40.订单评审控制程序.docx

文件名称：订单评审控制程序文件编号：P40（内部文件不得泄漏.）文件版本：A生效日期：2014年04月05日 日期：2014年04月01日 日期： 日期：分发部门：品质部、制造部、市场部、计划部、研发部、采购部§ 1目的文件变更记录原版本新版本修订条修订日修订内容简要审批A首次发行订单评审控制程序文件会签记录部门会签日期部门会签日期品质部计划部制造部研发部市场部采购部为准确及时了解客户要求，以确保合同/订单的相互间需求在合理可行的情况下传递到公司的相关单位，保质、保量地完成合同/订单评审内容，以最大限度满足顾客要求, 特制定此程序。§ 2适用范围适用于本公司国内市场的各种合同/订单。凡本公司与客户间所签订的合同、订单、 销售合约等相关合约文件及对客户的报价均适用本程序。§ 3参考文件3.1 顾客沟通控制程序3.2 质量记录控制程序3. 3文件控制程序§ 4定义订单：为本公司客户已有长期合作的供货合同，根据合同规定，客户分期、分批向本公司下达各批加工供货生产指令文件。合同：为本公司与客户就某一产品或工程进行合作供货，并明确双方权利和义务的文件。§ 5职责5.1总经理：负责合同/订单的签定、解约或取消的批准。5. 2市场部5. 2.1负责接单、订立合同并组织评审。5. 2.2负责客户的产品的报价工作。确认能否履行合同/订单内容。5. 2.4 口头订单、 订单之记录。5. 2.5合同/订单需变更的评审并与客户协商、记录，且通知相关单位。5. 2.6负责送货及跟催货款。合同/订单跟进及客户管理。5. 3研发管理部5. 3.1负责对顾客产品设计要求、技术消化或要求中有关技术、工艺资料的转换。5. 3. 2对顾客合同/订单中有关工程技术要求的转换及变更要求提出。5. 3. 3负责就技术方面与客户的沟通联络。5. 3.4负责客户有打样需求时的样品制作。5. 4制造工厂根据已确认生效的合同/订单及生产总计划拟订生产分计划。5. 5采购部5. 5.1协助各制造工厂就物料供应状况对加工订单的影响进行评审。5. 5.2协助各市场部就产品报价进行评审。5. 6财务部5.1.1 负责合同付款条款进行评审。5.1.2 负责合同/订单价格进行评审。§ 6程序内容6. 1评审的分类6.1.1 本公司评审分为合同评审和订单评审。6.1.2 订单评审由销售部负责接收并对订单的交期、数量、相关资料等进行评审。合同评 审由财务管理部对与公司有长期合作，货源稳定，品种相对固定的客户.6. 2接单前准备6. 2.1有打样要求的合同准备a、及时将市场需求信息准确传到达公司，各销售要详细了解客户需求并作好记录。b、根据客户要求，假设属新产品或功能、外形改变较大的机型，销售部市场要求客户提 供产品图纸及性能参数，制订打样要求，并同客户确认，假设属公司现有产品机型，那么根据不 同情况确定打样或直接转入6. 2局部执行。c、确认后销售部依据打样要求开具样品生产申请单与客户提供的图纸及技术资料 一并移送到研发管理部。d、研发管理部依打样要求及客户提供的图纸及技术资料进行确认转换，出具新的工程 技术图纸。e、研发管理部提出物料申请，进行样品制作，并确定交样日期。3品质管理部进行样品各项功能、外观、尺寸的检测。g、样品检查合格，把样品和样品生产申请单复印件（原件留品质管理部存档）交 本销售部并将样品送客户确认，同时财务进行本钱核算并将资料交事业部报价，单 价经销售部负责人审核、总经理确认后再报请客户确认，并由其销售部跟催客户确 认样品和报价回复。h、公司销售、研发、品质管理部根据样品确认结果对样品改良，销售部负责在此期间 对合同/订单的跟进。I、销售部负责提供客户资料（营业执照、税务登记证、组织机构代码等）j、过程中的有关价格变动应经总经理最终确认后方可实施。6. 3合同/订单的评审6. 3.1订单的评审：由销售、研发管理部负责订单评审过程中的沟通，并追踪相关加工资料；最 终由各销售部对客户订单进行确认，并回传客户以示订单生效.6. 3.2 合同的评审6. 3. 2.1由各销售部进行合同的可行性评审，评审内容包括以下四个方面：a、顾客规定的要求，包括对交付及交付后活动的要求。顾客没有明示，但规定的用途或的预期用途所必需的要求。c、与产品有关的法津法规的要求。d、与产品有关的要求的评审。6. 3. 2. 2研发管理部确认客户要求的工程资料是否完善、准确，特殊要求在技术上是否可行。6. 3. 2. 3制造工厂交期的平衡与调整，采购物料、生产周期是否满足合同/订单交期要求。6. 3. 2. 4品质管理部产品的品质能否保证符合顾客的要求。6. 3. 2. 5采购部采购交期能否满足订单/合同生产交期要求。6. 3. 2. 6财务管理部产品价格、付款方式及客户信誉评审，必要时由总裁执行。6. 3.3假设评审结果认为公司在某些条款方面无法到达客户要求，由事业管理部先行与客户联 络沟通解决，直到问题解决或经相关人士接收可变通处理为止，否那么不予接单，经 事业管理部确认后并上报总裁、通知客户。6. 3.4经初审可行后由销售部填写合同评审表并分发各相关单位会签确认。6. 3. 5销售部回签客户订单/合同，双方加盖公章，合同/订单生效。6. 3. 6销售部将生效合同/订单交存财务部。6. 3.7各销售部依各自工作程序进行，确保交期。6. 3.8对有预付款要求的合同/订单，由财务管理部通知各销售部方可安排计划，无预付款客户，由 销售部报总经理批准后方可安排计戈U。6. 3. 9各销售部按双方约定期限跟催货款。6.4 合同/订单实施依生产管理控制程序执行。6. 5 合同/订单变更评审6. 5.1客户对产品功能、外观、包装等要求有较大变动时，销售部需与客户重新补签变更合同,经合同双方签章确认。6. 5.2销售部将补签变更后生效的合同交存财务部，公司根据合同变更通知单及变更后生 效的合同内容填写生产总计划，制造工厂编制生产分计划并付诸于实施.6. 5.3假设由于公司原因导致无法正常履行合同/订单要求时，一般是交期要求由各销售部与客 户沟通处理，确定新的交期。销售部记录交期并执行。假设客户无法沟通，那么需尽力 满足客户要求。6. 6合同付款6. 6.1本公司收款依据为合同/订单及本公司经客户签收的送货单据。6. 6.2每月26日为公司收款汇总期限，财务管理部汇总当月出货情况并与顾客核对付款资料, 核对应收款。6. 6. 3财务管理部对逾期未交清货款的客户由相关业务人员继续作好催收货款工作。6. 7评审记录客户资料、合同评审记录表、样品通知单、报价单等由销售部负责保存。6.8销售部对客户的基本资料进行统计，统计的工程包括：客户名称、通知方式、主要需要产 品、地址、联络人等，以作为分析客户需求，比照竞争差异，制作本公司竞争优势的依据。§ 7附件7. 1样品需求申请单7.2 评审表7.3 合同变更通知单7.4 客户资料信息表