办公用品管理办法加表格模板.doc

.办公用品管理办法（试行）第一章 总 则第一条 目的为加强河北大唐鼎旺实业集团有限公司（以下简称集团）办公用品、用具、设备、设施的管理，规范流程，节约成本，特制订本办法。第二条 适用范围本办法适用于集团办公用品的管理。涉及办公用品的申请、采购、入库、保管、发放、使用、维修、报废、盘存、交接程序等。第三条 管理原则一、集中管理原则；二、程序化原则；三、权责分明原则。第二章 办公用品的管理第四条 管理部门一、行政事务部是集团办公用品的管理部门；二、所有使用部门各自负责本部门办公用品的日常管理。第五条 管理人员一、行政事务部负责集团办公用品管理的专员为办公用品管理员（以下简称管理员），具体负责集团董事会办公室、各中心（以下简称各部门）办公用品的盘存、支领、询价、采购、验收、入库、保管、发放、维修、报废、移交等工作；二、各使用部门必须设置办公用品专管人员（以下简称专管员），负责本部门办公用品的预算、申请、支领、保管、使用、核查、维修申请、报废申请、月度消耗汇总等工作，积极配合行政事务部做好办公用品管理的工作；三、员工在使用办公用品的同时也负有保管、节约的责任；四、总裁、分管副总裁、行政管理中心主任及行政事务部经理负责对各部门办公用品的配置审批和报废审批。第六条 办公用品分类办公用品按其使用性质分为办公耗材、办公用具、办公设备、办公家具四种。（附件1）第七条 管理流程一、盘存（一）盘存时间，管理员于每月五日至十日对集团库存办公用品进行月度盘存，并填写办公用品月度盘存表（附件2）；（二）盘存意义 1. 为做出较为精确的采购提供库存依据；2. 以此减少在保证正常使用条件下的库存数量，降低资金占用。（三）盘存要求检查办公用品的库存情况，必须做到准确无误。（四）盘存人员组成由两人以上（管理员及由行政事务部指定的盘存人员）人员共同完成盘存并签字；（五）盘存责任库存数量出现亏空的时，由管理员负责亏空物品的赔偿。二、申请（一）申请原则各部门办公用品专管员要严格依据本部门办公用品使用现状做及本月预算做出申请；（二）申请时间各部门自每月十五日起三个工作日内向行政事务部提交本部门下月度欲支领物品的申请。逾期未申报的部门行政事务部将视为其无办公用品需求；（三）申请操作申请要正确填写办公用品（办公耗材、办公用具）申请单（附件3）、办公用品（办公设备、办公家具）申请单（附件4）（以下简称申请单）；（四）申请责任使用部门必须参照本部门办公用品上一月度实际使用及支领情况，认真填报本月度申请。对不负责任地扩大申请数量，造成库存积压的予以处罚。实际支领低于申请80的（按金额核算），按积压物品金额的30对使用部门予以处罚。（支领要按本办法“支领原则”规定执行）三、审批（一）审批各部门将申请单递交行政事务部，行政事务部在两个工作日内复核汇总后，编制办公用品采购计划单（附件5），报具有审批权限的负责人审批（审批人是办公管理费用控制的负责人；其签署的批准意见对办公费用控制构成相应领导责任）；（二）审批权限根据不同的职级划分办公用品的审批权限，并逐级审批。1. 行政事务部经理负责2000元以下办公用品采购计划的审批；2. 行政管理中心主任负责2001元-5000元办公用品采购计划的审批；3. 集团主管副总裁负责5001元10000元办公用品采购计划的审批；4. 集团总裁负责10001元以上办公用品采购计划的审批。（三）审批时限行政事务部负责在两个工作日内催办上述审批人的审批工作。四、询价对办公用品每月进行一次以上的价格、质量比较，保证对三家以上供应商进行对比。五、采购（一） 采购原则1. 在询价的基础上，以“质优价低”为采购原则；2. 以能开具正式发票的供应商为最佳选择；3. 采购人员与保管人员不能由同一人担任；4. 采购前要注意保持合理库存；5. 严禁弄虚作假、营私舞弊。（二）采购管理1. 采购档案管理员必须做好供应商建档工作，编制常用办公用品的价格表；2. 采购比价把握办公用品的价格行情，做好供应商的比较、甄选工作，尽最大可能降低办公用品的采购价格。