2022年电大《办公室管理》期末复习材料 .docx

精选学习资料 - - - - - - - - - 办公室治理期末复习单项选择题归纳1以下哪点不是办公室事务治理的特点？（ B ）；A服务性 B决策性C专业性 D主动性2办公室布置要留意（ D ）；A上司单独用的办公桌椅靠墙放 B 一般办公室桌椅最好面对面放置 C 打字、复印间离上司办公室近些 D 各种沟通、保密3文员在进行办公室布置时,以下哪些行为是不相宜的？（ C ）； A预备一些放开的文件夹,贴上相应的标识条 B办公桌抽屉物品要摆放整齐,不要放得太满且要常常清理 C 较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上,用标签贴在各种物品的下方 D 下班前要整理好自己的办公桌,把文件、资料保藏好以免丢失和泄密4以下关于文员对办公室布置的情形,哪一个是错误的？（ B ）；A伸直双臂再合拢,在高于桌面 15cm 左右画弧形,手臂所能掩盖的桌子面积,比较适合摆放与工作有关的物品B办公桌抽屉里的物品摆放要留意放置整齐,东西可放得满一些C各种类型的文件柜要分门别类安放文件、资料和物品,并贴上标识D纸张和较重的东西放在架子下面几层,较小的物品先放人盒中,再放在稍高于眼光平行的层面上,用标签贴在各种物品的下方5在办公室里,（ D ）的位置是上座； A离入口最远 B离入口最近 C 靠近门口 D靠近窗户6传真机的使用哪哪一项不对的？（ B ）；A发送前检查原稿质量 B 随时随地可向对方发送 C 不宜发送礼仪性文本 D 不宜发送私人、保密文本7在使用复印机的过程中,以下哪项内容是不恰当的？（ A ）； A 接通电源可立刻复印操作 B 选定复印纸后要抖松排除静电 C 选择复印倍率来打算复印纸尺寸 D复印完毕应取下复印品和原稿8以下哪些不是文员在预备办公用品时的职责？（ B ）； A订购 B制造 C 安排 D储备9以下文员的工作次序中,哪哪一项正确的？（ B ）； A 没有任何设想就应着手从事该项工作 B 文员也应具有适当判定情形,机灵应对的应变才能 C 上司分派两项以上工作时,依据先来后到次序进行 D 上司所指示的工作假如不合适,可以不实施1 / 20 名师归纳总结 - - - - - - -第 1 页,共 20 页精选学习资料 D ）；- - - - - - - - - 10文员依据“ 优先次序” 处理工作,以下哪哪一项不相宜的？（ A. 先将自己想做的工作以重要程度为标准分类 B 其次以紧急程度和重要程度为标准分类 C. 同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率 D 可以依据文员自己的习惯进行工作11文员必需治理好自己的时间,以下利用时间的行为中哪哪一项不相宜的？（ C ）； A定好目标,把想做或需要做的事情写下来 B尽量掌握外来干扰,把重要工作支配在寂静、有效的时间段里去做 C 每天把工作支配得超出工作时间,给自己压力 D对每一项工作作出支配,定好最终期限12以下关于文员治理好时间的说法,哪一个是不正确的？（ D ）；A定好目标,把想做或需要做的事情写下来 B想方法加快处理邮件、信件和其他反复显现的事务 C开头工作之前要做好预备工作,就不会因遗忘某事而中途停顿 D把零散工作支配在寂静、有效的时间段里去做13文员传达上司的指示时,哪一项做法是不相宜的？（ A ）； A. 传达可以依据上司主要意思,夹进自己的看法 B 必要时可形成文字材料,照本宣科 C 不行在一般电话、一般函件里传达有隐秘内容的指示 D 重要的指示,应当要求被传达者复述一遍,以免漏听或漏记14文员必需具有合作精神,以下合作方法中哪哪一项不相宜的？（ B ）； A 善于同他人合作,亲密协作,步调一样 B 应当有自己的个性,尽可能使别人听从自己 C配备文秘人员时遵从异质结合的原就 D公允地与同事共享成功的成果,分担失败的责任 15以下接打电话的行为中,哪哪一项不相宜的？（ C ）；电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔,一有留言就能立刻记录 A B文员离开办公室时,要支配别人替你接电话 C 应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系 D 假如已经回电,但没打通,切记要再联系16以下哪个接打电话的行为是不正确的？