天然气管道EPC工程项目信息交流程序.doc

天然气管道EPC工程项目信息交流程序1目的使内外部的质量、环境、职业健康安全信息及时有效地得到传递和沟通，确保体系有效运行。2范围西气东输三线天然气管道东段隧道工程第四EPC标段工程项目部内部和外部质量、环境、职业健康安全信息的收集、传递、处置和管理。3术语本程序引用下列标准条款中规定的术语及定义GB/T19000-2000质量管理体系基础和术语GB/T24001-2004环境管理体系要求及使用指南3定义GB/T28001-2001职业健康安全管理体系规范3术语和定义4职责4.1经营部负责有关工程招投标信息的受理，并做好相关信息的收集、处置、传递和交流工作。4.2HSE部负责各分部质量、环境和职业健康安全信息的受理、收集、处置、传递和交流工作，接受重大投诉。4.3工程部负责各分部有关施工信息的受理、收集、处置、传递和交流工作。4.4各部门负责业务范围内的信息受理、收集、处置、传递和交流工作。4.5西气东输三线天然气管道东段隧道工程第四EPC标段工程项目部综合部负责建立西气东输三线天然气管道东段隧道工程第四EPC标段工程项目部的信息库，汇集各方面反馈的信息。4.6项目部负责本项目有关信息向西气东输三线天然气管道东段隧道工程第四EPC标段工程项目部各部门的传递，并负责受理、收集、处置和传递顾客、监理、当地政府、居民等相关方的信息和投诉。5工作程序5.1总则信息交流可分为内部信息交流和外部信息交流。通过面谈、开会、电话或文件传阅，以及其它一切可以利用的通讯及宣传工具，进行信息的交流和传递。对重要信息和需反馈的信息，主管部门或单位应以适宜的形式记录受理、收集、处置传递和交流等情况。5.2内部信息交流主要内容a）重大质量、环境和职业健康安全因素控制情况b）法律法规及其它要求的遵循情况c）目标、指标、管理方案的完成情况和效果d）内外部审核、管理评审信息e）监视和测量结果f）不符合与纠正情况g）应急准备与响应情况h）质量、环境和职业健康安全培训情况i）西气东输三线天然气管道东段隧道工程第四EPC标段工程项目部领导对管理工作的指示、决定、要求等j）各部门之间、部门与项目之间、管理工作岗位之间的日常联络、常规报表、信息通报等k）各分部施工信息l）其他内部信息（如员工建议等）5.3内部信息交流管理、协商和沟通5.3.1对于西气东输三线天然气管道东段隧道工程第四EPC标段工程项目部的质量环境职业健康安全方针、目标和指标及有关要求，相关部门和单位以及员工代表，可采用多种形式传达给每个员工，如：文件、手册、画册、电子媒体、声像制品、通讯、招贴画等。5.3.2HSE部负责将内、外部审核结果、管理评审结果、内外部监测结果及时通报给西气东输三线天然气管道东段隧道工程第四EPC标段工程项目部各相关部门和单位。5.3.3工程部负责各分部有关施工信息的受理，并根据需要向有关部门传递，及时有效地做好处置。5.3.4各部门负责将业务范围内的管理规定、法律法规和其它要求传递到各分部，并收集其落实情况的信息，传递到相关部门和人员。5.3.5项目部负责本项目有关质量、环境和职业健康安全信息的受理、收集、处置和传递工作，对重大质量、环境、职业健康安全信息要及时与有关部门进行沟通，并上报“信息交流处置记录”。5.3.6发生重大事故或事件时，执行事故、事件调查处理程序。5.3.7与员工的协商与沟通西气东输三线天然气管道东段隧道工程第四EPC标段工程项目部各单位、各部门要确保与员工就相关职业健康安全信息进行相互沟通，至少做到：员工能积极参与风险管理方针和程序的制定评审，参与商讨影响作业场所职业健康安全的任何变化，参与职业健康安全事务，了解谁是职业健康安全的员工代表和指定管理者代表。