风电工程项目工程档案管理办法.doc

风电工程项目工程档案管理办法1 依据1.1 中国*集团公司基建工程档案管理办法（中国*集团公司制2004号）1.2 技术用图复制图的折叠方法（GB/T 10609.31989）1.3 科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T 118222000）1.4 城市建设档案归属与流向办法1.5 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T282002）2 管理职责与内容2.1 项目公司职责2.1.1 建立档案室，配备与工程规模相适应的档案人员。2.1.2 建立符合要求的工程档案保管库房，集中统一保管档案。2.1.3 项目公司负责同当地建设工程档案管理部门的工作联系，负责统一组织、协调向当地档案管理部门的有关档案移交工作。2.1.4 项目公司档案部门按要求认真检查、核对工程各参建单位移交的工程文件，确认符合归档要求后在移交清册上签字。项目公司财务管理部门在见到档案部门的签字后方可与工程各参建单位进行资金结算。2.1.5 负责对施工、设计、调试、质监、监理等工程各参建单位竣工文件的编制、工程档案的整理与移交工作进行检查、监督和指导及验收，发现问题，及时处理。2.1.6 负责设备图、施工图及部分施工文件的统一登记、分发工作。2.1.7 负责工程前期文件、工程交接验收文件、生产准备（包括企业技术规范）及试生产文件的收集与整理。2.1.8 负责机组生产准备、试生产总结及建设总结的收集与整理。2.1.9 负责接收工程的全部档案，运用档案现代化管理手段进行汇总、整理后编目、上架，具备检索、借阅条件。2.2 参建单位职责2.2.1 施工单位职责负责按照国家档案管理要求提交施工、安装、调试全部资料。施工单位受甲方委托签署设备材料购置合同时，应设立专门条款，明确移交档案材料（如产品说明书、质量合格证、试验报告、设备图纸等）的内容、数量、质量等要求。凡工程实行总承包的，由各分包单位负责其分包工程全部文件的收集、整理，并提交总包单位汇总；凡由项目公司分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、整理其承包工程的全部文件。2.2.2 设计单位职责负责提交工程各设计阶段的所有设计文件，编制施工图总清册。按竣工图编制合同及国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范中竣工图编制要求，编制火电两套完整的竣工图及一套完整的电子文件竣工图。编制移交清册，火电机组在完成满负荷试运后两个月内移交项目公司档案部门，档案部门凡在城市规划区范围内的重要建设项目，应根据城市建设档案归属与流向办法第五条的规定，另编制一份与城市建设、规划及其管理有关的主要建筑物及综合管线竣工图。2.2.3 调试单位职责负责提交所承担的试验项目调试方案、措施、调试报告、性能试验报告、调试验评表、签证单、设备缺陷处理记录、变更设计资料及调试工作总结等文件。2.2.4 质监单位（质量监督中心站、质量监督站）职责负责编制、收集、整理、提交工程质量监督工作中形成的各类质量监督文件（质量监督的质监计划、评价报告、纪要、监检记录、呈报、总结、报告和结论意见等质监活动文件；对工程参建单位不合格项的纠正措施，关闭文件情况验证文件、设备的监造报告等）。2.2.5 监理单位职责负责提交工程监理项目的监理文件(监理大纲、规划、目标、办法、措施等)及结论意见(如对于工程质量、工期、投资等的监理意见)。负责提交工程监理通知单及整改措施记录、总结。负责提交工程施工及调试期间的设计变更通知单、设计变更执行情况总结及未完成项目的闭环签证(处理结果)。负责提交工程建设期间的设备缺陷处理清单、设备缺陷处理会议纪要和处理后复试报告。负责提交调试过程中的设备缺陷处理记录及处理结果。负责提交设备修改通知单。负责提交工程联系单及材料代用记录。负责提交全部施工调度(协调)会议纪要、专业会议纪要。负责监督工程文件内容的真实性、齐全完整情况以及归档文件的质量，督促检查工程建设中文件材料的收集积累和完整、准确情况，负责竣工文件和竣工图的审核并签署意见并与建设单位密切配合共同做好工程档案管理工作。2.2.6 设备厂家编制移交清册，在设备开箱验收前移交项目公司档案部门。在设备到货时，必须同时提供装箱单、产品质量证明书、合格证、说明书、试验报告、检测报告、商检记录、特殊产品准销证等文件材料及至少三套设备图纸（合同中另有规定的除外）。3 管理要求3.1 竣工文件编制要求3.1.1 工程施工及调试完成后，施工单位、监理单位应根据合同规定以及建设单位的要求编制工程竣工文件。3.1.2 竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。3.1.3 凡为易褪色材料（如复印纸、复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久、长期保存的文件，应附一份复印件。3.1.4 凡合同、协议、试运后签证、机组启动验收交接书、机组移交试生产交接书、机组移交生产交接书等文件材料均应为正本（即必须有各方代表的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章）归档，签字方不能用副本或复印件归档。