（ A ）；A受到通话对方极大的责难,应针锋相对回击 B给上司的留言下面朝下放在他的办公桌上 C做记录时可以在便笺下垫一张复写纸,以防遗失后备用 D中途因有事需放下电话请对方等待时,应把听筒朝下放置17文员在接打电话时,正确的做法是（ B ）；A电话铃响一声就应接听2 / 20 名师归纳总结 - - - - - - -第 2 页,共 20 页精选学习资料 - - - - - - - - - B在电话机旁随时放着电话记录单和笔,一有留言就能立刻记录下来C文员接听业务电话时,应第一让对方报出姓名、单位D文员替上司传话时,应考虑对方的心情以个人的口吻转达18以下文员应遵守的电话礼仪中,哪哪一项不相宜的？（ B ）； A. 考虑打电话的时间是否合适 B打出电话,而对方无人接听,等铃声响了二、三下可挂电话 C. 有时候上司过于繁忙,要求文秘人员编织一些“ 美丽的谎言” D 对待投诉电话先安抚他,以友善的态度表达歉意,并告知肯定立刻调查此事19以下哪些标准不是文员分拣邮件应当遵守的？（ C ）； A按收件人姓名分拣 B按收件部门名称分拣C按私人公务标准分拣 D换邮件重要性分拣20文员在拆邮件时,不正确的做法是（ A ）；A拿到信件后在桌子上磕几下,然后用手撕开B应当把邮件分成最急件、次急件和一般件C经授权阅看信件时,应把重点部分用红笔划出,提示上司留意有关问题D在移交物品要打印一份清单,注明收到日期,请接受人员签字,并储存好21文员假如误拆了非本公司的信,应当（ A ）； A在信封上注明“ 误拆” ,写上自己姓名的缩写,并把信重新封好并退回去 B在信封上注明“ 误拆” ,写上自己姓名的缩写,把信放开并退回去C在信封上注明“ 误拆” ,把信重新封好并退回去D写上“ 查无此人” ,并把信重新封好退回去22邮件的寄发不要考虑以下哪个因素？（ D ）； C ）； A时间 B便利 C 经济 D爱好23文员打印寄往欧美国家的信封,收信人内容的打印次序应当是（A国名、地址、部门、姓名B姓名、地址,部门、国名C姓名、部门、地址、国名D姓名、国名、部门、地址24传真机最好用来传送以下哪种邮件？（ D ）； A一般的图纸 B C 隐秘文件 C 很长的文件 D感谢信25以下关于握手的礼节,不正确选项（）；A上级先伸手后,下级才能相握B一般社交场合握手不行太用力,但也不行漫不经心用手指尖点一下C双方有很多人时,可以交叉握手D握手时应上身稍前倾,双目凝视对方,微笑致意或问好3 / 20 名师归纳总结 - - - - - - -第 3 页,共 20 页精选学习资料 C ）；- - - - - - - - - 26文员从事信访工作,在处理顾客或其他人的来信时,不应（A拆开后信纸在后、信封在前,一并装订,有转办单的放在信纸前面一并装订 B对写信人的各项情形逐项登记 C处理信件依据“ 分级负责、归口办理” 原就,进行转办、交办或自办 D对问题复杂、调查处理的时间较长的信件,应复信作说明和答复27在会议开头前和进行过程中,文员的以下哪项活动是不恰当的？（ C ）；A帮助签到 B分发资料 C 作会议记录时离开会议室接听电话 D临时保管与会者的物品 28文员进行会议的方案和预备时,不应当做的是（）；A文员依据上司的指示,应事先调查时间支配对参与者是否便利 B什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度 C会议场所的选择,要依据会议时间长短、花费多少作打算 D文秘人员必需协作会议议程,具体检查各项工作29文员做会议记录时,可以在会议记录中（ C ）； A加入自己的主观看法 B不记录议题 C 与发言者用词不一样但意思完全一样 D 对所记内容作评论30会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理,这时文员应（ D ）； A不理睬 B不征求主持人看法,停止笔录 C 征求主持人看法,停止笔录,不关录音机 D 征求主持人看法,停止笔录,关录音机 31上司打算参与某个会议时,文员不应当（ A ）； A只在便笺上写好会议名称 B除了送来的资料外,也必需收集其他上司有必要的资料 C 假如是第一次前往的公司外的地点,要先明白场地情形和交通所耗费的时间 D和上司先充分沟通,防止在会议进行中遇到电话联系的不便 32以下哪一种类型适合自由谈话,或是收集创意的会议？（ C ）； A. 口字型 B教室型 C 圆桌型 D. U 字型 33以下关于交互式电话会议的功能中,哪哪一项不具备的？