实用公文写作.pptx

讲师,实 用 公 文 写 作,规范 简洁 流畅,目录,公文的基本介绍,1,常用公文写作要领,2,公文写作解决方案,3,公文写作的常见问题,4,1,Part,公文的基本介绍,公文的含义、特点及作用,公文的重要性,公文的基本原则,公文的种类及行文规则,公文的含义、特点及作用,公文是国家机关、社会团体、企事业单位，用于行 政管理，具有法定效力和规范体式的文书。,1、指导工作，传达意图 2、联系工作，交流情况,公文的五大特点,政策性和权威性,规范性和约束性,针对性和指导性,程序性和严密性,对应性和定向性,公文的作用,3、请示工作，答复问题 4、总结工作，推广经验,5、记载工作，积累史料,公文的基本原则,公文的,四个基本原则,1、实事求是原则,发文要务实，要根据实际需要发文 办文要切实，要细化办文规范 拟文要朴实，文字要简炼精确,2、准确规范原则,认真把好公文的质量关 认真把好公文的程序关 认真把好公文出入关,公文的基本原则,公文的,四个基本原则,3、精简高效原则,坚持少而精的标准 坚持快而好标准,4、安全保密原则,确保公文使用和传递安全 确保公文保管安全 确保公文销毁安全,公文的重要性,1,公文是企业实现管理职能的重要途径,2,公文是体现企业形象的重要手段,3,公文是员工履行岗位职责的重要工具,4,公文是衡量员工综合素质的重要标尺,公文的种类及行文规则,公文种类很多，常见的有15个文种：,决议,命令,决定,公报,公告,通告,通知,通报,报告,意见,请示,批复,议案,函,会议记要,公文的种类及行文规则,行文关系,上行文,平行文,下行文,泛行文,下级单位向上级单位的发文。 如：请示、报告等,平级单位或不相隶属单位之间的发文。 如：通知、函等,上级单位向下级单位的发文。 如：命令、决定、决议、指示、通报、通知、批复等,面向全社会、没有特定的主送机关的行文，如公告、通告等。,2,Part,常用公文写作要领,一、请示的写法,四、报告的写法,二、通知的写法,五、函的写法,三、通报的写法,六、会议纪要的写法,一、请示的写法,请 示,妥否，请批示,标题,主体,下级向上级请求指示、批准（上行文）。,请示,请示的结构,、标题：事由文种（关于*的请示）,、主体：,（）起因 （）事项 （）提出处理意见,、结尾用“妥否，请批示”,1,“理由”部分简明扼要,2,主要内容在正文中表述,3,要有倾向性意见，且具可操作性,4,一事一请示、不越级、不多头请示、请批对应,5,送往政府部门的请示要注明联系人和联系电话,6,请示和报告有本质上的区别,一、请示的写法,请 示 应注意的事项,一、请示的写法,XX煤炭运销集团古交福昌煤业有限公司 关于主斜井施工联络巷与副斜井对打施工的请示,能源投资开发有限公司： 为加快矿建进度，福昌煤业根据实际情况，拟采取从主斜井施工联络巷与副斜井对打施工方案，这样将最少缩短矿建周期3个月以上。 妥否，请批示。 XX煤炭运销集团古交福昌煤业有限公司 2018年5月16日,二、通知的写法,适用于公司批转至下级公司和有关部门的公文，转发上级单位的公文；传达要求下级公司和有关部门办理的需要周知或者执行的事项；人事任免等。,通知,通知的分类,1、批转性通知 2、转发性通知,5、一般性通知 6、事务性通知,3、印发性通知 4、指示性通知,7、会议性通知 8、任免性通知,主要特点,1、适用范围广、适用性强、形式灵活 2、适用频率高 3、专项性强,二、通知的写法,通 知,特此通知,标题,正文,意尽言止，不单写结束语。 在前言和主体之间，如未用“特通知如下”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。 再次明确主题的段落描写,通知的格式,一、标题：制发机关事由通知,二、正文：,通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决的问题，经批准，现将，具体规定通知如下。 通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。