2022年电子文件和电子记录管理规定 .pdf

北变电气(上海)有限公司电子文件和电子记录管理规定QZ/BD.02-001-2010 版本状态：A 编制：日期：审核：日期：批准：日期：2010 年 1 月 8 日发布2010 年 1 月 8 日实施北变电气(上海)有限公司发布名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 1 页，共 3 页 -第一 条为 进一 步规 范 我公 司电 子文 件的 归 档及 管理 工作，保 障 归档 的电 子文 件安全有 效地 利用，根 据中 华人 民共 和国 档案法 等 有关 法律 法 规，特制 订本暂 行办 法。第二 条电 子文 件，是 以数 码形 式存 储于 磁 带、磁盘、光 盘等 载 体，依赖 计算 机等数字 设备 阅读、处 理，并 可在 通讯 网络 上传送 的文 件。第三 条 行政部 对电 子 文件 归档 及管 理工 作 实行 监督 和指 导。第四 条凡 有保 存价 值 的电 子文 件，形成 单 位均 必须 归档。电 子 文件 的归 档范 围、保管 期限 和密 级划 分，参 照国 家有 关纸 质 文件 归档 的有 关规 定 执行。第五 条电 子文 件一 般 应在 办理 完毕 后，即 时向 行政 部传 递并 归档。第六 条电 子文 件物 理 归档 的基 本要 求：1办 理完 毕的 电子 文件 应在 三个 月内进 行物 理归 档；2电 子文 件应 按照 本单 位纸 质文 件的分 类方 案和 整理 方法进 行分 类、整理，下载 到耐 久性 的载 体上，（按优 先顺 序依 次为：只 读光 盘、一 次写 光盘、可擦 写光 盘、硬盘 等）；3经 过过 程中 的情 况随 时记 录在 相应的 文件 中；4专 用软 件产 生的 电子 文件 应转 换为通 用型 电子 文件；5归 档的 电子 文件 载体 应标 明载 体编号、类 别、密级 及保管 期限；第七 条电 子文 件归 档 时，电 子文 件登 记 表、机 读目 录、相 关软 件、其他 说明等应 与相 对应 的电 子文件 一同 归档 保存。第八 条电 子文 件形 成 部 门 必须 将具 有永 久 和长 期保 存价 值的 电 子文 件制 成纸 质文件，与原 电子 文件 的存储 载体 一同 归档，并使 两者 互联。第九 条电 子文 件在 无 纸化 办公 过程 中，应 采取 安全 措施，保 证 不会 非正 常改 动。第十 条各 电子 文件 形 成 部 门应在运 行电 子 文件 处理 系统 的硬 件环境 中设 置足 够容量，安全 的专 用存 储器，存放 处理 完毕 应当归 档保 存的 电子 文 件，以保 证归档 电子 文件 的完 整与安 全。第十 一条 归档 电子 文 件移 交前，文件形 成 部门 必须 认真 检测 电 子文 件，并填 写归档电 子文 件移 交接 收检验 登记 表，检 验表一 式两 份，一份 随 电子 文件 移交给 行政 部，一份 由电子 文件 形成 部门 保 存。第十 二条 电子 文件 的 检验 应包 括以 下项 目：（1）载体 有无 划痕、是 否清 洁等；（2）有无 病毒；（3）核实 电子 文件 的真 实性、完 整性、有效 性及 审核 手续；（4）核实 登记 表、软件、说 明资 料等是 否齐 全；（5）对 特殊 格 式的 电子 文件，应 核实其 相关 软件、版 本、操 作手 册等 是否 完整；第十 三条 行政 部 按照 检验 要求 对电 子文 件 逐一 验收，对 检验 不 合格 者，应退 回形成部 门重 新制 作。第十 四条 移交 行政 部 的电 子文 件应 一式 三 套，一 套封 存保 管，一套 异地 封存 保管，一套 提供 利用。第十 五条 归档 电子 文 件的 保管 除应 符合 纸 质档 案的 要求 外，还 应符 合下 列条 件：（1）归档 载体 应作 防写 处理，避 免擦、划、触摸 记录 涂层；（2）单片 载体 应装 盒，竖立 存放，且避 免挤 压；（3）存放 时应 防磁、防 光、防潮、防有 害气 体；（4）环境 温度 控制 范围 为 17-20，相对 湿度 控制 范 围为 35%-45%。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 2 页，共 3 页 -第十 六条 电子 文件 归 档每 满 1 年对 涉及 的 电子 文件 形成 部门 和设备 更新 情况 进行一次 检查 登记。设 备环境 更新 时应 确认 库 存载 体与 新设 备的 兼容性，如不兼 容，应 进行 电子 文件 的载 体转 换工 作，原载 体保 留时 间不 少于 3 年。第十 七条 行政 部 保管 的电 子文 件应 定期 进 行检 验、转存 并将 检 验结 果填 入 归档电子 文件 管理 登记 表。（1）对 磁性 载 体每 满 2 年，光盘 每满 4 年进 行一 次抽 样机读 检验，抽 样率 不低于 20%，如 发现 问题应 及时 采取 恢复 措 施；（2）磁 性载 体上的 电子 文件，每 4 年转 存一 次，原载 体同时 保留 不少 于 4 年。第十 八条 归档 电子 文 件的 封存 载体 不得 外 借，未经 批准，任 何 部门 和个 人不 得擅自复 制电 子文 件。第十 九条 利用 归档 的 电子 文件，应 使用 拷 贝件。对 具有 保密 要求的 归档 电子 文件采用 网络 方式 提供 利用时，应 遵守 国家 有 关保 密规 定，采取 身 份认 证、权限 控制 等安 全措 施。第二 十条 归档 电子 文 件的 鉴定 销毁，参 照 国家 关于 档案 鉴定 销 毁的 有关 规定 执行，在办 理审 批手 续后 实施属 于保 密范 围的 归 档电 子文 件的 销毁，如存 储在不可 擦除 载体 上应 连同存 储载 体一 起销 毁。第二 十一 条 行 政部 应 定期 对归 档电 子文 件 的接 收、保管、利 用 和鉴 定销 毁情 况进行统 计。第二十二条本办法未尽事宜，参照国家其他有关电子文件的标准和规定。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 3 页，共 3 页 -