（ A ）；A审查功能 B 保密功能 C欢迎词播放功能D报数功能 B ）；34有时应上司要求,文员参与会见或会谈,以下哪项内容不是文员的任务？（4 / 20 名师归纳总结 - - - - - - -第 4 页,共 20 页精选学习资料 D ）；A预备资料 B发表看法- - - - - - - - - C现场服务 D会议或会谈记录35文员依据上司指示,向对方要求约会时,以下哪种做法是错误的？（A假如用写信的方式,在估量对方收到信后,再打电话确认B告知你或上司的联系电话,以便有变化时可立刻通知C对方越忙越必需早一点联络D假如上司出差,可以在他回来的当天支配约会36文员制作日程支配方案表时,以下哪一种情形应防止？（ D ）；A上司没有经过文员而打算的日程支配方案,也必需填写在方案表上B假如表上的空白处太少,可以使用速记符号或自己能够明白的简洁符号 C 制作日程支配方案表时,要留意上司转变摸索的时间和路途上的时间D日程支配方案笔记本假如已经使用一年以上,可以废弃37在某些情形下,文员在支配日程方案表时可能获得上司的完全信任,取决于两点：一是把握足够的学问,明白业务的轻重缓急；另一是具有（ B ）,明白要求约会者的心理； A社交的才能 B说话的技巧 C 听话的才能 D听写的才能38以下关于确认上司日程支配方案的行为中,哪哪一项不相宜的？（ A ）； A以电话方式打算面谈或开会的重要预定方案,不用再以书面形式确认 B上司和文员必需在周末核对下周的行动方案,每天早上核对当天的行动方案 C 假如会议的主办者是上司,就要确认（至少在举办日的二、三天前）会议室 D 会议、面谈所必需的文件及资料,要在前一天就预备好39文员应当为上司的商务旅行作很多预备工作,以下哪哪一项不相宜的？（ B ）； A预备旅行方案和旅社信息 B代替上司制定约会方案 C 为商务洽谈收集资料 D 把上司商务旅行时需要带的行李列出清单40以下关于预订工作的行为中,哪哪一项不相宜的？（ D ）； A. 与人联系要登记对方姓名（同时告知你的姓名）,需再打电话弄清疑点应找同一人 B第一要明白火车运行时间,上司对铺位的要求 C. 假如预订需要有保证,应事先申明,假如想取消预订,也要在结帐之前打电话 D 不肯定要弄到确认旅社预订的传真或其他书面形式的证明41照管上司身边琐事的说法,哪一种是不正确的？（ D ）；A有更多的机会体会到文员在工作、学问、才能上的从属性B到了用餐时间,上司仍有公事或正在与人谈话,要利用适当时机提示上司用餐C对上司的健康治理包括预防、治疗、病后调理各阶段D应酬需要更换衣服,这是上司个人的需要,不必赐予帮助42以下关于名片的使用方式,哪项是错误的？（ D ）；5 / 20 名师归纳总结 - - - - - - -第 5 页,共 20 页A文员应在任何时候、任何场合携带名片精选学习资料 - - - - - - - - - B向别人递送名片时应双手捧交,将文字下面朝向对方C假如对方给你名片,而你恰好没有带在身边,应说明并表歉意D各自只能当面递送,寄去是不礼貌的43文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字,应（ D ）； A不作声,等无人时查字典 B作判定,用同偏旁的字音读 C 不用读,只称呼姓即可 D 请教对方“ 可否请问一下,这个字怎么念？”44以下关于交际礼仪的举止行为,哪哪一项比较相宜的？（ D ）； A用后跟着地走路 B正式场合,女性文员的双腿可交叠翘成二郎腿 C 男性在任何场合都可戴着手套握手 D 穿着短裙的下蹲姿态,应跨前半步后腿虚跪,上身保持挺拔,蹲下时慢悠悠地弯下腰45社交场合很讲究次序礼仪,一般（ B ）； C ）；A. 以右为次 B以右为尊 C 以后为次 D以左为尊46文员帮助举办宴会时,不用考虑（ D ）； A. 宴会的形式与气氛 B 交通是否便利 C. 有无停车场D有无休息室47以下说明宴会的种类与形式的内容,哪哪一项正确的？（ A鸡尾酒会一般以邀请夫妇同时出席为好B茶会对茶叶和茶具的选择比较讲究,一般在餐厅举办 C 工作餐是非正式宴请形式,早、午、晚举办均可 D 午宴一般不设固定席位,以便于客人社交48以下关于文员的宴会礼仪中,哪哪一项正确的？