电建公司现场管理-联系单管理程序.doc

项目管理文件火电建设公司联系单管理实施细则（版本：1）前 言为了更好地规范联系单管理，在公司管理标准的基础上对项目工程联系单的产生、审批、发放及归档制定本管理办法。本管理办法起草人：本规定会审人：本规定审核人：本规定批准人：本管理办法于X年X月X 日发布，自发布之日起实施。联系单管理实施细则1 范围本细则适用于电站项目工程土建及安装过程中内外部工程联系单的管理，范围包括项目的所有部门、施工单位。2 职责2.1 项目的联系单实行二级管理模式，综合办公室（资料）是联系单的归口管理单位。外单位发至项目或项目发往外单位的联系单均须经过综合办公室。2.2 有关业务部门(工程部、综合办公室等)负责签署自己业务范围内联系单的处理及分发意见。2.3 内部联系单由各部门负责人/工程部专工负责审核,项目总工或其授权的委托人批准。2.4 综合办公室（资料）负责联系单的扫描及电子文件的挂接并保证其有效性、准确性。3 程序3.1 内部联系单3.1.1 内部联系单的编码内部联系单的编码执行项目的有关编码规定，由EIIS工程资料管理软件自动生成。3.1.2 内部联系单的产生及审批内部联系单统一由EIIS软件资料管理模块中产生，工程联系单的产生者根据联系单模板中栏目要求输入完整内容（主题、主送、抄送、作业码、回复单编号、机组编号、联系单类型、附件及正文），其中主送单位/人员只能是一个，回复单编号是指对方提出事由的联系单编号，正文统一使用12号宋体（小四），完成后先发送给综合办公室，然后使用激光打印机打印，原稿经审核、批准后送综合办公室，同时在EIIS软件资料管理模块中挂接上生效的该文档。注1：编制人、审核人、批准人的资格要符合规定（文件的审批权限见工程文件管理程序中文件的审批）。注2：编、审、批栏必须用碳素墨水手工誊写名字及日期，要求字迹端正、整齐。3.1.3 内部联系单的分发及整理归档项目资料人员收到联系单后进行检查，如不符要求则退回原经办人员，修改确认后在资料管理软件中输入该单的审核人、批准人的签名及原稿存放的位置，然后在软件中直接将联系单的电子文件分发给各主送和抄送人员，并建立规范的分发台帐（各领用人手工签收），原稿按类别装入文件盒入柜保存。3.1.4 内部联系单的作废内部联系单产生并发送给综合办公室后，如在会签中发现单中所提内容已处理或不恰当，该联系单的产生者应及时通知资料室该联系单已作废，资料人员接到通知后在软件中注明并作出作废标识。3.2 发往外部的（业主、监理方）联系单发往业主及监理方的联系单按业主要求执行，业主没有要求则按照我公司内部联系单规定执行。3.3 外来联系单3.3.1 外来联系单的接收外来联系单是指外单位发给项目的联系单，该联系单由对方的资料归口部门所分发，综合办公室专职人员先对联系单进行检查并签收，如不符要求则拒收并退回发文单位。3.3.2 外来联系单的登录及签发综合办公室收到联系单后在EIIS软件资料管理模块中输入相关信息（主题、文件编号、类型、存放位置等）并对原稿扫描后录入软件中，然后通过软件发送给项目总工或其授权的人进行签发，由资料人员按签发意见在软件中进行直接分发；打印分发清单、建立分发记录台帐。3.3.3 外来联系单的归档及检索综合办公室建立规范的分发台帐，对已分发的联系单原稿按来源（专业）分类装入文件盒入柜保存并在醒目位置贴上标签。对于过程中需参考的联系单，项目各部门/施工队伍都可在资料管理软件中进行检索，如有疑问可以到综合办公室核对原稿。3.4 联系单的回复对下列联系文件应以书面形式进行回复（不限于）：a） 监理通知单；b） 顾客表明需要回复的联系单、通知单；c） 顾客虽没明确要求回复，但涉及的内容应予回复的顾客意见。对须回复的联系单，主办部门应按联系单发出单位的要求及时回复；综合办公室对工程联系单的运作进行跟踪管理；对未及时回复的主办部门，通过项目局域网等方式进行提醒并要求及时回复。3.5 联系单的内部处理联系单的分发基本以电子文件为主，项目各部门需设立一位联系单接受人员，发往该部门的联系单将首先发给该人员，再由该人员根据需要在部门范围内转发，各使用人员可以根据需要进行打印。4 过程监测点综合办公室应对联系单管理的执行情况进行监督。5