综合办公室工作手册.pdf

工作手册工作手册部部门：门：文件编号：文件编号：手册内容：手册内容：版版 本本 号：号：生效日期：生效日期：综合办公室综合办公室一、部门组织结构一、部门组织结构二、部门职责及权限二、部门职责及权限三、职位说明书三、职位说明书四、工作及考核标准四、工作及考核标准五、工作流程五、工作流程六、行政类记录目录清单六、行政类记录目录清单 V 1.0 V 1.0 2012 2012 年年 1111 月月一、综合办公室组织结构一、综合办公室组织结构综合办公室主 任行行政文秘人事管理政管理资料管理员二、综合办公室职责及权限二、综合办公室职责及权限部门名称部门名称所辖下级所辖下级综合办公室部门代码部门代码全面负责公司行政、法务、后勤等管理工作，为公司持续发展、职工稳定工作提供良好的保障和服务。具体职责如下：1.规章制度：负责制定公司行政管理、后勤保障等方面的相关规章制度，并组织检查和考核。2.计划管理：负责制定本部门年度、季度及月度工作计划，并组织实施、检查和考核，负责编制生产经营简报。3.行政事务：负责主持公司日常行政事务工作。负责公司行政文件的拟制以及公司所有发文的校审。负责公司办公设施、行政办公用品的管理；行政办公后勤保障用品采购计划的审核。基本职责负责按公司规定使用和管理公司印章及各类证照。负责公司级会议、公关和庆典活动的策划、组织、安排和实施。负责公司档案、证件的管理。负责公司公务车辆的管理与使用，定期对司机进行交通安全教育。4.企业文化：负责公司企业文化建设，包括：企业文化宣传、网站建设与维护；5.合理化建议：负责公司合理化建议的收集和组织审定并催促贯彻。6.法务工作：负责协调、配合法律参谋处理公司法律事务。7.公共关系：负责公司对外事务处理及公务应酬、行政接待等工作。8.其他工作：完成公司领导交办的其他工作。3 3/2121续表1对公司行政工作的指挥、指导、协调、监督与管理权。2调整公司行政类管理制度的建议权。3对各部门的卫生整洁的检查监督权。4对公司办公自动化建设建议权。5对公司电脑使用情况的监督检查权。6对服务器及网络设备的管理权。7对车辆的使用和维修的建议权。一般权限8制定、实施部门管理目标权。9部门内部职工聘任、解聘、考核、处罚的建议权。10部门印章使用的审核权。11部门内部开展工作的自主权。12对部门人员的调配、奖惩建议权和考核评价权。13对合理化建议的采纳建议权。14对部门内部工作争议有裁决权。三、综合办公室职位说明书三、综合办公室职位说明书一综合办公室主任一综合办公室主任职位名称职位名称所属部门所属部门直接上级直接上级1 1岗位职责岗位职责工作内容工作内容全面负责公司行政、法务、后勤等工作的组织管理，为公司持续发展、职工稳定工作提供良好的保障和服务。规章制度：负责拟制公司行政管理、后勤保障等方面的相关规章制度，并组织实施、检查和考核。计划管理：负责制定本部门年度、季度及月度工作计划，并组织实施、检查和考核，负责编制生产经营简报。行政事务：负责主持公司日常行政事务工作。负责公司行政文件的拟制以及公司所有发文的校审。负责公司办公设施、行政办公用品的管理；行政办公后勤保障用品采购计划的审核。负责按公司规定使用和管理公司印章及各类证照。负责公司级会议、公关和庆典活动的策划、组织、安排和实施。负责公司档案的管理。负责公司公务车辆的管理与使用，定期对司机进行交通安全教育。企业文化：负责公司企业文化建设，包括：企业文化宣传、网站建设与维护；合理化建议：负责公司合理化建议的收集和组织审定并催促贯彻。法务工作：负责协调、配合法律参谋处理公司法律事务。公共关系：负责公司对外事务处理及公务应酬、行政接待等工作。