（ D ）；A用叉、匙进食时,将餐具的整体放人嘴里,或用舌头去舔B站起身来在餐桌的另一边夹取自己喜爱的食物C口内含有食物与人说话 D吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起,再用汤匙轻轻由里向外舀去49以下餐巾的使用方法是正确的（ C ）； A中途离座,把餐巾放在椅子上 B 用来擦刀叉C用来擦嘴唇嘴角 D塞入衣服领口里50以下文员应遵守的参与宴会的礼仪中,哪哪一项不相宜的？（ C ）； A应选择轻软而富于光泽的衣料,用黑、红、白等纯色为宜 B白天赴宴应选用香味较浓的香水,夜晚就应选用香味文静的香水 C. 未用完一道莱时,应将刀叉平行排放在盘了上右侧,叉尖向上,刀刃向内6 / 20 名师归纳总结 - - - - - - -第 6 页,共 20 页精选学习资料 - - - - - - - - - D 文员应在上司之后与对方碰杯,碰杯时应目视对方以示敬意51上司参与各种应酬和会议,有时需要更换服装,文员应（ A ）； A通知上司家人把衣服送达 B自己到上司家里去拿 C 让上司自己去家里更换 D 去买新的服装52以下关于说话的要领中,哪一项不相宜？（ B ）； A 语句要简短 B 由过程先说 C. 利用重复的成效 D 说话时考虑时间、地点、场合、对象因素,使用模糊语言53办公室人员在社交活动中应如何选择话题,哪些是属于合适的话题？（ A ）； A有共同利益的话题 B炫耀自己的话题 C 保密的话题 D应当忌讳的话题54将同文多页沿边取齐后匀称错开,从首页到末页,在页边加盖一完整公章,可以证明文件各页的确是同时形成,以杜绝日后篡改之嫌疑,这是（ A ）； A. 骑边章 B封存章C. 骑缝章 D证见章55值班人员不应当做以下哪类事情？（ A ）；A签发文件 B分发会议通知C询问情形 D 传达指示56文员要做好档案收集,应当收集的文书资料是（ A ）；A下级单位报送的报告,统计报表等B未经签发的文电草稿C单位内部相互抄送的文件材料D本单位负责人兼任外单位职务所形成的文件材料57以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷；如问函与复函等用（ A ）；A. 按通讯者特点立卷 B按地区特点立卷C按文种特点立卷 D按作者特点立卷58. 文书立卷归档要求遵守肯定的制度,包括以下方面（ B ）；A归档内容、归档时间、保密要求B归档范畴、归档时间、归档耍求C收集范畴、归档时间、治理制度D归档范畴、时间限度、归档材料要求59文书立卷的归档制度包括三方面：归档范畴、（ A ）和归档要求； A归档时间 B归档凭证 C 归档模式 D归档历史7 / 20 名师归纳总结 - - - - - - -第 7 页,共 20 页精选学习资料 - - - - - - - - - 办公室治理期末复习判定题归纳1办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度；（）×）×）2办公室的灯光照明要躲开自然光,最好用人工灯光；（×）3文员第一次做一项工作时应当快一些,假如错误可以再做一遍；（×）4善于合作指每一个文秘人员都要虚心、谨慎,对同事敬重和懂得,即不能违反同事的意愿；（5文员对支票治理要谨慎,支票簿与印章应当一同锁入抽屉；（×）6文员传达上司信息时,可以把上司的话语加多或削减,以个人的口吻来转达；（7假如文员要找的人是一位比上司位置高的人或尊长,你跟对方的文员说完之后就应当叫上司接过电话,告知上司要找的人立刻就会来听电话,让上司直接与对方通话；（）8文员对报纸和杂志的处理,可以挑出上司喜爱的报纸和杂志放在他的办公桌上,其他的放在报刊架上供大家阅读；（）9文员应防止不必要的通信和邮寄,尽可能频繁的联系集中起来分批进行；（10文员在工作时间如需要补妆,应当去洗手间；（）11男女之间握手,男士先伸手了,女土才能与之相握；（×）12按英美国家习惯,文员接待来访者,应当站起来与来访者讲话；（×13假如需要与来访者确定会面时间,应先征求来访者便利的时间,查看上司的时间表,假如这一时间有空,就可答应下来；（×）14假如会客室的门是拉开的,先让来访者进入会客室后,文员立刻换手握住室内的门把手,以轻巧的步伐进入室内,轻轻关上门；（）；15假如会客室的门是推开的,文员应先小步走进会客室,等客人进入后,再轻轻关上门；（16介绍位置相同的人时,应依据到职的先后,先介绍新进的职员；如同时到职,就先介绍年纪较轻的人（）17文员作介绍,应先介绍位置高的人,再介绍位置低的人；（×）18文员作介绍,如年龄、位置都相同,应从较靠近的人开头介绍；（）