天然气公司会计档案管理办法.doc

天然气公司会计档案管理办法第一章 总 则第一条 为了强化公司会计档案的管理，统一会计档案管理制度，根据中华人民共和国会计法和中华人民共和国档案法及股份公司的中国石油会计手册的有关规定，结合公司的实际情况特制定本办法。 第二条 加强对会计档案管理工作的领导，严格按照本制度管理会计档案，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。第二章 会计档案管理的基本内容第三条 会计档案的概念及包括的内容：一、会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。二、会计档案包括的内容：1、会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。2、会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。3、财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。4、其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。第四条 每年形成的会计档案，由财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册。注明会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号，编制会计档案保管清册，会计档案销毁清册。当年形成的会计档案由财务部门暂保管一年，期满后移交档案专管部门，并编制移交清单。会计档案应指定专人或兼职人员负责保管，出纳人员不得兼管会计档案。第五条 会计档案不得借出。如有特殊情况需要外借的，应经总会计师或财务负责人、部门负责人双重批准，方可提供借阅查询，并要办理登记手续。查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。第六条 实行会计电算化核算，还应将下列资料进行归档：一、打印出来的纸质会计档案；二、财务软件数据库的备份，包括不同形式备份的数据资料； 三、所有版本的系统、数据库、软件； 四、其他有保存价值的电算化资料或数据。第三章 会计档案的保管期限及销毁程序第七条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。原始凭证、记账凭证，总账、明细表、日记账、辅助账簿、会计移交清册保管15年；月、季度财务报告（包括文字分析）保管期限为3年；年度财务报告（包括文字分析）、会计档案保管清册、会计档案销毁清册要永久保存；银行余额调节表和银行对账单保管期限为5年；现金、银行日记账保管25年。第八条 保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：一、到期销毁的会计档案，会同档案机构编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。二、会计档案销毁时必须由公司负责人在销毁清册上签署意见，并要派人进行监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核实所要销毁的会计档案，并在销毁后，在会计档案销毁清册上签名盖章。第九条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及 其他未了事项的原始凭证不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到末了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 第十条 公司因撤销、解散、破产或者其他原因而终止，终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。第十一条 单位之间交接的会计档案，交接双方应当办理会计档案交接手续。交接方应当编制移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。交接时，双方的负责人负责监交，经办人要签名盖章。第十二条 会计档案一定要按期归档，并要保持档案的整洁，不得乱写乱画、丢失毁损。凭证、账簿等重要档案要有专门的档案盒放置，便于查询。第十三条 会计档案管理人要认真负责，如因工作失误造成会计信息丢失、泄露并给公司造成重大损失的要追求其责任，情节严重的要移交司法部门处理。第四章 附 则第十四条 本办法由公司财务处负责解释。第十五条 本办法自发布之日起施行。