,三、结尾（三种写法）,二、通知的写法,XX煤炭运销集团古交福昌煤业有限公司 关于转发集团公司关于厉行节俭反对浪费的六条规定的 通 知,各煤业公司，机关各部室： 为积极贯彻中央八项规定、六项禁令，以及省委、省政府有关压缩公务费用开支的规定，集团公司特制定关于厉行节俭反对浪费的六条规定，现转发你们，请认真学习贯彻，严格遵照执行。 XX煤炭运销集团古交福昌煤业有限公司 2018年5月16日,转发性通知,三、通报的写法,通 报,标题,开头主体结尾,适用于向下级部门传达信息（下行文）。一般分为表彰性通报和批评性通报。,通报,通报的格式,1、标题：事由文种 2、主送部门 3、正文：开头主体结尾,主送部门,通报应具备的几个要素,1、引言部分 2、事实部分,3、分析处理部分 4、号召要求部分,三、通报的写法,关于批评一班组不参加安全法规培训的通报,公司各部门、机关： 近年来，我公司在加快企业建设发展，始终把安全生产工作放在首位，专门举办了安全管理知识培训，但一班组在培训期间思想态度散漫，不重视安全法规学习，多次不参加安全法规培训，为教育本人、提高意识，现将有关事项通报如下：根据XX钢铁公司安全工作管理条例第十条第二款，给予一班组成员通报批评之处分希望广大干部职工高度重视，以此为警告，转变观念，积极参加培训，使本公司安全工作取得长足进步。 XX煤炭运销集团古交福昌煤业有限公司 2018年5月16日,四、报告的写法,报 告,标题,正文落款成文日期,主送机关,适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。,报告,特点,1、广泛性，适用范围广泛 2、陈述性，内容以陈述为主 3、单向性，下级机关向上级机关单向文 4、事后性，“事前请示、事后报告”,结构,标题+主送机关+正文+落款+成文日期,四、报告的写法,汇报工作报告：汇报例行工作，成绩经验，问题教训，今后打算，上级交办的事项完成情况等； 反映情况报告：报告特殊、重大、突发事件等； 答复询问报告：被动行文，答复上级机关询问事项。,报告的类型,1、标题：发文机关+事由+文种 主送机关：有隶属关系的上级领导机关或上级业务主管部门。 2、正文： 发文缘由：写明报告的意义、背景或根据。 报告事项： 汇报工作报告：例行工作，成绩经验，问题教训，上级交办的事项的完成情况，进度等； 反映情况报告：事件的原因、经过、结果、性质和建议等； 答复询问报告：答题式的回复，问什么答什么。 3、结尾：今后工作的意见；对事件原因的总结,报告的写法,四、报告的写法,五、函的写法,函,标题,开头主体结尾,部门+年份+数字,适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项（平行文）。,函,函的格式,1、标题：事由文种 如：“*公司关于调用办公物资的联系函” 2、函件编号（部门+年份+数字 ） 3、正文：开头主体结尾,五、函的写法,适用范围及分类,、适用于不相隶属单位之间商洽工作（商洽函） 、适用于同单位各部门之间工作联系（联系函） 、询问或答复问题（问答函）,函的要求,1、对于同级单位，大胆用函。 2、根据不同的收文单位和要办的事情，采用不同的语气和结尾方式。 3、商洽函和问答函必须有回复函，并在其中注明原函编号（如：贵公司*号函已收悉，现答复如下）。,五、函的写法,XXXXXX公司 关于对新员工开展技能培训的商洽函,*大学： 我公司最近招聘了20名新员工，为了使其能够尽快胜任工作，将在近期对新员工进行物探专业技能培训。但我公司缺乏授课培训的经验，特邀请贵院校培训导师来我公司开展培训工作。培训安排如下： 一、培训内容：物探勘查基本知识 二、培训时间：定于2012年9月10日12日，训期3天。 三、培训地点：*公司办公楼三层会议室。 联系人：*公司 联系电话：0351-51* 136*（*经理） 特此函询，盼尽速回音。,编号：DC2012001,2013年4月10日,六、会议纪要的写法,会议纪要,标题,主体,用于记载会议主要情况和议定事项。