2022年电大作业办公室管理形成性考核册作业答案 .docx

精选学习资料 - - - - - - - - - 中心广播电视高校行政治理理专科办公室治理形成性考核册作业答案（2022 第一次形成性考核作业题目解读 一、将办公室实务工作的简要内容填入以下表格,内容基本相同的填在一行中；这道问题是针对教材第一章中办公室实务范畴和内容予以设计的,主要考虑是,让同 学们对办公室的具体业务有一个比较全面的明白,能够对三类文员,即国内一般性文秘工 作、国外一般性文秘工作和国内外企文员工作的共性工作和一般性区分有一个大致的了 解；同学们在填表格内容时,应当留意要会“ 合并同类项 ”,也即将内容基本相同的,填在 同一行中；当然有些内容可能因工作管辖范畴和责任等因素置放在一起未必合适,但只要 能够自己说出理由也是可以有自己的判定和归类的；问题源于教材第一章第2 点“ 办公室实务的范畴和内容” ；（ P3P5 页）参考性解答：办公室实务工作一览表序号国内一般性国外一般性国内企业（含外企）1 文书撰写按上司的口头或书面指示完成信函；记录上司指令及会谈、会议内容；2 文书制作复印资料；打印文稿及表格；3 文书处理在权限内按自己的意思发出信函；信函和邮件的处理；4 档案治理档案治理；记录上司指令及会谈、会议5 会议组织支配会议事务,并做会议记录或纲要；内容；6 调查讨论帮助上司预备书面的财务报告、讨论报告；预备好公司要公开的资料；7 信息资料替上司收集演讲或报告的资料；收集及整理各种信息；整理并组织好粗略的资料；8 信访工作替上司接洽外界人士；例如记者、工会职接待来宾和员工的来访；员等；9 接待工作接待来访来宾；替公司来宾订饭店的房间、订机位、发电10 和谐工作报、打电话；以电话往来保护和外界的良好公共关系；11 督查工作督导一般职员或速记员；12 日程支配替上司定约会并做好记录；为上司支配旅行或考察；阅读并分类信件；13 日常事务自动处理例行的事务；通讯事务、电话；替上司保管私人的、财务的或其他的记照管上司身边的琐事；录；14 办公室治理以速记登记上司交待的事项；办公室环境的布置和整理；保管办公室设备及用品；15 其他暂时交办执行上司交办事项；的事项执行上司留在录音机中的嘱咐；16 替上司申报交纳所得税及办理退税；外 出 办 事 , 如 银 行 、 邮 局17 等；1 / 13 名师归纳总结 - - - - - - -第 1 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 上面的回答可供参考,由于有些内容划分在一类中好像不是很妥当；比如：记录上司 指令及会谈、会议内容一项,它既可以是文书撰写的内容,也可以是会议组织的内容；这 种情形,可以将两栏都填上这一项；仍有些内容要分开来写；比如：通讯事务、电话、信 函和邮件处理一项,前两项是日常事务的内容,后两项就是文书处理的内容；又如外出办事,如银行、邮局等工作也可能是“其他暂时交办的事项”栏中的工作内容；二、办公用易耗品主要包括哪些？这个问题教材中有明确的表述,只是同学在回答疑题时,除了回答出教材中的有关内 容以外,仍应留意在日常办公室工作中,随着现代化办公技术手段的变化,又有许多新的 易耗品显现,教材所列出的工程肯定不全,我们应当予以留意,如墨盒、墨粉等等,当然 完成作业可以依据教材内容回答即可；问题源于教材第一章第5 点的 “ 办公用品的种类”；（ P19P20）办公用易耗品主要有：1信封、纸张；2软盘、光盘等；3铅笔；4圆珠笔；5签字笔或钢笔；6修正液或修正带；7印盒；8各种小型机器,如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期 号码机、切纸机、运算机、拆信器、碎纸机等；9小刀；10日历等；11其他,如标签纸、直尺、三角尺、透亮胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大 头针、纸夹等；三、简要阐述文员工作的三个步骤,相互关系如何？