访客接待管理规定(5页).doc

-访客接待管理规定-第 5 页访客接待管理规定1 目的 为了加强公司的安全管理，规范访客接待的管理，保护公司及员工的生命及财产安全，确保公司办公的顺利进行，制定此项规定。2 适用范围适用公司访客接待人员。3 内容3.1 来访人员的分类：3.1.1公司领导来访人员：3.1.1.1政府机关、上级主管、重要客户、专家等；3.1.1.2普通来访人员；3.1.2一般来访人员：如一般业务往来客户、面试人员等；3.1.3 特殊来访人员：如快递员、推销员等。3.1.4 所有来访车辆应先在公司门卫处进行简要登记，方可进入。来访人员进入公司时，门卫询问去向后，电话通知前台接待人员，由前台人员确定访客类别并进行登记。3.2 来访客人接待流程：3.2.1接待政府机关、上级领导、重要客户和专家，无需登记，电话通知领导后，引导客人前往公司领导办公室；接待拜访公司领导的普通访客，前台接待人员应先礼貌请客人在前台处稍等，然后电话告知受访领导，待领导确认后，请来访客人出示身份证，将信息录入“访客接待系统”，并制作临时门禁卡，然后引导客人前往公司领导办公室。如公司领导出差或不在公司，前台接待人员应礼貌告知来访客人，未经公司领导批准，不得擅自将来访客人引导至办公区域。对于以上重要客人可通过受访领导电话预通知前台接待人员，做好相应的接待准备3.2.2接待一般性来访客人，前台接待人员应先询问拜访哪个部门的哪位员工，然后电话通知受访者，如需客人进入办公区域，先请来访客人出示身份证件，将信息录入“访客接待系统”，制作临时门禁卡，告知拜访员工所在楼层，由客人自行前往。拜访结束，待客人离开时，将门禁卡归还至前台接待处，并取走身份证件。 若来访客人为公司的面试人员，前台接待人员应先进行身份登记，然后通知人力资源部，由人力资源部员工到公司前台引领面试人员进入。3.2.3 特殊来访客人（如快递员、推销员等），对于送件的快递人员，应在园区门卫处电话通知收件人，由收件人到门卫处签收；若收件人外出不在公司，则应请收件人委托其他人员取件，园区门卫不负责签收。对推销等相关人员，前台人员先了解推销的产品与哪个设计专业相关，对相关专业产品，电话联系专业室主任，确定是否接待。对其他无关推销人员，应做好解释工作，婉拒并劝说其离开，对劝说无效，仍坚持进入公司的，应及时通知保安出面协助处理。4 职责及权限4.1 门卫职责及权限4.1.1门卫应认真、负责，礼貌对待来访人员的问题咨询。4.1.2做好车辆疏通和人员进出工作，维护入口交通秩序，保证车辆及行人出入安全。4.1.3认真做好入园车辆登记，填写登记表，以及明显货物的检查。4.1.4对持有通行证的公司车辆、员工车辆无需登记，直接放行。4.1.5 对送快递人员，门卫应请其自行联系收件人，由收件人到门口处收件，门卫不负责签收。4.1.6 对送公司报刊杂志、挂号信的邮局人员，门卫可放行，由前台接待人员签收发放。4.2 前台接待人员的职责及权限4.2.1 前台接待人员言行举止应礼貌大方，不得做出有损公司形象的行为。当来访客人有疑问时，应耐心礼貌的回答。4.2.2 前台接待人员应严格核查来访者身份，要求来访客人出示身份证件，并登记在“访客接待系统”，然后制作临时门禁卡；待客人离开时，用门禁卡换回身份证件。4.2.3对着装怪异、拒绝登记的一般性来访客人，前台接待人员有权禁止其进入公司。4.2.4前台接待人员应保持公司前台的整齐有序，不允许公司员工的物品等寄存于前台。4.3 公司员工的职责及权限4.3.1公司员工必须在规定区域接待来访客人，不得随意带领客人参观公司的任何部门。4.3.2公司员工在接待来访客人时，必须要求客人遵守公司的规章制度，不得大声喧哗、嬉戏打闹，影响公司员工的工作。4.3.3公司员工接收快递包裹时，应到园区门卫处取件；严禁将个人物品寄存于前台，前台接待人员有权拒绝保存。