某综合超市商业体系.docx

益家综合超市商业体系本公司配合欧美最先进的电脑营业设备及系统，透过与本公司的密切合作关系，贵公司的商品必能迅速进入中国广大的消费市场。总部电脑部分店营运部总部财务部开发票结帐分店收货部分店电脑部 通知结帐、付款 初次订单 总公司订单供应商总部采购部 厂商资料商品资料促销资料 选择供应商商品（结帐资讯传递） 决定进价、售价 确定促销计划 续 订单（资讯传递）供货 （资讯传递）（续订单资讯传递）（收货资讯传递） 订货需求销售收货商品输送卖场由以上图示，可知各部门工作关系如下：（1）总部采购部负责：选择供应商选择销售商品决定销售商品进价及售价决定促销品项及价格供货条件的洽谈对供应商发出初订单及由总公司下单之订单（2）分店收货课负责：续订单之发出及更正向供应商发出紧急订单延迟交货订单之催送（3）分店收货课负责：收货确认商品检验收货差异通知单之签发退货事宜（4）总公司财务部负责： 供应商发票之收受结帐之审核进货发票差异通知单（含数量或单价）之签发货款之支付益家综合超市的第一张订单一律由总部采购部发出，其后续之订货单由分店发出，但总部采购部于下列情况下，会将下单权收回，由总部统一发出订单：（1） 商品供货呈现紧张状态（2） 季节性商品在季初及季末的下单（3） 促销商品（4） 总公司采购部对供应商有特殊承诺之商品在了解上述作业流程后，供应商可以很容易的在各状况发生时找到相对应的对口单位，尽快解决问题。 益家综合超市采购作业流程供应商提供简介并填供应商登记表停止联系商品选择 否参观工厂或约谈供应商填供应商报价单协商交易条件签订供应商交易条件协议书转上级批示供应商及商品资料建档下初次订单交货可否由前页流程得知，益家综合超市的采购作业流程是由总公司采购部负责有关供应商的选择和供货条件的洽谈及商品的选项，分店只根据实际销售情况参考电脑列印建议订购量，续订由总公司采购部已录入电脑资料之商品。例如：1、 品名：可口可乐355ml 24罐/箱2、 供应商备货天数：3天3、 供应商最低订货金额：5000元（指该供应商在益家综合超市销售之所有商品在同一张订单之总订货金额）4、 续订货日期：每周一、四（一周两次）5、 可送货日期：周一至周五6、 益家综合超市销售单位：1箱7、 平均日销售量：100（即100×24罐）8、 电脑建议续订货数量1000（即1000×24罐）9、 进价每罐2元，即每箱48元。本次订货额为1000×48元=48000元，最低认货金额5000元。又经各主管审核无特别假日或促销因素，则由电脑自动于夜间传递续订货之订货单给供应商。10、 订货日为98年5月14日（星期四）11、 交货日应为5月17日（但星期日该供应商不送货）故实际交货日为5月18日。第一次交易达成前，我公司在了解供应商简介的基础上，还应加强对供应商综合生产能力的了解认知，将安排必要的工厂参观，供应商拜访等事项。益家综合超市为提高经营效益，缩短流通环节，造福广大消费者，将把直接生产厂商作为优先考虑的合作伙伴。供应商应提供给益家综合超市的文件或资料供应商与益家综合超市洽谈合作关系时需准备下列资料：1、 初次洽谈（1） 供应商简介：包括公司背景、经营理念、公司组织、主力商品、主要客户名单等（2） 商品目录：附图文及规格、包装说明（3） 报价单2、 正式报价益家综合超市供应商报价单3、 正式开始交易前：（1） 商品购销协议书：买卖一般性之协议（2） 益家综合超市供应商交易条件协议书：确定交易条件（3） 银行支票存款存折复印本（盖公章）：结帐汇款用4、 交货时：益家综合超市订货单复印本：交货用5、 对帐时：益家综合超市订单复印本，已贴益家综合超市收货号码标签，对帐用。6、 结帐时：益家综合超市的付款通知单、印鉴卡及增值税发票7、 供应商交易条件变更通知书：交易条件变更时，由供应商填写交益家综合超市相关采购经理与供应商有关的事项1、 如何与益家综合超市采购经理联系？我们的采购经理平均每人需负责10002000种品项。