这个问题主要是通过对文员工作三个步骤的熟识,加深同学们对文员实务中工作运行 科学有效性的熟识,同时也能够对三个步骤之间的关系问题有一些概念性的熟识,留意用 一些联系的观点来看待问题,也就是熟识到三个步骤不是分开独立的,而是相互联系形成 一个循环系统；问题源于教材其次章第1 点“ 文员工作指导思想”；（ P25-P27）文员工作分为三个步骤：方案、实施和检查；1方案的步骤,在事情没有开头前要先做好方案,充分明白即将开头的工作内容,并摸索以什么方法进行效率会正确；2实施的步骤,是依据方案从事工作的阶段,这个阶段检查是否依据起初所拟定的次序进行；上司所指示的工作无论是哪一种,都要正确地实施；协作上司预期的期限；3检查的步骤,是通过评估,讨论工作是否依据方案实施,是2 / 13 名师归纳总结 - - - - - - -第 2 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 否达到了预期,要分析方案和实绩的差异,并把以前进行过的工作 或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分 析；三者的关系为：先作方案,付诸实施,然后检查结果,环绕“方案 实施检查” 这样一个滚动的过程开展；三者相互联系形成一个循环；文员第一要认真制定方案,然后依据这个方案去实施,并严格 检查其结果,使得这个结果对下一次的方案有所帮忙和启示；同学们在回答这道题目时,需要留意此题一共有两个小问题；不仅要阐述文员工作的三个步骤是什么,而且仍要说明三者之间的 关系如何,答案需要自己组织,而且要能够懂得自己所回答的问 题；教材中有相应的论述,同学们应能够依据参考性答案,自己进 行相应的归纳,能够用自己的语言组织答案更好；四、依据 “ 优先次序 ” 处理工作原就,虚拟一份半天或一天工作（或家务）方案书；此题主要考核本课程的其次章第1 点的 “ 依据 优先次序 处理工作 ”这一学问点；在依据 “ 优先次序 ” 制定方案书时,要按以下三个步骤进行：1将自己要做的事情分为：A.是否应当做的事？B.是否做或不做都无所谓的事？C.是 否不行以做的事？对于 A 要集中精力做,对于 B 和 C 可以从方案中删掉；2对于 A 类事情再进行分类,分为：重要并且紧急的事（优先做）；紧急但是并不重要的事（其次做）；重要但是并不紧急的事（第三做）；虽有做的价值,但是既不重要也不紧急的事（可以请他人代劳）；3与上司形成默契,可以直接找上司商议、请示；此题的例子请同学们见教材第28 页,问题的关键是同学们应当尽量结合自己的工作生活实际,我们每个人在自己的工作生活支配中都会有自己方案做的、急于做的、非做不行 的一些事情,而能够依据“ 优先次序 ” 支配自己的工作并处理事情,就会极大地节约时间,有效利用时间,就会使得工作忙而不乱,井然有序；同学们在制定方案书时肯定不要抄 袭；五、从以下文员工作方法中,任意挑选一种或两种,谈谈你的工作体会或对此工作方 法的熟识；1请示方法和报告方法；2方案方法和总结方法；3 / 13 名师归纳总结 - - - - - - -第 3 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 3受意方法；4传达方法；5进言方法；6变通方法和挡驾方法；7分工方法与合作方法；此题源于教材其次章第3 点的 “ 文员的工作方法”（P32-P39）；下面以 “ 受意方法 ” 为例组织相关答案,同学们可以参照答题思路作答；1简要说明受意方法：受意就是文员接受和领悟上司的意图；可以分为直接受意（即领悟上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时,直接就某一问题或某项工作所发表的看法和想法等,易于文员判定和领会）和间接受意（即上司在平常任凭交谈的情形下,或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的看法和看法等）；受意方法要留意：（1）善于领悟上司意图,不要曲解上司意图；（2）备好记录本,记录下指示要点；（3）留意倾听,专心判定指示的用意；（4）必要时可以提问,直至明白意图为止,但不要打断谈话；（5）如有不同看法,可以公开提出,但要言之成理,并要留意方式、态度；（6）接受指示后,要不失时机地贯彻实施；2结合实际谈体会；我曾经经受过一件事情,使我充分熟识到,在受意时,充分做好记录的重要性；才开头工作时,我到一家房地产公司当文员；有一天,总经理把我叫到办公室让我写 