高层住宅监理合同信息档案管理的任务和方法.doc

高层住宅监理合同信息档案管理的任务和方法1.1、合同管理的原则(一) 事前预控：采取预先分析、调查的方法，对合同执行中可能出现的问题提前发出预示，防止偏离合同约定事件的发生.(二) 及时纠偏：随时跟踪合同的执行情况和施工中存在的问题，通过发出监理工程师通知单、监理工作联系单的形式，督促违约方纠正不符合合同约定的行为；对设备合同的执行情况，监理工程师及时了解与跟踪厂商执行供货计划的过程，尽量避免设备实际到场时间提前或滞后对工程进度计划的影响.(三) 充分协商：认真听取有关各方意见，与合同双方充分协商.(四) 公正处理：严格按照合同有关规定和监理程序，公正、合理地处理合同其他事项.1.2、本工程合同管理的主要内容1.2.1 本工程参建单位多，合同关系很可能较复杂，合同管理是本项目监理工作的一项重要工作内容：1协助业主进行工程招投标：根据业主的需要，协助进行工程施工及设备、材料的招标工作，对招标文件提出意见和建议，协助业主选定承包单位及材料、设备供应商；2协助业主确定本项目的合同结构：本工程的合同包括勘察合同、设计合同、工程承包合同、加工合同、材料与设备供货合同、业主指定分包合同等。合同管理的一项重要内容就是对合同的框架、类型、主要部分和条款进行分类、汇总，形成本工程的合同结构，确定合同内容符合工程总体进度计划和总投资概算；3合同执行过程管理和检查：在工程建设实施阶段，对监理工作范围内的合同履行进行全过程的监控、检查和管理；4处理合同纠纷和索赔：协助业主和公正处理建设工程各阶段中产生的索赔，参与协商、调解、仲裁甚至诉讼解决合同的纠纷；5对合同的执行过程进行鉴证，处理合同中涉及的第三方关系以及合同条款中涉及的其它事项。1.2.2 施工合同其他事项的管理内容1工程变更的管理(1)任何形式、质量、数量和内容上的工程变更和洽商必须由监理工程师颁发变更令后生效，并由监理工程师指示承包商实施变更工程。(2)变更和洽商的内容应及时反映在施工图纸上。工程变更和洽商的费用由承包商提出工程变更费用估价表，监理工程师按照以下方法进行评审。(3)工程变更和洽商的费用由承包商提出工程变更费用估价表，监理工程师进行审核并与承包单位和业主协商后由总监理工程师签认，业主批准。(4)由于承包商责任造成或承包商为方便施工而提出的变更所增加的费用不予补偿。2工程暂停及复工的管理(1)在下列情况发生时，总监理工程师可以签发停工令： A、应业主的要求，工程需要暂停施工时； B、由于工程质量问题，必须进行停工处理时； C、为避免安全隐患发生，造成工程质量损失或危及人身安全时； D、发生必须暂停施工的紧急事件时。(2)除紧急情况外，在签发停工令前，应征求业主的意见。(3)如工程暂停是由于业主原因，或非承包商原因时，监理工程师应在暂停原因消失具备复工条件时，及时签发工程复工指令，指示承包商复工.(4)如工程暂停是由于承包商原因，承包商在暂停原因消除具备复工条件时，应填写复工申请报监理审核，由总监理工程师签发复工令。(5)签发工程暂停指令后，监理工程师应协同有关单位按合同约定，处理好因工程暂停所诱发的各类问题。3工程延期的管理(1)监理工程师将受理符合施工合同规定的下列原因之一引起的工程延期： A、非承包商的原因工程不能按原定时间开工； B、异常恶劣的气候条件或不可抗力造成施工停止； C、非承包商原因的停电、停水时间超过施工合同的规定； D、工程量变化或工程变更使承包商增加额外或附加工作； E、非承包商的其他原因。