平常工作日程安排非常繁忙，因此事先需以电话联系，安排好会谈时间，会谈地点尽可能在益家综合超市总部洽谈室；供应商前来洽谈，最好备齐样品目录、报价、每次洽谈时间以3060分钟为原则，洽谈内容应以新商品、市场趋势、竞争同业概况、产量、交货期、质量、包装、库存、促销、折扣、广告、售后服务、奖励及其它交易条件为限，不应涉及主题外的闲聊，以提高会议之效率。如果贵公司尝试多次而又对自己的商品有绝对的市场信心，请直接与采购部总监联系。我们会很珍惜每一个好的合作机会，但因商场本身的限制及对商品的包装、品牌及品质的要求，我们很可能无法引进每一种商品，但是我们一定会给愿意与我们合作的每一个供应商一个合理的答案；换言之，我们只能选择能协助益家综合超市产生良好经营效益的供应商作长期共同成长的伙伴。2、 益家综合超市采购经理如何决定是否采购？开业前：依一般商场最畅销之商品予以考虑。因此有关商品品牌之知名度、价格优势、质量优劣、包装材质之适合性、包装大小、失窃性、供应商的后勤配送能力等，皆列入是否采购的因素。同时，采购经理们还需要考虑商品是否符合我们的目标顾客群及商品“广度”而非“深度”，因此“种类”比“品牌齐全”要重要得多。开业后：采购经理们因为需要注重生产力的提高，亦即所负责商品群增加营业额毛利及毛利率，因此供应商之销售重点应为：*多提供一些双方互利的促销案，以增加营业额*多提供毛利或让利（含各种赞助广告费及折扣）*多提供一些可增加营业额或毛利的替代性商品（包括：可替代供应商本身正在益家综合超市销售的商品）3、 供应商交货程序*供应商资料建档：每一新的供应商应在益家综合超市电脑系统内建档并取得供应商编号。*商品资料建档：每一项新商品进入益家综合超市销售前，皆需将有关商品资料键入益家综合超市电脑系统内并取得一个商品货号。为提高收银效率，我们希望每一项进入益家综合超市的商品都有一个正确无误的国际条码。*订货单：益家综合超市订货单一律以传真机传送。*条码标签：供应商收到订货单后，应在每一件送交益家综合超市的商品上贴上条码标签（标签贴放位置可询问相关之采购经理）。*安排送货：应依订货单上之“交货日期”准时交货，否则需事先与订货单位联系携带“订货单”复印本（上面必须注明每一项商品的实际交运箱数或件数或数量）至分店收货部门挂号，安排卸货事宜。*卸货：司机听从分店收货部门安排顺序卸货。卸货时，司机及助手必须将商品整齐排列在栈板上，由收货部人员在码头上查点箱数或件数，并在订货单上盖上“外箱相符，内含待验”之章，贴上“益家综合超市收货号”贴纸后交还司机，司机即可离去。*复点：于收货后24小时内，益家综合超市收货部人员会复点每一箱（件）内的数量，如复点数量与供应商交来之“订货单复印本”上数量不符，收货部门将会签发一份“供应商交货差异通知书”，并邮寄给供应商之销售业务联系人。*益家综合超市订单数量一律以益家综合超市销售单位为准，不可超交，若供应商超交，益家综合超市将小量超交部分视为无偿之捐赠品（5%以内），大量超交之部分则退回供应商，退货运费由供应商负责。*分批交货：益家综合超市之订货单不可分批交货。如需分批交货，需事先与订货单位联系，分开订货单则可分批交货。4、 供应商请款程序：益家综合超市财务部依据益家综合超市采购与供应商签定的“益家综合超市供应商交易条件协议书”来进行付款。（1） 供应商于送货时，将商品出库单交与益家综合超市收货部。由收货部转交益家综合超市财务部。（2） 将填写完整的“供应商结算通知单”于送货后七天之内，通过各种方式（邮寄、传真等）送交益家综合超市财务部。一张订货单需填写一张“供应商结算通知单”。（3） 若发现退货，益家综合超市将其退货金额从最近的一次结款金额中自动扣除。（4） 财务部将有关信息输入电脑系统，由系统自动核对。若核对后无差异，财务部则于帐期到期前七天将“益家综合超市付款通知单”以传真形式传送给供应商。供应商应于帐期到期前将有关信息以书面形式反馈给益家综合超市财务部。若未及时反馈，财务部将按益家综合超市电脑系统确认的金额进行付款。