2022年2022年关于网络协同办公平台在工作中的应用 .pdf

论文之二关于网络协同办公平台在工作中的应用作者：陈岩2011 年 5 月名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 1 页，共 8 页 - - - - - - - - - 1 关于网络协同办公平台在工作中的应用随着计算机及网络通信技术飞速发展， 管理意识和管理环境发生了巨大的变化。管理、监督的精度要求不断提高，用知识创造的工作越来越多。 对信息量的要求也随之增加，沟通数量和质量要求都在提升。 而网络协同办公平台系统就是使管理者从千头万绪的办公工作中解脱出来，帮助管理者在竞争中领先一步。它利用先进计算机网络的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人、机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。 协同办公软件是结合先进的管理思想， 从广泛的用户需求中抽象出通用模型，并利用群件技术开发的软件产品。其主要作用是提高组织内部协作效率、信息效率，并帮助个人实现轻松办公，提高管理效率。它是管理者借以实践对群体管理的工具，是组织网络办公、 协同办公的软件。一、网络协同办公软件的应用价值1. 沟通（Communication）: 沟通是员工之间协同工作的基础，良好的交流环境和灵活的交流手段可以使员工之间方便的进行交流和问题讨论。2. 协调（ Coordination）: 协调是保证工作顺利进展的前提，当一项工作由多人完成时，相互之间的协调变得至关重要，良好的协调手段可以保证多人之间的协同工作能够步调一致，顺利进行。3. 控制（ Control ）: 控制是工作圆满完成的指导和保证，完善的监督控制手段可以使领导能够全面了解工作的进展情况，控制各项工作的进度和质量，保证工作圆满完成。二、网络协同办公软件的管理价值名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 2 页，共 8 页 - - - - - - - - - 2 增强管理执行力是网络协同办公软件的管理价值体现。从管理学的角度看， 网络协同办公软件的价值主要是规范流程、加强沟通以增强管理执行力。在实际应用过程中， 网络协同办公软件的管理价值体现在以下四个方面。 1. 建立内部通讯平台平台上的员工通讯录、 在线交流功能使工作信息得以及时的传递，保障工作的顺利进行。2. 建立信息发布平台公告、调查、讨论的发布让信息准确无误地传递到各个用户。3. 实现工作流转的自动化协同流程的建立根据不同的工作对象灵活使用。4. 实现文件管理的自动化通过 OA办公平台进行电子公文的发布，在协同工作中设臵专门的流程， 在文档管理中建立相应的文件夹进行存档、归档操作。电子公文的实施取代了传统的公文传递方式，不仅是传递方式的变革，还是管理意识的改变；除此之外，文档管理还可以进行文档的共享和借阅，方便地实现了知识的共享。三、网络协同办公平台的实施技术是信息化建设的前提，计算机和网络科技发展迅速，功能强大， 具有巨大的应用潜力， 实施网络协同办公平台不存在技术上的障碍。以下从应用体系方面简单论述构建网络协同办公平台的基本思路。一般来说，企业网络协同办公平台建设需要从系统层次到用户界面全方位进行优化设计，主要包括以下内容： 统一登录门户，个性化的统一流程管理，用户界面及其优化，OA与业务处名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 3 页，共 8 页 - - - - - - - - - 3 理一体化，组件化组合开发模式，业务重组与统一数据库建设。它们构成了企业个性化网络协同办公平台的基石。1体系结构与统一登录门户C/S结构处理灵活，功能强大，基于Web技术的 B/S 应用日益成熟，易于部署和使用，企业网络协同办公平台综合B/S 与C/S 两种应用结构模式，建立以数据库为中心的三层式应用体系结构。在用户管理上，基于人力资源系统，建立统一的权限管理模块，通过统一登录门户， 提供用户个人日常工作相关专门业务组件的统一入口， 用户只要登录一次， 即可根据统一授权系统确定的权限进入有关的系统模块，避免重复登录。2统一流程管理在企业中， 流程是管理和业务协作的关键，通常具有三类流程：报告审批流程、业务协作流程、业务处理过程，它们由OA系统与业务处理系统建立和管理。统一流程管理是在OA与业务处理一体化的基础上、在唯一的工作环境中列出相关待办事宜并提供统一办理、沟通平台。 任何流程处理都包含过程记录和处理内容两部分信息，对所有流程而言，过程记录信息都具有共性，可以统一进行处理，这是实现统一流程管理的基础。3用户界面及其优化用户界面是系统人机交流的场所，界面应尽量简单、 操作尽可能少。 从提高使用效率上， 用户界面设计及其优化应遵循以下原则：(1) 信息按其内在逻辑关系进行组织，关联信息尽量集中展示；(2) 关注用户最关心的问题；名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 4 页，共 8 页 - - - - - - - - - 4 (3) 尽量减少用户的操作和界面切换。4OA与业务处理一体化企业网络办公系统核心功能一是沟通，二是业务处理， 主要由信息发布系统、以内部公文流转为核心的办公自动化系统(OA系统 )、企业邮件系统及业务应用系统等构成。信息发布、企业邮件系统提供一般性的公共信息服务(被动接收、订阅和发布) ；OA系统提供基于文档的沟通服务，且已经逐步融合了企业邮件系统的主要功能； 业务应用系统提供专业化的事务处理服务。