（三）采购时限行政事务部根据已审批的办公用品采购计划单支款后，在三个工作日内完成采购。（四）其它规定1. 临时急需的办公用品，且库存暂无存备的，由需求部门负责人提出申请后，经有审批权限的领导批准后方可购置。2. 大宗办公用品或贵重办公用品的采购时间视具体情况而定，根据集团相关领导指示执行，且应有两人以上进行采购。六、入库办公用品采购完成后，由行政事务部办公用品管理员验收、入库填写办公用品入库单（附件6），并建立办公用品台账（附件7）。七、保管（一）备用办公用品由行政事务部在固定存放区域统一存放；（二） 因管理员个人工作失误而造成办公用品重大异常损坏或缺失的，由管理员照价赔偿。八、支领（一）支领时间各部门于每月5日左右（具体时间以根据行政事务部通知为准）持审批后的申请单进行物品支领；（二）支领人由各部门办公用品专管员担任，由其负责本部门物品的统一支领；（三）支领原则1. 以实际消耗为依据，部分办公用品采用 “以旧换新”原则，“以旧换新”的物品详见“附件1”中标注“”的物品。2. 行政事务部办公用品管理员严格执行“以旧换新”，有权拒绝任何部门及个人无依据支领。（四） 支领登记支领人需在办公用品支领单（附件8）及办公用品台账上登记、签字。行政事务部做好支出记录。（五）新员工办公用品的支领入职新员工在本部门办公用品专管员带领下，持人力资源中心的“河北大唐鼎旺实业集团有限公司员工入职登记表”至行政管事务部领取办公用品。标准为：每人配发中性笔一支、文件栏一个、笔记本一本及文件夹一个（特殊岗位除外）。九、使用（一）使用责任1. 各部门办公用品的使用人是办公用品保管及使用的直接责任人，应做到“用心保管，合理使用，杜绝浪费”。2. 各使用部门办公用品专管员是本部门所有办公用品的总责任人，对本部门办公用品的安全完整、正确使用、合理消耗、维护等负责。3. 各使用部门负责人是本部门办公用品费用控制的责任人，对本部门办公用品预算、消耗负责。（二）使用原则耐用办公用品，一般情况不再增补，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。十、维修1维修申报办公用品出现故障及需要维修时，由使用部门的办公用品专管员告知行政事务部，并填写办公用品维修单（附件9），行政事务部根据该办公用品的故障情况联系供应商或外部维修机构进行维修。2责任若发现办公用品故障为个人操作失误、非正常使用造成的，行政事务部将根据具体情况追究使用人或责任人责任。十一、报废（一）对无法维修的办公用品实行报废处理时，需经行政事务部确认，由该使用人填写办公用品报废申请单（附件10），经过审批达到报废条件方可报废。报废须满足以下条件：1. 已经维修但无法修好的；2. 不存在维修条件的；3. 没有维修价值的（重新购买划算于维修）。（二）报废审批权限1. 报废品原购买价格未超过2000元的，报行政事务部经理审批；2. 报废品原购买价格2001元-5000元的，报行政管理中心主任审批；3. 报废品原购买价格5001元-10000元的，报集团管理副总裁审批；4. 报废品原购买价格超过10001元的，报集团总裁审批。（三）办公用品在得到报废批准后由行政事务部进行回收、出售处理。（四）办公用品在完成报废程序后，应从办公用品台帐上核销，并附办公用品报废申请单。十二、调配行政事务部针对办公用品使用部门要求，根据办公用品现状作出调配使用的决定，并填写办公用品调配单。（附件11）十三、遗失1.如办公物品出现人为遗失，由使用人员按购买原值进行赔偿；无具体使用人的由其部门共同承担；2.如出现被盗、抢等情况，导致贵重办公用品或集团机密文件被盗，遗失部门应积极配合警察侦破案件，如能追回遗失物品和遗失文件，则对相关人员处以警告处分，同时被警告人应加强防盗、防劫观念，积极改进防盗、劫措施；如遗失物品及文件不能追回，则由其部门及负责人对该事件负责。并填写办公用品遗失单（附件12），进行遗失确认工作；3.