office-Excel数据链接技巧(3页).doc

-1、2、3、4、 office-Excel数据链接技巧-第 3 页5、 数据链接技巧在Excel 2000中，用户可以通过"链接"将硬盘中其他Excel文件中的数据链接到所创建的工作表中，从而使编制出来的表格更加简洁、方便、实用，实现自动化，在处理大量数据时十分有用，如编制部门预算时，通过链接，两张汇总表则可以随着其它分表的变动而自动更新，省去大量人工。 （1）在同一工作簿中的不同工作表中使用公式链接。选中"汇总表"中的单元格C4，然后选择"插入"*"函数"，打开"粘贴函数"对话框。在该对话框中的"函数分类"列表框中选择"常用函数"选项，在"函数名"列表框中选择"SUM"函数(也可以选择其他函数命令)，按"确定"按钮，打开"SUM"对话框。将光标置于"Number1"文本框中，然后将"销售部1"工作表置为当前工作表，并单击该表格中的C4单元格; 同样，将光标置于"Number2"文本框中，然后将"销售部2"工作表置为当前工作表，并单击该表格中的C4单元格，这时将在光标位置出现"销售部2!C4"字样。单击"确定"按钮，返回"汇总表"表格。可以看到在该表的C4单元格中已填入了数据，该数据就是2个销售报表中利润额之和。（2）在不同工作簿中的工作表中使用公式链接 与同一工作表的引用相同。（3）链接数据的自动更新 只有当包含链接点的工作簿与为链接提供数据的工作簿(源工作簿)同时打开的情况下改变源工作簿中的相关数据，或者在更新源工作簿中的相关数据后接着打开包含链接点的工作簿，Excel才会自动更新该链接。若是在关闭源工作簿后再打开包含链接的工作簿，Excel就不会自动更新链接数据，此时就必须进行人工更新链接，其操作方法如下。 - 更新全部链接点数据打开包含链接的工作簿时将弹出一个对话框，询问是否更新当前工作簿中的链接数据，单击"是"将更新该工作簿中的所有链接点中的数据。 - 更新指定链接点数据 应在询问对话框中单击"否"，在保持原来的内容不变的情况下，打开该工作簿。然后选择"编辑"*"链接"，打开"链接"对话框。在该对话框中的"源文件"列表框中选择指定链接点数据的源对象，单击"立即更新"即可。如果需要选定同一源文件的多个链接，可以按住Ctrl键，然后单击各个链接对象。 - 根据以上情况，Excel可通过2种方式显示链接点工作簿上的公式，这取决于提供数据的工作簿(源工作簿)是否打开。 当源工作簿打开时，公式中的内容使用相对链接，如"销售报表.xls销售部1!D4"。 当源工作簿关闭时，公式中的内容使用绝对链接，如"'C:Path销售报表.xls销售部1'!D4"。 2、链接源工作表中单元格的名称 上面对源单元格引用的是代表该单元格的区域代码，如E4、D4:C5或$A$3等，这在链接点较少的情况下是可行的，但在链接点比较多、间隔时间过长的情况下就不容易辨认其代表的内容了。为此，Excel又提供了另外一种对单元格的引用方法，即对单元格名称的引用。其原理是事先为工作表中要作为源数据的单元格区域确定一个名称，在以后需要对其进行引用时，引用其名称即可。由于用户在确定其名称时，可以根据该单元格区域中的数据内容来确定，所以在设置时就很容易辨认其内容了。具体设置方法如下。 - (1)将源数据工作簿和要链接点工作簿同时打开。 - (2)为源单元格区域确定名称。将包含链接点工作簿置为当前工作簿，然后选择"插入"*"名称"，打开"定义名称"对话框(如图2所示)。在"在当前工作簿中的名称"项目中为源单元格确定一个名称，在本例中是"一销售部利润"。将"引用位置"项目中的内容删除(因为该引用位置并不是所需引用的单元格的位置)，并将光标置于该文本框中，再选中源单元格(该单元格可以是任何工作簿中的工作表中的单元格，但必须是当前已打开的工作簿)，本例中是"销售报表"工作簿中"销售部1"工作表中的D4单元格。此时Excel将在"引用位置"项目中自动填上该单元格的路径及所在区域代码。单击"添加"按钮，再单击"确定"按钮即可。这样，名称"一销售部利润"就可以代表"销售报表.xls销售部1!$D$4"来引用了。 - 由于本例中有2个源单元格数据需要链接，可以将另一个源数据的单元格区域的名称确定为"二销售部利润"。 - (3)将源单元格区域链接到链接点。将包含链接点工作簿置为当前工作簿(本例为"公司报表")，并选中作为链接点的单元格(本例为"公司报表"工作簿中"汇总表"工作表中的C4单元格)，选择"插入"*"函数"，打开"粘贴函数"对话框，在其中选择"SUM"函数(根据需要也可选择其他函数)，单击"确定"按钮，打开"SUM"对话框。将光标置于"Number1"文本框中，选择"插入"*"名称"，单击"粘贴"命令项，打开"粘贴名称"对话框。在其列表框里选中"一销售部利润"，单击"确定"按钮，在"Number1"的文本框中自动填入"一销售部利润"。同理操作，在"Number2"的文本框中自动填入"二销售部利润"，单击"确定"按钮返回包含链接点工作簿(本例为"公司报表")，此时在编辑栏中显示的公式就为"=SUM(一销售部利润，二销售部利润)"，链接点中数据的含义一目了然。三、打开链接方式中的源文件- 如果所链接的源文件与当前文件不是同一个工作簿文件，在众多的Excel数据文件中寻找相关的源文件就是比较困难的，下面向您介绍一个打开链接方式中的源文件的简单方法。具体操作如下: - 将"公司报表"工作簿置为当前工作簿，然后选择"编辑"*"链接"，打开"链接"对话框，在源文件列表框中列出了与当前工作簿相链接的文件的名称和位置。选中您需要打开的源文件，然后单击"打开源文件"按钮，源文件就会显示在Excel 的窗口中。 四、 更改链接方式中的源文件 - 有的时候用户需要变动已被链接和引用的工作表在硬盘中的存储位置，当该类文件的存储路径发生变化时，链接点工作簿就会因找不到源工作簿而不能正常链接数据。这时，您需要在"链接"对话框的"源文件"列表框中选择已更改文件路径的源工作簿，然后单击"更改源"按钮，即可将该源文件的路径修正过来。自动求乘积的函数如何运用？用号