供应商管理程序.doc

供应商管理程序颁发部门采购部文件名称制订日期2020/04/01文件编号SFKS-PD-12供应商管理程序修订日期2021/06/30版次A/2页数共12页供应商管理程序拟定人/日期：审核人/日期： 批准人/日期： 部门生产部设备部品控部行政部仓储部采购部物流部设计研发部销售部财务部负责人签名会签部门：1.目的为加强对供应商的有效管理，不断提高供应商的整体水平及社会责任的表现和承诺，确保提供的原辅料及包材符合我司的要求,以确保产品品质和安全性。2.适用范围所有提供原料及包装材料(包括内包材和外包材)的供应商都适用。3.职责3.1研发3.1.1负责原料及包装材料供应商的初步筛选3.1.2负责供应商基本资料信息的索取3.1.3负责样品的索取和确认3.2品控3.2.1对研发初步确认的原料、包材进行合法性确认，风险评估及划分供应商风险等级3.2.2对合格供应商进行有效的管理，按供应商等级进行分类管理3.2.3负责对供应商进行现场审核，并对供应商提供原物料的质量及售后服务考核指标考核；3.3采购3.3.1协助配合研发供应商资料信息、样品的索取3.3.2配合品控对供应商进行审核、管理；供应商资质文件的归档3.3.3根据合格供应商名单进行采购3.3.4配合品控处理供应商投诉3.3.5负责供应商联系，跟进供应商改进，通报绩效考核结果，并依据考核结果执行供应商绩效管理。4.程序4.1 新原料及供应商的开发4.1.1 新原料及供应商的初选4.1.2样品确认前，先必须对供应商进行合法性、符合社会责任的要求评估,才能样品试制。4.1.3索取样品进行研制，研制成功后，将供应商的合法性资料传递给品控。 在新原料正式启用前,必须收集如下资料A.国内生产型供应商需提供以下资料：1、营业执照复印件、生产许可证复印件2、与产品对应的国家标准、行业标准或经质监局备案过的企业标准3、供应商评估自填问卷4. 产品规格书 5. 添加剂成分调查表（包括原辅料、内包材）6. 产品的全项目型式检测报告（有效期内）B.国内贸易型供应商需提供以下资料:1、经营许可证, 营业执照复印件2、所代理的生产商的营业执照复印件、生产许可证复印件（产品必须在允许生产的范围内）（非必需）3、所代理产品对应的国家标准、行业标准或经质监局备案过的企业标准4、供应商评估自填问卷5、产品规格书 6、添加剂成分调查表（包括原辅料、内包材）7、 产品的全项目型式检测报告（有效期内）C.国外供应商需提供以下资料：1、产品完整的添加剂信息和配料表2、产品的卫生证书D.初级农产品供应商需提供以下资料：1、营业执照2、出口备案证书（如需）3、转基因认证或声明（如需）4、农残/兽残第三方报告（如需）4.1.4品控收到采购部提交原辅料及其供应商的相关信息资料符合要求后并在资料上面签字，由研发对原料的功能性指标提出建议，品控制定原料验收标准，经研发认可及品控批准后，提供给供应商确认（此标准包含担保书），并加盖公章。4.1.5品控及采购根据收集的信息对该新原料或包装材料进行风险评估，重点评估供应商的合法性、原料和食品的安全性、供应商过敏原识别和控制方法、不合格原料和包材及不合格产品控理程序、供应商预防性维修程序、供应商追溯/退货程序等方面，该评估及分类应不断更新，并至少每年核准一次。4.1.6 原辅料风险特性评估以食品安全、原料特性、对品牌的重要性和关键性、供应链影响程度和加工复杂性多方面进行风险评估，以风险等级（A、B、C）进行划分（见表1、表2）。原料代码原料名称风险特性风险描述判定分值综合得分风险等级（A,B,C）食品安全原料特性对品牌的重要性和关键性供应链影响程度加工复杂性表1.