电建公司现场管理-电子文件管理规定.doc

项目管理文件火电建设公司电子文件管理规定（版本：1）前 言为规范项目电子文件的编制、审批、发布、归档等管理工作的有序进行。保证各类电子文件的安全性、完整性并对其实行有效的控制，特编制本规定。本规定起草人：本规定会审人：本规定审核人：本规定批准人：本规定于X年X月X日发布，自发布之日起实施。电子文件管理规定1 范围本规定适用于电站项目工程土建及安装过程中各类电子文件(除视频或多媒体设备制作的电子文件)的管理，覆盖范围包括项目的所有部门、施工队伍。2 定义电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。3 职责3.1 综合事务部（文件资料）为各类电子文件的归口管理部门。3.2 亿普科技专人负责EIIS管理软件中数据库的设置及所有归档电子文件的备份以及软件的日常维护。4 程序4.1 电子文件的产生及编码方法项目内部文件（行政公文类除外）原则上只能在EIIS管理软件中引用文件或记录的模版产生电子文件，并按体系文件、记录编码控制程序中的规定由软件生成编码，行政公文类的产生及编码方法按公文处理办法执行，纸张文件的编码应和电子文件保持一致。4.3 电子文件的审批电子文件的审批必须按纸张文件审批流程执行（参照工程文件管理程序），经审批后，相应的电子版本文件才能正式生效，EIIS管理软件中的已归档电子文件应和经审批后的纸张文件保持一致。4.4 电子文件的发布、分发4.4.1 已生效的各类电子文件可通过EIIS管理软件或项目局域网发布，项目各部门/单位可以根据需要在此进行实时查询、使用，电子文件的产生单位应通过内部邮件及时公布文件发布的相关信息，当电子文件同相应纸质文件的内容发生矛盾时，以经审批后的纸质文件原稿为准；4.4.2 电子文件发布时如对文件的共享信息有特定的要求，可由文件的产生部门/产生者在EIIS软件中设定文件的浏览权限；4.4.3 电子文件的产生者应保证其发布的文件准确、完整、安全、有效，并对电子文件的即时状态和改版信息进行跟踪处理；4.4.4 已发布的电子文件可通过内部邮件或EIIS管理软件进行分发，但应该严格控制，分发前必须按工程文件管理程序中的要求进行签发，按文件控制要求进行受控分发并由文件接受者在“文件分发单”上进行确认签收；4.4.5 电子文件接收人应及时下载获取的文本，建立分类文件夹。4.5 电子文件的修订、改版对已发布的电子文件进行修订或改版应由文件的原产生者提出，在完成审批后，由该文件的产生者在已发布的各有效场合进行电子文件替换，综合事务部（文件资料）同时通过内部邮件公布文件替换信息，如该电子文件已通过网上分发，分发部门应对修订或改版后的电子文件进行重新分发并告知文件的接收人对原文件进行作废处理并删除，如原文件还需参考，则需在文件名称上表明“已作废”信息。4.6 电子文件的检查综合事务部（文件资料）不定期地对各部门/专业工区在EIIS软件上发布的电子文件进行有效性检查，对不符要求的文件或记录提出整改意见并要求限期改正。4.7 电子文件的备份4.7.1 专人负责定期地对服务器中的EIIS管理软件数据库及网页中所存放的电子文件进行备份并刻录到只读光盘中保存；4.7.2 同时应在服务器上开设专门的备份文件夹并设置相应的权限，用于备份个人工作中产生的电子文件。4.8 电子文件的保密 项目的全体员工应参照公司保密工作规定和公司涉密岗位保密细则中的要求，严禁没经许可向外提供公司或项目的电子文件，如确因工作需要，须向外提供电子资料的，应事先填写项目内部资料提供审批表（见附录A），并经主管领导和项目领导的批准。4.9 电子文件的归档、保管、利用4.9.1 工程结束时由综合事务部（文件资料）将服务器中所有的电子文件集中，分类制作电子档案并刻录到只读光盘中，在光盘上贴好标签，标签内上填写档号、题名、密级、保管期限、硬件及软件环境等内容。同时建立一份内容说明书，将本光盘中的目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附归档电子文件登记表供以后查阅使用，在符合软、硬件平台的条件下，应保证归档的电子档案能正常被计算机识别、运行和正确输出；4.9.2 制作好的电子档案要根据载体特性，采用防磁、防潮等保护设备和技术手段。归档载体应做防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层；4.9.3 完成的电子档案应一式两份，在工程结束后移交公司档案室保管，使用时对电子档案的封存载体不得外借，只可使用拷贝件。5 附录附录A：内部资料提供审批表6 相关文件文件控制程序记录控制程序公文处理办法电子文件光盘存储、归档与管理规定基本建设项目档案管理规定体系文件、记录编码控制程序保密工作规定和涉密岗位保密细则工程文件管理程序文件包和竣工资料管理实施细则附录A项目内部资料提供审批表日期： 年 月 日资料目录资料名称出文单位提供形式复印件 电子文本复印件 电子文本复印件 电子文本复印件 电子文本复印件 电子文本复印件 电子文本复印件 电子文本复印件 电子文本复印件 电子文本复印件 电子文本复印件 电子文本复印件 电子文本需求单位：用途：承诺： 签名/日期：提供部门：责任人：部门领导意见：项目领导意见：6