电力企业非招标方式采购流程控制.doc

电力企业非招标方式采购流程控制非招标采购通常可以分为竞争性谈判、单一来源采购、询价采购三种组织形式，企业应当根据自身实际需要设计企业内部的非招标采购方式、采购流程，并对采购过程中可能产生的风险加以防控。本文结合作者工作经验，从采购制度、采购平台、采购人员素质三方面着手，总结了电力企业非招标采购流程的控制与完善措施，为相关企业设置标准、完善流程提供参考。必须招标的工程项目规定（国家发展改革委令第16号）将工程类的招标限额提高到400万元人民币，将重要设备、材料等货物采购类的招标限额提高到200万元人民币，将勘察、设计、监理等服务采购类的招标限额提高到100万元人民币。政策调整的结果，就是大幅缩小必须招标的工程项目范围，使企业可以采用更灵活的非招标采购模式开展生产活动，既保证市场行为的公正性，又最大限度地开发市场潜力为企业服务，这也是招标投标领域落实党的十九大和十九届二中、三中全会精神，深化“放管服”改革的重要举措。有鉴于此，如何宣贯好政策，进一步造福企业，笔者结合工作经验，着眼非招标采购流程，从采购制度、采购平台、采购人员素质三方面着手，浅析电力企业非招标采购流程控制与完善。一、采购制度方面由于国家层面关于非招标采购的法律法规相对较少，所以企业初期的非招标采购制度相对不完善，可操作性低。比如询价采购参与厂家数量没有规定，转单一来源理由不明确等，导致实际操作中过程千差万别，有的询价项目有两家应答人，有的询价项目有三家以上应答人，有的询价项目只有一家应答人直接转单一来源采购，最终在巡视审计时被扣以制度不健全的“帽子”。要避免这种情况，就需要企业遵循“公开、公平、公正和诚实信用” 以及有利于公司发展的原则，自主制定一套完善的操作性强的非招标采购管理办法。建议如下：1.非招标采购范围的明确。根据招标投标法招标投标法实施条例工程建设项目货物招标投标办法工程建设项目施工招标投标办法必须招标的工程项目规定相关条款制定非招标采购范围，同时坚决杜绝通过拆分规避招标的行为。2.采购方式合理选择。非招标采购方式主要包括竞争性谈判、询价、单一来源。企业需结合自身特点，制定各种采购方式的适用条件办法，合理合规地选择非招标采购模式。比如货物采购，可以采用询价方式，复杂的工程及服务类项目采购，可以采用竞争性谈判方式，而使用专利技术或需要保持系统完整性等情况，可以采用单一来源采购方式，另外还要考虑企业实际操作中遇到的特殊采购案例，比如两次招标采购失败后改为非招标采购的情况，多次竞争性谈判失败后可否转单一来源采购，企业和垄断行业对接的业务如何合理合规地选择采购方式等。3.生产、采购、审批部门的职责分工。需明确企业各相关部门权责，合理分工，尽量做到权责一致，避免问题交叉时的推诿扯皮。采购结果审批流程设置要合理，相关责任部门要互相监督。这一环节是关系到企业运营的重点环节，需要仔细斟酌，过于简单会降低操作性，增加违规风险，过于复杂又违背了必须招标的工程项目规定的发布初衷，降低了工作效率。4.采购流程程序的优化。非招标采购信息不需要在国家指定媒体发布，发布时间、截止时间也无具体标准规定。企业应根据生产经营需要，借鉴成熟的招投标模式，在保证应答人了解充分、响应彻底、竞争公平的前提下，规划合理的发布、响应时间等采购流程细节，并通过制度固化下来。5.违规处罚机制的科学设立。科学的管理制度，合理的奖惩机制，能充分发挥团队优势，促进企业良性发展。企业要结合国家政策和内部规章制定奖惩机制，特别要制定对企业内部人员和应答人违反相关法规的处理办法。二、采购平台方面随着电子招标投标办法的发布，电子招标这种借助计算机和网络的采购方式逐渐被企业接受并推广，大型企业通常会投入大量人力、财力建设自己的集信息发布、评审、合同管理等采购全过程于一体的电子采购平台。一个好的采购平台应操作界面清晰、模块设置合理，各模块之间紧密联系，切实提升资源优化配置，才能提高工作效率，降低采购成本，整个采购流程还可长期保存，随时查阅。（一）电子采购的优势1.增加采购信息透明度。采购信息一次性发布，供应商接收及时高效，确保公平性。采购公告、成交结果公示等均在网络上公开发布，采购人可以随时掌握采购进度，也便于行政监督机关进行审查，减少人为因素影响采购结果等违法行为。2.促进采购程序规范化。电子采购从技术上严格限定了操作流程，每个步骤均需与采购制度符合，操作人员无法私自改变程序设定，所有操作均留有痕迹，更为有效地减少人为因素对采购过程的影响。3.评审过程更加公正。评审专家根据系统提示进行每一步操作完成评审，相对于纸质采购活动时会议桌式评审，专家不容易受到干扰，独立性更强，有效地保证评审的公正性。4.网上操作更加方便快捷。系统会对大量数据进行统计分析，大大减轻评审专家工作量，降低错误率。5.资料电子化存档。整个采购过程的相关资料都可以进行电子化存档，随时进行搜索查询，从而节约了大量人力成本和纸质文件的存放空间。6.专家库管理规范化。对符合资质的专家进行分类整合，评审前按专业随机抽取，评审后对专家进行考核，实现规范化管理。7.节约成本。无须纸质文件，免去了传统标书打印、装订等制作成本；应答人无须当场递交文件，节约了差旅费。