集团企业集中采购管理解决方案 .pdf

集团企业集中采购管理解决方案1.关键目标本解决方案重点解决集团企业集中采购管理中的如下问题：1）如何建立集团企业有效的集中采购管理模式；2）如何对供应商进行统一规范、准确评估；3）如何发挥集中采购规模优势，降低采购成本；4）如何获得合理采购价格，有效控制采购成本；5）如何掌控集团全局库存，合理控制库存，降低资金占用；6）如何有效地规范和控制集中采购业务流程；7）如何及时、准确地掌控集团采购业务执行情况。2.总体思路以企业全局库存为基础，通过对主要供应商、关键采购业务环节的集中统管，构建集团企业集中采购管理应用平台。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 1 页，共 41 页 -名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 2 页，共 41 页 -3.具体解决方案3.1.如何建立集团企业有效的集中采购管理模式3.1.1.集中采购、集中收货、集中结算、内部调拨主要应用场景：主要特点：1)总部负责收集下级公司采购申请，统一向供应商下达订单；2)供应商统一送货到总部，总部收货质检，与供应商的物流在总部完成；3)总部收货后，根据各公司物资需求申请以及实际采购到货情况，向各公司调拨物资；4)总部与供应商统一结算；5)总部和下级公司进行内部结算。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 3 页，共 41 页 -商流及物流收款结算名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 4 页，共 41 页 -集团总部提出采购申请；3）总部计划员汇总各公司需求申请后，在总部平衡库存，根据库存缺口生成采购计划；4）采购计划审批后，生成采购订单，下达采购订单给采购员；5）采购员向供应商发出询价，供应商报价后，确定集采价格；如果与供应商签订有采购合同，则执行合同价格。6）采购员执行采购，下达采购订单给供应商，要求送货到总部；7）采购到货需要质检时，在总部进行质检收货，不需要到货环节时，总部直接收货入库；8）总部录入采购发票；9）总部依据供应商发票与入库单匹配校验后与供应商结算、付款；10）总部根据下级公司物资需求申请及实际采购情况生成调拨订单，执行调拨；11）下级公司调拨收货入库；12）定期进行总部和下级公司的内部调拨结算。3.1.2.集中采购、分散收货、集中结算、内部收付主要应用场景：主要特点：1）总部负责统一向供应商下达采购订单；名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 5 页，共 41 页 -2）下级公司分别进行收货质检与入库业务；3）集团总部与供应商统一结算；4）总部与下级公司内部结算。分收集结模式商流及物流收款结算工厂下级公司总部计划员 采购员 库管员财务供应商不合格质量检验采购计划比价应付单收货入库汇总/平衡收票询价车间计划收款报价付款退回收款是否合格应付单物资需求申请材料出库开票汇总/平衡采购结算应收单采购订单领料单接受报价付款合格内部结算图注：1）各工厂提出物资需求申请；2）公司计划汇总感到内各工厂物资需求申请后，在本公司范围内平衡库存，将库存缺名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 6 页，共 41 页 -口向总部提出请购；3）总部计划员汇总下级公司需求申请后，在总部平衡库存，根据库存缺口生成采购计划；4）采购计划审批后，生成采购订单，下达采购订单给采购员；5）采购员向供应商发出询价，供应商报价后，确定集采价格；如果与供应商签订有采购合同，则执行合同价格。6）采购员执行采购，下达采购订单给供应商，指定供应商送货到各个下级公司；7）采购到货需要质检时，下级公司分别进行质检收货，不需要到货环节时，下级公司直接收货入库；8）总部录入采购发票；9）总部依据供应商发票与入库单匹配校验后与供应商结算、付款；10）总部与下级公司进行内部结算。3.1.3.集中采购、分散收货、分别结算、各自使用主要应用场景：主要特点：1)总部负责统一向供应商下达订单任务；名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 7 页，共 41 页 -2)下级公司各自进行收货质检与入库业务；3)下级公司分别与供应商结算。分收分结模式商流及物流收款结算工厂下级公司总部计划员 采购员 库管员财务供应商不合格合 格询价车间计划收票是否合格退回采购订单采购计划物资需求申请入库应付单开票报价收款接受报价领料单汇总/平衡比价质量检验材料出库收货付款汇总/平衡采购结算图注：1）各工厂提出物资需求申请；2）下级公司计划员汇总下级单位物资需求申请，在本公司范围内平衡库存，将库存缺口向总部提出请购；名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 8 页，共 41 页 -3）总部计划员汇总各公司需求申请后，在总部平衡库存，根据库存缺口生成采购计划；4）采购计划审批后，生成采购订单，下达采购订单给采购员；5）采购员向供应商发出询价，供应商报价后，确定集采价格；如果与供应商签订有采购合同，则执行合同价格。