综合办公室主任综合办公室总经理职位编号职位编号分管部门分管部门直属下级直属下级XZ003行政管理、行政文秘、人事管理、资料管理员5 5/2121续表其他工作：完成公司领导交办的其他工作。责任范围责任范围规划、指导、协调公司行政服务支持。管理下属人员履行职责。开展法务工作。权利范围权利范围对公司行政工作的指挥、指导、协调、监督与管理权。调整公司行政类管理制度的建议权。部门印章使用的审核权。对直属人员的调配、奖惩建议权和考核评价权。对所属下级的工作争议有裁决权。2 2任职条件任职条件基本条件基本条件大学本科以上，企业管理或相关专业毕业。2.1.2 五年以上工作经验，三年以上管理经验，一年以上部门管理经验。优秀的外联与公关能力，具备解决突发事件的能力。较强的分析、解决问题能力，思路清晰，考虑问题细致。熟练使用办公软件、办公自动化设备。专业条件专业条件熟练使用自动化办公软件，具备基本的网络知识。掌握企业形象策划和企业文化建设的知识，了解公关宣传的常用做法。具有较强的人际沟通、协调、组织能力以及高度的团队精神，责任心强。团结同事，有较强的工作责任感和事业心。坚持原则、雷厉风行、敢说敢做、敢于担当。具有处理后勤事务工作的耐心。二行政管理二行政管理职位名称职位名称所属部门所属部门直接上级直接上级1 1岗位职责岗位职责行政管理综合办公室综合办公室主任职位编号职位编号分管部门分管部门直属下级直属下级XZ002工作内容工作内容行政接待：负责公司客户、会议接待工作。车辆管理：负责公司车辆用车登记、车辆维修保养、负责公司办公设施、行政办公用品的维护保养；负责行政办公后勤保障用品采购计划的申请。负责企业文化宣传，组织开展企业文化建设活动和对外宣传工作，负责联系印制公司职工名片。会议室管理：负责公司 C 区四楼会议室、会务室的统一安排、调配，做好会议室清洁卫生的监管，以及会议设施的管理。日常行政工作：负责公司备用钥匙保管。火车票购买。其他安排工作：按时完成上级领导临时安排的工作责任范围责任范围协助完成公司行政事务性工作及部门内部日常事务工作。公司车辆管理。权利范围权利范围2 2任职条件任职条件基本条件基本条件大学专科以上，企业管理或相关专业，二年以上相关工作经验。具有相应的企业管理知识和与媒体接触的技巧。熟练使用自动化办公软件，具备基本的网络知识。具有较强的沟通能力、计划与执行能力。专业条件专业条件较好的组织、协调、沟通能力。良好文字写作能力。熟练使用办公软件和办公自动化设备。7 7/2121三行政文秘三行政文秘职位名称职位名称所属部门所属部门直接上级直接上级1 1岗位职责岗位职责工作内容工作内容在部门负责人的领导下，具体负责公司行政文秘、会议接待、文化宣传等工作，做好文件上传下达、收发接转工作。文秘日常工作：负责各类公司性文件的会签传递、校对、印刷、发放、催办、回收等一系列工作，协助部门负责人对公司文件的宣贯情况进行跟踪、检查。负责办公会会议记录、整理会议纪要，并催促跟进纪要内容落实；负责行政文件的拟制。行政接待工作：负责公司日常行政接待服务性工作，协助经营部做好公司客户接待。企业文化宣传：负责公司网站的文字编辑、资料上传、网站更新和管理，及时收集企业文化宣传稿件；订饮用水其他安排工作：按时完成上级领导临时安排的工作。责任范围责任范围公务接待、外联。公司会议记录、整理会议纪要、并催促跟进。网站管理及其他行政和业务方面提供行政支持。权利范围权利范围对所负责工作有改良建议权。对网站管理发布内容有检查、监督权。2 2任职条件任职条件基本条件基本条件具有大专以上学历，有一定的行政工作经验。熟练使用自动化办公软件，具备较好的网络知识。良好的组织沟通协调能力；专业条件专业条件具备网站管理能力。有良好的沟通协调能力、组织安排能力、具备亲和力。