2022年行政办公室职责范围 .pdf

公司行政办公室职责范围公司行政办公室受常务副总领导，行政部职员直接向办公室主任报告工作，办公室主任再向常务副总汇报。一、部门职责1、部门协调：各职能部门的关系协调2、建章立制：建立各项规章制度并检查实施情况，促进各项工作规范化管理。3、资料管理：负责公司资料、信息等管理，以及宣传报道工作，沟通内外联系和上下联系。4、会议管理：公司会议组织，记录及记录归档工作。5、印章管理：公司印章管理。6、证照管理：公司证照管理7、办入、离职手续：员工入职、离职过程中与行政相关的手续办理。8、档案管理：公司各类档案的管理、归档、保管、借阅等。9、考勤管理：员工考勤、出勤统计、报表、分析等10、车辆管理：公司各类车辆的使用管理及年检工作。11、实物资产管理：公司实物资产的统计及管理。12、文件控制：（1）发文制度及行文程序的拟定和实施。（2）公司文件发放。（3）文件与资料登记、编号、发行、保管、维护等。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 1 页，共 8 页 -（4）过期文件的处理。（5）文件汇编。（6）文件与资料的有效控制。13、公司公共关系维护和改善工作：（1）内部公共关系的建立和维护。（2）外部公共关系的建立和维护，包括与政府部门、同行、社区、新闻媒体等公共关系。14、行政检查：对公司内各部门的行政管理工作进行定期与不定期检查与考核。15、费用预算：行政开支预算的编制。16、成本控制：行政开支成本控制。17、其他职责：与行政部工作相关的职责范围和工作内容。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 2 页，共 8 页 -二、职责范围1、负责贯彻公司领导指示，做好上下联络沟通工作，及时向领导反映情况和反馈信息；搞好各部门间相互配合，综合协调各部门的工作；对各项工作和计划进行督办和检查。2、根据领导意图和公司发展战略，负责起草年度工作计划、年度工作总结和其他重要文稿，牵头或协助公司的规划研究。3、负责全公司日常行政事务管理，协助常务副总日常工作，负责总经理及常务副总日常活动和外出活动的安排。4、组织安排公司办公会议，或会同有关部门筹备公司其他会议及有关重要活动，做好会议记录和整理会议纪要，根据需要按会议决定发文。5、负责公司来往信函的收发、登记、传阅、批示，做好公文的拟订、审核、印刷、传递、催办和检查，及文书档案资料的归档立卷管理工作。6、做好公司历年大事记的原始资料收集和编纂工作，定期或不定期编辑公司简讯、简报或内部发行的刊物。7、负责公司保密工作和法律事务，妥善保管和正确使用公司印章和介绍信。8、负责前台接待、客人来访迎送等招待工作。9、负责公司办公设施的管理。包括公司办公用品采购、发放、使用登记、保管、维护管理工作，负责传真机、复印机、计算机、手提计算机的管理和使用。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 3 页，共 8 页 -10、协助信息部门做好信息系统总体开发工作，提高行政办公效率，重点监控计算机联网后的信息保密。11、负责行政后勤管理制度制定、检查、监督、控制和执行。12、负责组织编制年、季、月度行政后勤工作计划，本着合理节约的原则，编制年、季、月度后勤用款计划，搞好行政后勤决算工作，并组织行政工作计划的实施和检查。13、负责员工生活费用管理和核算工作，建立健全员工生活费用成本核算制度，制定合理的生活费用标准，对盈亏超标进行审核。14、负责做好公司经营用水、用电管理工作，认真抓好水、电的计量基础管理工作，定期检查和维修计量器具，抓好电气设备和线路的保养维修，加强用水、用电费用核算，及时交纳水、电费。15、负责员工就餐的卫生管理工作，定期询问公司员工对就餐质量的要求，确保员工就餐安全。16、负责公司内部治安管理工作。维护内部治安秩序，搞好治安综合治理，预防犯罪、刑事案件和灾害事故的发生，保护公司财产安全，确保生产、工作的顺利进行。17、负责建立和完善安全责任制，建立以防火、防盗、防灾害事故为主要内容的安全保卫责任制，做到组织落实、制度落实和责任落实。18、为丰富员工文化生活，组织安排各种文体活动和旅游活动。19、完成总经理及常务副总交办的其他任务。