6）总部采购员执行采购，下达采购订单给供应商，指定供应商送货到各个下级公司；7）采购到货需要质检时，下级公司分别进行质检收货，不需要到货环节时，下级公司直接收货入库；8）下级公司录入采购发票；9）下级公司依据供应商发票与入库单匹配校验后与供应商结算、付款。3.1.4.统签合同集采模式总部与供应商统签采购合同，并控制下级公司采购业务模式。主要特点：1）总部统一与供应商签订采购合同；2）下级公司只能根据总部签订的合同向供应商下达采购订单。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 9 页，共 41 页 -统签合同集采模式下级公司集团公司供应商洽谈合同采购合同采购订单各公司采购业务流程采购订单各公司采购业务流程图注：1）总部统一与供应商签订采购合同；2）下级公司录入采购订单，并受总部采购合同的控制；3）下级公司执行采购订单后，进入后续的采购业务流程。3.1.5.如何建立集采业务组织和集采业务规则建立集采采购组织：名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 10 页，共 41 页 -定义集采规则：确定物资由哪个公司负责集采。集采调拨关系定义：确定集采调拨业务规则及价格规则。采购组织所属公司集采公司集采物资名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 11 页，共 41 页 -3.2.如何建立工业企业采购管理模式，规范采购业务流程3.2.1.大宗原材料类物资的采购业务工业企业中，大宗原材料类物资占用了企业的主要采购资金，主要包括：生产使用的直接原材料和主要的辅助原料，还有一些燃料等；例如：钢铁企业的矿石类原料，化工行业的化工原料，烟草行业烟叶，机械行业的钢材、纺织行业的原棉、食品行业的最初农产品等；生产辅助性的材料、燃料：如煤、汽油、包装物、添加剂等。主要特点：1）一般种类较少，数量级在千种以内；2）采购数量大，金额较大；3）通常按合同采购；4）供应商通常为企业主供应商，或战略供应商；5）采购通常需要计量；6）有些物资需要质检分级，优质优价结算。集采调拨名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 12 页，共 41 页 -大宗原材料类物资采购流程财务部应付成本会计质检计量部门质检员过磅员仓库库管员采购部采购员采购部计划员采购订单付款申请采购发票扣杂除水计算结算质检标准过磅计量质检优质优价检验项目付款到货接收价格结算采购入库成本合同优质优价标准采购应付采购入库图注：1)企业质检部门：定义该类物资每一种原料的检验项目和优质优价标准，定义哪些检验项目与结算数量和价格相关；2)大宗原料采购通常与供应商签订合同，依据合同采购，合同中具体定义该类物资与这个供应商的优质优价计算标准；3)采购员依据采购合同向供应商下达采购订单；4)大宗物资通常是火车或汽车运输，通常需要进行过磅计量，毛重减去皮重得到净重；5)质检部门根据质检标准抽样进行质量检验，仓房进行验收入库；名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 13 页，共 41 页 -6)根据质检结果进行扣吨计算，主要是除水、除杂计算，得到结算数量；7)采购部门依据质检结果进行结算价格计算，生成价格结算单与供应商确认，供应商依据确认的数量和价格开具发票；8)财务部门依据采购发票、采购入库单进行采购结算，确认采购应付款、采购成本；9)财务部依据应付情况进行付款。3.2.2.备品备件类物资的采购业务工业企业备品备件类物资主要包括：设备维修备件、工模具、通用五金配件等。主要特点：1）品种种类很多，往往在万种以上，有的达到几万种甚至十几万种；2）采购数量较少，年采购金额相对较小；3）物料编码往往比较混乱，库存较难管理；4）容易发生部分缺料，而部分又积压的情况；5）部分专业设备的备件，非专业人员不易了解其价格；6）供应商较多。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 14 页，共 41 页 -备品备件类物资采购流程财务部应付会计仓库库管员采购部采购员采购部计划员用料部门材料员付款申请采购计划采购订单到货验收应付物料需求申请付款领导审批结算需求汇总平衡库存采购发票采购入库成本采购入库材料出库询价比价接受报价图注：1)工厂和车间用料部门提出物资需求申请，采购部门进行物资需求汇总，库存平衡，计算需要采购的数量进行请购；2)根据用户管理要求，可以直接从请购或采购订单开始进行采购业务；3)备品备件类物资通常使用采购询价、报价、比价的方式选择供应商采购；采购员进行询价、报价、比价，确定供应商，由采购主管在比价结果中进行供应商选择；4)采购员依据审批结果向指定供应商下达订单；5)仓储部门验收入库；6)财务部门依据采购发票、采购入库单进行采购结算，确认采购应付款、采购成本；7)财务部依据应付情况进行付款。