人品端正，爱岗敬业，工作态度细致、踏实，能吃苦耐劳。行政文秘综合办公室综合办公室主任职位编号职位编号分管部门分管部门直属下级直属下级XZ003四档案资料管理四档案资料管理职位名称职位名称所属部门所属部门直接上级直接上级1 1岗位职责岗位职责档案资料管理综合办公室综合办公室主任职位编号职位编号分管部门分管部门直属下级直属下级XZ004工作内容工作内容档案管理：负责公司行政档案、证照原件、销售合同原件、采购合同原件、工程资料、竣工资料、图纸等档案的统一管理。负责公司往来信函及文书的收发、登记等工作；负责公司报刊、杂志、图书等资料的订购、收发和管理。负责印章使用、借用登记记录。行政办公后勤保障用品的保管、使用登记。火车票购买及登记责任范围责任范围档案资料的整理、归档、保管。信函收发、登记、传阅。权利范围权利范围档案资料归档、保管、档案使用监督权。印章使用、借用申请审批。2 2任职条件任职条件基本条件基本条件大学专科以上，企业管理或相关专业，二年以上相关工作经验。熟练使用自动化办公软件，具备基本的网络知识。具有较强的沟通能力、计划与执行能力。专业条件专业条件较好的组织、协调、沟通能力。良好文字写作能力。熟练使用办公软件和办公自动化设备。9 9/2121五人事管理五人事管理职位名称职位名称所属部门所属部门直接上级直接上级1 1岗位职责岗位职责工作内容工作内容负责公司人员人事档案的建立及管理。职工劳动合同的签订与续签。职工入职、转正、调动、离职等手续办理。职工考勤统计、核算，年终个人考勤率、部门考勤率的统计。发布招聘信息，联系应聘者。职工外部培训的联系与资料准备九大员、二建、焊工等。二级建造师初始注册办理及延续注册办理。营业执照年检、组织机构代码证年检、华气市场准入证、HSE 准入证年检及证书更换、GC1 证书到期更换、安全生产许可证、建筑资质证书、质量管理体系证书到期更换等资料的准备。职工商业保险购买。增加减少变更。新入职人员加入集团网。上级领导安排的其他工作。责任范围责任范围协助总经理制定人力资源战略规划定期收集有关人事招聘、培训、考核、薪酬等方面的信息，为公司人事决策提供信息支持协助总经理制订公司用工制度、人事管理制度、人事档案管理制度、职工手册、培训大纲等规章制度权利范围权利范围严格考勤制度控制部门人事预算及支出。2 2任职条件任职条件人事管理综合办公室综合办公室主任职位编号职位编号分管部门分管部门直属下级直属下级XZ005基本条件基本条件大学专科以上，企业管理或相关专业，二年以上相关工作经验。熟练使用自动化办公软件，具备基本的网络知识。具有较强的沟通能力、计划与执行能力。专业条件专业条件较好的组织、协调、沟通能力。良好文字写作能力。熟练使用办公软件和办公自动化设备。四、工作和考核标准四、工作和考核标准办公室主任办公室主任职位名称职位名称所属部门所属部门直接上级直接上级序号序号1办公室主任综合办公室总经理工作职责概述工作职责概述负责公司行政、法务、后勤等工作的1 分组织管理拟制公司行政管理、后勤保障等方面的相关规章制度，并组织实施、检查1 分和考核职位编号职位编号分管部门分管部门直属下级直属下级工作标准工作标准行政管理、行政文秘、人事管理、资料管理员考核标准考核标准未做好扣分2未做好扣分1111/21213制定本部门年度、季度及月度工作计划，并组织实施、检查和考核，编制1 分生产经营简报公司行政文件的拟制以及公司所有分发文的校审公司办公设施、行政办公用品的管理；行政办公后勤保障用品采购计划分的审核按公司规定使用和管理公司印章及分各类证照公司级会议、公关和庆典活动的策1 