2022年物资采购管理制度 .pdf

6.物资采购管理制度第1章总则第1条为规范公司项目采购行为，在保证公司项目正常进行的前提下确保物资的质量，最大限度降低采购成本与费用，特制定本制度。第2条本制度适用于公司项目物资采购相关事项。第3条本制度中的采购人员，包括公司项目采购人员与其他部门直接或间接参与采购工作的人员。第2章物资采购组织结构及职责第4条物资采购组织框架如下图所示：项目经理后勤保障组组长采购主管专职采购人员（1）公司成立材料设备采购领导小组，是材料设备采购的最高管理机构，直接对总经理负责。材料设备采购领导小组组长由工程部经理，成员包括采购供应部、项目经理部以及财务部等相关部门人员。（2）采购领导小组主要职责审定各项目部的材料设备采购管理办法及业务流程。审定各项目部材料设备采购计划。决定重大材料设备采购项目的采购方式。决定材料设备采购招标方案和供应商选择。审定重大材料设备采购项目验收方案。组织协调企业大宗材料设备采购活动，实现信息共享，降低采购成本。决定采购工作中的重大事项。（3）材料设备采购人员负责采购领导小组决策的执行、组织和日常协调等名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 1 页，共 6 页 -工作。第3章 采购工作准则第5条 采购人员必须对物资供应商进行综合考评，对其生产能力、质量保证、付款要求、售后服务等进行比较，以报告的形式逐级上报至项目经理批准，确保录入信息库的资料正确、有效。第6条 公司所有员工均有权推荐优秀的供货商，经后勤保障组长审核后，经项目经理批准后可纳入公司采购信息库。第7条 公司主要采用询价和直接签订合同的方式进行采购，必要时可以采用招标或议标方式。第8条 采购人员在采购某项物资时，可以采用多轮洽商、多次谈判的方式，以便降低成本。第9条 采购人员必须坚持“秉公办事，维护公司利益”的原则进行询价协商，并作好记录，以报告的形式上报。第10条 采购人员依照领导批示意见，综合考虑“质量、价格、售后服务”等要素确定供货商。第11条 采购人员必须坚持“五不购”和“三比一算”的采购工作原则。（1）五不购。没有书面采购计划且未经领导批准的不购。材料设备规格不符，质量不合格，价格不合理不购。无材质证明和产品合格证的不购。经考评不合格的产品不购。有代用品的材料不购。（2）三比一算。比质量、比价格、比售后服务、算成本。第12条 采购人员在采购过程中若违反原则、损害公司利益，一经查出，依照相关规定严肃处理。第13条 采购人员采购物资时，必须与供货商签订订货合同，合同一式四份，双方各执两份，一份提交采购管理人员备案，一份留公司财务保存。第4章 采购人员职业规范名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 2 页，共 6 页 -第14条 各级采购管理人员和采购经办人必须具有高度的责任心和职业道德，维护公司利益。第15条 采购人员代表公司形象，工作中应当有礼、有利、有节，不允许有傲慢的举止和不礼貌的行为。第16条 采购人员在有助于项目合作及协调工作的前提下，经领导同意后方可接受供应商邀请，进行参观、考察等公开的商务活动。第17条 采购人员只有经部门主管领导认可后方可接受供应商的宴请；在谈判过程中，绝不允许接受供应商直接或间接的带有娱乐性质的邀请。第二章采购方式第 4 条采购方式公司材料设备的采购实行如下三种采购方式。（1）招标采购方式招标采购方式适用于以下两种情况：A.依据国家相关法律、法规、政策和企业管理规章制度，必须采取招标方式进行采购的；B.根据公司采购领导小组的决定，需要采取招标方式进行采购的。实施采购招标项目需按照国家有关规定及相关文件执行。（2）比质议价方式。对资质相近的供应商的投标进行比质议价，确保选择物资适用、价格经济的供应商。（3）独家采购方式。只能从某一特定供应商处采购，并且无其他合适的替代物资，采取单一来源的采购方式。第三章采购计划的编制和审批第 5 条大宗建筑材料、大型特种机电设备采购流程（1）项目经理部根据工程需要，经初步核算所需材料设备后，编制使用计划，填写材料设备使用计划表 报采购供应部，采购供应部初步审核后提出初步意见交采购领导小组审批，审批后采购供应部编制 采购计划单，一式三份，一份交项目经理部，一份留采购供应部做市场调查和评审供方用，一份交财务部做财务预算。