(2) 承包商提出的工程延期必须满足下列条件，并报业主批准，监理工程师才能受理工期延期： A、由于非承包商的责任，不能按原定工期完工； B、必须在延期情况发生的规定期限内提出延期意向； C、必须在延期事件终止后规定期限内提出正式申请； D、承包商按合同约定，提交了有关延期的详细资料和有关证明。(3)承包商提出工期延期申请时，必须填报延长工期报审表。(4)监理工程师在收到承包商的延期意向后，应向业主转送延期意向，立即做好与延期事件有关的现场情况调查和记录，收集来自场内外与延期事件有关的文件资料和信息。(5)监理工程师在收到承包商正式工程延期申请后，应从以下方面对延期申请进行审查： A、延期申请的格式符合要求； B、申请延期的合同依据理由正确、充分； C、申请延期的资料真实、齐全； D、申请延期天数的计算原则和方法合理、恰当。审查通过后，报业主批准。否则应建议承包商收回申请。(6)监理工程师在审查延期申请过程中，应就其中延期的天数与业主和承包商进行协商或协调。(7)监理工程师在完成对延期申请审查和延期评估后，应提出延期审查报告，报业主审核后确认延期天数后，签发延长工期报审表。4费用索赔的管理(1)监理工程师将受理施工合同中规定的下列原因之一引起的费用索赔： A、由于战争入侵、叛乱、暴乱等特殊风险致使工程材料或承包商其他财产遭受破坏或损坏引起的更换、修复所发生的费用； B、由于地震、山洪暴发等无法预测和防范的异常气候和自然力导致的施工费用的增加； C、由于业主未按时提供施工场地，未按规定付款，延误提供图纸，提供的书面数据不准确等导致的承包商费用的增加； D、由于监理工程师延误签发图纸，负责提供的书面数据不准确等导致的承包商费用的增加； E、由于非承包商引起的其他原因导致的承包商费用的增加。(2)承包商提出的费用索赔必须满足下列条件，并报业主批准，监理工程师才能受理费用索赔： A、必须是依据合同有关规定向业主索取额外的费用； B、必须在引起索赔事件的规定期限内，提出索赔意向； C、必须在索赔事件终止后规定期限内，提出正式索赔申请； D、承包商按合同约定，提交了有关索赔事件的详细资料和有关证明。(3)承包商提出费用索赔申请时，必须填报索赔报告。(4)监理工程师在收到承包商的索赔意向后，应向业主转送索赔意向，立即做好与索赔事件有关的现场情况调查和记录，收集来自场内外与索赔事件有关的文件资料和信息。(5)监理工程师在收到承包商的正式索赔申请后，应从以下方面对索赔申请进行审查： A、索赔申请的格式符合要求； B、申请索赔的合同依据和理由正确、充分； C、申请索赔的资料真实、齐全，手续齐备； D、申请索赔的计算原则和方法合理、恰当。审查通过后，报业主批准。否则应建议承包商收回申请。(6)监理工程师在审查索赔申请过程中，应就其中的工程数量、单价、索赔数额等与业主和承包商进行协商或协调。(7)监理工程师在完成对索赔申请审查和索赔费用评估后，应提出索赔审查报告，报业主审核确认索赔金额后，对索赔报告进行确认。5合同争议的调解(1)监理机构接到合同争议的调解要求后应进行以下工作：A、解合同争议的全部情况，包括调查和取证；B、合同争议的双方进行磋商；C、出调解方案后，由总监理工程师进行调解；D、调解未能达成一致时，总监理工程师应在施工规定的期限内提出处理该合同争议的意见；E、在争议调解过程中，除已达到了施工合同规定的暂停履行合同的条件之外，项目监理机构应要求施工合同双方继续履行施工合同。(2)在总监理工程师签发合同争议处理意见后，业主或承包单位在施工合同规定的期限内未对合同争议处理决定提出异议，在符合施工合同的前提下，此意见应成为最后的决定，双方必须执行。(3)在合同争议的仲裁或诉讼过程中，项目监理机构接到仲裁机关或法院要求提供有关证据的通知后，应公正地向仲裁机关或法院提供与争议有关的证据。