入伙管理作业规程及细节标准.doc

入伙管理作业规程及细节标准1.0 目的规范业主入伙管理工作，确保业主顺利入伙。2.0 适用范围适用于花园业主入伙的管理工作。3.0 职责3.1 管理处客户服务中心负责人负责组织、协调、安排入伙工作。3.2 行政服务部负责核收入伙相关费用。3.5 工程部负责协助地产公司售后服务部进行收楼验收工作。4.0 名词解释 入伙：是指业主收到书面入住通知，并办理完相应的手续。业主收到入住通知一个月内未办理入住手续的，视为入伙。5.2 入伙准备工作。5.1.1 入伙资料的准备。a) 根据小区的实际情况编写、印制花园前期物业管理服务协议、花园物业使用手册。花园前期物业管理服务协议作为购房合同附件随购房合同同时签字生效。b) 开发商提供以下资料：住宅使用说明书住宅质量保证书花园房屋交接书-房屋质量验收备案表物业工程编号、合同编号、户籍编号房号对照表业主资料c) 印刷以下各类入伙表格、文件：花园交房记录单花园钥匙移交签收表花园业主入伙资料签收表花园空置房物管费用减免申请表花园装修管理规定开发商提供的入户通知书入户确认单花园业主档案登记表房屋平面图及水、电、气、智能化分布图d) 相关物品准备1） 所有钥匙2） 车库遥控器3） 礼品4） 资料袋6） 物业管理相关文件法规7） 智能卡5.1.3 入伙时的环境布置：涉及服务标识区别的按服务标识管理标准作业规程有关规定办理。a) 区内环境：入口处挂横幅，内容有：“加入，营造和谐社区；携手兴鸿业，共创美好家园。”等，插彩旗，营造热烈的气氛；b) 管理处办公环境：摆放鲜花、盆景，给人以隆重、温馨的感受；张贴醒目的“办理入住手续流程图”，办理手续要求做到“一条龙服务”；管理处工作人员着装整洁，精神饱满；办公室内资料摆放整齐有续；5.2 花园业主入伙流程图5.3 发出入伙通知（由开发商实施操作）。5.3.1 业主收到入伙通知后，应当在规定的时间内带齐有关证件和资料到营销部办理领取“入户确认单”，到管理处客户服务中心办理入伙手续。5.4 入伙手续的办理。5.4.1 验证：客户服务中心工作人员请陪同业主的营销人员出示该业主入户确认单，并向业主解说入伙流程。5.4.3 交费：按市物价局有关规定：乙方办理入住手续（入住时间的界定，以开发建设单位入住通知为准）后长期（连续性六个月以上）不入住或不使用的空置物业，乙方应事先向甲方提出书面申请，经批准后，按公共服务费标准的70%交纳空置物业公共服务管理费。如申请装修需缴纳装修管理服务费3.5元/（含装修垃圾清运费）。（注：该条款如有变动，以最新的物价局有关规定为准。）如按空置收费，请业主填写花园空置房物管费用减免申请表一起永久存于业主档案中。一般情况下，入伙费用包括以下项目：a) 管理费：以业主办理交房手续领取钥匙之日起计算管理费。b) 公摊电费：预收50元/月。c) 装修管理费用及对装修管理的介绍5.4.4 验房：1）验房流程地产公司售后服务部、物业管理工作人员各派出一人组成验房小组，与业主一起验房，在验房时发现的房屋质量问题，经地产公司售后服务部人员确认后（如该人员当时验以确认，由该人员及时联系地产公司相关技术人员至现场勘察确认）写在花园交房记录单上，由地产公司售后服务部人员、物业公司人员和业主共同签字确认。2）整改流程 由地产公司售后服务部根据运盛集团售后服务管理暂行规定落实实施。整改过程中物业公司应当做好与业主的联系工作和业主钥匙的借留工作，直至花园交房记录单上的问题整改完毕。 5.4.5 资料发放：客户服务中心工作人员将以下资料发给业主保存并要求业主在花园业主入伙资料交接单上签字。