面的反初始化”，反初始化成功之后，再点击 期初余 额”，就可以进去修改期初数据了。修改好了之后，再结束初始化 7 记账 7 结账到 1111 月份。7 7