19同时介绍很多人时,可从右至左,按次序介绍；（）20假如是你主持会议,就要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹,假如以后显现问题,可以查看笔记,证明某一天你曾给某人支配了某件工作等；（）21为来自外地的与会者支配宾馆住宿,最便利的支配是在同一家宾馆为与会者预定房间,只要弄清有多少人数即可；（×）22假如会议气氛紧急,且对上司立场不利时,文员可借奉茶为名,态度和气,轻柔缓慢地端出茶点,以排除紧急的气氛；（）23会议租用的设备,文员必需确保宾馆（或其他供应者）把所需用设备都送过来,并在会议开头前有足够的时间布置好,这些设备应由文员具体操作和负责；（×）24假如上司一年之中交往很多,但很难记住每一个人和每一次见面的情形,文员应把有关资料输入电脑,预备交往提示文件；（）25受到直属上司以外的指派时,假如是文员自己能够支配办理,而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受,否就要向直属上司请示后再作打算；（）8 / 20 名师归纳总结 - - - - - - -第 8 页,共 20 页精选学习资料 ×）- - - - - - - - - 26假如不当心发生日程支配方案重复的情形,就要排定能够动用的空档,自己打算优先次序；（27上司自己支配的约会忘了事先告知你,显现约会冲突,解决方法是让上司先见他自己支配的那一位；（×）28文员由于已经打过电话,并给对方留了言,即是已经完成任务了；“ 做过某项工作” 和“ 完成某项工作” 是完全相同的；（×）×）29对于误投邮件,文员可先拆开看看,然后在信封上写上“ 该地址不对” ,并把它退回去；（30假如对方所要求的日期已经被预约,除非有相当的确认,文秘人员切不行独断地拒绝,应当问明上司的意思,由于或许那是件必需取消原定约会的重要事情；（）31拜望长辈或位置较高人士时,可先请人递上你的名片,以作通报；（32当上司要求文员帮助私人事务时,就把它当作是上司利用文员下属同事的关系来帮助他解决私人的事务；（）33即使是上司私人的应酬,文秘人员也应当积极、愿意地去帮助；（）34假如是沿着人行道走,两个人并行,“ 尊贵的位置” 是在右边,三个人并行,就在中间；（35女性文员坐下后,脚尖在膝盖垂直线以内,也可稍向左侧后右侧,臀部在椅子上只坐三分之二,后背离椅面有一个拳头大小距离；（） ）×）36当与人擦肩而过,或越过长辈、上司前面,或因事中途离坐时,都要招呼一声；（37宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯,但必需有反映我国传统风味的土特产品,如茅台等烈性酒；（38用叉、匙进食西餐时,可将餐具的整体放人嘴里,或用舌头去舔；（×）×）39宴请的请柬一般要提前一至二周发出,以便客人及早支配,已经口头商定的就不要补发请柬了；（40鸡尾酒会一般要支配好座次,在请柬上注明对着装的要求；（×）41口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同,对上司或长者说话,应文静些；对一般同事或顾客说话,就可通俗；（×）42要发问或有看法时,应当等上司说完话之后再发问,可以提出自己的看法；假如上司不加采纳,应说服上司；（×）43假如要拒绝别人,最好是依照自己和对方的人际关系程度,分别使用表示方法,以防止由于拒绝而发生不必要的困扰；（）44合适的话题可以有双方都感爱好的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和炫耀自己的话题；（×）45监印员可把印章携带出办公室,去其他地方盖章；（×）46文秘人员开出的介绍信的正本和存根必需一样,可以出具空白介绍信；（×）47面对突发大事,值班人员有时在领导人未指示前就要实行临时应急措施；（×）48办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度,但没有岗位责任制度；（×）49列入保密范畴的公文,应在产生的同时,由制文机关确定密级和保密范畴,密级和保密期限的变更和解密；（）50注办是指文秘人员在文件处理单上或文尾的下角注明公文办理的结果；（51即使客观形势发生变化,也不应变更档案的密级、期限；（×）52文书部门立好的案卷,必需逐年移交给档案室集中保管,称为“ 归档” ,有归档范畴和要求,但没有期限；9 / 20 名师归纳总结 - - - - - - -第 9 页,共 20 页（×）精选学习资料 - - - - - - - - - 53文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目,将已经处理完毕的文件,随时按类目上的对应条款归人卷内,即为年终归卷工作；（×）三、简答题1、 文员所作的的完整的会议记录应当包括哪些事项？