花园前期物业管理服务协议花园物业使用手册住宅使用说明书住宅质量保证书花园交房记录单花园房屋交接书花园装修管理规定5.4.6 发放钥匙：a) 业主收楼无问题或要求在搬入后再行维修的，客户服务中心工作人员应将业主房屋钥匙全部交给业主；b) 业主收楼有问题，客户服务中心工作人员在将钥匙交给业主的同时，应留下一把大门钥匙在管理处以供维修时用；并请业主签署业主托管钥匙登记表，业主钥匙管理的具体办法详见钥匙委托管理作业规程及标准。c) 业主在领取钥匙时，客户服务中心工作人员应要求业主在花园钥匙移交签收表内签名确认。5.5 业主档案管理的具体办法详见业主档案管理标准作业规程。5.6 本规定作为管理处相关人员绩效考评的依据之一。6.0 记录（永久保存）。6.1 花园交房记录单6.2 花园房屋交接书6.3 花园钥匙移交签收表6.4 花园业主入伙资料签收表6.5 花园空置房物管费用减免申请表7.0 相关支持文件7.1 花园装修管理规定7.2 钥匙管理作业规程及标准7.3 业主档案管理作业规程及标准运盛花园业主入伙流程图一、验证。业主凭开发商的入户确认单到交房现场物业管理处办理入伙手续。三、交费。业主根据前期物业管理服务协议缴纳物业管理公共服务费、公摊电费等。四、验房。地产售后服务部、物业公司陪同业主一起验房，共同签署交房验收单五、发放资料。物业公司向业主发放物业使用守则、住宅使用说明书、住宅质量保证书等相关文件资料。六、交钥匙。物业公司向业主发放钥匙，签署房屋交接书。KF/QEW01-03-R01花园交房记录单 组团 幢 号 日期：业主姓名：联系电话：物业公司验收：验收人：年 月 日业主验收：业主签字：年 月 日业主验收签字工作人员签字KF/QEW01-03-R02花园房屋交接书甲方：运盛（南京）房地产开发有限公司 乙方：物业管理公司：南京兴鸿业物业管理有限公司花园管理处 房屋座落： 江宁开发区将军大道2号花园2组团 幢 号钥匙：主户门 把、分户门 把、车库门 把其它 把，合计 把智能IP卡： 张交接日期： 经甲乙双方共同验收，甲方将该房屋正式交于乙方。从而完成商品房买卖契约履行手续。因该房屋在正常保修期内，所出现的一切问题甲方将继续履行维保工作。甲方签署：乙方签署：物业公司签署：KF/QWE01-03-R03花园钥匙移交签收表兹有业主 系 幢 号，现收到物业管理公司移交钥匙一套：总门钥匙： 应移交 把，实际移交 把；分户门钥匙： 应移交 把，实际移交 把；门垛箱钥匙： 应移交 把，实际移交 把；阳台门钥匙： 应移交 把，实际移交 把。磁卡： 应移交 张，实际移交 张；车库门钥匙： 应移交 把，实际移交 把；车库门遥控器：应移交 个，实际移交 个；车库门使用说明书：应移交 本，实际移交 本；车库门质量担保书：应移交 本，实际移交 本。物业管理公司签署 业主签署移交人： 接收人： 日 期： 日 期： KF/QEW01-03-R04花园业主入伙资料签收表序号资料目录份数备注1前期物业管理服务协议12花园物业使用守则13住宅使用说明书14住宅质量保证书15花园房屋交接书16装修管理规定（复印件）1当面交代7花园交房记录单（复印件）18江宁区房屋装修申报程序1当面交代合计移交人： 签收人： 年 月 日KF/QEW01-03-R05花园空置房物管费用减免申请表南京兴鸿业物业管理有限公司花园管理处：现有 组团 幢 号业主 自 年 月 日办理了入住手续，现申请自 年 月 日至 年 月 日空置，根据南京市物业管理收费管理办法物业服务协议，特申请减免空置期间的物业管理费，按合同建筑面积 平方计算，需交纳物业管理公共服务费 元人民币，根据上述原则，实际需缴上述时间物业管理公共服务费 元人民币。 申请人 年 月 日