因此，企业同时在OA系统、内部邮件和业务系统三个层次上进行信息交流、 沟通与协作， 相关的信息将通过不同的途径进行传递并分布到不同的系统中，往往会给应用带来相当的不便和混乱。OA与业务处理一体化简化信息传递和沟通的方式，可有效地提高系统的应用效率和效果。5组件化组合开发模式在传统的开发模式中， 我们已经养成了一种习惯，每当开始一个新的信息化项目都会很自然地按照业务的自然边界来划分系统，这种系统体系结构和开发模式侧重于满足具体事务处理和部门的需要，割裂了企业业务系统之间的联系。组件化组合开发模式从全局出发、从企业的战略需求出发，分析企业的业务和流程关系，打破部门的边界，基于业务流程，把所有的数据整合在一起作为整个企业的核心资源，而不是仅属于某个业务领域或部门的私有财产；通过研发应用组件， 改革传统的应用系统的划分和组合模式，针对不同岗位和用户，以业务为核心， 基于业务流程来构造柔性化、积木式的个性化的组合业务系统。6业务重组与统一数据库建设名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 5 页，共 8 页 - - - - - - - - - 5 业务重组与统一数据库建设是企业信息化应用向高级应用发展的必要过程。企业管理模式、 组织结构及业务过程与信息系统具有很强的相互依赖性。早期的信息系统大多是对现实的模拟，在应用中，人们对信息系统的了解越来越多，明白了信息技术和系统可以改变企业的管理方式、组织结构，可以使业务流程更加简洁，效率更高、效果更好，从而促使人们进行更深入的研究，对企业组织和管理模式进行变革， 重组业务流程， 推动企业信息化向更高级的层次发展， 使信息技术和信息系统的应用更加合理，发挥更大的作用。现代信息系统以网络技术和数据库为基础。在传统的开发方式中，数据分散于不同部门和系统中，冗余、不统一，难于共享和利用，形成一个个的信息孤岛。在这种情形下，企业信息化应用只能停留在很初级的层次上，只有在企业统一数据库的基础上，企业网络协同办公平台建设才成为可能。业务重组与统一数据库建设是实现企业网络协同办公平台的根本。只有在系统的层次上对企业信息化人机系统进行深入研究，以人为本，充分认识系统中人和软硬件系统的特性，进行业务重组与统一数据库建设，才能真正实现组件化组合开发模式，实现统一登录门户、统一流程管理和用户界面及其优化，达到OA与业务处理一体化管理的目的。（1）企业的推进机制及系统的维护开发体系。没有完善的推进机制及维护开发体系，整个系统难以长久见效。系统的运作过程就是系统见效的过程，不仅要维护、更新系统，还需不断开名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 6 页，共 8 页 - - - - - - - - - 6 发、完善。目前不少施工企业对这方面理解不足，维护开发人员（2）加强基础工作。大力推进专业工作的改革及标准化，这直接决定了计算机应用的顺利开展并向系统化、集成化的纵深方向发展。（3）加大投入。根据国内先进企业的经验，硬件的投入仅占其全部投入的1/3 ，这也仅仅是一个方面，其他投入还包括：软件的购入及开发，推进机制的建立，人才的引入，大面积的人员普及培训与提高等。（4）软件及信息库的维护及更新。软件及信息库的有效性、适用性、先进性是整个系统的生命，不断更新、维护软件及信息库，才能使系统不断给企业带来效益，其中信息库的积累、更新更为重要。五、网络协同办公平台的应用体会首先，使用该软件后使管理工作变得轻松。原因有三: (1) 信息流通快， 以前两三天处理的一个报告，在平台上可以压缩在 1 小时内完成；(2) 文件和工作都被自动、有序的流转，在办工作、待办工作清晰明了，相当于给使用者安排了一个虚拟秘书，大大减少了工作量 ; (3) 信息发布平台使无效会议减少。其次，协作性、灵活性显著提高。在专业化效率日渐提高的今天，部门和部门、环节和环节之间协作效率高低就成为组织提升整体竞争能力新的驱动因素。网络协同办公平台不仅能够帮助企业建设无边界组织，消除企业的信息死角，成为企业上下左右沟通润滑剂，而且提高了企业部门间的协作能力，增名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 7 页，共 8 页 - - - - - - - - - 7 强了团队精神。第三，提高了管理效率。在办公自动化软件平台上，可以了解每项业务、每个职员的进度和状态，了解哪些地方、哪个环节有改善的余地、挖掘的潜力，借此提高组织的工作效率和管理效率。第四，规范性增强。在网络协同办公平台上，人的意志无法改变程序运行，一切都得按照既定规则、公司制度进行。同时，杜绝了越权操作，防范了经营风险，增加了监督性。最重要的一点是实现了知识管理。文档管理自动化可以使优秀员工的思想技能不断积累；能即时管理、更新每个部门的各种资料 (如客户资料 ) ，使企业最大限度地降低人员离职时所带来的人事成本。六、结束语科技的进步使得企业可以借助计算机技术提升效益。网络协同办公平台软件则提升企业的信急效率、协作效率、 办公效率和管理效率，成为组织提升整体竞争能力的必需品。实现网络协同办公平台，将给人们的工作带来极大方便，使系统更加简单易用， 企业内的沟通和协作更充分，信息的共享和利用更有效，效率更高，效果更好。名师资料总结 - - -精品资料欢迎下载 - - - - - - - - - - - - - - - - - - 名师精心整理 - - - - - - - 第 8 页，共 8 页 - - - - - - - - -