分划、组织、安排和实施公司档案的管理分未做好扣分4未做好扣分5未做好扣分6未做好扣分7未做好扣分8未做好扣分9公司公务车辆的管理与使用，定期对分司机进行交通安全教育公司企业文化建设，包括：企业文化分宣传、网站建设与维护公司合理化建议的收集和组织审定分并催促贯彻协调、配合法律参谋处理公司法律事分务公司对外事务处理及公务应酬、行政1 分接待等工作完成公司领导交办的其他工作分未做好扣分10未做好扣分11未做好扣分12未做好扣分13未做好扣分14未做好扣分四、工作和考核标准四、工作和考核标准行政管理行政管理职位名称职位名称所属部门所属部门直接上级直接上级序号序号1行政管理综合办公室办公室主任工作职责概述工作职责概述公司客户、会议接待工作职位编号职位编号分管部门分管部门直属下级直属下级工作标准工作标准1 分考核标准考核标准未做好一次扣分2负责公司车辆用车登记、车辆维修2 分保养公司办公设施、行政办公用品的维1 分护保养行政办公后勤保障用品采购计划的1 分申请企业文化宣传，组织开展企业文化建设活动和对外宣传工作，负1 分责联系印制公司职工名片。会议室、会务室的统一安排、调配，做好会议室清洁卫生的监管，以及1 分会议设施的管理。备用钥匙保管1 分未做到位一次扣分3未及时一次扣分4未做好一次扣分5未做好一次扣分6未做好一次扣分7未保管好，掉钥匙一次扣分8火车票购买1 分未做好一次扣分9按时完成上级领导临时安排的工作1 分未做好一次扣分101313/2121四、工作和考核标准四、工作和考核标准行政文秘行政文秘职位名称职位名称所属部门所属部门直接上级直接上级序号序号行政文秘综合办公室办公室主任工作职责概述工作职责概述各类公司性文件的会签传递、校对、印刷、发放、催办、回收等一系列工4作，协助部门负责人对公司文件的宣贯情况进行跟踪、检查办公会会议记录、整理会议纪要，并2催促跟进纪要内容落实；负责行政文件的拟制2职位编号职位编号分管部门分管部门直属下级直属下级工作标准工作标准考核标准考核标准1未做到位一次扣分2未做到位一次扣分3未做好一次扣分4公司日常行政接待服务性工作，协助分经营部做好公司客户接待。公司网站的文字编辑、资料上传、网站更新和管理，及时收集企业文化宣分传稿件按时完成上级领导临时安排的工作1 分未做好一次扣分5未做好一次扣分6未做好一次扣分四、工作和考核标准四、工作和考核标准人事管理人事管理职位名称职位名称所属部门所属部门直接上级直接上级序号序号1人事管理综合办公室办公室主任工作职责概述工作职责概述公司人员人事档案的建立及管1 分理职工劳动合同的签订与续签1 分职位编号职位编号分管部门分管部门直属下级直属下级工作标准工作标准考核标准考核标准未做好一次扣分2漏签一次扣分3职工入职、转正、调动、离职等1 人手续办理职工考勤统计、核算，年终个人1 分考勤率、部门考勤率的统计发布招聘信息，联系应聘者1 分未做到位一次扣分不及时统计扣分，包庇旷工情形扣分未及时做一次扣分456职工外部培训的联系与资料准1 分备九大员、二建、焊工等二级建造师证注册与延续注册1 分未做好一次扣分7未做好一次扣分8营业执照年检、组织机构代码证年检、华气市场准入证、HSE 准入证年检及证书更换、GC1 证书1 分到期更换、安全生产许可证、建筑资质证书、质量管理体系证书到期更换等资料的准备职工商业保险购买。增加减少变1 分更上级领导安排的其他工作1 分未做好一次扣 1 分9未做好一次扣分10未做好一次扣分1515/2121四、工作和考核标准四、工作和考核标准资料管理员资料管理员职位名称职位名称所属部门所属部门直接上级直接上级序号序号资料管理员综合办公室办公室主任工作职责概述工作职责概述职位编号职位编号分管部门分管部门直属下级直属下级工作标准工作标准考核标准考核标准一次过失扣分，原则性过失扣 1分。掉资料扣 1 分。