2022年采购与付款财务制度 .pdf

-1-采购与付款财务制度为了加强对公司采购和付款的内部控制，规范采购与付款行为，防范经营风险，结合本公司实际情况，特制定本制度。本制度仅包括公司商品的采购与付款，公司采购固定资产、无形资产、日常办公用品等不在本制度范围。公司采购与付款行为涉及到关联公司，应遵循本制度规定。一、采购计划和资金预算1.采购部门采购商品要有采购计划和资金预算，采购部门根据销售计划、仓库库存定期（年度/季度/月度预算）编制采购计划和资金预算，由商城管理中心、财务部、总经理审批。2.每月 25 日前提交下月采购计划及资金预算到财务部。3.因发生未预计到的促销活动或销售增长需要增加商品采购，采购部门需要根据销售部门提供的销售增长预期追加采购预算和资金计划，由商城管理中心、财务部、总经理审批。4.发生因销售未达到预期的情况，采购部门应根据销售及仓库库存情况及时调整采购计划和资金预算，避免多采购造成库存积压和占用资金。5.财务部门依据审批后的采购计划和资金预算审核并支付货款。无计划的采购和无资金预算的支付申请财务部有权拒绝。二、供应商及产品管理1.商城管理中心会同相关部门筛选、审核供应商资质、产品资质及入驻要求后，报总经理审批。2.商城管理中心负责将经过审批的供应商信息录入系统，内容包括：供应商名称、编号、地址、联系人、开票信息、付款信息、采购商品信息（名称、规名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 1 页，共 5 页 -2-格、单位）、供应商账期等形成供应商档案并及时对其信息变更进行更新。3.采购部门只能向通过审核的供应商进行采购，并只能采购审核通过的商品。4.采购账期权限:供应商采购账期、赊购金额由总经理、财务部和采购部共同确定并制定供应商授信政策与程序。采购部在此公司供应商授信政策的基础上与纳入供应商目录的供应商协商并以此为原则签订采购合同。5.商城管理中心应向财务部门提供供应商信息档案。6.财务部审核各类采购、入库单据及付款申请时，要先审核供应商及产品是否经公司审批通过。三、合同1.产品部负责采购合同起草并提交商城管理中心、总经理审批。单笔合同金额5 万（含 5 万）以下副总审批，超过5 万总经理审批。2.公司采购合同、采购订单范本等对外经济合同均应经律师审核批准才能签订。3.商城管理中心签订的所有采购合同都必须经过公司审批，只有经过审批后的采购合同方可下达采购部执行采购业务。4.经商城管理中心、总经理、律师审核后的采购合同和采购订单等对外经济合同要复印提交财务部一份，财务部审核各类采购、入库单据及付款申请时，要审核是否有经审批的合同、订单。四、采购申请商城销售部根据采购预算，结合仓库实际库存和销售执行情况，发出备货或采购申请，由总经理审批。以邮件方式申请采购的，须抄送财务部。五、采购订单1.采购申请批准后，采购部应编制纸质采购订单，采购订单须有连续的订单编号，先提交采购主管、商城管理中心进行审核，再提交到财务部审核盖章。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 2 页，共 5 页 -3-2.经批准后采购部向供应商下达采购订单并将采购订单录入到金葵花系统。金葵花系统采购订单应录入纸质订单编号，采购主管审核。3.采购部按照审核后采购订单编制货物验收单并转给仓库作为收货依据。4.财务部每天审核当天录入金葵花系统的所有采购订单，是否和经审批盖章的纸质采购订单相符，是否有已审批的采购申请。六、商品验收入库1.仓库收到商品应首先核对商品、供应商送货单与货物验收单上的内容及要求是否相符，如品名、规格、数量、到货时间等，并检查商品及包装有无损坏。2.仓库验收货物按公司规定执行。采购部参与验货的，由仓库和采购部门共同在货物验收单上签收。3.验收合格的商品按仓库保管制度存放、保管。仓库应填写货物验收单一式多联，作为验收商品的依据。一联仓库保存、一联交给财务部门。验收后仓库应同时在金葵花系统上转采购开单，仓库主管审核。4.验收货物不合格，仓库应及时通知采购部门作相应处理。已验收入库并在金葵花系统转采购开单的货物发生退货的，由采购部录入采购退货单，打印给仓库，仓库按单退货后进行系统审核，并在采购退货单，上签字，提交财务一份。5.已支付供应商货款的商品发生退货，要先退回已付货款后采购部才能启动退货流程。6.财务部按照仓库填写的货物验收单、采购退货单分别审核金葵花系统采购开单、采购退货是否相符，是否已由仓库主管审核。发生退货是否已支付货款，已支付是否退回。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 3 页，共 5 页 -4-七、支付采购货款1.申请支付采购货款要填写付款申请单，并附采购订单、送货单、购货发票。2.财务部审核付款申请，报总经理审批后支付。3.采购付款审批权限:单笔采购金额 1 万以下（含 1 万）由副总审批，超过1 万以上的采购付款由总经理审批。4.月结的供应商每月12日为货款支付时间，采购部应提前一周向财务部提交付款申请。按次结算的供应商，当周提交的付款申请，财务部下周三支付货款。八、供应商发票管理1.供应商发票由采购部门统一收取，审核后提交财务部。2.财务部对收到的采购发票进行审核，并定期每月13 号与采购部核对供应商发票是否提供齐全，对未开发票的供应商是否进行催收。3.发票审核要求：1)供应商发票须是增值税专用发票，合同约定的税率。2)供应商发票的内容与相关的验收单、采购订单是否相符，采购金额、税金是否计算正确无误。3)发票是否符合增值税发票开据规定能够通过税务认证。九、账务处理1.当天支付的货款，出纳当天须录入到财务软件系统并由会计审核。2.采购开单、采购退货审核完成后要当天会计要进行相应会计处理并由会计主管审核。3.对月末尚未收到采购发票的已入库商品，按货物验收单内容暂估库存及负债。采购暂估入账要在摘要栏注明采购订单编号和供应商名称，并单独编名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 4 页，共 5 页 -5-制电子表格备查，内容包括供应商名称、金额，采购订单编号、预计发票提供时间等。十、供应商对账1.采购部应与供应商协定：每月核对往来账，13号供应商应提供上月销售对账单并与采购部核对。对账单提交财务部一份。2.每月 13 号财务部应同时与采购部核对应付账款金额、和未收到的采购发票等。如发现问题应及时与供应商核对、确认正确无误。十一、附则1.本制度由财务部负责制定，由采购部、商城管理中心与财务部共同修订。2.本制度经公司审批后正式发布实施。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 5 页，共 5 页 -