（2）项目经理部根据工程进度要求，提前五天填写材料设备采购计划表，名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 3 页，共 6 页 -交采购供应部组织审核，并将初步审核意见在两天内交工程部经理审批。材料设备采购计划表一式三份，项目经理部、采购供应部、财务部各留一份。（3）采购供应部将经审核批准后的材料设备采购计划表中需采购的材料设备在做好市场调查，进行货比三家和对供方评审合格后，与供方初步拟订购销合同，交工程部经理审核后提交总经理审批，采购供应部派出采购员根据已批准合同填写 支票使用申请表 到财务部办理相关领用手续，严格按合同条约完成采购过程。第 6 条小宗和一般性建材，价值在1 000 元以下的工具、设备和低值易耗零部件采购流程（1）项目经理部提前510 天，填写材料设备采购计划表交采购供应部审核，经工程部经理审批许可。（2）审批通过后，采购供应部采购员办理请款手续，在货比三家后购进。第 7 条所有购进材料设备的报销手续必须凭进料单、发票和采购员、仓库管理员签字并报总经理审批确认后才能报销。第四章采购合同管理第 8 条签订合同采购供应部代表公司同供应商签订采购合同，并负责采购合同的落实。第 9 条采购材料和设备根据采购方式的不同应在签订合同之前预留适当的合同审批时间和招投标时间。第 10 条采购主管负责所购材料设备的招投标管理，按招标采购工作管理办法及投标结果，与供货厂商签订采购合同并报请审批。第五章材料设备的验收第 11 条材料（设备）在合同签订之前，采购主管以及材料员必须检查供货厂商的法人委托书、地址、营业执照、资质证书、准用证、合格证、检测报告及其技术指标等资料是否符合合同和入围资格要求。第 12 条采购员、项目经理部材料员检查进场材料（设备）与“产品封样”是否相符，并将“产品封样”保留到工程竣工乃至保修期结束。第 13 条验收项目（1）材料（设备）的品牌是否符合合同要求。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 4 页，共 6 页 -（2）材料（设备）的色泽、材质（指材料）、外观等是否符合设计及合同要求。（3）材料（设备）的尺寸、规格、型号等是否符合设计及合同要求。（4）材料（设备）是否符合出厂标准或有关国家行业标准以及合同要求达到的标准。（5）材料（设备）合同要求的配件及辅材等是否齐全、正确。（6）材料（设备）的产品保护措施是否到位。（7）材料（设备）的供货时间是否按合同及供货时间计划要求执行。如供货时间延误造成工期、经济损失，则由采购主管书面通知供货厂商主办人员及其上级领导并按采购合同规定处理。（8）对关键材料（设备）的关键生产加工过程，采购主管须会同质检工程师委派专门人员对其过程进行现场跟踪监督。（9）材料（设备）的数量是否符合合同要求及供货计划要求。（10）材料（设备）的存贮及堆放是否符合有关规定要求。第 14 条材料（设备）的检查、验收工作必须做到100%的验收率，由采购供应部采购主管验收合格后方可支付材料（设备）款。第 15 条采购供应部对每次采购合同的执行和验收情况需填写材料（设备）进货质量、进度统计表，并进行汇总保存，以备参考。第5章 违规惩罚采购人员有下列情形之一者，给公司造成经济或名誉损失的，根据情节轻重，公司将分别给与相关责任人记过、免职、辞退等行政处罚及20010000元经济处罚；给公司造成重大损失的，公司将依法追究其法律责任。（1）私自接受或向供应商索取财务。（2）接受财、物后未主动上交公司。（3）有意或无意泄密。以下行为视为泄密：泄露其他供应商对同类产品的报价。泄露其他供应商信息。泄露标底。泄露其他对公司不利的秘密或出现公司认定的泄密行为。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 5 页，共 6 页 -（4）故意规避或不执行项目采购规定。（5）隐瞒供应物资问题。（6）知情不报或与投标人串通在投标过程中作弊。（7）在供应商年度考评中徇私舞弊。（8）出现其他有损公司形象或不利于公司的行为。第6章 附则第18条本制度由生产事业部制定，其修改、解释权归生产事业部所有。第19条本制度经公司总经理批准后，自颁布之日起执行。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 6 页，共 6 页 -