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 15 页，共 41 页 -3.2.3.依据生产计划进行物资需求运算的采购离散制造工业企业特别是装配型的生产企业，主要原料的采购是依据物资需求计划进行采购的；企业通常制定每月的主生产计划，根据生产计划、BOM 进行 MRP 计算，平衡库存，计算出净采购量进行采购。主要特点：1）该类物资通常是企业主要的原材料；2）品种种类通常较少，属于BOM 物料清单内的物料；3）采购数量大，年采购金额大；4）根据生产计划进行采购，严格库存控制；5）通常有采购合同；6）通常有质检环节。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 16 页，共 41 页 -2)采购计划员根据主生产计划运行MRP 计算采购净需求，产生请购单；3)采购员依据请购单向供应商下达采购订单采购，主要原料通常有采购合同的控制；4)该类物资通常要进行严格的质检；5)质检合格后库房进行验收入库；6)财务部门依据采购发票、采购入库单进行采购结算，确认采购应付款、采购成本；7)财务部依据应付情况进行付款。3.2.4.消耗类物资采购业务办公用品等消耗性采购业务特点：采购完成通常即被消耗掉，记入企业经营或管理费用，一般无库存管理，也有企业进行实物管理，不进行存货成本核算；如办公用品采购、购买劳务等。图注：1）企业行政后勤部门提出采购请求，提交采购部；2）采购员依据请购单进行采购；3）采购到货后通常即送往申请部门使用，财务部门记入当期费用，不进行存货成本核算；4）有企业进行该类物品库存管理，则记录入库和材料领用，进行实物的库存管理；企业根据采购发票直接进入当期的经营费用，而不记入成本；名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 17 页，共 41 页 -5）财务部依据应付情况进行付款。3.2.5.供应商寄存采购方式供应商寄存方式的采购主要见于一些“核心、优势”企业，对其上游的供应商采取的一种采购策略，从而实现核心企业的零库存管理，转移库存风险，减少资金占用。供应商寄存采购方式工厂供应商生产计划采购订单采购入库外寄仓供应商仓库材料出库消耗汇总物料消耗汇总确认开票采购发票生产订单图注：1）通常企业与供应商签署协议，协商采购、库存管理及结算方式，系统定义为“供应商寄存”核算规则的业务类型和“外寄仓”的仓库进行管理；2）采购计划、订单、到货、质检、入库等流程与其他流程基本一致，可以依据用户要求进行流程配置；3）采购入库后不进行采购结算，不记采购成本，物资所有权归供应商；4）企业根据生产需要从库房领料；5）企业定期进行物料领用消耗汇总，并与供应商确认，供应商根据确认的数据开票，价格通常根据协议价格执行；6）企业根据消耗汇总清单和发票进行采购结算，确认成本及应付款；名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 18 页，共 41 页 -7）财务部依据应付情况进行付款。3.3.如何建立商业企业采购管理模式，规范采购业务流程3.3.1.普通销售的商品采购普通采购商流及物流收款结算供应商财务部质价部采购部门库管部门商品部门采购订单采购到货请购申请采购入库采购定价采购结算采购发票成本确认单采购应付付款单收款图注：1)请购单可以由商品部门手工填写，也支持由销售订单导入；2)采购订单参照请购单生成，同时支持对订单进行细致的业务状态管理；3)根据采购订单进行到货签收，生成到货单；4)库管员根据到货单中的合格品数量生成入库单；5)结算员根据入库单生成采购发票，生成采购发票后进行结算，生成成本确认单；结算员对采购发票进行确认，确认后生成应付单，形成供应商应付款。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 19 页，共 41 页 -3.3.2.受托代销方式的采购业务受托代销是一种先销售后结算的采购模式，通常是根据销售数量进行采购结算。受托代销采购供应商财务人员库管员采购员需求部门提出需求申请采购订单采购到货采购入库销售发票采购结算应付单付款收款合格采购发票图注：1）请购单、采购、到货、入库等业务环节与普通采购基本一致；2）采购结算：查询销售发票，根据销售情况与厂家进行采购结算，系统自动生成采购发票匹配采购入库进行采购结算；3）根据采购发票确认应付，向厂家付款。3.3.3.直运销售方式的采购业务企业直运销售无需进行实物的收发，即完成购销业务，由供应商直接将商品发给企业的客户；结算时，由购销双方分别与企业结算，开具购销发票，进行资金的划转。