集团公司档案管理办法.docx

集团公司档案管理办法第一章  总    则第一条  根据档案法、企业法、乡镇企业档案管理暂行规定和电子文件归档与电子档案管理办法(试行稿)的规定，为加强档案的科学管理，更好地为集团经营管理服务，特制订本办法。    第二条  集团档案指各公司、企业、部门在各个历史时期的各项活动中形成的全部档案，包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等，它们都是集团档案的有机组成部分，应根据其自身特点妥善管理，统一归档。    第三条 集团档案工作是集团生产、技术、经营管理的基础工作之一，是维护集团经济利益、合法权益和历史面貌的一项重要工作，档案工作应紧跟集团各项工作的发展，不断地改变工作方法以满足新的需要。    第四条  集团档案工作坚持集中统一管理原则，档案的所有权归集团，集团档案工作的主管部门是集团信息中心。第二章  管理体制和人员    第五条  集团档案管理涉及董事局、各公司、企业、部门的党、政、群以及生产、技术、经营等活动，由集团公司信息中心分管，并列入公司办公会议、工作议事日程。各公司、企业档案工作由相应的部门负责人分管，列入企业发展规划和年度计划。    第六条  加强和充实集团档案管理机构，加强集团化档案管理体制。集团公司档案室具有双重职能，既要管理公司各种门类、不同载体的档案，又负责对各企业档案工作的监督、检查和指导。    第七条  建立和健全集团档案工作运行机制，实现“四个统一”。         一、统一人员安排，集团公司档案室定编2-_4人，各公司、企业档案室定编13人；各部门配备在数量上与工作相适应的指定人员，负责本部门各种载体文件(文字、电子文件、实物等)的归档工作；    二、统一工作部署，集团公司档案室制定工作规划，确定集团档案工作总体目标，各公司、企业档案室制订年度计划，认真组织实施；    三、统一规章制度，由集团公司档案室制定档案管理制度，报集团公司批准后下发各企业执行，以实现档案工作制度化、规范化、程序化管理；四、统一档案管理，分级保存，集团档案由集团公司档案室和各公司、企业档案室分级集中统一管理。集团公司各部门的文件材料按规定向集团公司档案室归档；各公司、企业档案室按规定向档案室移交永久档案；任何个人不得将集团的档案材料据为己有。第三章  文件材料的形成、积累、归档和移交    第八条  各公司、企业、部门在工作活动中不断产生的文件材料在处理完毕后，不得由承办单位或个人分散保存，必须由文书部门或职能部门整理立卷，定期移交给各公司、企业档案室或集团公司档案室集中保管。    第九条  集团公司各部门在oa网上生成的电子文件在审批定稿后或者定稿后在网上发布，各部门负责电子文件管理的指定人员应对电子文件进行整理、著录，建立本部门的电子文件归档库，在年度归档时转入归档的档案管理库；同时，应随时做好备份工作。         第十条  凡是直接记述和反映本企业、本部门科技、生产、职能活动的，具有现实的和长远查考价值的文件材料(文字、电子文件、图样、照片、实物等)，均须归档保存。    第十一条  集团公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入各部门工作计划和有关人员岗位职责。    一、生产、基建、科研活动中形成的科技文件材料，分别由产品制造、科研课题、工程项目、设备引进和维修负责人指定专人负责积累、整理后归档；    二、生产、技术、经营管理及党群、政务工作中形成的文件材料，由文书部门或业务部门按其管辖范围，指定专人负责积累、整理后归档；    三、集团公司各部门在oa系统中形成的电子文件及各公司、企业形成的电子文件应由各部门指定人员进行归档。    第十二条  集团公司信息中心及各公司、企业办公室定期对各自单位各部门文件材料的归档工作进行考核，并对考核结果进行通报；集团公司信息中心负责对各公司、企业的档案工作进行考核。    