2022年采购招标管理系统功能需求 .pdf

采购招标管理系统技术要求1 采购业务管理1.1 采购计划：采购计划编制功能主要实现企业年度采购项目实施计划汇总及查询详情功能。计划可以是年度、月度或特定时间段的。1.1.1 首层表格为采购项目台帐，展示基本信息，如项目名称、内容概述、申请部门、概算金额、到货时间需求、启动时间预设、执行情况、实际发生金额等；执行情况可点击进入具体项目实施进度。（具有条件筛选查询功能）1.1.2 计划的来源：1.1.2.1 利用现有的 OA 系统进行对应的立项审核，审核通过后自动触发到招投标系统中，自动填入采购计划台帐中。1.1.2.2 直接在系统中发起采购计划申请。1.2 招标项目受理：1.2.1 招标项目信息登记招标项目受理模块是实现招标项目的受理窗口，由采购需求部门将采购需求和相关文件录入本模块。招标项目受理功能包括招标项目信息录入及上传项目资料；此板块录入的数据可提取并与前述采购计划台帐相关联。1.2.2 受理审核当招标需求由申请部门录入系统后，采购部门负责对招标项目进行审核，审核通过后则转入采购模式选择，审核不通过则将招标项目登记信息驳回，并说明驳回原因。1.2.3 采购方式选择采购方性比选（邀请招标）、采购合约委员会、寻价审批、单一来式包括公开招标、内部竞争源采购1.3 招标过程管理从招标公告、标书编制及审批、开标、评标、中标等招标采购项目全过程的业务管理功能。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 1 页，共 5 页 -1.3.1 采购项目信息发布管理提供外网招标信息公开发布的功能，可以发布招标公告、答疑补疑、中标公示等信息。1.3.2 电子投标经审核通过后的供应商可以通过我司官网在线进行报价或投标等业务处理。供应商投标时，填报基本信息，网签投标承诺，并上传加密的投标文件；多家投标文件收齐或开标时由评标人员统一评审；1.3.3 采购流程审批根据项目类别和概算金额，分为五种采购方式。每种方式有不同的审批单：寻价审批单（一）、（二），采购委员会审议意见表，招标审批表，招标报批表，中标审批表；当采购员选定采购方式后，项目基础数据可直接从项目信息登记表中提取并填入。采购比价数据后期填入后进入审批流。已完成的投标项目转入采购合同管理模块，招标类项目中标结果直接由系统推送至我司官网进行公示。1.4 项目执行统计表根据项目接收时间进行排列的流水台帐。涉及信息包括项目名称、内容概述、申请部门、采购数量、到货时间需求、启动时间预设、执行情况等；1.4.1 可以进行按不同目录条件筛选查阅；同时可以点击进入具体项目页面。1.4.2 根据采购执行的流程生成工作节点时间计划，执行情况根据实施进度和计划对比显示不同色块。2 合同管理2.1 合同编制系统提供灵活的模板定义功能以及类比生成功能。依据招标项目的不同均可以自行定制模板，以及类似生成功能，从而显著简化工作程序，提高业务处理效率。同时提供采购合同编制过程性文件的记录功能，如对合同谈判会议纪要的记录。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 2 页，共 5 页 -2.2 合同文本审核合同编制完成后根据预定OA 工作流 进行合同的审核管理，由合同管理部门对合同的文本进行初步审核，审核通过后提交领导审批。2.3 合同质量评价对已验收招标项目依据合同规定完成情况进行评价，合同质量评价将记入供应商库，作为供应商绩效管理的一个重要指标。2.4 付款申请管理记录每笔付款金额，显示签订金额，已付款金额，未付款金额，质保金，变更金额，交财务付款凭证号；并同步数据到采购项目计划中。形成支付台帐且可进行筛选查询。2.5 合同台帐管理自动生成合同台帐，包含信息：合同编码、合同名称、项目编号、项目名称、供应商名称、签订金额、有效期、执行情况；监控合同执行，设置有效期结束前提醒功能；材料类合同，需在用友系统 中提取对应材料合同供货金额，设置执行金额超上限提醒功能。3 供应商管理3.1 供应商类别管理供应商库管理提供一套供应商信息资源体系分类，通过标准化的供应商资源编码规范，形成供应商资源共享、利用的前提。系统可以建立多种分类方式，即建立多个目录树，分类方式包括行属分类方式、行业分类方式、专业分类方式、状态分类、级别分类等方式。供应商类别管理提供多种供应商类别定义功能，既有预先定义的供应商类别，还可以自定义供应商类别。3.2 供应商信息管理名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 3 页，共 5 页 -供应商信息管理包括供应商信息采集、基本信息维护、供应商资质审核、统计查询等功能，供应商信息采集通过外网由供应商进行录入或直接通过招标项目将供应商信息导入数据库，供应商基本信息包括单位名称、所属行业、单位性质、注册资金、企业机构代码、从业人数、主要产品、联系人、联系方式、地址等相关信息组成。登记信息完善且通过资格审核的供应商才能进入候选供应商数据库参与项目报价和投标活动。3.3 供应商资源使用管理供应商资源使用管理是指对供应商库的有效利用，通过供应商资源使用管理可以快速的按照条件查找出符合的供应商，为内部竞争性比选（邀请招标）、采购合约委员会、寻价审批、单一来源采购等模块进行服务，同时提供供应商报表生成和打印功能。建立供应商台帐，且能进行条件筛选查询；对评审不合格的供应商可阶段性或永久关闭报价功能。3.4 供应商绩效管理供应商绩效管理实现对供应商产品质量、服务质量、在企业项目评价等信息的管理。3.4.1 供应商评审类别分为产品质量、供货及时率、价格体系、服务及技术响应情况、安全环境评估、违约行为等方面评价，由对应职能部门分别填写；按评审时间分为单次、月度、半年度、年度评审；每张评审表格相关联，短段评价为长期评价提供依据，分值按一定比例提取并自动汇总。评审分数对供应商的管理提供数据支撑。3.4.3 合同执行情况：与我司签订的合同执行情况，包括签订合同数量、标的、有效期、签约金额、已执行的金额、已支付的金额等；（关联合同管理模块）（一）申请部门可随时查看项目进度。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 4 页，共 5 页 -4绩效管理4.1 个人日志：关联采购计划、项目进度；设置各环节流转时间标准，超时提醒；4.2 采购员工作情况统计：统计项目完成情况，按时完成率；5设计要求5.1 系统页面布局要求新颖不刻板，操作简单不繁琐，突出人性化设计，具有美感。5.2 具有强大的检索功能，各环节关联清晰流畅，系统各模版自成一体且相互依存。可对系统中的项目进行横向纵向的查询分析。5.3 对系统使用人根据管理要求设置不同权限，为操作人员分类并设计不同的界面。6系统对接能够支持和我司其他相关系统进行数据对接，开发的接口方案符合我司信息管理科技术要求。二一八年四月二十七日名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 5 页，共 5 页 -