一份公司的简介,内容要包括四个部分 公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件 配备、公司取得的成果；当时,我没有体会,没有带上记录本,记录下指示的要点；事 后,又怕显得自己没有才能,而没有去请示总经理；只好凭自己大脑中的记忆写,结果写 出来的简介根本就不行；后来,我再次向总经理询问,并备好了记录本做好了记录,依据 总经理的授意,才写出了各方中意的公司简介；从这个事情中,我体会到了在受意时,做好记录的重要性；同学们在回答这道题的时候,可以只挑选其中一个或两个题目进行回答；回答疑题的4 / 13 名师归纳总结 - - - - - - -第 4 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 思路是,第一说明所写方法的基本含义,这个主要依照教材中的表述作答即可；回答时仍 应将方法涉及到的相关留意事项予以说明,如受意方法要留意的问题,进言法要留意的问 题等等；回答时仍肯定要要留意结合教材,联系实际作答；既做到简要说明教材中的相关 学问点,又能够结合实际谈出自己的体会；这是一个比较典型的理论结合实际的题目,相 信我们在工作中常常会用到这样一些方法,关键是我们平常可能不会太留意这些方法,而 一旦将这些方法理论化又会使我们觉得有些不便,但我们仍是应当更为自觉地使用并能够 结合实际谈出我们自己的一些熟识；为了帮忙同学学习这部分内容,下面举例说说进言方法；我是公司一名主管,在做了大量工作并经过深化的调查分析后,觉得有必要向自己的 上司提出一些建议,经过反复摸索,在这样一些时机下,我应当挑选哪个时机,请大家帮 忙出出想法；A. 在领导午间休息的时候提出来；B. 第一简洁地介绍一下你发觉的问题,然后在提出自己的见解；C. 在员工的婚宴上向领导提出来；D. 直截了当地提出建议；A 时 参考答案：大多数领导者都有午休的习惯,午休期间是忌讳被打搅的,因此选项 间挑选不恰当；选项 C 在员工婚宴这样喜庆的场合中,提出工作建议是不适合的仍是另选 时机为妙；因而 C 项也非正确挑选；挑选 D 是和性格直爽的领导比较相宜,我们应当考虑 到假如这位领导很爱面子,很留意礼节性的东西,这样做胜利的几率就很小,所以挑选 D想也不是很合适；在四项答案中挑选B 应当是比较恰当的；这个选项既留意了说明自己所发觉的问题,同时也把自己的见解予以表达；就四个选项而言,A 和 B 挑选时机不当,即 适时、适地不当,而 D 项适度有所欠缺；下面一段文字材料供同学们在学习进言方法时参考：准时给领导提出科学、合理的看法和建议,既是下属的应尽职责,更是下属展现才 能、赢得上司赏识和重视的一条重要途径；但是,科学合理的建议并不肯定能被领导接受 和接受,给领导献言献计的部属也不肯定都能得到领导的信任和重用；这里的关键就在于 要把握向领导进言的技巧和方法；一、适销对路 提建议的最终目的是要让领导接受,但建议能否被接受,第一取决于建议的内容是否“ 对路 ” ,是否适合领导的“ 口味 ” ；韩非子就曾提出,下属不能任凭向上司进言；他提出几 种情形：其一,君主隐秘策划的事,不知情者贸然进言就会有危急；其二,君主表里不一 的事,谁把情形说破,谁就会有危急；其三,为官经受仍不深,仍未得到君主的信任时,假如把自己的才能全显露出来,那么即便谋划胜利也不会受赏；假如谋划失败,反而受怀 疑；韩非子所列举的这些情形,其实就是由于未对领导的脾性、好恶等进行充分把握所导 致的；这其实就是在警告我们,知事当然重要,而知人就更为重要,由于,不同的领导具 有不同的个性、习惯和思维方式,对于特定问题,有着不同的考虑,而这些都有可能打算 性地影响下属建议的命运,影响领导对下属的评判；因此,下属欲做到“百发百中 ”,就首 先要做到 “知己知彼 ” ,不仅要学会“胸中有良方 ” ,仍要学会 “ 对症下药 ”,对领导及其领导 方式、工作方法有肯定的明白；为此,应当做到： 1.