第十三条  集团各公司、企业、部门文件材料归档时间    一、党群工作、行政管理、劳动人事、生产技术管理、经营管理等方面的文件材料，在次年的第二季度前归档；    二、会计档案，暂由本单位财务会计部门按会计档案归档整理要求立卷，可保管一年后归档；    三、科技档案一般按工作阶段或在项目结束时归档；对活动周期较长的科技项目或时间连续性强的科技活动中形成的文件材料，可视具体情况按年度分批归档；对于机密性强的，重要的外来材料(如外购设备的随机图纸和文字说明材料等)须在工作完成时随时归档；    四、集团公司各部门在oa网上形成的电子文件经审批定稿后或者在网上发布的，各部门指定人员应随时在网上归档并做好备份；并应定期将本部门在网上的电子文件拷贝至光盘，按年度归档。    第十四条  集团文件材料的归档要求    一、归档的文件材料必须齐全完整，照片(包括底片)、录音、录像带等必须同其详细的文字说明材料一起归档；    二、归档的文件材料必须经过系统整理，准确地反映生产、基建、科研、技术、经营管理各项活动的真实内容和历史过程，符合自然形成规律；    三、归档的文件材料必须是原件(定稿)，具有重大意义的文件应同时保存历次修改稿，重要的或利用频率高的文件材料根据需要可复制若干份归档；    四、归档的文件材料，其制成材料必须易于长久保存，同时要保证图像清晰、字迹工整，审查签字手续完备，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸；    五、归档的案卷质量符合国家标准科学技术管理案卷构成的一般要求和文书档案案卷格式的要求；    六、电子文件的归档应遵守两个原则：    (一)电子文件的归档实行“双套制”，即在电子文件归档时应制作相应的纸质拷贝件，同时存档；    (二)同时做好网络归档和脱机载体电子文件归档两方面的工作，网络归档是指将经过整理的电子文件，转入档案库；脱机载体电子文件是指从网络的硬盘上刻录到光盘上，进行归档。    第十五条  归档前由档案部门验收，文件材料在归档前遗失，文件形成部门或经办人应尽力弥补，并承担相应责任。归档部门或个人应填写归档材料移交清单，一式两份，交接双方按清单交点清楚，双方签字，各留份，以备查考。    第十六条  电子文件移交前，各部门负责电子文件管理的人员应对电子文件进行检查，如载体的质量、有无病毒、保证电子档案的完整性和有效性，检查登记表、软件、注明资料等是否齐全。    第十七条  产品试制定型、科研成果鉴定，基建、技改项目竣工验收，引进设备开箱验收等活动，必须有专(兼)职档案员参加，文件材料不完整、不准确、不系统，不能进行鉴定、验收。         第十八条  工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料，要按照归档范围的规定，及时送交本部文书部门立卷。    第十九条  集团各企业按规定向集团公司档案室移交永久档案。各企业员工档案永久部分向公司人事部门移交，部分重要的、利用频率高的档案(如营业执照、设备档案等)可根据需要适当延长移交期限(十年左右)；参股企业只移交部分有关档案原件或复印件。    第二十条  员工人事档案归为人事部门收集保管，但必须按档案管理规范要求保管。    第二十一条  集团公司档案室、各公司、企业档案室要加强对本单位文件材料的形成、积累、整理、归档和移交工作的指导、监督和检查。    第二十二条  自此办法实施之日起，各企业的档案移交以有限责任公司成立的日期为限，此前的档案移交集团公司档案室(现实使用价值高的可适当延长期限)，此后的由企业自己归档，只须按规定移交永久部分，新成立公司，与产权、资产和重大活动有关的档案，由原公司整理归档，并复印一份交集团公司档案室备存。    第二十三条  凡集团内各公司歇业、清算等，各公司应主动将公司所有档案材料整理好以备移交，财务档案由集团公司财务部负责接交，人事档案由集团公司人力资源部负责接交，其它档案由集团公司档案室负责接交。清算组可根据清算需要向档案接交部门借用。第四章  档案的管理    第二十四条  集团在生产、技术、经营管理活动中形成的各种门类和载体的档案是一个有机整体，参照国家档案局工业企业档案分类试行规则(国档发199420号)和有关部门档案分类、编号的规定，统一编制集团档案分类、编号办法，作为集团档案的分类、整理、组卷和排架管理依据。    第二十五条  集团公司档案室和各公司、企业档案室必须建立、健全档案检索工具体系，编制档案总目录、分类目录、底图目录和保管单位目录，各单位应创造条件，按照国家标准da t181999档案著录规则的要求，进行档案文件级、案卷级条目的计算机著录，建立档案数据库，实现档案的计算机检索。    