,会议纪要,标题,主要反映会议的性质和范畴。 1、会议名称+会议纪要（例行会议） 如: *公司月度总结会会议纪要 2、关于*问题+会议纪要（专项会议） 如: 关于协调*公司开业庆典事宜的会议纪要,导言,六、会议纪要的写法,时 间：*年*月*日下午14：30分 地 点：公司办公楼一层会议室 主 持：* 出 席：* * * * * * 缺 席：* * 记 录：* 主要内容：总结本月工作情况，计划下月工作安排。详细如下：,导言,主要用于概述会议基本情况。其内容一般包括标题、时间、地点、主持、出席、缺席、记录和主要内容等。,*公司月度总结会会议纪要,六、会议纪要的写法,主体,这是会议纪要的核心部分。主要介绍会议议定事项。,1、重点将会议所研究的问题和决定事项逐条归纳，做到条理清楚，简明扼要。不要把会议纪要写成会议记录。 2、要正确地集中会议的意见。没有取得一致意见的，一般不写入纪要。会议没讨论的不得写入会议纪要。 3、会议纪要用“会议”作主语，即 “会议听取了”、“会议讨论了” 、“会议认为”、“会议确定”、“会议指出”、 “会议强调”等。 4、会议纪要须以第三人称的语气来拟写。 5、会议纪要没有落款。,3,Part,公文写作解决方案,确立为别人而写的原则,注意逻辑、顺序,掌握公文写作的“三步曲”,紧凑连贯、力求简洁,层次分明、不重复,公文格式具体要求,一、确立为别人而写的原则,拟文的直接目标是“四好”：,好读、好懂、好记、好执行,让你自己明白很重要，但让读者明白更重要,公文“四宜”：,宜短、宜实、宜准、宜平和,二、掌握公文写作的“三步曲”,交代发文的背景、依据、目的，为后面叙述主体进行铺垫。宜开门见山、简短利落。,阐明具体观点、叙述具体事项、提出具体要求。宜多费笔墨、重点对待。,宜寥寥几笔、谨慎用字。,开头,主体,结尾,三、层次分明、不重复,段落之间分界清晰，一个段落重点阐述一个方面，提行后阐述另一个方面，但各个段落之间必须是围绕一个中心观点展开论证，也就是文章的中心思想。,每个问题只在文章中讲述一次，且讲透，不在其它地方再讲。,不重复原则：,层次分明：,四、注意逻辑、顺序,表述符合逻辑要求和一般人的思维习惯 采用直叙法，不要用倒叙法和插叙法 注意相互依存关系,有一必有二 有先必有后,逻辑 顺序,四有,有好必有坏 有内必有外,思想在先，行动在后 原因在先，结果在后 综合在先，具体在后 铺垫在前，运用在后,八先 八后,大事在先，小事在后 优点在先，缺点在后 上级在先，下级在后 别人在先，自己在后,不犯语法错误,五、注意语法、紧凑连贯、力求简洁,主语、谓语、宾语齐全 正确运用标点符号 不要把日常生活中的表达方式运用到公文表达中来,紧凑连贯,能用一句话表达清楚的，绝不用两句话 尽量用一个主语把后面的语言串起来 语句、段落之间要有连贯性,力求简洁,一份公文只解决一个问题 “复文”切忌不厌其烦地引述“来文” 在报告和请示中，不要向上级大讲方针政策 尽量用简短的句子,准确明了,标题要高度概括全文主旨 内容复杂、篇幅较长的公文，正文要分段描述 直接表述事由或要求，不要转弯抹角 观点明确，不要用模棱两可、易生歧义的词句,六、公文格式具体要求,版面：天头（上白边）为37mm，订口（左白边）为28mm，版心尺寸为156225mm。 无页眉无页脚 页码：普通阿拉伯数字、页面底端右侧,标题字体：宋体二号字加粗 正文字体：仿宋_GB2312三号字 段落格式：单倍行距，提行空两格 行数：每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。,页面设置,正文格式,六、公文格式具体要求,第一层 一、 二、 三 、 第二层 （一）（二）（三） 第三层 1、 2、 3、 第四层 （1） （2） （3） 第五层 ,序号的运用,公文标题、引用文件名中有日期的，必须用阿拉伯数字； 公文最后的落款日期必须用阿拉拍数字（如：2018年9月10日）； 正文中凡涉及到日期、数字等一律只能用阿拉拍数字。,数字的用法,几点心得,公文写作，简明扼要很重要，要加强这种功力的修炼。 