3.1.5 施工记录、验评单、验收单、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单（含工程联系单）等表式和数据均应用合格的书写材料书写（不得使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔），并原件（如表式为复印件，数据虽用合格书写材料书写也不能作为原件）归档，均应为A4幅面；验收签证单中的各方人员必须签全名，不能以盖章或打印代替签名。各种记录、表单、通知单等均应有统一编号。3.1.6 施工记录、验评单、验收单的记录应真实可靠，数据齐全。检查项目和检查结果尽量用数据填写，少用文字表述(检查项目中可用文字表述的除外)。3.1.7 调试措施、方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印件。不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性。所有应归档的单据、记录等均不能用喷墨打印机打印。3.1.8 设备厂家提供的产品合格证、说明书、试验报告、检测报告、商检记录等文件材料必须为原件，且用合格的纸张和书写材料书写。有些尺寸过小的证件，如产品合格证等应统一粘贴在与说明书纸张规格相同的纸张上。3.1.9 主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件（不能用复印件）归档。3.1.10 引进技术工程的设备订货合同及其附件、招投标书等重要依据性文件材料应字迹耐久、清楚，不能用复印件归档。中译文应同外文原文一同归档。3.2 竣工图编制要求3.2.1 竣工图应按照国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范中竣工图编制要求进行编制。竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映工程竣工时的实际情况。3.2.2 应编制“竣工图编制总说明”，在总说明中应说明竣工图的编制原则、各专业的竣工图卷册目录以及编制情况。对每册修改图纸，应编制分册说明，内容包括：修改内容、修改原因、变编制“竣工图编制总说明”，在总说明中应叙述更单号、提供修改资料单位等。3.2.3 没有设计变更的施工图用作竣工图时，编制单位应逐张审核，确认与现场相符后直接在蓝图上加盖“竣工图”图章；经修改或变更的施工图应重新编制竣工图，重绘图按原图号编，末尾加注“竣”字，或在新图标内注明“竣工图阶段”加盖并签署竣工图章。3.2.4 项目公司应负责或委托有资质的单位编制工程总平面图和综合管线竣工图。3.2.5 凡四级图有修改的，又需要修改五级图或清册的，应继续修改。3.2.6 与施工图有关的设计更改、现场洽商和材料变更单等文件材料单独组卷。在填写卷内文件目录时，以“图号”作为“文件编号”。3.2.7 竣工图按GB/T10609.31989技术用图复制图的折叠方法，“手风琴式”折叠，统一折叠成210mm297mm（A4）图幅，图标朝外。3.2.8 所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写齐全、清楚，不得代签。竣工图章盖在标题栏附近的空白处或右下角向上折叠后空白处；竣工图章应使用不褪色红印泥。3.2.9 国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外方提供的竣工图应由外方签字确认。3.2.10 录音、录像文件应保证载体的有效性，电子文件应以光盘为长期存储介质(竣工图电子文件的命名应与图纸编号一致，以保证其唯一性)。3.3 工程文件的收集与整理3.3.1 工程文件的收集3.3.1.1 凡是反映与工程有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，归入建设项目成套档案。3.3.1.1 收集时间：各类文件材料必须按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集，凡是引进技术、设备文件必须首先由项目公司档案部门登记、归档，再行译校、复制和分发使用。3.3.2 工程文件的整理：全部工程文件在归档前必须按档案管理的要求，由文件形成单位进行档案整理。工程前期文件、设备技术文件、施工文件、试运行（生产）及验收等文件按文件形式整理，进行装订；设备图、竣工图等按图纸形式整理，不进行装订。3.4 工程档案的归档与移交3.4.1 归档文件的完整、准确、系统要求归档文件必须完整、准确、系统、规范，工程档案的整理符合科学技术档案案卷构成的一般要求，并经项目公司审查合格后，办理交接手续。工程文件没有合格的归档，工程（项目）不能通过竣工验收。3.4.2 归档时间：除受委托进行工程档案汇总整理外，施工、调试、质检、监理等单位在工程竣工（包括单项工程及分期建设的工程投入使用）后一个月内归档；设计单位竣工图，火电机组在完成满负荷试运后两个月内移交项目公司档案部门。 3.4.3 工程档案的移交工程建设与生产为两套机构的单位，在工程档案验收合格后，项目公司应按合同及有关规定的要求，在项目(工程)正式通过竣工验收后一个月内向生产使用单位及其他有关单位办理工程档案移交。凡分期(机组)分阶段验收的工程项目，应在每期(机组)正式通过验收后办理工程档案移交。