要领悟领导所实行的方针； 2.要洞悉领导的人格和行为； 3.要把握领导对下属的期望； 4.要顺应领导的工作方式和工作思路； 5.要明白领导的好恶及对问题的看法；5 / 13 名师归纳总结 - - - - - - -第 5 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 6.要懂得和体会领导的境况和心情；二、预备充分 向领导进谏,既关系到建议能否被领导接受,更影响到领导对下属的评判和看法；因 此,下属不能只是简洁地把自己的看法表达出来就万事大吉了,而要进行充分的论证；否 就会被领导认为部属想法简洁稚嫩、做事马虎、目光短浅或考虑不周,而且这些印象可能 会长期地保留在领导的脑际中,从而影响下属今后的进展；而考虑缜密细致的办事作风,无疑会增加领导的中意度和信任度；所以,下属在向领导进言前肯定要进行深思熟虑的准 备,使自己的建议能够经得住各种问题的考查；为此,事先要把预备工作做足： 1.要搜集详实的数字和事实材料来论证自己的建议；2.要充分考虑到各种反对看法；既要吸取其合理性以补偿自己建议的不足；又要指明 其不合理性作为批驳的重点； 3.要对领导可能提出的问题有所预备； 4.要多预备几个方案,以增大领导接受建议的可能性；5.要满怀信心,向往将来；不妨对将来作一预期,展现自己的建议的光明前景,并对各种 可能性做出估量,这样不仅可增强领导对方案的信心,也可以说明下属具有某种长期眼 光,引起领导的重视；三、见机行事 建议都有时效性,不同的时间,不同的环境,建议的“含金量 ”大不一样；因此,下属 向领导进言肯定要把握好时机,做到言当其时,不失良机；1.瞅准时机；主动给领导出想法与领导要求下属出想法,其成效截然不同；一般来 说,当领导迟迟难以决断时,下属提出的建议往往比较简洁被接受；因此,下属给领导出 想法时肯定要把握好时机,决策性建议超前出,补救性建议准时出,一般性建议常常出,多出有预见性建议,少放“马后炮 ”；2.挑选场合；尽量挑选一些非正式场合,如茶余饭后,下班途中,会议之后,以非工 作角色,在领导心情放松时,把自己的看法和建议在轻松开心的闲谈中以不经意的方式传 达给领导；3.察言观色；人在心情不佳时,较之平常更简洁悲观扫兴,思维迟钝且惰于摸索,情 绪波动大并简洁产生过激行为；因此,在与人沟通时,应留意对方情感的变化；这启示我 们,在向领导进言时要学会“ 察言观色 ” ,留意领导的反映,做到热心不过度,善谋不乱 谋,把握好进言的频率,遇到领导一时不接受自己的建议时,下属不能顽固己见；四、讲究策略 有参谋之心,不得进言之法,也会南辕北辙,劳而无功；因此,向领导进言必需讲究 方式方法,使领导乐于接受；对大度的领导,可以直来直去；对当心眼的领导,就要婉 转,讲究说话艺术；以请教的方式提建议,就不失为一个好的方法；由于请教者第一把自 己摆在一种较低的姿势上,能给人一种心理上的满意感；下属以这种方式向领导提建议,说明下属在提看法之前已经认真推敲和讨论了领导的方案方案,是以科学严谨的态度来对 待领导的思想的；因而,下属的建议应当在敬重领导的观点的基础上提出来,这就简洁被 领导接受；五、摆正位置 1.要摆正心态,出于公心；下属在进言时,肯定要出于公心,坦荡无私,真心实意为 领导着想；不能抱着自己的小九九,更不能给领导出馊想法,乘机整人；必需是从有利于 工作,有利于保护领导的威信,有利于单位的团结动身,多出工作上的良方,少出影响单 位建设,影响党群关系,影响领导形象的是非点子；2.