2022年港口工程档案的收集与管理 .pdf

港口工程档案的收集与管理港口工程档案是指港口工程建设项目在立项、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的，以纸质、胶片、光介等载体形式存在的全部文字、图像、声像文件，是港口工程建设活动的真实记录。收集工作是港口工程档案工作的第一个环节。港口工程档案的收集工作是否科学，档案收集的是否齐全、完整，内容是否准确，会给港口工程质量、进度，工程项目竣工后运行、改造、扩建以及设备的维修、管理等带来至关重要的影响。一、港口工程档案的收集1坚持档案收集与工程建设同步从港口工程项目建设的实际情况看，项目从申报到工程竣工中间有许多环节，间隔周期甚至达好几年，这样形成的文件材料涉及面广、内容繁杂，涉及的部门及人员多，经历时间长，稍有疏忽，就可能出现遗漏；有些分包工程周期短，施工要求又急，而档案材料若没能同步收集，加之施工人员组成复杂，往往工程任务一完成，临时机构便解散，那么这些档案资料就会随之消失。因此，必须坚持档案收集与港口工程建设同步，将档案收集与工程建设统筹部署、全面安排。需要注意的是，在项目申请立项时即应开始进行文件材料的收集，直到项目竣工验收整个过程无一漏收。这样就能避免由于平时不注重文件的积累、收集，导致到交工时突击整理档案，造成不全面或遗漏。2建立档案收集的责任保证体系从港口工程项目的建设过程来看，港口工程档案一般来讲由以下六方面档案构成：(1)业主管理档案：如招投标管理相关合同、计划统计、预算投资、环保、资产管理等档案；(2)论证研究档案：如可行性研究档案；(3)调控决策档案：如立项、设计、开工、概算、投资、竣工验收的批准文件；(4)勘测设计档案：如航道、水文、气象、地质档案和港口工程的初步设计档案等；(5)施工建设档案：如土建施工档案；(6)建设监理档案：如监理单位的工程质量控制、进度控制、造价控制档案等。总之，在港口工程建设过程中所形成的档案种类复杂、载体多样、来源广泛，综合性强，对这些项目文件的收集、归档责任必须予以明确的划分。一般来讲，建设单位负责收集项目准备阶段形成的前期文件和相关设备、工艺文件；施工单位负责所承包项目全部施工文件的收集；项目监理单位则对项目建设中文件收集的真实准确和齐全完整情况负责监督审核的责任，并负责监理档案的编制。那么，如何把港口工程建设项目所涉及单位的档案收集责任在具体工作中落到实处呢?从建设单位的角度出发，要做到三点：一是对内要靠制度，二是对外要靠合同，三是要建立档案协调机制。(1)对内要完善企业档案管理制度就建设单位内部来讲，港口工程档案文件的收集工作涉及的部门多而且广，既包括有关项目投资、设计、工程、设备采购等管理部门，又包括了码头生产运营等部门；而其涉及的资料既有国内设计、设备制造单位提交的技术资料，又有引进设备、合作制造厂商提供的港口机械等设备资料。因此，建章立制，明确责任，超前控制，是保证港口工程项目档案收集质量的根本所在。建章立制，重点是建立两方面的制度。一方面，要根据国家、地方有关港口工程建设项目档案管理规定，结合本单位的实际情况，制定切实可行的港口工程档案收集制度，明确归档范围和归档标准，从而在制度上明确档案收集目标对象，使档案收集能有的放矢，确保收集、归档文件的标准化和规范化。另一方面，要根据本单位实际，梳理档案流程，逐项理顺建设单位内部项目文件的收集、归档渠道，通过制度形式，固化档案业务流程，明确各部门名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 1 页，共 3 页 -在文件材料收集整理中的责任和义务，确保归档范围内的各类港口工程项目文件的收集、归档环节畅通；同时，把文件材料收集整理的好坏与其切身利益挂钩，好则奖、差则罚，从而在建设单位内部建立港口工程档案收集的责任保证体系，做到责任明确、奖罚分明。(2)对外要严格实施合同管理制任何一个大型港口工程项目，都需要设计、采购、施工、监理等诸多外部单位和国内外设备供应商等的分工合作，而合同管理制在港口工程项目管理中的实施，使合同成为联系建设单位与参建单位的纽带，同时又是强有力的手段，约束参建单位按照合同条款履行权利、义务和责任，实现整个项目的实施。港口工程档案收集作为项目管理的一项重要内容，也可以通过加强合同管理来实现。(1)明确档案部门在合同签署的会审环节首先，对外部参建单位相关档案文件的交付、归档责任必须落实到与其签订合同的建设单位内部相关职能部门，由相关职能部门在所签订的合同中明确相关档案资料交付、归档要求，并跟踪、考核。