答：（ 1）会议名称；（2）会议记录人的姓名、盖章；（3）时间；（ 4）会议地点；（5）议题；（ 6）主持人、主席；（ 7）出席者名单；（8）会议的经过情形及结论；（9）相关资料；（10）下次会议预定日期；2、 办公室人员为了说服对方接受自己的看法应当怎么做,要领有哪些？答：（ 1）清晰地知道在所说服的事项中,最想说什么,以规律分析自己的意向,并对目的、成效、重要性、关联性等,抓住重点；（2）说服时,要尽量具体客观,使对方产生明白的动机；（3）偶而也需要引用某些权威人士、专家的看法,或者用图表、资料、体会谈等等；（4）要具体明白对方的立场和意向,先留意倾听对方所说的话,切勿以自己主观的方式进行谈话；要把握对方不能明白的地方,努力加以说明；（5）主动发问,明白对方的想法,对方有关信息的种类和数量,以及背景如何等等；（6）以恳切的态度为对方着想而发言,不要使用令对方反感的言词；（7）让对方打高兴扉,使对方对自己的看法产生爱好；（8）不行损害对方的自尊心；3、 什么是受意？受意有几种？办公室人员应当怎样运用受意方法？答：（ 1）受意是文员接受和领悟上司意图；（2）一种是直接受意,另一种是间接受意；（3）文员要善于领悟上司意图,按上司意图办事；但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意,把上司的质疑、设问误认为上司的指示；要 做到：备好记录本,记录下批示要点；留意倾听,专心判定指示的用意；必要时可以提问,直到明白意图为止,但不要打断谈话；如有不同看法,可以公开提出,但要言之有理,并要留意方式、态度；接受指示后,要不失时机地贯彻实 施；4、 公文的完全格式包括哪几项？请写出这些工程；答：（ 1）版头、发文字号、印刷次序号；（2）密级、紧急程度；（3）签发人姓名；（4）公文标题；（5）主送机关；（ 6）正文、附件；（7）发文机关、成文日期、机关印章；（8）注释、阅读范畴；（9）主题词；（10）抄送单位、印发说明；5、 提高会议效率可以有哪些做法？答：遵循法律法规、合理确定会议目标、确定必要的与会者、削减会议数量、缩小会议规模、简化会议程序、缩短会议 时间、掌握会议经费、分析会议成本；6、 文员利用提示系统提示上司的工作,有哪些提示系统？具体做法是怎样的？答：有电子提示系统和人工提示系统；电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周方案及其他提示事 项,文员应当随着情形的变化不断编排和修改输入的信息；人工提示系统的做法：设置基本办公日程表、固定活动日期 一览表、使用提示性备忘录、预备约会表、预备特殊提示卡、预备交往提示文件；7、 文员依据单位需要向外或向内发文,需要经过一系列程序即为发文过程；请说明这一过程；10 / 20 名师归纳总结 - - - - - - -第 10 页,共 20 页精选学习资料 - - - - - - - - - 答：（ 1）拟稿；（ 2）核稿；指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实；（3）签发；指机关领导人对文稿的最终审定、签字发出；（4）编号；已经签发的文件,由文秘人员统一编排发文字号；（5）缮印；对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印制；（6）校对；指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正；（7）用印；指在完成的文件上加盖机关印章；（8）登记；（ 9）分发；8、 文员受上司指示,向对方要求约会时应留意哪些要点？打算时间、地点时要留意什么？