总经理办公会议操作手册(3页).doc

-总经理办公会议操作手册-第 3 页总经理办公会议操作手册 一、会前准备1、 确定具体参会人员、列席人员名单、人数，提前做好会议通知（至少确认3次，电话、微信分别确认，会前半个小时未到会场的人员要再电话确认一次）。2、 做好会议签到表，标注好请假、出差等未能出席会议人员名单，同会议督办事项表一同呈放在会场董事局主席桌前。3、 会前2-3个小时，提前试用调试好视频、音频设备，杜绝会场意外，并对照此次会议检查座椅数是否足够使用，确保会场整洁。4、 会前1个小时，会务人员要提前打开会场的灯具，并准备好会场暖水瓶的热水供应。5、 准备好董事局主席座位上的抽纸（纸盒装）、烟灰缸（放左上角）以及抽屉里的白板笔（是否可用）。6、 确认会议是否需要使用投影仪，若不需要使用，则将幕布收起，检查写字墙是否擦干净。7、 会前半个小时，根据实际情况看是否需要提前打开使用空调，核对到场人员，对未到会场人员再次进行电话告知并确认。8、 确认会议时间后，及时通知食堂准备参会人员晚餐。二、 会议中间1、 做好会议记录、会议录音。2、 及时给董事局主席添加茶水。3、 会议进行时，要拍照、编辑文字发至福中家园群。4、 会务人员要眼观会场八方，协助与会领导工作。三、会后工作1、散会后，及时整理会场座椅，并检查是否有参会人员遗落的物品，及时归还。2、清扫会场废纸等杂物，关闭好视频、音频、空调、灯具等设备，锁好门窗（可以打开一扇窗通风换气）。3、会议结束后由总裁办负责进行会议纪要整理、发文（原则上会议第二天，会议纪要要求发文）工作，以及会议中决定事项的督办、和追踪，根据规定的时间节点逐项跟进，并在下一次会议前将各部门完成情况报公司领导。