要调整角度,大局动身；提建议、出点子不要囿于部门、科室和个人分管的工作,6 / 13 名师归纳总结 - - - - - - -第 6 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 要留意从单位建设的全面进展和各项任务的圆满完成动身；为此,要强化“三个摸索 ”,即换位摸索 - 看问题的站立点要高,能从全局动身为领导出想法、提建议；补位摸索- 拾遗补缺,完善决策；易位摸索- 站在群众的角度注视领导决策,提高决策的公平性和可操作性；此外,为了使自己的建议得以实施,下属仍要学会推功让利,有时,不妨将自己 的成果所带来的荣誉送与领导,自己就从想法得以实施的结果中猎取成就感；3.要循规蹈矩,遵循程序；除非领导有交代,下属一般不要越级提建议,对不属于职 责范畴内的事情,也不要轻易向领导进言；办公室治理其次次形成性考核作业题目解读 一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同；问题源于教材第三章第1 点的 “电话接打 ”,见教材P43P45 及 P5051 页；相同：1都应先问好,再传达自己的信息；2都应保持耐性、热忱的态度；3通话终止,应让对方感受到自己开心的心情；4都应简明扼要表达自己的意思；异处：1打电话应第一查清晰对方的电话号码,打出电话要等铃 声响 67 下,无人接听才可挂机；接电话应等电话铃响 24 声就接听；2打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话 就没有这一步；3.打出电话应考虑打电话的时间是否合适,接听电话一般 没有挑选；此题需要同学们依据教材内容和实际工作体会进行分析作 答,平常我们常常要打出或接听电话,打出和接听电话实际差7 / 13 名师归纳总结 - - - - - - -第 7 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 入并不大,但仅有的一点点差别,也是应当引起我们的重视 的；以上内容只是给同学们做参考,同学们仍可以自己归纳一 些要点；二、明白 “ 电视会议 ”、“ 交互式电话会议 各自的优劣或应留意的地方；”的基本用途,比较其与一般会议的不同,谈问题源于教材第三章第 3 点的 “ 电视会议 ” 和“交互式电话会议”这两个学问点,见教材P59P60,仍可参阅教材 P153,回答疑题的关键是,要先说明基本用途,然后进行比较；1基本用途：“电视会议 ”主要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈,共享文件、图表、录象 带等资料；“交互式电话会议” 的基本用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组织多方的国 际、国内或本市的电话会议,声音清晰犹如一室；2两者与一般会议的不同：可以排除时空上的局限性；3各自的优劣：“电视会议 ” 优：通达范畴广,排除时空上的局限性,生动形象；劣：技术上的要求较高；“交互式电话会议” 优：便利、省时、高效,排除时空上的局限性,具有保密功能、报数功能和欢迎词播 放功能；劣：费用高,技术含量高；“一般性会议 ”- 优：沟通便利、传达精确、便于沟通；劣：投入及组织工作量大；三、简要回答邮件分拣的一般标准；问题源于教材第四章第2 点“邮件的分拣 ” ,题目比较简洁,同学们在回答时应回答出基本要点,并进行简洁说明和阐述；可参阅教材 P66. （1）依据收件人的姓名分拣；（2）依据邮件的重要性分拣；（3）依据收件部门的名称分拣；四、怎样处理上司不在时的邮件？” ；问题源于教材第四章第 5 点“ 上司不在时邮件的处理此题的答案请同学们见教材第 72 页；五、怎样妥当处理上司拒绝会见的来访者的来访？