对秘书在大型会议中做好媒体接待工作的几点思考_大型会议接待方案.docx

对秘书在大型会议中做好媒体接待工作的几点思考_大型会议接待方案对秘书在大型会议中做好媒体接待工作的几点思索作者/唐志攀刘伟咸秘书在工作过程中，时常会遇到单位举办大型会议或论坛的状况，为了收到更好的宣扬效果，就难免要与媒体记者打交道。那么，秘书该如何处理与媒体记者的关系，顺当完成宣扬任务？笔者结合自己参加海洋生态文明国际论坛会务的经验，谈一点浅陋的看法。大体来讲，处理与媒体的关系，应坚持主动、细心、热忱、耐性、严格五个原则，这样方能事半功倍，达到预期目标。一是要主动。为了扩大论坛或会议的影响，肯定要在会前主动主动地联系媒体，供应其所需资料。在2011海洋生态文明国际论坛前期，论坛组委会确定由笔者负责媒体的全程接待工作。通过国家海洋局与浙江省海洋与渔业局，笔者拿到了国家级和省级媒体联系人的名单（他们分别由一名领队带队前来），通过与两个领队联络，拿到了各家媒体记者的联系方式。接下来的事情就是逐个给媒体打电话，询问他们须要哪方面的文字材料，并立刻通过邮箱发给他们。在联系的过程中，肯定要留意留下他们的邮箱，以便发送文字材料及后期联系。同时，要留意说话语气，不要打官腔，以免让对方听了不舒适。正是因为会前与媒体进行了充分沟通，引起了媒体的高度重视，部分媒体对论坛的召开进行了预报，为论坛烘托了氛围，渲染了气氛，产生了主动的效果。二是要细心。我们常说“当心驶得万年船”，这句话用在媒体接待过程中同样合适。拿到各方面媒体联系方式后，应立即建立一个通讯录，一般应包括姓名、性别、单位、电话和邮箱等内容，然后打印2份，一份呈送领导，以备领导查阅；一份自备，将来带到会议现场记录媒体的其他信息。这里特殊须要留意的是，“性别”肯定要问清晰，以便利支配住宿。有一个单位就曾为此闹过笑话：接待人员拿到来访来宾名单后，未经细致确认，就想当然地根据名字来支配住宿，结果把其中一位来宾性别搞错了，给接待工作造成了肯定的负面影响。可以说，接待工作无小事，任何一个环节都要留意到。三是要热忱。在接待过程中，肯定要真诚、热心，从记者的须要考虑，尽量为他们供应便利。在论坛报到当天，笔者与媒体的领队联系，确认了他们到达的时间，提前替他们领取了房卡和餐券，他们到达后只须要供应身份证即可入住，削减了不少麻烦。这里有一个细微环节问题，由于记者驻扎会场时间不同，所以他们报到时肯定要发放相应的餐券，避开出现漏餐现象。同时，要确认媒体记者的离开时间，提前为他们支配返程事宜。对于媒体记者，秘书不仅要供应文字材料，还要从他们的角度动身，想他们所想，急他们所急，在生活上尽量照看周到。据笔者视察，所来记者大部分是年轻人，很简单相处。一般状况下，他们也能体谅主办方的难处，尽量不给我们添麻烦；但作为主办方，肯定要热忱细心，供应周到的服务。四是要耐性。与媒体打交道肯定要有耐性，满意每个人不同的须要。举办论坛期间，也许有40家媒体，由于性质不同，需求也不尽一样，比如有家媒体要做专访，就须要供应论坛方方面面的资料。由于任务繁重，笔者有些烦躁，对有些媒体言谈之中流露出不耐烦心情，幸好组长刚好发觉了这个问题，与笔者沟通谈心，阐述其中的利害关系，才让笔者茅塞顿开。另外，在论坛期间，有些媒体会对有些单位或个人作专访，为协作媒体工作，应尽量帮他们支配好采访事宜，但假如媒体的专访对象不在论坛邀请之列，则可以婉言拒绝。五是要严格。即严格要求自己做到善始善终，督促媒体寄回有关会议报道的纸质材料或电视录像等视频资料。(范文网)论坛召开后，组长要求拿到媒体的报道材料，于是笔者与媒体逐一联系，表明意图。一般状况下，媒体都会答应主办方的要求，把相关报道寄送过来。当然，有些记者比较忙，可能遗忘了这件事，这时，就要有耐性，多督促几次，直到拿到论坛相关报道为止。在此，有个小问题须要留意一下，在跟记者告辞的时候就应要求其刚好供应相关的报道材料，而笔者直到论坛结束后才联系媒体，这让有些记者感到犯难，因为报纸在前几天已经出版，过期的报纸不太好找。另外，笔者还有一个小建议，对于媒体寄回的报纸，可以把它们扫描下来，做成电子文档加以保存，以备时常之需。总之，媒体对于大型会议或论坛的宣扬起着重要作用，在与记者联系的过程中，应本着“主动、细心、热忱、耐性、严格”的原则，处理好与媒体的关系，为会议或论坛的宣扬和后续工作打下良好基础。参考文献：杨素华，秘书实务M.北京：北京高校出版社，2008.（作者单位：浙江省海洋水产养殖探讨所）