2022年OA系统管理制度试运行 .pdf

*集团协同办公系统管理制度（试行）第一章总则为加强对协同办公系统（以下简称OA系统）的运行管理，实现操作规范化，确保OA系统信息安全、可靠运作，提高工作效率和管理有效性，结合公司实际情况，特制定如下规定。第二章职责第一条技术中心信息化办公室是OA系统项目的主责部门，负责机房的管理、OA系统运行维护管理、组织信息化管理会议以及OA系统的相关培训。第二条集团公司各职能部门负责相关专业的新闻、公告、讨论区、流程模版的管理。第三条集团公司各部门、经营单位系统管理员职责：一、负责指导和监督本部门（经营单位）OA系统的运行使用。二、负责 OA系统文档中心本部门（经营单位）文档管理工作。三、负责协助信息化办公室做好OA系统的推广工作。四、及时发现、搜集OA系统存在的问题，并向信息化办公室反馈。第四条集团公司各职能部门、经营单位、项目部的OA系统使用人员应自觉遵守系统管理制度，按照工作职责权限，认真完成在系统中所承担的工作任务。第三章机房管理名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 1 页，共 7 页 -第五条机房由技术中心信息化办公室负责管理。第六条保持机房整洁，严禁将食品和杂物带入机房区内。并定期进行清扫。为保障机房安全，严禁携带易燃、易爆、易腐蚀、强磁物品及与工作无关的物品进入机房。第七条信息化管理员严禁私自拆卸、搬移设备或私自出借机房物品，严禁擅自在系统服务器中安装无关软件。第八条非工作人员不得进入机房。凡因工作需要进入机房的其他人员，须由信息化管理员陪同。第九条信息化管理员应严格遵守保密制度，未经批准不得向外来人员提供任何数据信息。数据资料和软件必须由专人负责保管，未经允许、不得私自拷贝、下载和外借。不得擅自将自己拥有的管理员口令外泄。第十条信息化管理员必须定期检查、维护机房，在接到停电通知后提前关闭 OA系统服务器、网络路由器。第四章 OA 系统运行维护管理第十一条系统运行维护由技术中心信息化办公室负责。第十二条信息化管理员负责对网络设备、系统和数据库等进行管理与维护，必须定期查看网络、系统、数据库和有关设备运行状况，并做好相关记录。第十三条建立网络防病毒系统，定期对网络版防病毒软件进行检查，并及时对其升级。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 2 页，共 7 页 -第十四条及时对服务器操作系统进行最新补丁程序更新。第十五条定期对 OA系统服务器进行检查，发现其中的安全漏洞，及时进行修补。第十六条对于服务器系统参数的改动和调整情况，应及时上报，确保OA系统使用人员及时掌握情况。第十七条每月定期对 OA系统服务器的数据进行备份，保证出现任何突发事故，系统中的重要数据不会丢失。第十八条负责与集团公司各部门、各单位、项目部沟通，征询OA系统使用的意见和建议，协调解决使用过程中出现的问题。第十九条负责集团公司各部门、单位、项目部系统管理员和使用人员的培训工作。第二十条根据集团公司各部门、经营单位的需求对新的流程和表单进行搭建。第五章 OA 系统使用管理第二十一条集团公司各部门管理范围一、党务行政部：行政公告、人事公告、单位调查、单位新闻（行政类）、员工俱乐部、行政管理类流程模版、学习空间党务行政类文件的管理、图片空间党务行政类图片的管理。二、工程管理部：工程公告、行业新闻、工程管理讨论版块、工程管理类流程模版、学习空间工程管理类文件的管理、图片空间工程管理类图片的管理。三、财务管理部：财务公告、行业新闻、财务管理讨论版块、财务管名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 3 页，共 7 页 -理类流程模版、学习空间财务管理类文件的管理。四、经营管理部：经营公告、行业新闻、经营管理讨论版块、经营管理类流程模版、学习空间经营管理类文件的管理。第二十二条 OA 系统使用要求一、协同工作使用要求（一）OA系统使用人员在工作时间必须及时登录OA系统，随时处理自己的办公事项。文件一经发送即可认为送达，由于没及时办理而造成的工作失误将由信息接收人承担责任。（二）集团公司员工应保证通过OA系统发起、流转的协同工作内容的完整准确，并对所发起的内容负责。