2022年新《印章档案管理办法》 .pdf

中华人民共和国档案行业标准（DA/T 40-2008）印章档案整理规则1范围本标准规定了印章档案的整理原则和方法。本标准适用于各级国家综合档案馆。机关、企业、事业单位档案室（馆）可参照使用。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。DA/T 13 1994档号编制规则DA/T 18 1999档案著录规则DA/T 22 2000归档文件整理规则3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。3.1 印章seal 将文字、符号和图形等按照一定的规范格式或艺术风格刻制、铸造在物体上，形成的以盖制图形和文字标记为使用方式的标志性信物和艺术品。一般包括印面、印文、边款、印纽（执柄）和印材5 个构成要素。作为在社会交往中象征和证明身份、权力与地位，起凭证信物作用的印章又称作实用印章或印信；作为以欣赏和表现篆刻艺术为目的的印章又称作艺术印章或文人印章。本标准以下有关印章的表述，未作特殊说明的，均指实用印章。3.2 印章档案seal archives 国家机构、社会组织和个人在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等社会活动中形成和使用过的印章，是一种具有特殊载体形态并在历史研究、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面有着特殊价值的档案。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 1 页，共 9 页 -3.3 印模moulage 采用反扣法将印章钤盖或压盖（俗称盖章）在纸张或其它物体的空白处，留下的印章印面图样。其中，专门用于鉴别真伪的存底印模又称作印鉴。印模不同于印刷厂使用的印章模具。3.4 印纽 seal handle 印章顶端用于穿线和执握的部位，通常被雕刻成动物等各种形状。现代机构法人使用的印章已较少制作印纽，其印纽部位已逐渐被执柄所取代。4整理原则遵循形成规律，集中整理分类，区分保管价值，便于保管利用。5质量要求5.1收集的印章应确保齐全、完整、真实。5.2整理的方法应科学、规范。5.3整理印章档案使用的材料应符合长久保管档案的需要。6清洗方法6.1一般清洗方法将印章印面朝下放入装有清洗剂溶液的容器之中浸泡，待污垢松软后，使用刷子刷洗印章。印面凹陷部位难以刷洗干净的油垢，可使用竹针挑剔。刷洗干净的印章放在通风处晾干。6.2清洗剂的选择为避免使用清洗材料不当，造成对印章的损坏，不同印材的印章应选用不同性质的清洗剂清洗。竹木类（竹、木、根等）印章宜选用95%医用酒精；金属类（铜、钢、铁、合成金属等）印章宜选用煤油；矿物类（玉、石、玛瑙、翡翠等）、橡胶及塑料制品类（橡胶、橡皮、有机玻璃等）印章宜选用洗洁精；骨质类（骨、角、牙等）印章可选用95%医用酒精或洗洁精。6.3清洗要求6.3.1清洗印章应去除印章上的油泥、污物、霉点和锈斑。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 2 页，共 9 页 -6.3.2清洗后的印章应确保完整、清洁、不变形，保持印面和边款中字迹与图案的完整、清晰。6.3.3使用酒精、煤油等易燃清洗剂清洗印章时，应注意防火。6.3.4使用竹针挑剔印面污物时，手法要轻，防止损坏印面。6.3.5用橡皮制作印面贴附在木质或有机玻璃(塑料)等印柄上的印章，对其清洗时，应避免长时间浸泡和用力过猛，以防止印面老化和脱落。7整理方法7.1集中印章档案馆保管的印章档案应按馆藏集中，统一整理，不宜按来源原则划分全宗。档案室保管的本单位内设机构、专业活动中使用的印章档案可以按全宗集中，进行整理。7.2划分保管期限印章档案的保管期限分为永久（代号YJ）和定期（15 年，代号 DQ）两种。对外行文使用的机构和组织法人及其办事机构（办公室）印章的保管期限为永久；其它内设机构和业务工作印章的保管期限为15 年。严重破损和一般事务性工作（收发文等）使用的无档案保管价值的印章，不列入归档整理范围，已进馆的，应按照国家有关销毁档案的规定统一组织销毁。反映本地各个历史时期篆刻艺术成就的艺术印章的保管期限为永久。7.3分类印章档案在整理过程中，一般可根据印章档案的历史时期（中华人民共和国建国前、中华人民共和国建国后）、印章属性（机构、个人）、机构类型（党政机关、社会组织、企业、事业单位等）或人物类别等特征组织分类。示例：表 1 印章档案整理分类方案一级分类二级分类三级分类中华人民共和国建国前（1）机构（1）名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 3 页，共 9 页 -个人（2）中华人民共和国建国后（2）机构（1）党政机关印章（1）社会组织印章（2）企业印章（3）事业单位印章（4）个人（2）档案馆应根据馆藏印章档案的实际，合理地选择和确定具体分类的依据、分类层次的多少和各级类目的名称。艺术印章可按作者进行分类。7.4排序印章档案按保管期限分类号 枚号顺序逐盒组织排架。相同保管期限、相同类别的实用印章，可按整理批次 机构（或人名字顺）形成时间顺序组织排序；相同保管期限、相同类别的艺术印章，可按整理批次作者（人名字顺）形成时间顺序组织排序。7.5装盒相同保管期限、相同类别的印章，依印章排列顺序装盒。装盒时，可根据印章规格的不同，确定盒内存放印章的数量。盒内印章一般按从左至右，从上至下的顺序排放。7.6编制档号7.6.1要求印章档案整理完毕后应编制档号，以固定排序位置。7.6.2 档号结构印章档案的档号由“印章档案代号”、“保管期限代号”、“分类号”和“印章枚号”等组成，用汉语拼音字母、阿拉伯数字及连接号“”混合编制。