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 4 页，共 8 页 -行政部各岗位工作职责一、办公室主任岗位职责岗位名称：办公室主任所属部门：行政部直接上级：常务副总直接管辖范围：公司行政部、办公室工作目的：协调公司内部各部门之间以及公司外部与政府有关部门、社区有关方面之间的关系；进行有效的执行、沟通和协调，检查督促各部门的工作落实情况，做好后勤服务工作，保障公司正常运行具体工作职责1.领导行政部工作并具体主持行政事务工作，制定本部门工作计划。监督、检查各部门对公司各种规章制度执行情况，每月统计上报并出据奖惩建议书；2.负责公文起草和管理，包括拟订公司行政管理方面的各种规章制度及公司综合性文件、报告、请示、申请、函，以及根据总经理要求对公司的发展规划、工作计划、总结等拟订、催办和检查；3.做好协调工作，包括公司部门与部门之间的协调，上级与下级之间的协调，协调内容涉及人、财、物等方面的问题，更好地发挥职能部门的作用。4.指导和督导办公室有关人员做好公司文件及重要档案资料的编号、打印、收发、整理、登记、归档和保管工作。5.负责公司历年大事记的原始资料收集和公司年报的编纂工作，负责企业形象宣传、对外联络、公共关系；安排客户的接待工作。6.负责机要保密管理工作，负责公司保密工作和法律事务，妥善保管和正确使用公司印章和出具对外证明、介绍信、上级发来的机密文件、资料、合同、传真电报、领导会议内容、外事工作等。7.要明确落实到部门和责任人，确定工作质量要求，及时进行组织和实施；在执行中要经常督促、检查落实情况，保证交办任务按时间、按标准、高质量完成；8.负责联络政府有关部门和社区有关方面的关系，搞好对外合作。9.完成总经理及常务副总临时交办的其他工作任务。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 5 页，共 8 页 -二、行政助理岗位职责岗位名称：行政助理所属部门：行政部直接上级：办公室主任直接管辖范围：办公室工作目的：协助办公室主任做好办公室日常工作具体工作职责1.负责公文起草和管理，包括拟制公司行政管理方面的各种规章制度及公司综合性文件、报告、请示、申请、函。公司文件的拟制、收发、存档（技术类除外）；2.负责公司相关会议的组织、召集，制定会议议程，落实会议决议；会议前做好会议资料、会议通知和会场布置等准备工作，会议中严密准确地组织好各项议程；会后妥善处理整理记录、编写公示会议纪要等；3.严格执行公司印章管理，认真做好公司资质的年检及审核工作；4.负责公司各类文件打印、复印；报刊和杂志的预订、发放及信件收、发工作；5.认真维护好公司办公设施的管理，负责公司办公用品和办公设备的采购、保管、调配、发放、使用登记、保管、维护管理工作。6.负责员工食堂的账单、票据检查、监督工作，每月按时统计员工用餐核算表；7.负责办公室及员工宿舍的安全、卫生监督、检查工作，保证办公环境整洁、有序；8.完成报销票据的整理与结算工作；9.服从办公室主任的工作安排，完成领导临时交办的其他任务。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 6 页，共 8 页 -三、行政部文员岗位职责岗位名称：行政文员所属部门：行政部直接上级：行政助理直接管辖范围：办公室工作目的：协助办公室主任及行政助理做好办公室日常工作具体工作职责1.负责前台接待、登记、引见、接送来访宾客。2.负责接转电话，做好电话记录。3.负责公司书籍，电子文件、报刊的整理、收集、分类、编号、保管工作。要求收集齐全，装订规范、存放有序。负责书籍、刊物资料借阅登记，及时督催促归还。4.负责文件、资料的打印、复印、登记、发放、装订，做到规范、准确、及时。5.负责请假及加班申报单的保管、汇总、造表。6.熟悉各类物品的品种、性能、规格、物价，掌握库存物品的使用情况。7.负责办公室用品、电脑耗材等物品的库存保管工作，熟悉各类物品的品种、性能、规格、物价，各种用品、零配件分类清楚，排列整齐，存取方便。履行领用签字登记手续。8.保管、登记和按规定发放公司办公文具与器材。9.负责传真收发与登记。10.管理饮水，登记、发放水票。11.负责维护电脑、打印机、传真机等文印设备保管，保修卡、驱动程序等资料，发现故障，及时通知维修人员或供应商修复，确保设备正常使用。12.负责监督打卡和汇总考勤。13.服从办公室主任的工作安排，完成领导临时交办的其他任务。名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 7 页，共 8 页 -名师资料总结-精品资料欢迎下载-名师精心整理-第 8 页，共 8 页 -