（三）为保证各类文件的及时收发，OA系统的使用人员应及时登录系统，接收各类文件，处理待办事项。（四）集团公司内部的所有文件，原则上要通过OA系统进行传递，密级的文件不得使用 OA系统，其他文件严格按发送范围发送，对于因为发送不当和错误造成的损失和后果由发起人承担。（五）使用人员如因出差等特殊情况而无法登录系统处理待办事项的，应指定授权的代办人进行相关操作。二、表单应用使用要求：表单应用要严格控制权限，表单制作、枚举管理、流水号管理、业务配置的使用权限仅限于信息化管理员；表单查询、表单统计的使用各部门根据需要指定专人享有权限。三、知识管理文档中心使用要求（一）集团公司部门成员及经营单位系统管理员应对本单位需上传、共享的文档进行分类，并根据查询权限授权其它员工查询或借阅，重要名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 4 页，共 7 页 -文档需另外备份，并一定要注意不得外泄。（二）集团公司部门、经营单位相关文件必须分类上传到相应的文档目录下，在各部门、分公司文档下可以新建文档夹以便使用，不允许上传与工作无关的文件。四、计划/会议/日程会议管理使用要求：会议发起人在发起会议时要提前申请会议室，会议发起后，与会人员应及时填写回执。五、公共信息使用要求（一）临时性、时效性强的通知，可通过“单位公告”进行发布。（二）单位公告的发布要严格按照发布权限进行，各板块的管理员具有发布权限，发布的公告须经过各部门、单位负责人审核。（三）单位讨论中“管理讨论区”、“员工俱乐部”没有发起权限限制，但应该注意发布的内容应与工作有关，其他板块讨论的发起为相应组的成员，各板块管理员具有修改和删除权限。（四）新闻的发布权限只限于板块管理员，单位新闻管理员为党务行政部负 责人、行业新闻的发布权限为集团公司各部门正副职、分公司新闻的发布权限为分公司相关负责人，新闻的发布应设定审核。（五）OA系统公共信息管理实行实名制，不得在 OA系统上发布与集团公司工作无关的公告。（六）不允许在讨论区发布私人事务，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。（七）需要明确协同、公告、讨论之间的区别：协同适用于发布范围小，需要获取审批意见的工作，无需审核，具有随意性；公告的发布需名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 5 页，共 7 页 -要各部门、单位领导的审核；讨论具有可讨论性，讨论范围可选，无查阅记录。六、个人事务使用要求：个人信息要及时完善，必须对自己的个人信息进行添加，如联系方式、e-mail、住址等，以便同事之间联系。七、董事长信箱使用要求：工作中有任何建议和意见需要向领导汇报时可以通过董事长信箱进行发送，信息具有高度保密性。八、学习空间使用要求：各部门应指定文档管理人员，负责本部门文件的上传、修改。九、图片空间使用要求：党务行政部、工程管理部应制定图片空间的管理人员，负责图片的上传、修改及更新。第六章 OA 系统运行条件第二十三条各部门、各单位、项目部必须具备上网条件。信息化办公室对*大厦办公的集团公司各部门、单位的 IP 号码统一分配、管理。第二十四条安装 Microsoft Office2000以上版本办公软件。第二十五条计算机中除安装必要的工具软件外，尽量不要装载游戏，避免浏览不安全网页。第七章其他规定第二十六条 *集团协同办公系统上的所有信息属于公司内部的保密信息，严禁对外擅自披露。系统使用人员要妥善管理好自己的账号，避免被盗。不允许冒用他人账号登录OA系统，更不允名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 6 页，共 7 页 -许将账号交由公司外部人员使用。第二十七条未按照本管理制度使用OA系统的部门、经营单位或项目部，集团公司将根据其所造成的后果严重程度，予以提醒、警告、经济处罚等相应的处分，并追究部门、经营单位、项目部负责人责任。第八章附则第二十八条本规定由技术中心信息化办公室制定并负责解释。第二十九条本规定自二 0 一二年十二月二十日起施行。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 7 页，共 7 页 -