原料风险特性评估细则食品安全1，行业食品安全管控水平2，是否曾经发生过食品安全事故3，原料检测发现有不合格的情况4，媒体关注程度5行业内食品安全管控存在风险，2年内发生过食品安全事故，多次发生检测不合格情况，媒体关注度高4/3之前2-5年曾经有过食品安全事故及检测不合格情况，但2年内未发生，媒体关注度不高2/15年内未发生或被报道有食品安全及检测不合格情况原料特性 1，原料/产品存在潜在的危害性风险（易导致微生物的生长和病原体的生长，可能导致食源性疾病） 2，因为交叉污染而可能导致的任何伤害 3，是否与食品直接接触5 易腐烂的即食产品，易引起微生物滋生(如鲜切农产品或未切割的农产品) 4 冰鲜禽肉、蛋或其他肉类,高潜在性交叉污染风险；食用前必须煮熟 ；内包装材料3 冷冻产品，食用前需要加热（蔬菜，主菜，肉，禽肉、鱼，预熟化禽肉类或肉类，面饼） 2 含防腐剂或通过调节pH值来抑制微生物生长的即食性冷藏/冷冻产品（如调味汁/调味酱/土豆沙拉/甜点/面包/皮蛋/咸蛋） 1 常温长保品项,无潜在危险的商业无菌品项(干混料/罐头/调味品/油/面粉/香料/冻干汤块/腊肉/干燥蔬菜/面包糠/豆浆粉/奶粉) ；外包装箱品牌关键性 1，核心产品所需的原料2，这种原料如果断货将引起生产停止3，一旦发生供应危机，替代货源是否能及时启用 5 核心产品必需的原料，如：水产品原料等4 定制品类原料、辅料3 定制品类包装材料2 /1 通路产品原料、辅料、包装材料财务风险 1，该产品/原料对于销售和利润的贡献程度 2，原料占产品的成本，总支出的百分比 5 单一供应商资源 4 >50% 份额；具备第二供应商资源3 >20% / <50% 份额2 >10% / <20% 份额1 <10% 份额加工复杂性 1， 加工复杂，较难保持KPI一致性 2， 当生产过程发生轻微偏差时，产品质量很容易发生波动（不符合标准） 3， 这种生产过程的偏差将导致产品不可以接受，无法销售 5 产品高复杂性，工艺步骤多，复杂的农产品加工（腌制切割鸡，深加工肉类、禽肉）4 复杂的农产品加工（即食加工产品，切割的即食产品。如蛋糕，生菜丝，FD汤块）3 中等复杂（煎炸油，奶酪，包装调味品，液体调味料，酱料，冷冻蛋液，果蔬浓缩液，乳制品，熱厨产品） 2 热加工蔬菜，面粉，干混料，烘培产品，玉米饼，冷冻蔬菜，土豆泥，固体饮料 1 简单工艺（完整的农产品，裹面盐，面条，意大利面，米，甜味剂，糖浆） （表2）等级评分规则风险等级得分/说明A 16，食品安全/原料特性/品牌关键性得分为“5”B 10 15C 5 - 94.1.7 供应商管控特性评估以合法性评估、食品安全管理、来源三方面作为风险评估的条件，以得分的形式体现（见表2）。（表2）1合法性评估营业执照、生产许可、供应商保证可以正常/合法经营的法规和行政许可前提条件判断标准：若不符合合法性评估的直接判定不可使用，停止后续操作2食品安全管理HACCP10分识别在同一生产线和/或设施上处理的过敏原8分食品掺假和食品防护方案评审8分食品安全文化8分有预防性维修程序8分有效的追溯系统8分异物减少方案8分清晰的供应商8分对不合格品处理管控8分食品供应商/第三方食品安全审核报告8分2来源来源于百胜系统内的供应商18分判断标准：满足其中一个条件即可得18分来自出口型企业（CIQ监管）来自信誉度比较高的或者知名的企业4.1.8供应商风险等级的评估结合原辅料风险特性评估结果和供应商管控特性评估结果，综合评定供应商风险等级（见表3）。（表3）供应商管控特性评估60-70分71-85分85分以上原辅料风险特性A 高高高B 高中低C 中低低4.1.9根据原辅料风险特性的评估及其供应商管控特性评估的结果，对高、中风险原辅料供应商和内包材供应商进行现场审核。对于客户系统内的供应商可不作现场审核，但需索要该供应商的审核报告分数页即可。若无法提供的，仍需按风险评估结果安排现场审核。若为国外供应商，不进行现场审核，但需索要并存档供应商有效期内的GFSI认证证书。若无法提供GFSI认证证书的也无法进行现场审核的供应商不列入合格供方名录。如原辅料经由贸易商或中间商采购，仍需对原辅料的生产商按照原辅料风险特性要求进行风险评估。4.1.10现场审核按供应商稽核表的标准，现场审核必须由具有3年以上质量管理经验的人员执行，审核重点包括虫鼠害控制、HACCP、清洁卫生、操作和设备、良好操作规范、产品保护、产品退货（追溯）和食品保护，审核报告包含审核员、供应商的签字和审核日期并保存原件，完成审核后,品控审核人员将审核分数以及在审核中发现的不符合项以规定格式的书面形式通知供应商。