12公司行政档案、证照原件、销售合同原件、采购合同原件、工4 分程资料、竣工资料、图纸等档案的统一管理。公司往来信函及文书的收发、登记等工作；负责公司报刊、杂志、图 1 分书等资料的订购、收发和管理印章使用、借用登记记录1 分一项未做好扣分3未办理登记扣分4后勤保障用品的保管、使用登记2 分一项未做好扣分5火车票购买及登记2 分一次过失扣 1 分五、综合办的主要工作流程五、综合办的主要工作流程一一)招聘入职流程招聘入职流程流程节点流程节点用人需求申请实施部门或人员实施部门或人员各部门提出总经理流程内容流程内容部门人员离职或新增岗位，需新增加人员，填写用人需求申请表总经审批领导批准选择招聘渠道/发布招聘信息人事管理招聘渠道选择，.网络招聘，内部人员推荐，内部晋升，其他招聘渠道。筛选简历给到用人部门人事管理人事部根据用人部门提出的要求筛选简历，将合适的人员简历发给相关部门，并通知面试。人事部给予面试者填写应聘登记表将填好的表格交于相关部门，各部门根据实际情况进行面试。在面试中选中最适合本公司的人员，并报总经理。总经理审批通知后，人事部通知面试者报到。填写职工登记表，签订劳动合同，身份证复印件、照片、毕业证等证书复印件留档。部门面试各相关部门总经理批准总经理入职办理人事管理档案建立进入工作人事管理将职工资料整理入档案，并建立电子档。人事管理新职工录指纹打考勤，发放办公用品，将入职人员带到所在部门。1717/2121（二）（二）(晋升晋升)调岗流程调岗流程流程节点流程节点申请实施部门或人员实施部门或人员调入部门或个人人事管理流程内容流程内容职工个人或调入部门提出调岗申请人事部领导审核审核批准总经理总经理批准通知发放人事管理人事部发调岗通知，通知调职人办理手续变更人事资料，更新档案，重新签订劳动合同。如有薪资变动，出文件告知财务部。手续办理人事管理（三）离职流程（三）离职流程流程节点流程节点提出离职申请实施部门或人员实施部门或人员离职人员流程内容流程内容离职人员提出离职申请，正式职工提前一个月，试用期内提前三天，填写离职申请表部门主管与面试者面谈，确定离职，将离职申请表交至人事部。人事部提交离职申请表给公司领导审批提交至部门主管部门主管提交至人事部人事部审批总经理离职手续办理审批离职人员及部门主管填写工作交接表，交接工作。工作交接单给交接人签字，给部门主管签字离职手续办理库房库房签字确认有无工具和材料借出离职手续办理财务部财务部签字确认有无借款和未报账务。离职手续办理归档人事管理办公室签字确认办品用品归还。人事部统计考勤给财务，通知财务停社保。出具解除劳动关系通知书。将离职人员的档案及交接资料存档。更新电子花名册。人事管理1919/2121（四）办公用品采购及费用报销流程（四）办公用品采购及费用报销流程流程节点流程节点申请实施部门或人员实施部门或人员办公室和所需人员办公室和所需人员流程内容流程内容办公室定期查看办公用品，如数量不够时填写购买申请报告。各部门需要更换的设备如电脑、键盘、机等自行写申请报告。部门主管审核，控制成本。审 核部门主管批准总经理总经理审批购买办公室费用报销处理审批后的申请单交由办公室统一购买办公室办公室填写费用报销单，将购买办公用品的发票及清单贴于粘贴单上，交由财务审核，总经理批准后报账。存档办公室更新电子库存表（五）资料管理借阅流程（五）资料管理借阅流程流程节点流程节点收集实施部门或人员实施部门或人员资料管理员流程内容流程内容所有资料的接收整理资料管理员图纸的装订存档资料管理员资料分类编号存档，并录入电子档借出资料管理员办理借出登记，登记好借出人，日期，文件编号。收回资料管理员还回时做了登记，写明接收人，日期，把资料放回文件柜。2121/2121