第二十六条  集团公司档案室和各企业档案室接收档案必须认真验收，并办理移交手续，移交入库后档案的遗失由档案室负责；存放档案必须有专用橱(柜)架；底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库，要认真检查其修改、补充情况，做到图物相符。    第二十七条  档案库房建设要纳入公司基建计划，具有“六防”(防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘)要求，以确保档案的完整、安全。    第二十八条  档案室应特别做好电子档案、底片、录音录像带等特殊载体档案的保管工作，环境温度应控制在14-24之间；相对湿度在45-60之间；存放时应远离磁场并与有害气体隔离。    第二十九条  电子档案在保管过程中应定期进行抽样检查，发观问题应及时采取恢复措施；同时设备环境更新时应确认原载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留至少不低于3年。定期检验结果应填入电子档案管理登记表。    第三十条  鉴定档案保存价值，确定保管期限及销毁档案，严格按照国家有关规定并结合集团实际情况进行。    一、集团档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的原则是：    (一)反映集团主要职能和重要经营管理活动，具有长远利用价值的档案定为永久保存；    (二)反映集团一般经营活动，具有较长时间利用价值的档案定为长期保存，其期限为16-50年；    (三)对集团及各企业在一定时期内有参考利用价值的档案，定为短期保存，其期限为15年以内。    二、档案的鉴定要在集团公司档案鉴定小组领导下进行，并采取对每份档案直接鉴定的办法。鉴定小组由集团公司信息中心分管领导、专业技术人员和档案室负责人组成。每次鉴定要写出档案鉴定报告，由鉴定小组负责人签名，并注明鉴定日期。鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门和人员修改、补充。    三、销毁档案必须严格掌握，销毁前要造具清册。提出销毁报告，报经集团分管领导审批。未经批准同意，任何部门和个人都不能任意处置和销毁集团的档案。    第三十一条  集团公司档案室要建立档案统计制度。档案的统计主要有档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及其效果的统计等。集团的统计工作要以原始记录为依据，做到准确、可靠。    第三十二条  集团档案管理要逐步现代化。    一、集团档案管理现代化是集团现代化管理的组成部分，要列入集团现代化管理的整体计划中统筹考虑；    二、集团公司档案室要应用现代化管理手段和方法，以应用电子计算机管理为主，同时要引用先进的监控设备、通讯设施和自动化办公等现代装置。    第三十三条  集团档案管理所需经费，列入集团财务预算计划。第五章档案的开发利用    第三十四条  集团档案信息开发的重点应服务、服从于集团的改革、发展的中心工作以及改善经营管理、提高产品质量、降低物质消耗和增加经济效益等方面。集团公司档案室应把档案信息的开发利用，作为发展、巩固档案工作的一项重要内容，努力做出实绩。集团公司档案室档案信息开发采用的主要形式有：    一、在集团内部实行有范围的档案开架阅览；    二、编制并交流档案目录；    三、提供电子档案的复制件；    四、对档案进行加工整理、汇编专题资料或编制产品、科研成果、基建工程简介、文摘和数据手册、图表手册、市场信息、用户反映、国内外同行业生产情况介绍等。    第三十五条  集团档案开发与提供利用，必须严格实行保密制度。    第三十六条  对于积极主动开发与提供利用档案信息，为发展集团企业生产、提高产品质量、降低物耗和增加经济效益做出突出贡献的人员，应给予表彰和奖励。第六章附  则    第三十七条  本办法解释权、修改权属集团公司信息中心。    第三十八条  各公司、企业根据本办法结合本单位实际，制订实施细则。   (二)集团公司文件材料归档范围、保管期限表