如出现内盗情况，一经查出，直接报送公安机关，承担相应法律责任。十四、移交1.员工离职或异动调岗前要交回所使用的办公用品，由行政事务部确认；2.移交人需列明交接清单，接收人在行政事务部专人的监督下清点、交接。遇有毁损，移交人要书面标明，并按购买价格进行赔偿；3.移交人在移交物品清单核实后填写办公用品交接单（附件13），存档备查。十五、汇总行政事务部及使用部门要进行办公用品的“月度汇总”、 “年度汇总”。使用部门与行政事务部做出“月度汇总”后，进行共同确认。（一）使用部门1.月度汇总，使用部门的办公用品专管员在填报下一月度申请单前，须将本部门本月实际支领物品进行汇总，填写办公用品申请、支领对比月度汇总表（附件14）后，与下一月度的申请单一并报行政事务部（填报日期以申请单日期为准）。目的：（1）加强本部门办公用品的使用管理，节约使用、降低消耗；（2）为尽可能准确地填报下一个月度申请单提供参考。2.年度汇总，每年元月4日起五个工作日内，使用部门按照上一年度每月的办公用品申请、支领对比月度汇总表及申请单，对上一年度办公用品的实际支领及申请数量汇总，并填写办公用品申请、支领对比年度汇总表（附件15），报行政事务部。（二）行政事务部1.月度汇总行政事务部办公用品管理员对各部门的办公用品实际支领、消耗进行月度汇总。目的：（1）对消耗较大、支领较多部门进行核查，是否存在不合理使用及浪费现象；（2）核查各部门申请物品数量与实际消耗（支领）数量的差距，以减少库存时间、降低库存数量及资金占用。用途：作为确认各使用部门“申请责任”的依据。（三）年度汇总每年元月11日起5个工作日内，行政事务部按照各使用部门填报的“年度汇总单”，对当年办公用品的实际支领及申请数量进行年度汇总，报行政管理中心主任。使用部门与行政事务部做出办公用品申请、支领对比年度汇总表后，进行共同确认。第三章 附 则第八条 本办法由行政管理中心行政事务部负责解释。第九条 本办法自颁布之日起执行，集团原有文件与本办法冲突之处，均按本办法执行。附件1.集团办公用品表附件2.办公用品月度盘存表附件3.办公用品（办公耗材、办公用具）申请单附件4.办公用品（办公设备、办公家具）申请单附件5.办公用品采购计划单附件6.办公用品入库单附件7.办公用品台账附件8.办公用品支领单附件9.办公用品维修单附表10.办公用品报废申请单附件11.办公用品调配单附表12.办公用品遗失单附件13.办公用品交接单附件14.办公用品申请、支领对比月度汇总表附件15.办公用品申请、支领对比年度汇总表附件1.集团办公用品表集团办公用品表序号名称规格单位备注办公家具1老板台张2玻璃桌张3办公桌张4椅子把5沙发张6茶几张7文件柜个/组8档案柜个/组9小木柜个/组办公设备10保险柜个11复印机台12传真机台13扫描仪台14电话部15电脑部16碎纸机台17饮水机台18空调台19自动装订机台20打印机台21照相机台22录像机台办公用具23订书器个24笔筒个25计算器个26剪刀把27工具刀把28U盘个办公耗材29文件夹个30资料夹个31塑料档案袋个32牛皮档案袋个33塑料档案盒个34资料架个35拉杆夹个36牛皮纸档案盒个37中性笔支38记号笔支39白板笔支40中性笔芯支41大号笔支42油笔支43铅笔支44大夹子个45大燕尾夹个46小燕尾夹个47复写纸盒48胶水管49胶带座个50大胶带卷51小胶带卷52垃圾篓个53曲别针盒54订书钉盒55转笔刀个56橡皮筋把57百事贴个58标签纸本59笔记本本60记事本本61原子印油个62印台个63墨水瓶64插座个65纸巾盒66烟灰缸个67电池节68纸杯托个69纸杯个/包70彩色A4纸包/箱71A3纸包/箱72A4纸包/箱73B5纸包/箱说明备注中标注有“”标志的物品支领时需“以旧换新”。但下列情况除外：1.初次领用；2.直接消耗，如档案袋用于对外递送资料。附件2.办公用品月度盘存表办公用品月度盘存表项目编号盘存日期盘点物资物品名称规格型号数量单位备注（采购建议）1234567891011121314 盘存人员： 管理员： 附件3.