问题源于教材第五章第3 点“上司拒绝会见来访者的做法” ；此题可以从4 个方面进行回答,即教材第88 页的相关表述；1上司正在开会时；2上司繁忙时；3上司即将外出时；4远道来访或有重要事情的来访时；六、结合下面教材中引用的“ 案例 ” ,虚拟一份 “ 致歉函 ” ,体会信访工作实务操作；美国某花店经理接到一位顾客的电话,说她订购的 20 支玫瑰送到她家的时间迟了一个半小时,而且花已经不那么明艳了；其次天,那位夫人接到了这样一封信：8 / 13 名师归纳总结 - - - - - - -第 8 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 亲爱的凯慈夫人：感谢您告知我们那些玫瑰在很差的情形下已经到达您家的消息；在此信的附件里,请 查找一张偿仍您购买这些玫瑰所用的全部金额的支票；由于我们送货车中途修理的意外耽搁,加之昨天不正常的高温,所以您的玫瑰我们未 能按时、保质交货,为此,请接受我们的歉意和保证；我们保证将实行有效措施以防止这 类事情的再次发生；在过去的两年里,我们总是把您看作一个敬重的顾客,并始终为此感到荣幸；顾客的 中意乃是我们努力争取的目标；请让我们明白怎样更好地为您服务；您真诚的霍华德·佩雷斯（经理签名）××年×月×日 这道作业题目实际是让同学虚拟一个案例,仿照上面致歉函的方式,写一份自己设计 案例的致歉函,同学们不要照抄原致歉函,最好也不要依据本案例写；写作当中要留意函 文格式；通过写作,体会文员在信访工作中的工作责任；办公室治理第三次形成性考核作业题目解读一、日程支配方案表的种类大致有几种？试以其中一种为例,编制一份××预定表；P165-问题源于教材第八章第4 点的 “ 日程支配方案表的种类和治理”； 可参阅教材P170；此题考察同学们对学问点的敏捷运用才能,同学们要对以上四种类型的预定表懂得 和把握之后,再结合自己的实际情形回答；1日程支配方案表的种类：（1）年预定表；是企业在每年度例行的主要业务活动,及有关公司的活动事项一览 表,所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等；一般于年初将 整个年度的活动事项整理成表,再通知各部门；（2）月预定表、周预定表、日预定表；月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定方案,以一个月为单位,填写该月要进行 的会议、面谈、出差、拜访等预定方案；周预定表是一个月预定方案中的一周方案,此预定方案比月预定表更具体；日预定表就是从周预定表里写出一天的预定方案,进一步以时间为单位,具体地预定 从早到晚的业务活动；2各种预定表的编制请同学们参照教材P.166 P.170上的例子,编写；二、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？问题源于教材第十章第3 点“ 文秘人员对上司主要工作的辅佐” ,可参阅教材P199P204；答题基本思路如下：1提神醒脑的服务；上司早上到公司上班或外出返回,以及工作告一段落,文员可适时端些饮料或预备湿 毛巾使上司排除工作疲惫、舒缓心情,使上司能精神焕发地工作；2私事方面的帮助；帮助的方法应视实际情形,其一是与业务有关的部分,另外是上司身边的纯粹私事：（1）特殊指示事项的时候 虽然是上司的私事,但以为关系到上司的形象问题,所以文秘人员必需从头到尾替上司办理这些琐碎的事,使上司得到充分的便利；（2）纯私人性恳求时 遇到这种情形,就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来帮助他解决私人的事务；9 / 13 名师归纳总结 - - - - - - -第 9 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 3财物治理；包括：（1）薪金收入治理 薪金收入达到肯定的金额,或有两种以上收入来源者,以及薪金以外有超额的收入,都需要按税法申报；特殊是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候,由文秘人员保管单据,以备申报所得,或直接替上司办理申报手续；（2）支票往来的治理 