电建公司现场管理-复印传真通讯管理规定.doc

项目管理文件火电建设公司复印传真通讯管理规定（版本：1）前 言为规范电厂项目工程部复印、传真收发工作的有序进行，降低非生产性开支，保证复印、传真收发的及时性、准确性和安全性；通讯与通讯资费的管理，加强项目内部和内外之间的信息沟通，提高工作效率和通讯设施的利用率，降低管理成本,更好地为工程建设服务，特编制本规定。本规定起草人：本规定会审人：本规定审核人：本规定批准人：本规定于X年X月X日发布，自发布之日起实施。1 范围本规定适用于电厂项目各部门复印、传真、通讯工作的管理。2 职责综合事务部是复印、传真收发、通讯的归口管理部门。2.1 负责复印工作。2.2 负责传真的统一收发、登记、分办、传递、催办、查办、归档及发件的审核。2.4 负责项目通讯设备、设施的安装、调试、日常维护与修理。2.5 负责项目通讯费用的控制、管理和结算。2.6 根据项目通讯资源的实际情况和工作需要负责规划各部门的电话配置。2.7 负责项目各部门电话权限等级的审核与设置。2.8 负责收集和公布电话号码，做好通讯录的编印和网上通讯录的更新工作。3 复印操作程序3.1 由需复印资料的人员主动登记后，交综合事务部专职人员办理。3.2 一次性复印纸张达20张及以上的，须填写电厂工程项目复印资料申请单（见附录A），由所在部门主任（管）签字，经综合事务部同意后，方可复印。3.3 非专职人员不得擅自操作复印机。4 复印工作标准4.1 操作正确，节约用纸。4.2 登记完整，复印及时。4.3 严守秘密。4.4 不得复印与工程无关的资料。4.5 经常清洁，做好复印机的维护和保养，以保证复印机正常运行，下班时及时关闭电源。5 传真分类5.1 受控传真：指涉及公司的重大事项、紧急事项，或涉及国家和本企业秘密事项范围的传真。5.2 非受控传真：指受控传真以外的传真。6 传真操作程序6.1 拍发6.1.1 传真使用统一电头纸，从第2页起统一使用打印纸，并写明发往地名、单位全称和收件人姓名、电文标题、发电日期。6.1.2 非受控传真发件一般须经发件部门负责人进行核稿，由综合事务部收发人员审核后进行传发。6.1.3 受控传真一般须经项目领导同意后方可传发。6.1.4 传真机必须严格管理，非指定人员不得擅自使用。6.1.5 不受理传发纯属个人私事、未经国家允许的社团和群众组织的内容。6.1.6 拍发传真要一事一报，电文要书写清楚，特别是标点、数字、人名、地址、符号和外文等要书写准确，字体端正，用黑墨水书写或打印。6.1.7 部门拍发传真应自留底稿备查或归档，项目发的传真稿由综合事务部统一保存归档。6.1.8 传真内容不得有不恰当的信息或会造成不良后果的信息。凡属公司、项目的秘密事项不得使用传真方式,严禁密电明传。6.2 接收6.2.1 重要的内部传真收报（如人事任免、重要事件、重要政策）由综合事务部拟办，项目领导阅批后，再交承办部门进行办理。6.2.2 部门传真收报，由综合事务部直接通知该部门阅办。6.2.3 收件中如有几个受电部门（单位），则由综合事务部复印抄送。6.3 报办6.3.1 传真电报（明传、信函、文件、资料等）在收发过程中，要按电报等级和缓急程度及时办理，不得积压。6.3.2 传真的收发和送阅，应认真履行登记、签收手续，防止丢失。6.4 归档 传真电报、明传文件、信息、资料、图纸等在归档时，必须使用复印件，以免长存消失电文。7 通讯设施安装及电话机配置7.1 通讯设施安装项目所属各部门需安装电话，应向综合事务部提交工作联系单，由综合办根据项目通讯资源的实际情况统一协调和安装。7.2讯设施配置7.2.1 项目统一采用电厂程控虚拟网。7.2.2 分包单位的座机电话根据市场采购价格从各单位内部承包款中扣除。8 电话权限设置与管理4.1 各部门负责人根据工作需要开通国际、长途、本地通话业务。4.2 其余分机的等级设置控制在本地通话范围，原则上不予开放国际、长途。确因工作需要开通的，由各单位（部门）提交工作联系单申请，经综合事务部审核同意后予以开通。9 设备的使用、保管和收回9.1 因项目电话资源有限，须各类人员配合，合理使用。电话机使用人应爱护、保管好通讯设备。9.2 联系工作通话应尽量做到长话短说，避免造成不必要的浪费。9.3 工程结束以后，各部门应将通讯设备移交给综合事务部。10 通讯话费的控制与管理10.1 部门话费实行定额包干使用，定额由综合事务部按部门核定，按月分配给各部门。施工队伍的话费从其承包款中扣除。10.2 定额包干话费由综合事务部按部门总话费额，按月分配给各部门。10.3 在同一个月内已使用完当月话费限额的，原则上不予以增补。11 其它11.1 施工队伍通讯费每月结算一次，由综合事务部制表交财务部，财务部据此进行结算。11.2 电话充值卡由于人为原因造成遗失或损坏的，由个人按原价赔偿后，再予以补办。11.3 项目与公司、项目相互之间联系工作时，在条件允许的情况下，应使用电力虚拟网方式。尽量控制时间，避免造成长时间占线和浪费。电话中一时难以说清的事，应尽量利用传真或E-mail，以节约通讯成本。11.4 因保管不当而造成通讯设施损坏的，维修费自理；因保管不当而造成遗失的，由责任人自费购买作为赔偿。12 附录附录A 电厂工程项目复印资料申请单附录B 电厂工程项目经理部传真电头附录A复 印 资 料 申 请 单日 期单 位姓 名主管领导资料名称原 由原稿张数复印张数纸张规格A3A4综合办意见复 印 资 料 申 请 单日 期单 位姓 名主管领导资料名称原 由原稿张数复印张数纸张规格A3A4综合办意见附录B传真稿（FACSIMILE MESSAGE）发送 (To ): _ 编号 (Ref.No.): _ 主送 (Atten): _ 传真 (Fax.No. ): _ 抄送 (C.c ): _ 页数 (Page ): 共 _ 页 发自 (From): _ 日期 (Date ) : _ 起草 (Draft by): _ 签发 (Sign by ): _ 事由(Subject):_正文(Body of letter): 6