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 20 页，共 41 页 -直运销售客户供应商财务人员库管员采购员销售部门销售订单采购发票应付单采购订单收款采购结算需求申请单销售发票应收单付款销售结算收款单付款单图注：1）直运采购是由销售驱动采购的采购业务，销售部门先在销售管理中录入销售订单，销售订单审核后将推式请购单；2）请购单、采购订单的处理与普通采购基本一致；3）直运采购无须入库，货物直接从供应商发给销售客户，因此没有入库处理；4）可以在实际结算的时候参照采购订单生成采购发票，直运采购的采购发票保存后，系统将自动生成一张结算单，传存货核算系统，确认采购成本；直运采购的采购发票审核后，会将数据传到应付系统，生成一张应付单，形成应付账款；5）直运销售业务发票结算，销售成本取自采购发票成本。3.3.4.多配送中心收货方式的采购业务跨地域经营的分销企业通常在全国有多个配送中心，支持区域市场的销售，但采购业务通常由公司一个采购部门进行统一采购；企业采购部就需要根据多个配送中心需求名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 21 页，共 41 页 -进行采购，然后分配到多个配送中心，通常可以通过订单到货安排，安排供应商在什么时间、送什么品种、多少数量到那个配送中心。主要特点：1）多区域分销企业，全国多配送中心、多仓库；2）企业级的集中采购；3）集中订货，但根据订单执行情况要求供应商向多个配送中心送货；4）总部统一进行采购结算。分销型企业多配送中心收货的采购方式财务部应付成本会计配送中心2库管员配送中心1库管员采购部采购员采购部计划员采购合同采购入库采购入库结算请购单订单到货安排采购应付采购发票采购订单到货接收采购入库成本付款采购计划到货接收图注：1)通常销售部门根据销售计划制定采购计划；2)采购部门依据采购计划进行请购、向供应商订货；采购订单通常为按月执行的大订单，便于供应商的生产备货；3)采购部门或物流部门根据市场情况和配送中心的库存情况，制定到货计划安排，并通知供应商依据到货计划送货；4)配送中心可以依据到货计划进行收货安排工作准备；5)供应商统一开票，系统中发票和各配送中心的采购入库单匹配验证进行采购结算，名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 22 页，共 41 页 -确认应付，并依据应付进行付款。3.4.如何对供应商进行统一规范、准确评估供应商存货关系设置供应商供货价格供应商供货质量供应商交货履约情况评估供应商供应商排名按物料的供应商排名是否合格供应商候选供应商重新评估是否合格解冻供应商冻结供应商基础设置查询历史交易设置评估标准评估供应商评估结果对供应商的处理图注：1）建立供应商和存货关系，建立供应商评估基础；2）设置供应商评估标准，以标准评估供应商；3）查询已有历史采购交易中，查询供应商供货价格、质量及交货履约情况；名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 23 页，共 41 页 -4）冻结不合格供应商，控制不再与该供应商发生交易；5）供应商重新评估合格后，将会重新纳入企业候选供应商。3.5.如何获得合理采购价格，有效控制采购成本采购价格管理采购员采购价格管理员计划员供应商询价自动询价不询价是是否否自制接受报价请购申请终止采购订单询报价单自制采购合同询价选择供应商是否存在有效价格是否存在价格审批单价格审批单报价图注：1）计划员提出请购申请；2）采购价格管理员根据请购申请询价，同时，也可以自制询报价单；3）选择询价供应商，供应商报价后，协商最终采购价格，形成价格审批单；4）价格审批单价格除来自询报价单外，会获取采购合同价格，同时，也可自自制询报价单；5）根据价格审批单价格形成采购订单价格；6）采购订单除了可以通过价格审批单中的信息生成外，也可以取历史采购价格和已存在的价格审批单信息生成，从而可以减少比价过程。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 24 页，共 41 页 -3.6.如何掌控集团全局库存，合理控制库存水平；为企业各领导层及相关岗位员工实时提供多角度的报表。现存量查询：动态库存查询：多物料属性库存管理，包括多计量、批次、保值期、自由项、序列号、条形码等：多公司查询动态库存名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 25 页，共 41 页 -3.7.如何有效地规范和控制集中采购业务流程规范流程：建立规范业务流程，确保企业业务运作的规范性。流程可控：企业在处理业务时，将会受到业务规则的控制。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 26 页，共 41 页 -流程可调：根据企业业务发展需要，实现业务流程及时调整。3.8.如何及时、准确地掌控集团采购业务执行情况为领导层及相关岗位员工实时提供多角度的报表。控制单据控制条件控制点先货后票和先票后货的流程可以调整名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 27 页，共 41 页 -多公司多角度名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 28 页，共 41 页 -4.