语言忌夸张。要努力追求“清水出芙蓉，天然去修饰”的语言境界，夸张的修饰是写作文，不是写公文。 掌握格式是有效途径。 标题的草拟很重要。标题要与正文相一致，一目了然。 要学会用分列项式起草公文。学会用序号区分。 一件事一段文字，逻辑要清楚，忌混乱。 文字是行政人员的职业工具，公文写作水平是衡量一名行政人员业务能力高低的重要标尺。希望各位引起重视、勤学苦练、提高公文质量，维护企业形象。,4,Part,公文写作的常见问题,公文写作的一般要求,公文写作中容易出现的问题,一、公文写作的一般要求,1、正确选用文种，体式规范 2、标题准确反映全文的主题 3、观点明确，阐述清楚，逻辑关系明了 4、简明扼要，直书不曲 5、表述紧凑严密 6、用语庄重平实 7、概念稳定 8、用语要礼貌得体 9、正确运用标点符号 10、准确计算,公文写作的 一般要求,语言重复、啰嗦,二、 公文写作中容易出现的问题,1,经公司领导批准同意 2016年5月25日5月31日 下午18：45分 事故发生后，公司总部高度重视这次事故，接报事故后，立即-。 工作人员24小时夜以继日轮班作业。 ,词序、语序不当,2,关于部分三、四号线施工单位拖欠钢筋、混凝土供应商的材料款问题，请建设总部抓紧给相关施工单位发文，限期要求解决。,修改：关于三、四号线部分施工单位拖欠钢筋、混凝土供应商的材料款问题，请建设总部抓紧给相关施工单位发文，要求限期解决。,*工程是*市委、市政府及广大市民备受关注的大型市政工程。,修改：*工程是备受*市委、市政府及广大市民关注的大型市政工程。,二、 公文写作中容易出现的问题,词义混淆,3,词义：制定制作、定出。公文中习惯用在较大场合。 举例：党的第十六次代表大会，为我们制定了全面进入小康社会的总任务和政治路线。 词义：制订制作、订立。公文中习惯用于具体规章制度的订立。 举例：公司制订了防火、门卫等安全管理制度。,制定,制订,和表示两者都是，是并列关系。 与表示两者对立，是平等关系。 或表示两者其一，是选择关系。 举例：集团公司举办的篮球赛经过两天的激烈攫夺，A公司和B公司一起进入了准决赛，明天，A公司与B公司将展开争夺决赛权的较量，届时，A公司或B公司将在决赛中向冠军宝座发起冲击。,和,与,或,二、 公文写作中容易出现的问题,词语搭配不当,4,借阅人必须履行档案借阅登记制度,分析：履行对应的是义务、职责、承诺等，否则词不达意,修改：借阅人必须遵守档案借阅登记制度,为杜绝管理漏洞,分析：杜绝对应的是动词，而不是名词，管理漏洞属名词,修改：为杜绝管理出现漏洞 为杜绝此类情况的发生,嫌疑人应为熟悉当地环境的本地青年所为,分析：主、谓、宾混乱，主语是嫌疑人，谓语是应为，宾语却是本地青年所为。,修改：嫌疑人应为熟悉当地环境的本地青年 案件应为熟悉当地环境的本地青年所为,二、 公文写作中容易出现的问题,逻辑混乱,5,*公司领导：,*年*月*日，我公司向*公司呈报了关于*的请示，在请示中，王总提出了有关要求，请答复。,修改,*年*月*日，我公司向*公司呈报了关于*的请示，在请示中，王总提出了相关意见，妥否，请批示。,总部要求提高产品的折扣优惠度，建议从7折提高到9折。,修改,总部要求产品的折扣优惠幅度从7折降低到9折。,二、 公文写作中容易出现的问题,逻辑混乱,5,孤本、秘密档案不予借阅；确需借阅的，须在指定时间内归还。,修改,孤本、秘密档案原则上不予借阅；如因特殊情况确需借阅的，须在指定时间内归还。,*年上半年，我公司共组织培训30次，其中：总公司培训5次，企业培训19次。,修改,*年上半年，我公司共组织培训30次，其中：总公司培训5次，企业培训19次，其它培训6次。,二、 公文写作中容易出现的问题,附件格式不当,6,若公文附有附件资料，而公文内容中又有涉及附件内容，应备注说明，如：详细情况见附件1。,若公文附有附件资料，应在公文最后加上附件名称，如有多份附件，应当逐个列示，格式如下：,附件：1、关于*的办法 2、关于*的通知 3、关于*的方案,XXXX部,2XXX年10月29日,