最主要的是保管支票簿、支票专用印章；文秘人员应将支票簿与印章分别保藏,以防止被盗用冒领；4其他；如每年的各种节日,上司收到礼物,有时要文秘人员代写致谢函,并做纪念 保管；三、依据国际惯例宴请程序及下表中所列的 出一个简约的工作任务单；“工程和任务 ” ,将相关内容进行归类,提国际惯例的宴请有以下程序：迎接、小憩、开宴、致辞、宴会、宴毕、休息、告别；文秘人员常常要帮助上司举办各类宴会；预备宴会需要细心、细心和耐心；正式宴请应当完全符合社交礼仪规章；文秘人员对参与宴会的每一个人都应彬彬有礼,温顺爱护,不让任何人受到冷落；文秘人员自始至终都要留意细节问题；文秘人员应当预备一份备忘录,列出需要解决落实的事项；（如下图所示）工程或任务完成任务情形备注、提示负责人完成进度宴请人数 重要 客人的陪 同、接 待 场地 场地布置 餐桌 上的装饰 品、姓 名标签 菜单挑选 酒、饮料 款待员支配 现场音乐 主 桌 和 其 他 席 位 安 排、席位卡 签到桌和签到本 门口的接待工作 上司 的特殊提 示、要 求（如发言稿）衣物寄存处、洗手间 来宾 的司机安 排、车 辆停放 意外 情形（停 电、客 人酒醉等）桌椅 摆设、其 他物品 预备 终止后清场这道题目主要是给同学们供应了一个编写“工作任务单 ” 的基本框架,同学们可以参照这个框架,考虑宴请过程中会涉及到的相关程序和基本任务,假如能够依据这个范本,结合自己的工作实践,编写出合适的“工作任务单 ”就最好；10 / 13 名师归纳总结 - - - - - - -第 10 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 办公室治理第四次形成性考核作业题目解读 一、简洁阐述口头语言的基本特点及敬语应用的一般场合；问题源于教材第十二章第1 点“ 口头语言的特点” 和第2 点“敬语的用法 ” 这两个学问点；第一个问题是要说明口头语言的基本特点,其次是要回答出敬语应用的一般场合,也 就是要说明 “ 敬语的用法 ” ；1口头语言的基本特点：（1）语音听过就立刻消逝,但语义让人明白了,可能留在记忆中；所以发声要清晰,尽可能说得通俗、生动、规范,使人一听就明白,并留下印象；（2）有重音；口语中,需要强调的成分,都是通过重音表达的；（3）有歧义；由于汉字一音多字；（4）口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同；比如,庄重的场合,口语应规 范、简明些；休息时间,口语可生动些,语调也可轻松、开心些；2敬语使用的一般场合：（1）对于自己敬重的人,当然会使用敬语；（2）与并非熟识的人或是在正式场合（生意场合或婚丧喜庆时的致词及谈话）也需要 使用敬语；（3）敬语一般针对：年长或比自己辈分高者；具有较高职务、职称或社会位置者；给（给过）自己恩惠 者；有求于对方,或期望得到对方帮忙,或好感者；同学们要留意,此题有两个问题：这个学问点；二、简要阐述社交话题的挑选；问题源于教材第十二章第6 点“ 社交话题的挑选”,参见教材P242-P243. 1合适的话题包括：（1）谈话双方都感爱好的、有共同利益的话题,如合作意向等；（2）一般人喜闻乐见的话题,如天气、时事新闻、体育报道等；（3）显示地方或民族颜色的话题,如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等；（4）比较高雅的话题,如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；（5）积极、健康的生活体验的话题；（6）风趣、幽默的小故事,无伤大雅的笑话,有时也能活跃气氛；2不合适的话题包括：（1）应当忌讳的话题；如个人私生活等；（2）令人不快的话题；如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等；（3）过于敏锐的话题；如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等；（4）自己不甚熟识的话题；如对于专业问题略知皮毛就不应随便发挥；（5）炫耀自己的话题；（6）庸俗的、色情的话题；（7）不宜谈论的保密的话题；如涉及商业隐秘的话题；三、印章的使用主要有哪几种形式,其中落款章、骑缝章、更正章的使用范畴如何？