连接书写时，格式如下：印章档案代号 保管期限代号分类号 印章枚号7.6.3编号方法名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 4 页，共 9 页 -7.6.3.1印章档案代号：使用汉语拼音字母“YZ”代表“印章档案”。7.6.3.2保管期限代号：使用汉语拼音字母“YJ”代表“永久”；使用汉语拼音字母“DQ”代表“定期”。7.6.3.3分类号：使用阿拉伯数字加间隔符“.”编制分类号。其中间隔符“.”用以区分分类层次。7.6.3.4印章枚号：根据印章档案在最后一级类目中的排列顺序，用阿拉伯数字按流水方式编制枚号。示例：印章档号连续书写式样8装具8.1装具的形式印章档案使用内衬活动式隔条的翻盖档案盒装具见附录C 图 C.1(a)。档案盒平置叠放。盒内从上到下的排列顺序为：印模单备考表 印章。8.2材质要求印章档案盒采用白板纸为胎，黄裱纸为面，背脊和盒盖折叠处夹芯蓝布制作，盒子及隔条的厚度为 3 mm。8.3格式尺寸印章档案盒的外形尺寸为310mm 220mm 100 mm(长 宽 高)。内衬隔条数量一般为竖5 横3。隔条间相互距离可以自由调整。8.4填写项目在印章档案盒盒盖封面、下侧脊和背脊分别设置“保管期限”、“分类号”、“起止枚号”等填写项目见附录C 图 C.1（b、c、d）。“保管期限”和“分类号”的填写方法同本标准7.6.3.2 和 7.6.3.3，“起止枚号”填写盒内第一枚印章和最后一枚印章的枚号，中间用连接号“”连接。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 5 页，共 9 页 -9目录与备考表9.1印章档案保管目录9.1.1目录规格与项目印章档案保管目录使用A4 型（297mm 210 mm）纸张，采用表格形式，设置“保管期限”、“分类号”、“枚号”、“印文（边款）”、“使用起止时间”、“印材”、“备注”等项目见附录C 图C.2(a)。印章档案保管目录封面设置“保管期限”、“分类号”等项目见附录C 图 C.2（a）.9.1.2著录方法9.1.2.1保管期限：填写印章档案的保管期限。方法同本标准7.6.3.2。9.1.2.2分类号：填写印章档案的分类编号。方法同本标准7.6.3.3。9.1.2.3枚号：填写印章档案的枚号。参见本标准7.6.3.4。9.1.2.4印文(边款)：“印文”填写印章印面上的文字内容。“边款”填写印章边款中的文字内容，填写的边款文字两端应加注圆括号“（）”。无边款的印章可不填“边款”。示例：剿匪总兵关防（1651 年制）9.1.2.5使用起止时间：填写印章启用（或制作）和印章失效的时间。用8 位阿拉伯数字标注年月日，中间用起止符“”连接。时间无法确定的，用空格“”表示。示例 1：198502121999。艺术印章可只填写制作时间。示例 2：19990123 9.1.2.6印材：填写印章的制作材料，如：竹、木、根、铜、钢、铁、合成金属、玉、石、玛瑙、翡翠、橡胶、有机玻璃、骨、角、牙等。当印章的印面与执柄分别采用不同材料制作时，只填写印面的制作材料。9.1.2.7备注：注释对印章需要说明的情况。如与文书档案及其它相关档案的参见号等。9.1.3 目录的组织印章档案保管目录按档号顺序组织条目，根据保管期限的不同，分别装订成册，编制成印章档案保管和检索用的基本工具。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 6 页，共 9 页 -9.2备考表9.2.1规格式样印章档案备考表使用A4 型纸张，采用表格形式，设置“本盒印章情况说明”、“整理人”和“整理时间”等项目。（见附录C）9.2.2 填写要求9.2.2.1 本盒印章情况说明：填写盒内印章档案的数量、完整性及其它需要说明的情况。9.2.2.2整理人：填写整理本盒印章档案的人员姓名。9.2.3.3整理时间：填写本盒印章档案整理完毕的年月日。9.2.3 存在位置备考表置于印章档案盒内，排在印模单之后，印章之前。10制作印模10.1使用材料宣纸、平板纸、印泥台、印泥、毛毡、压条、墨、照相机等。10.2制作要求10.2.1盖制印模使用的印章、工具和材料应保持清洁。10.2.2印泥台和搅拌印泥的工具应使用非金属材料。10.2.3盖制印模使用的宣纸应平整地铺放在垫有毛毡的桌面上。盖制印模时，印章要放准位置，均匀用力，一次成型。10.2.4盖出的印模要求印模工整、印文清晰、图形完整、排列美观。10.2.5对有边款和特殊纽式的印章，可分别采用拓片和照相的方式对其进行复制和取样，作为印模的有机组成部分，一同编辑。10.2.6钢印可直接在80 克以上平板纸上压制印模。10.3编辑印模名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 7 页，共 9 页 -10.3.1 印章档案印模可采用手工或计算机两种方法进行编辑。手工编辑印模应先策划后盖制；用计算机编辑印模可先在纸张上盖制印模，经扫描数字化处理后再用计算机编辑。通过扫描形成的数字化印模应妥善保管，防止外泄。10.3.2 放置在印章档案盒内起目录作用的印模单，采用A4 型纸张制作，印模在纸张上的排列方式应与该盒内印章档案的排列方式一致，每个印模的下方应标注与之相对应的印章档案的档号。10.3.3 用于对印章档案进行检索、研究，起管理、利用和宣传介绍作用的印模，可根据需要编辑制作成各种专题印章档案印模集或印谱。合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用文件中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 8 页，共 9 页 -4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 9 页，共 9 页 -