答：要获得上司的许可假如用写信的方式,在等到对方收到信后,再打电话给对方的文秘人员以确认；要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式、所需要的时间等；商定好以后,肯定要向上司汇报,并填写在日程支配方案表上；仍应预备约会所需要的文件资料；星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要支配约会；公司有重大活动的那一天不宜支配约会；地点选择对方比较便利的地方,仍应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素；9、 文员进言是指什么？进言具有什么作用？方法和要求是什么？答：（ 1）进言是指文员主动对上司提出看法、建议、批判或规劝；（2）参谋作用；（3）补缺作用；（4）增进关系作用；（ 5）适事；紧急的事,重要的事,上司需要知道的事；（6）适时；考虑时机；（7）适地；看场合；（8）适度；要留意把握分寸；10；什么是文书的立卷特点？通常可以依据哪几种特点立卷？答：（ 1）文秘或档案人员把文书依据某些共同特点组合成案卷,称为“ 立卷特点” ；（2）按问题特点立卷；（3）按作者特点立卷；（4）按文种特点立卷；（5）按时间特点立卷；（6）按地区特点立卷；（7）按通讯者特点立卷；（ 8）在运用六个特点立卷时,需要运用两个或两个以上的特点组合每一个案卷；10、来信受访的范畴包括哪些？受理与处理的程序和基本要求是什么？答：（ 1）受理的范畴是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件；（ 2）准时拆封；拆封时,不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方；对急信、要信、或有过激言语的来信,要处理准时,报告上司,仍要以有效方式通告有关单位紧急处理；拆开后在装订时,信纸在前、信封在后；要一并装订；（ 3）认真阅读；把握信中的主要内容,也可用颜色笔为领导标明信中的重点,或在信纸的空白处注明“ 参阅某卷宗”或“ 可与前信印证” 等；供应领导复信所需的资料；（4）逐项登记；用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位以及承办后的情形、结果和立卷存档号等具体记载,便于统计、查找和 催办；（ 5）认真处理；处理信件应当依据“ 分级负责、归口处理” 的原就,进行转办、交办或自办；（6）准时复信；复信是取信于职工群众的有效措施,增加职工群众对组织的信任；课诵信可实行收信人复信,或承办人复信两种方式进 行；11、文员所作的口头报告的基本方法是怎样 的,有什么要求？答：（ 1）不要失去报告的适当时机；报告时机原就上最好是在完成被指示工作时,但有时也要在尚未完成之时作期中11 / 20 名师归纳总结 - - - - - - -第 11 页,共 20 页精选学习资料 - - - - - - - - - 报告；有时因上司太忙,不妨预先约好时间；（2）不要弄错报告对象及次序；要直接向指示工作的人（上司）报告；（ 3）报告的次序基本上是先说结论,接着依照必要说明理由及经过,如：“ 结果是这样,理由有三个,一是；“ ；（ 4）肯定要简短、扼要、流畅；（5）如报告过于复杂,应事先以5W2H 的原就检查是否遗漏；（6）假如觉得仅仅以口头报告对方,对方不易明白,或者报告工程很多时,可以制作“ 报告备忘录” 提出来；12、单位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些规定？答：单位印章主要有（1）单位印章、套印章；（2）钢印、领导人签名章、其他印章；（3）刻制公章有两种情形：一是由上级主管机关刻制颂发；（4）另一种是由法人代表申请,经主管部门批准,公安部门登记后由特地刻制厂刻制；（ 5）公章一般由指定的文秘人员统一使用,其他印章也应专人专用；（6）加盖公章,是哪一级的公章,须经哪一级的负责人批准,并审核签名；（7）将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项具体登记；（8）加盖印章必需做到用力匀称,使印章端正、完整不歪斜、更不能颠倒；（位章方能有效；9）凡以单位名义发出的公文、信函等都必需加盖单13、依据2000 年国务院行政机关公文处理方法的规定,国务院规定的行政公文共有几类几种；答：（ 1）命令（令）；（2）打算；（ 3）公告；（ 4）通告；（ 5）通知；（ 6）通报；（ 7）议案；（ 8）报告；（ 9）请示；（ 10）批复；（