办公用品（办公耗材、办公用具）申请表办公用品（办公耗材、办公用具）申请单项目编号申请日期申请部门申请月度申请内容申请明细规格型号数量指导单价价格（元）1234567891011121314151617部门申请部门行政事务部专管员部门经理中心主任管理员经理附件4.办公用品（办公设备、办公家具）申请表办公用品（办公设备、办公家具）申请单项目编号申请日期申请部门申请月度申请内容申请明细申请原由规格型号数量指导单价价格（元）123456789备注部门申请部门行政事务部专管员部门经理中心主任管理员经理审批行政中心主任主管副总裁 .页脚. 附件5.办公用品采购计划单办公用品采购计划单项目编号： 时间： 年 月 日 序号名称规格型号单位单价数量金额（元）申请前库存结余备注123456合计行政事务部管理员行政事务部经理行政管理中心主任财务管理中心主任集团领导审批财务管理中心出纳附件6.办公用品入库单办公用品入库单项目编号： 入库日期： 年 月 日序号名称物品编号规格型号数量单位单价金额（元）备注123456采购人员： 管理员： 主管领导: 附件7.办公用品台账办公用品台账项目编号： 时间： 年 月 日序号登记日期摘要单位单价（元）入库数量出库数量剩余数量经手人123456 管理员： 附件8.办公用品支领单办公用品支领单项目编号： 时间： 年 月 日支领部门支领月度序号物品名称规格型号支领数量备注123456789支领部门行政事务部专管员经理管理员经理附件9.办公用品维修单办公用品维修单项目编号： 时间： 年 月 日物品编号申请部门申请人维修物品数量维修内容损坏原因维修时间是否曾经维修备注 填表人： 附表10.办公用品报废申请单办公用品报废申请单项目编号： 时间： 年 月 日申请部门申请时间物品名称物品编码配置时间购买原值情况说明使用部门专管员部门经理中心主任管理部门行政管理中心管理员行政事务部经理行政管理中心主任审批（具有审批权限）集团领导附件11.办公用品调配单办公用品调配单物品名称物品编号规格型号物品现状 原使用部门原使用人申请使用部门现使用人原使用部门申请使用部门使用人负责人现使用人负责人行政事务部行政管理中心管理员意见经理意见主任意见项目编号： 时间： 年 月 日附表12.办公用品遗失单办公用品遗失单项目编号： 时间： 年 月 日物品编码部门名称单位数量使用人使用时间遗失原因使用部门：行政事务部行政管理中心使用人专管员负责人管理员经理主任 填表人： 附件13.办公用品交接单办公用品交接单项目编号： 时间： 年 月 日姓名职务部门交接日期交接相关信息序号物品名称型号数量状态备注交接情况总说明123456本人确认及同意上述登记内容，移交手续办理完毕，特此确认。 移交人签字：附件14.办公用品申请、支领对比月度汇总表办公用品申请、支领对比月度汇总表 使用部门： 月度： 办公家具实际支领办公耗材实际支领办公耗材实际支领办公家具实际支领申请金额申请金额申请金额申请金额百分比1百分比2百分比3百分比4综合百分比结论集团领导使用部门确认行政事务部确认行政管理中心确认 专管员经理主任管理员经理主任说明1. 表中“实际支领”及“申请金额”以“元”为单位核算；2. 百分比实际支领÷申请金额，综合百分比（百分比1百分比2百分比3百分比4）÷43. “结论”是按照办法、依据此汇总表做出的处罚决定；4. “集团领导”是对“结论”处罚的批示。附件15.办公用品申请、支领对比年度汇总表办公用品申请、支领对比年度汇总表 使用部门： 年度： 办公家具年度实际支领合计办公耗材年度实际支领合计办公耗材年度实际支领合计办公家具年度实际支领合计年度申请金额合计年度申请金额合计年度申请金额合计年度申请金额合计百分比1百分比2百分比3百分比4结论使用部门确认行政管理中心确认专管员经理主任管理员经理主任说明1.表中“实际支领”及“申请金额”以“元”为单位核算；2.百分比实际支领÷申请金额，综合百分比（百分比1百分比2百分比3百分比4）÷4。