6 违约处理(1)违约处理原则：A、监理过程中发现违约事件可能发生时，及时提醒有关各方，防止或减少违约事件的发生；B、对已发生的违约事件，要以事实根据，以合同约定为准绳，公平处理；C、处理违约事件应在认真听取各方意见，与双方充分协商的基础上确定解决方案；(2)违约时的表现：A、业主违约：1) 未按合同约定及时给出必要指令、确认或批准；2) 未按合同约定履行自己的义务；3) 在合同约定的期限内，未根据项监理机构签发的支付证书，向承包单位进行支付；4) 发生其他使合同无法履行的行为。B、承包单位违约：1) 按合同工期竣工；2) 施工质量达不到合同要求；3) 发生其他使合同无法履行的行为。(3)处理的过程A、受损失方向项目监理机构提出违约事件的申诉；B、监理工程师对违约事件进行调查、分析，提出处理方案； C、业主和承包单位由于对方严重违约，均有权按合同约定提出全部或部分终止合同的要求，项目监理机构应予以受理；妥善处理，确定至合同终止日已完工作的价款；要求承包单位移交工程资料、工程材料、设备等。 1.3、合同管理的方法和措施1.3.1合同分析1对合同类型和相关条款进行分析、归纳，建立本工程的合同结构。对工程承包、材料设备采购等与工程建设相关的合同条款、法律条款分别进行详细的分析，对合同条款的更换、延期说明、投资变化等及时分析、备案。2对业主有关的活动分别存档，以防漏项。合同分析是合同管理的基础，与过程控制紧密相连，过程中的变化应及时总结、归纳，实现合同管理的动态控制。3分析合同中易产生风险和变更的条款，并分析这些条款与设计、总包、分包、监理等单位以及与工程质量、进度、造价的关系，为制定预防措施提供依据。1.3.2 制定预防措施在合同分析的基础上，对本工程合同实施过程中可能出现的合同违约、变更情况等进行预测，制定相应的预防措施，并及时提交给业主。在此基础上，要求承包单位、材料设备供应商根据各自的合同内容制定相应的预防措施，并提交监理审核。预防措施的制定，可有效地减少合同纠纷、变更及索赔等现象。1.3.3 建立合同管理信息系统在本项目监理信息管理系统的基础上，采用计算机建立合同管理子系统，形成本工程合同管理数据库。其主要功能为：1提供合同结构模式供选用；2合同文件、资料登录、修改、删除、查询和统计；3合同执行情况的跟踪及处理过程和管理；4形成合同执行情况报表；5为投资控制、进度控制、质量控制提供有关数据；6现行经济法规、资料的查询。合同管理子系统的结构如下：监理信息管理系统：合同管理子系统1.合同信息登录2.合同信息查询3.合同分析4.合同监督1.索赔管理6.合同图表生成7.经济法规查询合同管理数据库1.4监理信息系统管理1.4.1、建立监理信息系统的必要性和作用本工程是一个大的系统工程，项目子系统多，内容复杂，参建单位多，信息量大，因此需建立以项目管理思想为指导的计算机辅助监理信息系统。计算机辅助监理信息系统可以分为两大部分，一部分是为项目的三大控制服务的监理信息系统，另一部分是为信息管理服务的工程文件管理系统和工程图纸管理系统。项目管理的核心是进度控制、费用控制和质量控制这三大控制以及合同管理。费用控制系统是以业主为核心的管理系统，包括工程总承包商、监理在内的投资管理系统。贯穿于工程建设各标段的统一的费用编码体系，建立费用控制系统制定相应的管理制度。建立满足本工程费用控制系统的实际要求应用系统；开发适于业主、项目管理公司、监理、承包商的投资管理系统的接口软件；对承包商、监理等工程各参与方进行系统的应用培训；费用控制系统数据库的建立。 进度管理系统的建立不同与其他管理系统，系统的建立需要一步到位。