大学仪器设备类档案工作实施细则.docx

xxxx大学仪器设备类档案工作实施细那么（修订稿）仪器设备类档案是指作为固定资产的仪器、设备，在其购置、验 收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形 成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料以及随机材料。一、归档原那么（一）归档的设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修、 改造各个环节中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有 参考价值和凭证作用。（二）归档的文件材料必须反映设备管理和仪器设备工程从申购 到改造的全过程，保证完整、准确、系统。（三）归档的仪器设备文件材料必须遵循其自然形成规律、保持 其有机联系，必须与实物一致并有成套性。（四）作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、 稀的仪器设备，均须归档。二、归档的主要内容和重点（一）归档的主要内容包括综合管理、仪器设备工程依据性材料、 开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面，具体范围见 附件。（二）归档的重点是仪器设备工程（特别是价值10万元以上的）各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。三、不归档的文件材料（一）上级普发（非专指高校）、不办的文件。（二）未定稿的管理性文件材料。（三）未生效的合同、协议书。（四）重份文件；校内单位发来的文件。（五）无查考价值的一般性函件。（六）仪器设备广告、宣传材料、订货会、展销会宣传品。四、归档要求（一）移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料 是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，归档文件材料必须制作 归档文件目录。检查合格后填写移交目录，双方签字盖章各执一份。（二）仪器设备在使用过程中，使用单位须建立使用、检查、维 修记录和损坏修理报告等技术档案。（三）仪器设备档案可暂由国资处保管2年，期满后的次年6 月底前完成归档工作，涉及电子文件材料的须同纸质文件一并归档。（四）涉及实物类、声像类和内部报纸、刊物类档案的需按照 相关工作规范整理归档。附件归档范围和保管期限仪器设备类（SB）SB11综合序号类目名称保管期限1上级有关仪器、设备工作文件普发性30年针对本校永久2仪器、设备管理规章制度30年3设备工作计划、报告、总结、调查材料30年4仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案30年5仪器、设备移交清册及仪器设备报废、调拨报告和批复30年6仪器、设备业务工作综合性统计材料30年7重大活动、重要会议声像、图片资料永久8其他有保存价值的文件材料SB12仪器设备工程序号类目名称保管期限1申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）及上 级批复和准购批示30年2仪器、设备采购的招标文件、定购合同（复印件）、标书、 验收报告及会谈纪要、记录、审阅单等相关材料30年3进口设备购置过程中有关技术商务文件材料30年4开箱记录及装箱单30年5安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单30年6验收报告及文件材料30年7索赔来往函件及结果文件30年8设备说明书及全套随机文件材料与设备共存9使用、检修、故障事故记录（设备履历书）与设备共存10重大事故调查分析及处理意见与设备共存11技术改造和开发过程中形成技术文件材料与设备共存