大学仪器设备项目档案管理暂行办法.docx

大学仪器设备工程档案管理暂行方法为提高我校仪器设备类档案（简称设备档案）的质量和 管理水平，进一步做好仪器设备工程文件材料的立卷与归档 工作，根据高等学校档案工作规范和大学档案管理办 法等文件的有关规定，结合我校的实际，本着统一管理, 分级负责的原那么，制定本方法。一、设备档案管理的基本原那么（一）设备档案必须坚持集中统一管理的原那么，确保设 备档案的完整、系统、准确和平安，便于开发利用。（二）设备档案是国家的重要技术储藏，是学校仪器设 备管理工作的组成局部和重要环节。设备档案工作必须纳入 设备管理工作之中，与设备计划管理、设备采购供应和设备 使用等工作紧密结合，作为设备主管部门的职责之一，同步 开展。二、设备工程档案的归档范围（一）设备工程档案是指作为学校固定资产的仪器设备 （含本校自制的，已经作为固定资产的设备），在其申购、 验收、调试、运行、管理、维修、改变、报废等全部活动过 程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同 载体的文件材料，以及随机材料。（二）设备工程的范围：1 .各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备 工程；.凡总造价五万元以上的仪器设备工程，均应归档。三、立卷的分工（一）资产处为设备工程档案的形成、积累、汇总、立 卷和归档工作的主管部门，负责设备工程文件材料的统一制 发和文材料的收集、积累、汇总、立卷与归档。（二）各学院、教学部等分别为设备工程档案的二级管 理单位，根据设备主管部门的要求，催促、检查设备用户做 好随机文件材料的收集、保管和设备的调试、运行、管理、 维修、改变等活动中文件材料的形成、积累、立卷与归档。（三）档案馆负责对立卷工作进行业务指导，配合资产 处和各学院、教学部等，对有关人员进行档案业务技术培训, 确保案卷质量。（四）设备使用单位负责设备工程开箱、调试验收、使 用、维修、改变记录等文件材料的形成、积累、立卷与归档。四、文件材料的积累（一）设备使用单位负责人，要认真抓好设备文件材料 的形成、积累、管理工作，指定专人作兼职档案员。科技人 员和实验技术人员要保护设备的技术文件，对设备的使用、 维修、改变等，做到有活动就有完整的记录。（二）设备主管部门和使用单位，按各自的职责范围, 分别负责收集、积累、保管设备各环节形成的文件材料，做 到文件材料完整、准确、系统、平安。（三）档案馆随时了解、催促、检查、指导专（兼）职 档案工作人员做好文件材料的积累工作。五、归档验收与管理（一）重大仪器设备（指二十万元及其以上的设备）开 箱验收，必须有档案馆或设备主管部门档案工作人员参加, 以监督、检查、指导随机文件材料的清点、验收，并在验收 记录上签字。（二）设备工程验收完毕和进口设备索赔期满后，由设 备主管部门会同设备使用单位兼职档案人员，对文件材料进 行系统整理立卷并验收。经验收合格后，方可办理固定资产 入库手续；对文件材料不齐全的设备，不予入库，不予报帐。（三）仪器设备说明书等随机文件材料以及在仪器设备 使用、检修等过程中形成的、保管期限为“与设备共存”的 文件材料，由设备使用单位负责保管，同时按归档要求进行 文件材料登记，及时移交设备主管部门。（四）设备主管部门档案人员负责仪器设备工程全部文 件材料的积累、汇总，按要求整理立卷并保管二年，期满后 次年六月底前，统一移交档案馆。其中，总造价二十万元以 下，五万元以上（含五万元）的设备工程档案，由设备主管 部门保管，档案馆定期进行检查、指导。六、本方法自公布之日起执行，由档案馆负责解释。