而系统运行中的问题将很多，大量的工作是在工程实践中解决实际数据统计等相关问题。进度管理系统主要工作包括：建立完善的工程结构编码与作业编码体系，根据业主制定的工程进度计划，建立用于工程进度管理的管理工作程序及管理制度。在选定的进度管理软件系统平台下建立进度管理模式，完成工程进度管理工作；质量控制系统的建立，本项工作主要是完成各文档管理的接口设计，涉及的文档包括：技术档案和施工管理资料；工程用的主要建筑材料、建筑构配件和设备进场实验报告；勘察、设计、施工、监理等单位签署的质量文件；承包单位工程保修书文件。合同管理系统是由二部分组成，第一部分是合同基本信息系统，第二部分是合同支付系统。由于本项目建设工期长，工程的参与方和承包方比较多，合同的数量也很大。因此在数据库中要建立合同编码，系统通过合同编码对合同信息进行管理。工程项目信息管理系统可通过局域网和远程网进行数据共享和协同作业。为项目管理职能提供信息服务的管理信息系统，如设备材料管理和合同管理等，是以数据库为基础，为各种管理职能提供数据的录入、查询及报表生成的功能。1.4.2、监理信息系统管理模式和目标经我司认真研究，拟建立如下工程监理信息管理的模式：(一) 组织结构关系组织结构分析的目的是明确工程建设监理的作用与地位，确定计算机网络的物理结构。组织结构图见第五章组织机构部分。从组织结构图可以看出，机构中设置专门的信息管理部负责工程的信息管理工作，信息管理部在总监的领导下，设有专门副总监。各职能部门协助信息管理部，输送体系中需要的基础资料、数据和表格，整个工作分三个层次进行管理。(二) 信息流程分析信息流程分析的目的是明确各方之间信息交换的类型与方式，为建立计算机网络提供基础。根据各部门的职责及相互关系，体现快捷、条理的工作原则，监理系统的信息是由各个专业监理机构采集，综合办公室采集B标段信息采集，通过计算机网络传输到信息管理部，再由监理机构分管投资、进度、质量、合同的副总监分别审核、汇总、整理，由监理机构总监签发报业主。(三) 工程结构分解和工程编码工程结构分解与工程编码的目的是将工程分解到业主、监理希望管理到的深度。工程结构分解按照单位工程、分部工程(子分部工程)、分项工程及工序逐步分解，工程编码系统按业主认可的编码原则建立。(四) 管理目标建立以信息为基础，包括进度管理，质量管理，投资管理，合同管理在内的计算机辅助监理信息系统。建立如下系统名录：A、计算机网络系统；B、建立合同管理系统；C、建立进度管理系统；D、建立质量管理系统；E、建立投资管理系统。1.4.3、监理信息系统的设置计算机辅助监理系统由计算机网络系统、数据库系统、数据采集与发布系统、管理分析系统几部分组成。系统由终端应用层、Web层、底层数据库、分析应用层四部分组成。1终端应用的基本要求所谓终端应用就是各施工、监理一线计算机应用的内容及界面，由于终端用户有可能是来自不同方面，因此对终端应用的要求是：（1）使用通用的浏览软件；（2）远程的数据交换采用电子邮件的方式进行；（3）系统要设计统一的数据录入、输出格式；（4）系统要设计统一的文件交换格式；（5）提供完善的各类文件、图纸的查询功能；（6）其访问权限受数据库的限制。2对Web层基本要求Web层是将不同数据库中的内容，转换成通过标准的浏览器可以浏览的浏览服务机制。由于数据库中数据的多样性，因此，Web层必须快速、可靠。通过建立Web Server的方式，提供相应的服务。监理机构拥有Web Server服务器，业主拥有自己的Web Server服务器。