供应商在接到通知起45日内给出整改报告。4.1.11中、高风险的供应商和内包材供应商进行现场审核时，以打分形式体现，65分以上审核通过（100分制），并要求供应商在规定时限内完成整改。4.1.12对于低风险供应商如提供的原物料发生过政府部门不良质量信息通报或造成社会影响较大的食品安全事故（例如主动或被动召回），应考虑对其进行现场审核。4.2.合格供应商判定4.2.1根据原料和包材及其供应商风险评估结果，低风险供应商直接列为合格供应商名录； 4.2.2根据原料和包材及其供应商风险评估结果和现场审核结果，现场审核分数达到65分即为合格供应商。如不达标，可给予期限内（3-6个月）进行整改后重新审核。整改无法完成的，不可作为合格供应商； 4.2.3 合格供方名录定期更新，经品控审核，厂长核准。4.3 供应商分类管理4.3.1 供应商分类分类定义A类高食品安全风险类B类中食品安全风险类C类低食品安全风险类4.3.2 分类管理办法供应分类绩效考核现场审核证照质量担保书型式报告验收标准更新产品执行标更新A类每年每年每年每3年每年每3年每3年B类每年视要每年每3年每年每3年每3年C类每年不需每年每3年每年每3年每3年注：以上更新要求，若供应商所有权变更时，需相应更新。供应商分类合法性绩效考核（分）现场审核（分）证照型式检验报告其它要求（法规）AYYY60分60分BYYY60分若评估，60CYYY60分-4.3.3 合格供应商判定标准证照：包括营业执照、卫生许可证（适用时）、生产许可证、检验检疫合格证（适用时）等。4.3.4现场审核4.3.4.1对象：针对YUM供应商依据百胜审核标准，针对我公司供应商依据斯芬克斯审核表进行即可。4.3.4.2审核员资质要求a) 至少3年工厂质量管理经验，接受过内审员培训，熟悉STAR条款者更佳；b) 独立于采购主管部门，最好为品控部人员，可以为集团内其他工厂品控人员；c) 聘请专业审核机构进行；4.3.4.3审核流程a) 采购部每年1月，制定当年的“供应商年度审核计划”，由品控主管确认，厂长批准。b) 审核人员依据审核计划，由采购部联络供应商，确定审核具体时间。c) 审核人员针对YUM供应商依据现场审核报告之要求，结合该供应商以往产品质量表现、质量投诉、审核发现项、更正行动计划，制定审核检查表；依据常规供应商制定审核表。d) 实施现场审核后，需向供应商管理层报告审核发现的问题，并于二周内整理审核报告，提交公司管理层及供应商。若由第三方审核机构进行现场，也需提供审核报告。e) 现场审核质量底线为60分。若供应商的现场审核分数低于质量底线，则需由采购部跟进供应商实施整改，半年内需进行第二次现场审核。若第二次现场审核分数仍低于质量底线，将被取消供应商资格。f) 供应商接到审核报告后，需针对不符合项进行原因分析及制定改善措施，1个月内书面回复，并在制定完成期限前回复品控部整改完成证据。g) 品控部依据供应商日常质量表现及第二年的现场审核结果，评价供应商的改进情况。h) 若供应商已经获得了GFSI认可的标准包括BRC、IFS、SQF2000、FSSC22000，并能提供证书，则可以免除现场审核。4.3.5 供应商绩效考核4.3.5.1绩效考核周期 1月1日至12月31日，每月统计，每年总评分。4.3.5.2 绩效考核项目与权重a) 进货验收合格率（25%），统计进货批合格率，评价供应商供货质量和稳定性，由品控部考核。进货验收合格率得分=（进货总批数-不合格批数）/进货总批数10025%。b) 质量投诉（25%），由品控部考核。 质量投诉由配料室及生产部在使用过程中发现后提出，经品控部确认后发“不合格原物料通知单”，投诉必须有留样或照片。如由于供应商未及时取回样品，或未及时配合前往处理留样，则视为默认。 原材料、包装材料按照以下质量投诉分类（包含但不仅限于以下分类），A级1件计为3件，B级1件计为2件，C级1件计为1件。