因为专业所限，相关职能部门可能对档案要求不甚了然，甚至有所疏忽。所以，在建设单位的合同会审程序中，应明确加入档案部门会审环节，由档案部门参与合同审核，确保合同中都加入明确档案有关要求的条款。甚至，若在合同签订过程中对参建单位资料交付要求不理解的，也可邀请档案部门参与技术资料交付要求的对外谈判，以确保文件的交付质量。其次，合同中与档案有关的条款主要应包含两方面内容：一是有关项目档案要求的条款。即在各部门签订的合同中，必须明确合同执行完毕时相关参建单位应向建设单位提交的港口工程项目档案的范围、内容、版本、套数、时间以及对所提交的项目档案的整理、归档责任。这项条款使参建单位在同建设单位签署合同时，就对档案要求有了概念，也明确了档案的有关要求，避免了合同结束时，就合同执行中产生的资料的收集、归档问题发生扯皮问题；二是有关档案保证金的条款。要在合同中设立有关档案保证金的条款，预留港口工程项目档案质量保证金。这笔预留款的多少，由签订合同的建设单位各有关部门来确定，也可与工程质量保证金捆绑在一起。这项条款加入了经济制约手段，把港口工程项目档案的编制和提交作为工程实施的一项内容，不完成就无法拿到完整的工程款，以合同规定强制参建单位及时认真完成。这样，通过合同会审流程加入档案审核环节，强化了建设单位内各职能部门的档案收集意识，在全公司范围内建立了通过合同签订环节控制档案管理的概念，避免了港口工程档案资料收集、归档的扯皮现象，促进了项目档案的归集。(2)明确档案部门在合同付款的会审环节在实际工作中，经常会出现参建单位实体工程任务已完成，但部分工程档案资料没能及时收集、归档，档案资料索要困难或是虽然已提交但却不能完全满足档案要求的情况，由于相关合同款项已结清，建设单位难以再对参建单位形成有效制约，这给港口工程档案收集工作带来了困难。因此，建设单位财务部门在制定财务付款程序时，应在合同付款流程中加入档案部门审批环节，即每一份合同执行完毕支付最后一笔结算款或工程质量保证金时，要经过档案部门会签；档案部门经核实相关资料的收集、归档情况，再签署付款的意见，对于未提交归档的情况或是提交归档的资料不符合要求的，直到参建单位严格按要求收集、提交归档资料后，再在合同付款审批单上签字同意。这样，通过落实档案部门在合同付款中的一票否决权，树立了档案部门地位，也提高了各参建单位对档案的重视程度，确保港口工程档案的及时收集及归档质量。二、港口工程档案的管理1建立档案收集的跟踪管理和协调机制建立档案收集的跟踪管理和协调机制，是推动参建单位实现项目档案编制工作与工程建设同步的不可或缺的一环。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 2 页，共 3 页 -通过这种跟踪、协调机制，不但可以了解工程进展情况，掌握各参建单位档案形成情况和档案收集中出现的问题，及时发现问题、解决问题。而且，建设单位档案部门可以及时发现参建单位档案编制工作严重滞后或忽视项目档案管理的情况，并通过协调建设单位工程管理部门、财务部门，采取延迟支付合同进度款等措施，强制项目档案管理薄弱的参建单位重视项目档案编制工作，确保工程资料收集及时、编制整理规范。2提高档案工作人员的业务素质(1)配备专职的港口工程档案管理人员港口工程档案涉及面广、业务量大、信息源多，因此，建设单位从事港口工程档案管理工作的人员，专业知识和技能应该比一般单位的其他兼职档案人员要更全面。不仅要懂工程基建档案，还要懂文书档案，甚至要懂得与工程有关的专业知识，清楚不同类别的档案的分类整理。所以，必须配备专业技术水平和工程档案管理水平高、工作能力强的专职港口工程档案管理人员负责港口工程档案全过程形成的文件材料的收集、整理工作。(2)加强档案工作人员的业务指导和培训要根据实际需要，在港口工程建设各个阶段，适时组织各参建单位相关档案人员参加各类档案培训，在培训中明确本阶段相关项目档案编制要求及各方责任，做好档案编制的指导工作，提高上述人员的档案质量意识，从而为港口工程档案完整性和准确性的提高打下基础。(3)保持港口工程档案工作人员的相对稳定港口工程规模大，时间长，档案工作人员的频繁变动势必不利于其了解港口工程的全面动态，也不利于其掌握文件材料的形成部门、方式、过程及了解档案材料的流向，因此，应当保持相对稳定的港口工程档案队伍，否则势必会影响港口工程档案收集的齐全、完整和准确。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 3 页，共 3 页 -