羊毛出在羊身上，以前这些费用都会分摊到报价中，电子采购无形地为企业节约了资金。笔者所在的中国华电集团公司，在国家鼓励利用信息网络进行电子招标及采购的形势下，统一规划建设了专业B2B电子商务平台。该平台主要以第三方服务的形式为系统各单位提供电子商务服务，集团内部的非招标采购业务于2018年8月在此平台上成功运营。以下是竞争性谈判、询价、单一来源采购三种模式的流程设置。竞争性谈判流程见图1。其中发布竞争性谈判公告环节必须满足72小时；应答截止时间前无法看到应答文件；应答人少于两家流程关闭。询价流程见图2。其中发布询价公告环节必须满足72小时；应答截止时间前无法看到应答人名称及应答文件；报名厂家少于三家流程关闭；评审合格的有效应答人少于两家流程关闭。单一来源采购流程见图3。发布邀请信息环节必须上传采用单一来源方式采购的审批文件，否则系统流程无法继续运行；还价环节必须在应答截止时间前进行，此项设置是默认应答人响应采购文件，应答截止时间后价格不能变动，如果评审出有差异，必须在报价范围内修正应答文件。（二）电子采购所面临的问题1.关注度低。由于企业采购平台信息关注度相对较低，入会供应商少，通常只有和企业发生过业务的供应商，导致采购信息发布后应答人数量不多，采购结果竞争不充分。案例：甲、乙两发电公司分别采购一批规格型号相同的电力电缆，甲公司采购金额较大，且属于工程建设项目，属于依法必须招标项目，在中国采购与招标网发布招标公告，各大电缆制造企业纷纷报名参与，最终有十六家单位竞标，竞争充分。乙公司采购金额较小，不属于依法必须招标项目，在企业内部采购平台发布非招标采购公告，报名截止前一天只有两家电缆制造企业报名参与，采购人在报名截止时间前电话通知各大企业，有的企业答复尚未入库，有的企业答复“想参加，但是没看到信息”。由此可见，企业内部采购平台关注度相对较低。2.维护经验不足。电子采购平台技术人员维护开发经验不足，在使用过程中偶尔出现无法上传文件、上传文件丢失、下载文件错误无法打开等问题，增加了各方重复工作量，在影响采购进程顺利开展的同时，也会削弱采购人与应答人使用采购平台的积极性。案例：某采购项目要求应答人分别上传PDF版（签字盖章）及Word版（提取属性信息查处围串标）应答文件，否则取消应答资格。应答截止时间后，发现A公司无Word版应答文件，取消其应答资格。A公司收到信息后发来质疑，声称已按要求上传Word版文件，是采购平台出现错误。通过联系采购平台客服，从后台数据中发现其质疑属实，确实是由于平台漏洞导致应答文件上传后丢失。最终由采购平台出具证明，提取原始文件后，恢复A公司应答资格。3.监督不到位。按照相关法律规定，有关行政监督部门应对采购活动及其当事人的行为实施监督。但在实际工作中，基层企业采购的监督工作一般由纪检监察部门负责。受专业能力限制，纪检监察部门工作人员只能对采购的程序是否合规进行监督，对深层次信息如是否泄露标底、是否围串标等在短时间内无法判断；对采购文件的专业性内容更难以做出准确判断。行政监督部门应采取相应的网络监督手段对采购进行监督，但目前大多数行政监督部门尚不具备有效的监督方式，无相应的网络接口，缺乏必要的技术准备。企业电子采购平台的发展任重而道远，应最大限度地利用网络信息技术帮助企业高效、便捷、规范地实现采购目标。三、采购人员素质方面再好的管理制度、再完美的操作平台也需要采购工作人员去实施操作，“软硬”结合，齐抓并举，才能进一步提升采购质量。采购岗位属于“高危岗位”，历年来在采购岗位迷失自我、走向犯罪的采购人员不胜枚举。供应商会想方设法接近采购人员，送“礼物”、处“朋友”，进而套取相关采购信息，达到自己的目的。职业素质不高的采购人员往往会被糖衣炮弹吞噬，成为供应商“朋友”安插在企业的卧底，做出损害企业利益、破坏采购大环境的事情，害人害己。采购人员如果专业素质不高，为达目的编制的采购文件包含排斥性条款、违规指定等问题，会严重耽误采购质量，影响企业生产，同时会直接导致应答人的质疑和投诉，甚至会有被起诉的法律风险。这就需要企业定期举行采购专业知识培训，及时宣贯新的政策法规，根据国家相关政策与企业采购实际操作中遇到的问题，适时调整采购管理制度，提高采购人员专业素质，使其能独立审查出采购文件中违法违规的条款，做到违规文件不发布，减少质疑、投诉现象的发生。诚实守信是采购人员做好采购工作的根本前提，也是基本职业素养。采购人员只有具备了言行一致、做老实人、说老实话、办老实事，不弄虚作假、不欺上瞒下，才能在具体的采购工作中坚持原则，严格依照规定的操作程序进行操作，自觉地避免各种欺诈、串通、隐瞒等等不法行为，才能切实地保障各有关方面的正当权益。因此，企业应严明奖惩机制，大力培养采购人员爱岗敬业精神，提升采购人员客观公正、自我约束、自我规范、自我控制能力，自觉树立高尚的觉悟良知和道德水准，自觉增强抵制不正之风的能力，对“红线”抱有不敢越、不能越、不想越的敬畏意识。四、结束语目前非招标采购范围的扩大，是国家为降低企业成本做出的重大利好，企业应抓住契机，从制度、平台、人员入手，建立一套适合本企业的科学标准制度，不断完善采购平台流程，提升采购人员素质，在法律法规的框架下充分发挥企业的自主权，进一步为企业的腾飞添砖加瓦。8