分级折算件缺陷分类详细描述A级（针对原料或食品直接接触类包材）3虫鼠异物蚊、蝇、蟑螂、其他虫类、鼠、鼠粪金属类异物金属、钉子、螺丝非金属类安全性异物玻璃、有机玻璃、硬塑料、石子、木刺、竹签微生物风险腐败、变质、微生物超限值、有温度要求的原料未按要求运输化学污染包装异味、化学试剂、油墨溶剂、机油油污、农残、添加剂超标不符合法律法规（仅针对原料）无生产日期、无保质期、无COA、无进口检验检疫证明B级2非安全性异物头发、塑料、线绳、创可贴、纱布、胶带、纸屑产品指标不符合国标或双方约定，包含包材尺寸错误、包材粘连重量短斤缺两包装、版面图案或文字错版、色差、套色不准、开裂不符合法律法规（仅针对包材）无生产日期、无保质期、无COA C级1外包装破损（不影响食品安全）运输及储存条件不符合约定 不同投诉问题发生在同批中，需以问题项累加。 不同问题发生在同一包（箱）以严重的计，不累加。质量投诉考核得分=（100-投诉总件数（加权后）25%c) 到货及时性（10%），保证及时供货，以保障生产的正常运营，由仓库考核。 到货及时指的是供应商按采购订单要求时间内到货的订单，反之则供应商未及时到货。 到货及时性考核得分，总计10分。若未及时到货,但供应商进行及时补救措施，如未造成生产供货影响的，则1次扣2分；如造成生产供货影响的，则1次扣5分，扣完为止。 原料仓库统计供应商的到货及时情况，如未及时到货，则仓库主管通知采购要求供应商书面回复原因及纠正措施。d) 车辆检查合格率（10%），评价供应商原材料到货车辆符合标准要求，由仓库考核。车辆检查考核得分=（车辆检查总次数-不合格次数）/车辆检查总次数10010%e) 更正行动（10%），由品控部考核。 每次品控所开具的供应商品质异常纠偏报告均需在7天内回复意见及原因分析与改善措施。 若未及时回复（7天内）或未回复，则1次扣2分，总计20分，扣完为止。f) 供方与本公司的配合程度（10%），由采购部考核。g) 价格优惠程度（10%）h) 年度附加考评（5%）如供应商有进行年度审核时，根据年度审核成绩，进行附加得分，计入总得分年度审核成绩附加得分95+5分70-94+0分60-69-5分如年度考核得分小于60分，则供应商绩效考评得分直接计为零分，取消合格供应商资格。4.3.5.3供应商绩效评分与处理措施a) 供应商绩效考核成绩为来料质量、质量投诉、到货及时性、车辆检查、纠正行动、文件更新、年度附加考评（适用时）得分之合计，每月由采购统计，每年由采购部统计成绩，填写于“供应商年度绩效考核表”，会签仓库和品控，呈报厂长审核。b) 考核分级与处理措施（证照合法及年度现场审核合格60分为前提）考核得分评 价措施80优秀合格供应商，可靠的供应商来往，建立长期伙伴关系，必要时可在价格、付款等方面采取优惠政策，或增加采购量。7080（不含80）良好合格供应商，正常合作。6070（不含70）及格合格供应商，需针对“主要问题”一个月内书面回复改善计划。必要时，限量采购，并须择后备供应商。<60（60分为质量底线）差当未达到质量底线时，曼可顿有权采取即刻整改、限期整改、退货、暂停采购或终止合同等措施，并书面通知供应商。5.相关支持性文件5.1不合格品控制程序 SFKS-PD-225.2储运程序 SFKS-PD-066.相关记录及表单6.1合格供方名录 SFKS-CG-0016.2供应商年度绩效考核表 SFKS-CG-0026.3供应商绩效考核汇总表 SFKS-CG-0086.4供应商年度审核计划 SFKS-CG-0076.5原料风险评估表 SFKS-PK-0556.6供应商评估自填问卷 SFKS-PK-0566.7供应商风险评估表 SFKS-PK-0576.8薄弱评估表 SFKS-PK-0586.9供应商稽核表 SFKS-PK-0606.10添加剂成分调查表 SFKS-PK-061 文件制修订记录次数修改条款及内容修订日期修改人审核批准123456789101112 第 13 页 共 13 页 此文件由苏州斯芬克食品有限公司批准实施。任何变动和修改均需由总经理或其授权人批准同意。文件原件由品控部保存。