5.4外部信息交流的主要内容a）来自顾客和相关方的投诉和抱怨b）来自于法律法规标准和其他政策性要求的信息c）来自业主和监理信息d）来自行业、协会、认证机构的信息e）来自供方和分包方的信息f）来自上级主管部门的信息g）工程招投标信息5.5外部信息交流管理、协商和沟通5.5.1相关部门和项目部建立主动的对外交流的方法,就重大质量环境职业健康安全事项的有关情况和相关方充分沟通交流，主动满足相关方要求，并向物资供方和分包方施加影响。如：西气东输三线天然气管道东段隧道工程第四EPC标段工程项目部质量环境职业健康安全方针、目标和指标、重要环境因素及管理措施、重大危险源及管理措施等。5.5.2各部门负责从各种渠道获取业务范围内的最新法律法规标准及其他要求的变更信息，并将信息及时通报给西气东输三线天然气管道东段隧道工程第四EPC标段工程项目部各相关部门和单位。5.5.3经营部负责通过各种渠道收集工程招投标信息，掌握市场动态，整理信息资料。5.5.4项目部负责收集所在地有关质量、环境和职业健康安全方面的法律法规、标准及其它政策性要求的信息，并及时通报给各相关部门和单位。5.5.5在与相关方进行有关质量、环境和职业健康安全方面的信息沟通时，对其提出的建议或意见，由项目部自行处理，及时将处理结果传递给相关方，并做好记录。5.5.6出现重大事故、污染或相关方重大投诉时，项目部负责立即按西气东输三线天然气管道东段隧道工程第四EPC标段工程项目部有关规定组织处理，及时将处理情况反馈给所在地的相关政府部门和相关方，并向西气东输三线天然气管道东段隧道工程第四EPC标段工程项目部有关部门上报。5.5.7各部门按职能的划分，分别建立管理范围内的信息库，不断汇集各方面反馈的信息。5.5.8西气东输三线天然气管道东段隧道工程第四EPC标段工程项目部综合部负责建立西气东输三线天然气管道东段隧道工程第四EPC标段工程项目部的信息库，汇集各方面反馈的信息，按照信息载体的不同（如纸张、磁盘、光盘、胶片、声像制品等）提供相应适宜的环境分别存放，统一保管，按照图文及信息来源、性质的分类，进行整理，制成索引，确保已获取信息的完整性和可用性。5.5.9与顾客的沟通a）经营部（或项目部）在投标期间与业主的沟通：通过质疑、答疑、澄清、补遗、电话、面谈等方式。b）施工期间，项目部与业主的沟通：方式为法规及合同规定或本地区的传统方式（各种工作例会；建设单位、监理单位的各种签认或核准；与建设单位、监理单位的函件来往；在现场的随时交换意见、洽商各种合同实施中出现的问题等）。c）工程交付后，工程部通过工程回访、面谈、电话、发出调查表等方式与顾客进行沟通。5.5.10对相关方所关注的环境影响问题，项目部应充分与相关方对话和协商。在对相关方的答复中，应包含现场组织施工可能造成的环境影响的内容。项目部必须和所在地主管部门加强联络，就环境污染应急准备和响应计划和其他问题达成共识。5.5.11西气东输三线天然气管道东段隧道工程第四EPC标段工程项目部各单位、各部门应将员工参与和协商职业健康安全事务的安排形成文件，并通报相关方。项目部必须和所在地主管部门加强联络，就职业健康安全应急准备和响应计划和其他问题达成共识。6相关/支持性文件7.1事故、事件调查处理程序ZSE/CX15-2006C7.2法律、法律及其他要求评审程序ZSE/CX03-2006C7.3监视和测量控制程序ZSE/CX11-2006C7记录7.1信息交流处置记录7.2各部门业务统计报表7.3各部门/人员工作日记