（5） 供应商满帐期后的最近结帐日，携带“益家综合超市付款通知单”（或“益家综合超市付款差异通知单”）及增值税发票到益家综合超市财务部领取支票。注：A、 供应商开具增值发票的金额应同“益家综合超市付款通知单”（或“益家综合超市付款差异通知单”益家综合超市所认同的应付款）的金额一致。B、 若因供应商未按时领支票而造成支票作废，此笔费用应由代应商承担。C、 每周周三为结帐日。如遇节假日，供应商结帐将被顺延到下一结帐日。5、 益家综合超市付款说明：益家综合超市在正常情况下绝不拖延付款。但如果供应商“增值税发票”上的商品单价与益家综合超市电脑上的记录不符时，益家综合超市财务部会将此应付帐款交采购部人员处理。 如果数量与电脑记录不符时，则益家综合超市财务部会请分店收货部人员处理，若益家综合超市采购部与收货部之记录无误时，则总公司财务部会将“益家综合超市付款差异通知单”连同原收支“增值税发票”及“订单复印本”一并寄还供应商更正。因以上二项原因所造成之延迟，益家综合超市无需负任何责任。6、 益家综合超市订单种类：（1）总公司订单 初次订单 因货品紧张，大量促销未来销售需求等原因所发之订单（2）分店订单 电脑建议订单：正常销售之商品，定期电脑列印以传真方式传送。 紧急订单或电话订单：紧急缺货以电脑订货后，并当日以传真传送供应商之订单。 永续订单：补货频繁或品种繁琐之商品适用。是否采用永续订单方式订货由总部采购经理决定，由分店订货组执行。7、 益家综合超市的采购方式：基本上益家综合超市以购销方式进货，换言之退货是不存在的，但益家综合超市采购经理也会有因判断错误而造成买进的商品滞销，诚信的供应商销售业务人员应主动解决益家综合超市采购经理的困扰。如果供应商的业务人员不积极配合，益家综合超市的采购经理不会继续与之合作。通常供应商会有较多的销售渠道处理此种滞销商品。有部分商品，益家综合超市采购经理会以代销方式进货，此时卖不完的退货是交易条件之一，代销商品之库存清点差异通常是供应商来承担的。8、 供应商商品在益家综合超市销售之益处：（1） 商品周转快速（2） 销售量提升（3） 扩大知名度（4） 增加市场占有率（5） 利润增加（6） 降低营销费用（7） 迅速了解顾客反应（8） 缩短销售渠道（9） 促进新产品推广（10） 增加其他贸易机会（11） 资金回收零风险9、 益家综合超市只接受增值税发票益家综合超市有限公司是一个正派经营的公司，必须依照国家有关税法规定缴纳税金，绝不赞同逃漏税行为。若益家综合超市接受一般普通发票，则进货成本之14.52%（即17%/117%）之进项增值税无法抵扣，故益家综合超市不会接受一般普通发票（但未加工农产品除外）。10、 益家综合超市可以提供的广告机会益家综合超市每天至少有3万人次有采购实力的专业顾客进场采购。依国内外市场调查研究，70%以上的顾客是看到商场的广告及刊物才决定要买某一商品的，因此商品的广告、刊物是供应商促销的最佳工具，对于现代市场行销概念很清晰的各供应商行销主管，必会把握这一有经济效益的广告渠道。益家综合超市的广告及促销机会包括：益家综合超市促销双周刊（发行量每两周至少20万份，阅读人数50万以上）、灯箱（停车场、商场内）、地板、端架展售、试吃、手推车广告、电视墙广告、播音系统广告、入口处展示区促销等等，欢迎有兴趣的供应商直接与相关采购人员联系。11、 益家综合超市进场销售必须预贴条码益家综合超市之顾客群为专业顾客，因此大部分销售单位较原包装大，部分商品的国际条码未必适用，对于无国际条码和国际条码不适用的商品品项，益家综合超市将使用店内条码。由于货品进出吞吐量大，为增加工作效率，供应商应协助预贴或预印条码于商品上，这是提高此项工作效率的必要步骤。我们建议供应商尽量采用预印方式，益家综合超市的采购经理们会个别与供应商研究适当的预印位置。如果订货数量不足以印刷货号条码标签时，供应商可以向益家综合超市收货组购买足量的标签，以备随时出货前贴好在商品包装上。在订货数量较大时，供应商可选择自行购买条码机与标签纸来印制标签，此法较为经济。