3对底层数据库的基本要求整个数据库系统的基本要求主要包括：（1）完善的系统安全体系，特别是访问权限设置；（2）非实时的数据库备份体系；（3）具备保存完整电子文档的技术条件。1.4.4 信息系统管理内容1信息的收集(1) 收集工程项目建设前期的重要文件，主要包括：1)可行性研究报告及其有关资料；2）设计文件及有关资料；3）招投标合同文件及其有关资料；4）其它相关文件，上级批示等。(2) 收集工程建设中的有关信息1）业主对工程各方面的意见和看法，下达的指令；2）承包商发出的文件，施工组织设计、进度计划、支付申请、质检报告、索赔申请等； 3）监理机构生成的监理记录，主要包括进度、工期、质量、计量、支付记录和竣工记录等。监理机构工作人员均应按照职责做好本岗位的统计记录工作。现场监理人员应对工地当天施工内容、人员、机械和工程实施情况进行记录，并定期拍摄现场形象进度照片，对现场出现的质量问题，进度滞后的实际情况也要拍摄相应的图片；项目监理负责人应对当天所作重大决定、发生和解决的纠纷、对承包商发出的主要指令等进行记录；各监理工程师应对有关工程质量、进度和投资方面的情况进行记录；监理机构在信息管理工程师收集的情况基础上，向业主提出每月监理情况记录；4）工地会议记录。由于工地会议是监理工作的重要方法之一，根据监理机构制定会议制度，专人进行记录，形成会议纪要。5）收集工程竣工阶段的有关信息。2信息的加工整理(1) 依据进度控制信息，对工程实际完成进度与计划进度进行比较，分析滞后原因，存在问题，提出综合评价和处理意见。(2) 依据质量控制信息，对工作过程中的各种质量情况、问题、事故进行分析处理，在月报中归纳和评价，如有必要，可进行专门的质量定期情况报告。(3) 依据投资控制信息，对投资完成情况进行统计、分析，并在此基础上进行短期预测，以便提出结算意见和资金组织方面的建议。(4) 依据合同管理信息，对承包商或业主因对方原因或其它客观因素造成的损失进行索赔处理。3信息的交换方式(1) 监理机构本地各种数据通过局域网进行交换；(2) 专业监理机构的数据通过网上进行交换；(3) 特殊情况可以通过磁盘进行数据交换；(4) 必要时打印出来签字后存档。4信息的检索方式(1) 根据文件的编码检索；(2) 根据文件的时间检索；(3) 根据文件的收件人检索；(4) 根据文件的发件人检索；(5) 综合检索；(6) 模糊检索。1.5、监理资料内容和归档1.1.1 监理资料内容1工程监理的招投标文件;2施工合同文件及委托监理合同；3勘察设计文件；4监理规划及监理细则；5分包单位资格报审表；6设计交底与图纸会审会议纪要；7施工组织设计报审表；8工程开工复工报审表及工程暂停令；9测量核验资料；10工程进度计划；11工程材料、构配件、设备的质量证明文件；12检查试验资料；13隐蔽工程验收资料；14工程变更资料；15工程计量单和工程款支付证书；16监理通知单；17监理工作联系单；18报验申请资料；19会议纪要；20来往函件；21监理日记；22监理月报；23质量缺陷与事故的处理文件；24分部工程、单位工程等验收资料；25索赔文件资料；26竣工结算审核意见书；27工程项目施工阶段质量评估报告等专题报告；28监理工作总结。1.1.2监理资料的归档管理1监理资料归档管理由总管副总监负责，由档案管理人员实施。2监理资料的归档管理严格按照北京市建筑安装工程资料管理规程、本公司资料管理归档与档案管理办法要求执行。 3按规定建立各类台帐，如：工程材料、构配件、设备报验台帐，施工试验审核台帐及分项、分部工程验收台帐等。4单位工程竣工验收后，总监应组织各专业监理工程师对所有监理资料进行系统整理，并负责审核签字。在项目竣工验收三个月后移交公司档案室管理，并正式办理交接手续。