产品组合合同管理发运管理库存管理采购计划采购管理销售管理价格管理价保管理返利管理信用管理供应商管理内部交易质量管理退货管理应收管理应付管理存货核算资金管理全面预算总账网络报表合并报表UAP 应用平台采购价格主要功能：1）合同管理：反映企业与供应商签订的采购合同及其执行情况，并可实现对具体采购业务的控制；2）供应商管理：建立供应商的考核、评估体系，对供应商进行合理的评估；3）采购计划：制定企业年度采购计划，指导企业采购业务执行；4）采购价格：通过询报比价，确定物资采购价格，作为采购执行的依据；5）采购管理：以采购订单为核心，反映企业采购业务运作，并提供多种查询、分析报表；6）内部交易：处理企业内部交易的物流、商流、资金流，通过业务协同，使得交易信名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 29 页，共 41 页 -息在各方得到实时反映；7）库存管理：从数量角度管理物资的出入库业务及特殊业务，实时反映企业现有库存及预计库存，提供各种库存分析报表；8）存货核算：从资金角度管理物资的入库业务，计算物资成本；9）发运管理：通过发运计划、发运单等统一协调集团企业的物资运输，并通过计算相关的运输费用实现与财务的集成应用；10）质量管理：定义的合格品范围，对采购到货物资进行质量检验，并根据检验结果对货物进行处理。5.产品特性5.1 提供集团供应商管理平台集团统一管理供应商：评估供应商：选择公司分配供应商名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 30 页，共 41 页 -5.2 支持集收集结管理模式由总部完成收货入库和收票结算：5.3.支持分收集结管理模式由提出需求申请公司收货入库，总部完成收票结算：集收集结计算得分名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 31 页，共 41 页 -5.4.支持分收分结管理模式提出需求申请公司完成收货入库和收票结算：分收集结分收分结名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 32 页，共 41 页 -5.5.支持统签合同采购模式总部统一签订采购合同，分配到下级公司，控制下级公司采购业务：5.6.支持优质优价采购确定优质优价标准：根据检验结果计算实际入库数量：所控制的下级公司集采公司名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 33 页，共 41 页 -根据检验结果，按照优质优价标准计算采购价格：计算价格计算实际入库数量计算结果实际价格名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 34 页，共 41 页 -5.7.实现多配送中心收货图注：在采购订单中进行到货计划安排，确定向哪些配送中心配货。5.8.支持公司间业务单据的协同由总部触发的公司间调拨业务：由销售订单生触发的公司间调拨业务：设定调拨公司选择配送中心名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 35 页，共 41 页 -5.9.提供较完整的采购价格管理体系确定询价物资：生成价格审批单：设定调拨公司销售订单触发名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 36 页，共 41 页 -依据审批后的价格下达采购订单：5.10.基于角色的权限分配用户权限分配涉及到三个方面：1）设置角色关联公司：名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 37 页，共 41 页 -2）为角色分配权限：3）为用户分配角色：分配公司名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 38 页，共 41 页 -5.11.实时的例外事件管理，支持多种预警功能保质期临近预警：库龄预警：名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 39 页，共 41 页 -采购到货预警：名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 40 页，共 41 页 -5.12.支持审批流，满足集团管理要求图注：采购订单支持集团采购员审批的流程；当采购金额超过10000 万元时，转由总部采购员审批。6.应用效果协助企业建立了集团级供应商管理平台，统一对供应商进行资质审核、评估，使得供应商的管理更加科学、合理；充分发挥了集中采购的规模优势，降低了采购价格；通过集中掌控主要物资的库存，使得物资调配更加合理，库存水平明显下降，资金占用更趋合理；实现了对采购价格执行情况实时、动态分析，有效地控制采购成本；采购业务处理流程更加规范、合理，采购漏洞逐渐减少。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 41 页，共 41 页 -