问题源于教材第十三章第1 点“ 印章的使用 ”这一学问点,可以参见教材P246P247；1印章的使用的主要形式为：（1）落款章；（ 2）更正章；（3）证见章；（4）骑缝章；（5）骑边章；（6）密封章；（ 7）封存章；2落款章、骑缝章、更正章的使用范畴：11 / 13 名师归纳总结 - - - - - - -第 11 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - （1）落款章加盖于文书作者的落款处,用来说明作者的法定性和文件的有效性；（2）骑缝章用于带有存根的公函、介绍信,加盖在正本和存根连接处的骑缝线上；（3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后,作为法定作者自 行更正的凭信；四、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原就；问题源于教材第十四章第3 点“ 收文处理 ”,可以参见教材P257-P258；1收文处理的程序：签收和拆封 登记 分送 拟办 批办 承办 催办 注办；2分送的基本原就：（1）属于方针政策性的,关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告 之类的文件,均应先送办公部门负责人或机关领导批阅或处理；（2）属于机关日常事务性的已有明确分工的文件,或早有批示规定和有规可循的例行 公文,按主管业务的分工范畴分送给有关部门或承办人阅办；（3）分送给机关领导阅批的文件,要先填好“公文处理单 ” ,连同文件一并送批；（4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等,不作登记,直接交具体负责人办理；（5）在文件份数少时,阅办阅知部门（或领导）多的情形下,应按先办理、后阅知,先主办、后协办,先正职、后副职的次序分别批阅处理,并以秘书为轴心,进行轮辐式传 阅；五、依据文书立卷特点立卷,主要有哪几种类型？简要说明依据问题特点立卷的基本 含义；问题源于教材第十四章第6 点“文书立卷标准 ” ,可参见教材P266P267；同学们在回答第一个问题时,应在回答要点的基础上进行肯定的说明和阐述；回答其次个问题时,应 举例说明；1类型：（1）按问题特点立卷；（2）按作者特点立卷；（3）按文种特点立卷；（4）按时间特点立卷；（5）按地区特点立卷；（6）按通讯者特点立卷；2按问题特点立卷的含义：将反映同一问题的文书组成案卷,这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互 联系和处理情形,运用最广泛；六、通过档案利用的途径和方式,谈谈档案利用的意义；问题源于教材第十四章第7 点“档案的利用 ”,可以参见教材P272；回答疑题可以谈点自己的熟识和体会；答题思路：1通过设置档案室,可以供应档案原件或复制件,便利借阅或直接阅读；2通过肯定的制度和手续,如借阅证制度、催仍续借制度和调离认可制度等,可以提 供档案外借；3依据档案原件制发各种复制本,实行档案的有偿沟通,可以提高档案的利用率；4利用所藏档案中的有关记载和资料,可以对申请者供应核实某种事实的书面证据；5以档案为依据,文秘和档案人员可以对查询者的有关问题进行专业性的解答,供应 询问服务；6将档案目录印制成册,分发到有关部门,可以沟通信息；12 / 13 名师归纳总结 - - - - - - -第 12 页,共 13 页精选学习资料 - - - - - - - - - 7通过举办档案展览,以充分发挥档案的作用；13 / 13 名师归纳总结 - - - - - - -第 13 页,共 13 页